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Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa? Conheça técnicas e ferramentas para aprimorar a produtividade da sua equipe

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Sua empresa anda desorganizada? A equipe não consegue entregar as tarefas no prazo? Você nota que alguns colaboradores se perdem na realização do trabalho? Isso tudo pode representar uma falta de processos alinhados e de uma rotina pré-determinada.

A boa notícia é que atualmente existem uma série de maneiras de aprimorar processos e aumentar a produtividade. Quer saber como estabelecer as rotinas e os processos da sua empresa? Confira as melhores formas de melhorar a organização dentro da sua empresa. Boa leitura!

O que é gerenciamento de rotinas administrativas?

O gerenciamento de rotinas administrativas é todo processo para verificar e metrificar os processos da sua empresa, os colocando em rotinas organizacionais pertinentes. Ele ocorre através de técnicas e o uso de ferramentas próprias para esse tipo de caso.

Quais estratégias usar para aprender sobre a rotina da empresa?

No começo, ao se perguntar “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?” É comum surgir a dúvida de como identificar essas rotinas e entender como elas se dão.

Por isso, separamos duas valiosas dicas de estratégias para aprender sobre as rotinas da empresa, antes de passar para as etapas de gerenciamento da rotina:

Mapeie todos os processos

O primeiro passo para iniciar um plano de implementação de rotinas administrativas é analisar e mapear todos os processos que compõem sua empresa.

Tenha anotado todas as necessidades diárias e sazonais do negócio, que podem ir desde o recebimento de um estoque, passando pelas estratégias de marketing e chegando nos processos que envolvem a contratação de novos colaboradores.

Analise as tarefas distribuídas para cada time ou colaborador

A segunda estratégia pertinente para entender as rotinas já existentes – e as que podem ser implementadas – é verificar setor por setor quais são as tarefas distribuídas, como elas acontecem, seus critérios e processos que as envolvem desde a tomada de decisão.

Quais são as rotinas de trabalho?

Após identificar os processos e a forma de distribuição das tarefas, é provável que você tenha notado uma série de falhas que evidenciam a falta de organização nos processos internos. Confira exemplos de rotinas de trabalho que podem ser implementadas para resolver essas falhas:

1; Padronização de processos

Após verificar os processos que fazem parte da sua empresa, saiba eliminar os que não são eficazes e os padronize

Definições como, horários para realização e formas estabelecidas de se realizar uma tarefa, auxiliam na produtividade e na efetividade, já que processos padronizados permitem que mais de um colaborador possa desempenhar a função.

2. Definição de projetos

Outra rotina de trabalho importante é definir de forma assertiva os projetos para os trabalhos que serão distribuídos. Neles podem constar dados como o tempo estimado para entrega, o atraso máximo que pode ocorrer, os responsáveis e os processos que serão utilizados até sua finalização.

3. Dividir as rotinas por aptidão e prioridade

Não sabe como obter resultados após se questionar sobre “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?” Fica evidente que o tratamento com as pessoas é parte fundamental da resolução desse problema, por conta disso, busque conhecer sua equipe profundamente.

Saiba com quais tipos de trabalho cada colaborador rende mais, para a partir disso distribuir as tarefas que farão parte da rotina por aptidão. Além disso, lembre-se de deixar claro quais atividades são prioridade e devem receber um maior foco.

Este último exemplo de rotina de trabalho se conecta com a gestão estratégica, permitindo que a empresa alcance os resultados esperados através dos meios disponíveis.

Por que categorizar as rotinas operacionais?

Com as rotinas de trabalho a serem implementadas definidas, você deve entender como fazer a gestão delas para que os problemas não voltem a aparecer. E o segredo para uma gestão de sucesso é a categorização das rotinas operacionais em etapas.

Quais são as etapas do gerenciamento de rotina?

Confira 3 etapas do gerenciamento de rotina:

1. Monitoramento de tempo

Para um bom gerenciamento de rotina, o tempo deve ser calculado para que a quantidade de horas ou dias que cada processo leva para ser realizado seja conhecida.

Partindo desse monitoramento ficará mais fácil saber quanto tempo cada trabalho leva para ser terminado, facilitando também a percepção do seu andamento.

2. Verificação de resultados

Uma boa rotina garante os melhores resultados no menor tempo possível. Para isso, é importante verificar se os resultados de cada tarefa distribuída estão nos padrões do famoso controle de qualidade, que também faz parte das etapas do gerenciamento da rotina.

3. Satisfação dos colaboradores

Saber como os colaboradores estão se sentindo também é fundamental para que você não só entenda “como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?”, mas também saiba se eles são condizentes com o tamanho e a qualidade da sua equipe.

Feedbacks e reuniões para tratar do andamento dos projetos, clareiam os sentimentos dos colaboradores. Nesse quesito, é importante saber se comunicar de maneira empática.

Por exemplo, se uma tarefa está determinada com um prazo curto, é provável que a satisfação do colaborador caia, gerando consequências no resultado. Por conta disso, fique atento e valorize seus companheiros de trabalho.

Ferramentas para gerenciamento da rotina

O caminho para gerenciar as rotinas na empresa de maneira assertiva e com resultados positivos não precisa ser difícil. O uso de ferramentas como planilhas e quadros de checklists cumprem um papel importante na organização do processo. 

Confira outras ferramentas para gerenciamento da rotina que vão facilitar o seu trabalho:

Trello

Amplamente utilizado, o Trello possibilita que você e sua equipe alimentem cartões dispostos em um quadro. Esses cartões podem ser movimentados por colunas que indicam o andamento do projeto e dentro deles, informações relevantes para o trabalho são mantidas.

Essa é uma ótima ferramente para os gestores, pois ela permite verificar o andamento de todos os processos que estão sendo realizados pelos colaboradores de maneira rápida e fácil.

Kanban

O Kanban é uma metodologia para organização de tarefas, feita normalmente de forma manual em um quadro. 

A partir de colunas que indicam os projetos a serem feitos, os que estão em processo de realização, os que já foram feitos e os atrasados, você poderá monitorar os projetos enquanto os colaboradores terão noção de como anda as tarefas atribuídas às outras partes.

Otimize sua gestão com um software que se encaixa na sua rotina

O caminho para responder “Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa?” já foi trilhado. Agora parte de você colocar as ações em prática.

Para isso, contar com uma ferramenta de gestão capaz de unificar e facilitar a coleta, validação e consolidação dos dados da sua empresa, vai fazer a diferença. Conheça o STRATWs One, uma ferramenta desenvolvida pela Siteware para facilitar suas rotinas de trabalho e otimizar todo gerenciamento.

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