Diante do grande volume de projetos e responsabilidades na rotina dos profissionais, torna-se fundamental adotar estratégias que permitam uma tomada de decisão rápida e eficiente. Nesse cenário, a matriz de esforço e impacto entra como uma ferramenta indispensável para priorizar as tarefas que gerarão mais resultados.
Isso porque a matriz de esforço e impacto é uma ferramenta simples, mas poderosa, que ajuda a classificar tarefas com base na quantidade de esforço necessário para realizá-las e no impacto que elas terão nos objetivos da empresa.
Assim, ao aplicá-la, você poderá visualizar claramente quais tarefas devem ser priorizadas, garantindo que os recursos sejam alocados de maneira inteligente e que os resultados mais significativos sejam alcançados.
Para saber como e quando utilizá-la, continue a leitura deste conteúdo! Confira!
A matriz de esforço e impacto é uma ferramenta de gestão estratégica que permite às empresas avaliar e priorizar tarefas e projetos com base em dois critérios fundamentais: o esforço necessário para completar uma tarefa e o impacto que essa tarefa terá nos objetivos e resultados da empresa.
Essa matriz é particularmente valiosa em ambientes corporativos onde os recursos são limitados e a necessidade de alocação eficiente desses recursos é alta.
O conceito por trás da matriz é relativamente simples, mas sua aplicação pode ter um efeito profundo na eficiência operacional e na eficácia estratégica de uma organização. Ao avaliar tarefas e projetos com base no esforço e no impacto, os gestores podem tomar decisões mais informadas sobre onde concentrar seus esforços e recursos.
Isso não apenas ajuda a garantir que as tarefas mais críticas sejam tratadas com prioridade, mas também contribui para uma melhor gestão do tempo e do trabalho da equipe.
A matriz é dividida em quatro quadrantes, cada um representando uma combinação diferente de esforço e impacto.
Esses quadrantes ajudam a categorizar as tarefas de maneira que os gestores possam facilmente identificar quais devem ser priorizadas e quais podem ser adiadas ou até mesmo eliminadas.
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A matriz de esforço e impacto é dividida em quatro quadrantes, cada um representando uma combinação única de esforço necessário para realizar uma tarefa e o impacto que essa tarefa terá nos objetivos da empresa.
A seguir, confira sobre cada um dos quadrantes:
Localizado no superior esquerdo, este quadrante inclui tarefas que oferecem um retorno significativo com um investimento relativamente pequeno de tempo e recursos. Estas são as tarefas “rápidas vitórias” que devem ser priorizadas, pois proporcionam benefícios significativos com um esforço mínimo.
Exemplo: Implementar um recurso de chat ao vivo no site da empresa para melhorar o atendimento ao cliente. Esta mudança pode ter um grande impacto na satisfação do cliente e requer um esforço relativamente pequeno para ser implementada.
Localizado no super direito, neste quadrante da matriz de esforço e impacto, as tarefas são aquelas que têm um impacto significativo, mas também exigem um grande investimento de tempo e recursos.
Embora sejam importantes, elas precisam de planejamento cuidadoso e alocação de recursos.
Exemplo: Desenvolver um novo produto ou serviço. Isso pode ter um grande impacto no crescimento e receita da empresa, mas requer um investimento considerável em pesquisa, desenvolvimento e marketing.
Localizado na parte inferior esquerda, neste quadrante estão aquelas ações que são relativamente fáceis de fazer, mas que têm um impacto limitado nos objetivos gerais da empresa. Estas tarefas são geralmente de baixa prioridade, mas podem ser realizadas conforme a disponibilidade de recursos.
Exemplo: Atualizar a FAQ no site da empresa. Embora seja uma tarefa simples e não consuma muitos recursos, o impacto na operação geral da empresa pode ser relativamente pequeno.
No último quadrante da matriz de esforço e impacto, localizado no canto inferior direito, inclui tarefas que exigem um grande investimento de tempo e recursos, mas oferecem pouco retorno em termos de impacto nos objetivos da empresa. Tarefas neste quadrante devem ser reavaliadas ou até mesmo evitadas.
Exemplo: Reestruturar um relatório interno complexo que é raramente utilizado. Embora possa exigir um esforço significativo para reestruturar e atualizar, o impacto real na eficiência ou eficácia da empresa pode ser mínimo.
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Para ter a sua própria matriz de esforço e impacto você pode seguir os seguintes passos:
Antes de sair alocando as tarefas do seu plano de ação ao longo do quadrante, será preciso definir os critérios de avaliação dos esforços e impactos.
Os esforços vão estar relacionados ao tempo, recursos e energia necessários para completar uma tarefa ou projeto. Pode incluir considerações como custo, mão de obra, complexidade técnica, entre outros.
O impacto vai se relacionar com o efeito ou benefício que a conclusão da tarefa trará para a empresa. Isso pode envolver aumento de receita, satisfação do cliente, melhoria da eficiência operacional, entre outros.
Criando parâmetros, será mais fácil identificar quando uma tarefa terá alto ou baixo esforço e impacto.
Faça uma lista abrangente de todas as tarefas ou projetos que precisam ser avaliados. Isso pode incluir itens de curto e longo prazo, iniciativas estratégicas, melhorias operacionais, entre outros.
