Matriz RICE: o que é e como calcular a priorização?

A Matriz RICE é uma ferramenta essencial para a gestão de projetos e priorização de demandas. Ela é reconhecida por sua abordagem sistemática e baseada em dados, oferecendo uma solução clara e objetiva para um dos maiores dilemas enfrentados por líderes e gestores: como identificar e focar nas tarefas mais críticas e impactantes?

Por isso, este artigo visa desmistificar a Matriz RICE e demonstrar como ela pode ser uma aliada valiosa para profissionais que buscam otimizar a gestão de suas demandas e projetos. Ao adotar esta ferramenta, líderes e gestores podem não apenas melhorar a eficiência operacional, mas também garantir que seus esforços estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização.

Quer saber tudo sobre ela? Então continue a leitura e confira!

O que é a Matriz RICE?

A Matriz RICE é uma ferramenta de priorização de projetos e tarefas amplamente utilizada no gerenciamento de produtos e projetos. O acrônimo RICE representa quatro elementos que são considerados ao avaliar tarefas ou projetos:

• Reach (Alcance);
• Impact (Impacto);
• Confidence (Confiança);
• Effort (Esforço). 

Além disso, a Matriz RICE foi desenvolvida pela Intercom, uma empresa de software de mensagens para clientes. O objetivo era criar um sistema que pudesse ajudar as equipes a tomar decisões mais objetivas sobre quais projetos ou recursos deveriam ser priorizados, baseando-se em dados quantificáveis em vez de intuição ou suposições.

Assim, ao aplicar a Matriz RICE, as equipes podem calcular uma pontuação para cada projeto ou tarefa, considerando esses quatro elementos.

Leia também: Como utilizar a matriz GUT na priorização de processos?

Como calcular a Matriz RICE?

Antes de apresentar a fórmula do cálculo da Matriz RICE, é preciso detalhar cada um dos quatro elementos que estão presentes na conta. Confira:

1- Reach (Alcance)

O Alcance refere-se ao número de pessoas ou ao segmento de mercado que será afetado pela tarefa ou projeto em um determinado período, sendo que normalmente utiliza o período de um mês. 

Se um projeto é esperado para afetar 5.000 usuários por mês, seu alcance pode ser considerado como 5.000, por exemplo.

2- Impact (Impacto)

Avalia o efeito que a tarefa ou projeto terá sobre essas pessoas ou sobre o objetivo em questão. O Impacto é geralmente medido em termos de contribuição para os objetivos da empresa, como aumento de receita, melhoria da satisfação do cliente, etc.

No cálculo, geralmente é avaliado em uma escala, como de 0.25 a 3.0, onde 0.25 é um impacto mínimo e 3.0 é um impacto máximo. 

Se um projeto deve melhorar significativamente a satisfação do cliente, pode receber um valor de impacto de 2.0, por exemplo.

3- Confidence (Confiança)

Na Matriz RICE, a Confiança mede o nível de certeza sobre as estimativas de alcance e impacto. Isso ajuda a avaliar a confiabilidade dos dados e previsões feitas durante o processo de priorização.

Normalmente expressa em porcentagem, como 50%, 80% ou 100%. Uma confiança de 100% significa total certeza, enquanto 50% indica uma estimativa mais incerta.

Se você tem dados sólidos para apoiar suas estimativas de Alcance e Impacto, pode atribuir uma Confiança de 90% ou 100%. Se as estimativas são baseadas em suposições, a Confiança pode ser de 50%, por exemplo.

4- Effort (Esforço)

O Esforço representa a quantidade de trabalho necessário para completar a tarefa ou projeto. 

Pode ser expresso em termos de tempo, como dias, semanas ou meses de trabalho de uma pessoa. Por exemplo, um esforço de 2 pessoa-mês significa que o projeto requer dois meses de trabalho de uma pessoa em tempo integral.

Por exemplo: se um projeto requer 3 semanas de trabalho de uma equipe de 4 pessoas, o esforço pode ser calculado como 12 pessoa-semanas (3 semanas x 4 pessoas).

Cálculo da Matriz RICE

Agora que você conhece os elementos que aparecem na fórmula da Matriz RICE, confira como calcular o valor das suas prioridades:

O cálculo da Matriz RICE é feito multiplicando os três primeiros elementos (Alcance, Impacto e Confiança) e dividindo o resultado pelo quarto elemento (Esforço). A fórmula é a seguinte:

RICE Score = (Alcance x Impacto x Confiança) / Esforço

Vamos detalhar cada parte da fórmula:

• Passo 1: Primeiro, multiplica-se o Alcance pelo Impacto e pela Confiança. Isso dá uma ideia do efeito total esperado do projeto, ajustado pela confiança nas estimativas.
• Passo 2: Em seguida, divide-se o resultado pelo Esforço. Isso ajuda a entender o retorno sobre o investimento (ROI) em termos de trabalho necessário.

