Saiba como fazer uma análise de processos organizacionais

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análise de processos organizacionais

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A análise de processos organizacionais resulta em uma melhor eficiência para a empresa, uma vez que fica mais fácil identificar e resolver os principais problemas.

Esse é um método usado tanto em grandes quanto em pequenas organizações, e que traz inúmeros benefícios para o seu negócio.

Quer saber quais são eles?

Então continue lendo este artigo e descubra o que é a análise de processos organizacionais, sua importância para a empresa, e como aplicar.

Boa leitura!

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O que é a análise de processos organizacionais?

A análise de processos organizacionais é um método usado por gestores com o intuito de compreender os processos internos para encontrar gargalos e deficiências a fim de otimizá-los para ampliar a competitividade da organização.

Ela pode ser desenvolvida tanto internamente como  por empresas de consultoria especializadas na gestão de processos.

É feito então um diagnóstico completo a partir dessas informações, geralmente respondendo a três questões: como, por quem e por que o trabalho é realizado.

Qual a importância da análise de processos em uma organização?

Fazer uma análise de processos é importante para compreender o que está prejudicando uma operação interna, encontrando a causa raiz do problema, com o objetivo de acabar com ele e não apenas controlar os seus danos e consequências.

Dessa forma, pode-se dizer que esse é o primeiro passo para quem quer melhorar os processos internamente. Além disso, essa é a base para desenhar os processos promovendo as mudanças necessárias.

Antes, veja a diferença entre processos e projetos:

análise de processos

Exemplo de uma análise de processos

Para facilitar o entendimento vamos a um exemplo. Imagine uma empresa de varejo que vende produtos eletrônicos pela internet.

Basicamente, os processos dessa companhia podem ser resumidos da seguinte forma:

  1. cotação de preços junto aos fornecedores;
  2. compra dos produtos;
  3. recebimento e conferência dos produtos;
  4. aprovação e encaminhamento dos produtos para o estoque;
  5. agendamento ou pagamento do produto;
  6. divulgação dos produtos;
  7. venda ao consumidor;
  8. entrega ao cliente.

Cada um desses processos possui outros microprocessos. Vamos imaginar o recebimento e conferência dos produtos.

Considere que após o produto chegar  à  empresa, um colaborador seja  encarregado de conferir o recebimento com o pedido. Ao ver que tudo está de acordo, ele solicita a aprovação do pedido.

O seu supervisor então aprova, o processo volta para ele, que encaminha os produtos para o estoque, que novamente confere os produtos na entrada para posteriormente colocá-los à venda.

Neste exemplo hipotético, verificamos que, por duas vezes, os pedidos foram conferidos tanto na entrada da empresa  como no encaminhamento ao estoque.

Como o pedido já foi aprovado pelo supervisor, não teria a necessidade de ser feita uma nova conferência no estoque, logo esse processo está atrasando o tempo entre a chegada do produto e a venda dele.

Ao ser identificado, ele pode ser corrigido, e a empresa diminui o tempo de estocagem, melhorando o giro e automaticamente aumentando o lucro. Por isso a análise dos processos organizacionais  é tão importante. 

Como fazer uma análise organizacional dos processos?

Fazer uma análise de processos organizacionais não tem segredo. Basta seguir basicamente quatro etapas que listamos abaixo.

1 – Identifique o processo

Primeiramente é preciso desenhar todos os processos da empresa de forma minuciosa. Isso possibilita uma visualização muito mais fácil para encontrar o problema.

Nesse momento algumas perguntas precisam ser feitas como: qual o objetivo do processo? Onde ele fica na cadeia de valor? O que esse processo realiza?

Qual o nível de criticidade do processo? Quais riscos estão associados a ele? Quanto tempo demora para ser executado?

Com base nessas questões fica mais fácil priorizar quais são os processos que você vai otimizar dentro do negócio.

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2 – Colete todas informações deste processo

Uma vez identificado o processo que será analisado, é preciso investigá-lo a fundo para compreender os problemas que ele apresenta.

Aqui também é importante levantar outras perguntas para entender o funcionamento do processo, como:

  • quais as entradas e saídas desse processo?
  • qual atividade o compõe?
  • quais tecnologias são usadas?

3 – Verifique o estado atual do processo

Agora é o momento de montar um fluxograma do processo analisando cada etapa dele. É nessa hora que são levantadas as pessoas envolvidas no processo.

Também é desenhado todos os papéis existentes, as interações que ocorrem, os momentos de transferência de controle, os gargalos que formam as filas de demandas, e os erros que podem ser eliminados.

No exemplo que demos, nesta etapa seria o momento de desenhar todo o processo de conferência de estocagem, colocando como é a chegada do produto, onde ele é conferido, quem faz a conferência, quem faz a aprovação, em que momento ele muda para outro setor etc.

O Ciclo PDCA é outra metodologia que pode ajudar a melhorar os seus processos. Veja como rodar:

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4 – Desenvolva um plano de ação

Por fim, após compreender todas as etapas do processo, é o momento de criar um plano de ação. Ou seja, é nessa etapa que são definidas as soluções para o problema.

Será necessário mostrar como está o processo atual, quais são as falhas que ele possui, como essas falhas impactam o resultado da empresa, como serão corrigidas, em quanto tempo será feita essa correção e quais melhorias essa mudança trará.

Quer saber o que é um plano de ação? Então não deixe de assistir esse vídeo que fizemos para você 👇

Técnicas de análise de processos

Para fazer uma boa análise de processos organizacionais, você pode usar algumas técnicas disponíveis no mercado. 

Uma delas é a análise SWOT. Ela cria um quadrante do processo no qual são listadas suas forças, fraquezas, ameaças e oportunidades.

Por exemplo: qual é o ponto forte e fraco do processo? Se ele continuar assim, quais ameaças pode trazer para a empresa? E quais oportunidades terá ao mudar essa etapa do processo?

Ao aplicar essa técnica você saberá se realmente o dinheiro e o tempo empreendido para mudar um processo vale ou não a pena.

O uso da tecnologia também é essencial para criar uma melhor análise, sendo que um software de gestão de projetos permite a você visualizar o status de toda sua carteira, gerenciando seu portfólio e detalhando exatamente cada um deles.

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