Assim, para cada item na lista, avalie o nível de esforço necessário e o impacto potencial. Será útil fazer isso em uma escala, por exemplo, de 1 a 5, onde 1 é baixo e 5 é alto. Para avaliar se a tarefa terá um alto impacto ou esforço, você poderá multiplicar os seus dois valores.
Nesse caso, será necessário criar uma régua de baixo ou alto, entendendo que 25 será o maior valor alcançado. Ou seja, abaixo de 13 pode estar nos quadrantes de baixo impacto e esforço, mas isso é totalmente personalizável.
Esta avaliação deve ser o mais objetiva possível e pode ser feita por meio de discussões em equipe ou análise de dados e informações relevantes.
Desenhe um gráfico de duas dimensões com o esforço no eixo vertical e o impacto no eixo horizontal. Divida este gráfico em quatro quadrantes: Alto impacto e baixo esforço (canto superior esquerdo), alto impacto e alto esforço (canto superior direito), baixo impacto e baixo esforço (canto inferior esquerdo), baixo impacto e alto esforço (canto inferior direito).
Com base nas avaliações de esforço e impacto, posicione cada tarefa ou projeto no quadrante apropriado da matriz de esforço e impacto. Isso permitirá visualizar onde cada tarefa se enquadra em termos de prioridade e recursos necessários.
Na sequência, use a matriz para determinar quais tarefas devem ser priorizadas. Em geral, as tarefas no quadrante “alto impacto e baixo esforço” devem ser priorizadas, pois oferecem o maior retorno com o menor investimento.
Por outro lado, as tarefas no quadrante “baixo impacto e alto esforço” geralmente são as menos prioritárias e até descartadas.
Desenvolva um plano de ação para as tarefas priorizadas. Isso pode incluir a alocação de recursos, definição de prazos e identificação de responsáveis.
A matriz deve ser revisada periodicamente, pois as prioridades e recursos da empresa podem mudar. Reavalie as tarefas e ajuste a matriz conforme necessário para refletir a situação atual da empresa.
Vamos considerar uma empresa que está lidando com quatro demandas diferentes. Para cada demanda, avaliamos o esforço necessário e o impacto esperado, e então as posicionaremos na matriz de esforço e impacto para determinar a prioridade de cada uma.
Demanda 1: Implementação de um Sistema de Gestão de Inventário:
Demanda 2: Desenvolvimento de um programa de treinamento para novos funcionários:
Demanda 3: Atualização de equipamentos de TI
Demanda 4: Revisão e otimização do processo de atendimento ao cliente
No exemplo anterior da matriz de esforço e impacto, a atualização de equipamentos de TI deve ser priorizada, pois oferece um alto impacto com um esforço relativamente baixo. Esta é uma “vitória rápida” que pode ser implementada rapidamente para melhorar a eficiência.
Além disso, a implementação de um Sistema de Gestão de Inventário, apesar do alto esforço, o impacto significativo na eficiência operacional e na redução de custos torna esta uma prioridade alta. Requer planejamento cuidadoso e recursos adequados.
Já o desenvolvimento de um programa de treinamento para novos funcionários, sendo uma tarefa de impacto e esforço moderados, pode ser realizada conforme os recursos permitirem, sem ser uma prioridade imediata.
Por outro lado, a revisão e otimização do processo de atendimento ao cliente, embora importante, devido ao seu esforço relativamente alto e impacto moderado, esta tarefa pode ser programada para uma fase posterior, após a conclusão das tarefas mais críticas.
A utilização da matriz de esforço e impacto é importante para as empresas por várias razões, principalmente porque ela oferece um método claro e estruturado para priorizar tarefas e projetos. No entanto, ela é capaz de gerar mais benefícios para as organizações.
Confira:
Em um ambiente empresarial, os recursos – sejam eles tempo, dinheiro ou mão de obra – são sempre limitados. A matriz ajuda a identificar quais tarefas ou projetos oferecem o maior retorno sobre o investimento, permitindo que as empresas concentrem seus recursos nas áreas que terão maior impacto.
A matriz fornece um quadro para avaliar objetivamente tarefas e projetos. Isso ajuda a reduzir o viés e a subjetividade na tomada de decisão, permitindo que as decisões sejam baseadas em uma análise sistemática do esforço necessário versus o impacto potencial.
Ao identificar tarefas de “alto impacto, baixo esforço”, a matriz permite que as empresas alcancem resultados significativos sem esgotar seus recursos. Isso leva a uma gestão mais eficiente do tempo e dos recursos disponíveis.
A matriz ajuda a garantir que as tarefas escolhidas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Ao focar em atividades de alto impacto, as empresas podem avançar mais efetivamente em direção às suas metas de longo prazo.
Ao priorizar tarefas com base em seu impacto e esforço, as empresas podem evitar sobrecarregar sua equipe com projetos de baixo valor. Isso ajuda a manter a equipe focada e motivada, evitando o esgotamento e melhorando a produtividade geral.
Se você chegou até aqui, sabe que a matriz de esforço e impacto é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização.
Aliás, a ferramenta pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.
Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!
Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.
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