O resultado é o “RICE Score”, que fornece uma medida quantitativa da prioridade de um projeto ou tarefa. Quanto maior o score, maior a prioridade.

Exemplo Prático

Imagine que você tem um projeto A e um projeto B. Vamos calcular o RICE Score para cada um:

Projeto A:

• Reach: Estima-se que afetará 5.000 usuários por mês.
• Impact: Avaliado como 2.0 (alto impacto).
• Confidence: 80% de confiança nas estimativas.
• Effort: Requer 3 pessoa-mês de trabalho.

RICE Score: (5.000 x 2 x 80%) / 3 = 2.667

Projeto B:

• Reach: Estima-se que afetará 3.000 usuários por mês.
• Impact: Avaliado como 1.5 (impacto médio).
• Confidence: 100% de confiança nas estimativas.
• Effort: Requer 2 pessoa-mês de trabalho.

RICE Score: (3.000 X 1.5 X 100%) / 2 = 2.250

Comparando os scores, o Projeto A tem um RICE Score maior (2.667) em comparação com o Projeto B (2.250), indicando que o Projeto A deve ser priorizado sobre o Projeto B, considerando o impacto esperado, o alcance, a confiança nas estimativas e o esforço necessário.

Uma pontuação RICE maior ou menor é melhor?

Uma pontuação RICE maior é geralmente considerada melhor. Isso porque um RICE Score alto indica que um projeto ou tarefa tem um alto impacto e alcance, com uma boa confiança nas estimativas, em relação ao esforço necessário para realizá-lo. 

Por exemplo, um projeto com um grande alcance (afetando muitos usuários), um impacto substancial (contribuindo significativamente para os objetivos da empresa), e uma alta confiança nas estimativas, mas que requer um esforço razoável, terá um RICE Score alto.

Como utilizar a Matriz RICE na rotina da empresa?

A implementação da Matriz RICE na rotina de uma empresa pode ser uma ferramenta valiosa para melhorar a tomada de decisões e a alocação de recursos. Aqui estão algumas etapas e dicas sobre como utilizá-la efetivamente:

1. Treinamento e compreensão

Certifique-se de que todos os membros da equipe entendam o que é a Matriz RICE e como ela funciona. Isso pode envolver sessões de treinamento ou workshops.

2. Coleta de dados

ara cada projeto ou tarefa, colete dados que ajudarão a estimar o Alcance, o Impacto, a Confiança e o Esforço. Sempre que possível, baseie suas estimativas em dados concretos e experiências passadas.

3. Revisão e ajuste

Os scores RICE devem ser reavaliados periodicamente, pois as circunstâncias e as informações podem mudar.

Se um projeto não está entregando o impacto esperado ou se o esforço necessário é maior do que o previsto, ajuste sua prioridade.

4. Integração com outras ferramentas

A Matriz RICE pode ser combinada com outras ferramentas de gestão de projetos, como Scrum ou Kanban, para uma gestão mais eficaz.

Além disso, a Matriz RICE pode ser aplicada em diversos departamentos, como desenvolvimento de produtos, marketing e vendas.

Quais os benefícios da ferramenta?

A utilização da Matriz RICE traz vários benefícios significativos para as empresas, principalmente no que diz respeito à priorização eficaz de projetos e tarefas. Dentre os principais benefícios, se destacam:

• Tomada de decisão baseada em dados: a Matriz RICE fornece um método quantitativo para avaliar projetos, reduzindo a subjetividade e o viés nas decisões de priorização.
• Alocação eficiente de recursos: ao priorizar projetos com os maiores scores RICE, as empresas podem focar em iniciativas que oferecem o maior retorno sobre o investimento. Dessa forma, ajuda a identificar onde o tempo e os recursos da equipe serão mais valiosos, evitando desperdícios em projetos de menor impacto.
• Transparência e comunicação: fornece uma base clara para explicar por que certos projetos são priorizados, melhorando a transparência.
• Foco em resultados impactantes: encoraja as empresas a focar em projetos que realmente fazem a diferença, seja em termos de alcance de clientes, impacto financeiro ou avanço estratégico.

Leia também: Como escolher as melhores ferramentas de tomada de decisão

Próximos passos

Se você chegou até aqui, sabe que a matriz de esforço e impacto é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização. 

Aliás, a ferramenta pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Com a solução, pode-se unir o pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados, além de acompanhar facilmente diversos indicadores do negócio, de maneira realmente estratégica.