Saiba como fazer uma análise de processos organizacionais
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A análise de processos organizacionais resulta em uma melhor eficiência para a empresa, uma vez que fica mais fácil identificar e resolver os principais problemas.
Esse é um método usado tanto em grandes quanto em pequenas organizações, e que traz inúmeros benefícios para o seu negócio.
Quer saber quais são eles?
Então continue lendo este artigo e descubra o que é a análise de processos organizacionais, sua importância para a empresa, e como aplicar.
Boa leitura!
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O que é a análise de processos organizacionais?
A análise de processos organizacionais é um método usado por gestores com o intuito de compreender os processos internos para encontrar gargalos e deficiências a fim de otimizá-los para ampliar a competitividade da organização.
Ela pode ser desenvolvida tanto internamente como por empresas de consultoria especializadas na gestão de processos.
É feito então um diagnóstico completo a partir dessas informações, geralmente respondendo a três questões: como, por quem e por que o trabalho é realizado.
Qual a importância da análise de processos em uma organização?
Fazer uma análise de processos é importante para compreender o que está prejudicando uma operação interna, encontrando a causa raiz do problema, com o objetivo de acabar com ele e não apenas controlar os seus danos e consequências.
Dessa forma, pode-se dizer que esse é o primeiro passo para quem quer melhorar os processos internamente. Além disso, essa é a base para desenhar os processos promovendo as mudanças necessárias.
Antes, veja a diferença entre processos e projetos:
Exemplo de uma análise de processos
Para facilitar o entendimento vamos a um exemplo. Imagine uma empresa de varejo que vende produtos eletrônicos pela internet.
Basicamente, os processos dessa companhia podem ser resumidos da seguinte forma:
- cotação de preços junto aos fornecedores;
- compra dos produtos;
- recebimento e conferência dos produtos;
- aprovação e encaminhamento dos produtos para o estoque;
- agendamento ou pagamento do produto;
- divulgação dos produtos;
- venda ao consumidor;
- entrega ao cliente.
Cada um desses processos possui outros microprocessos. Vamos imaginar o recebimento e conferência dos produtos.
Considere que após o produto chegar à empresa, um colaborador seja encarregado de conferir o recebimento com o pedido. Ao ver que tudo está de acordo, ele solicita a aprovação do pedido.
O seu supervisor então aprova, o processo volta para ele, que encaminha os produtos para o estoque, que novamente confere os produtos na entrada para posteriormente colocá-los à venda.
Neste exemplo hipotético, verificamos que, por duas vezes, os pedidos foram conferidos tanto na entrada da empresa como no encaminhamento ao estoque.
Como o pedido já foi aprovado pelo supervisor, não teria a necessidade de ser feita uma nova conferência no estoque, logo esse processo está atrasando o tempo entre a chegada do produto e a venda dele.
Ao ser identificado, ele pode ser corrigido, e a empresa diminui o tempo de estocagem, melhorando o giro e automaticamente aumentando o lucro. Por isso a análise dos processos organizacionais é tão importante.
Como fazer uma análise organizacional dos processos?
Fazer uma análise de processos organizacionais não tem segredo. Basta seguir basicamente quatro etapas que listamos abaixo.
1 – Identifique o processo
Primeiramente é preciso desenhar todos os processos da empresa de forma minuciosa. Isso possibilita uma visualização muito mais fácil para encontrar o problema.
Nesse momento algumas perguntas precisam ser feitas como: qual o objetivo do processo? Onde ele fica na cadeia de valor? O que esse processo realiza?
Qual o nível de criticidade do processo? Quais riscos estão associados a ele? Quanto tempo demora para ser executado?
Com base nessas questões fica mais fácil priorizar quais são os processos que você vai otimizar dentro do negócio.
Leia também:
- Controle de processos: por que você deve se atentar a ele?
- Tipos de análise estatística: por que você deve considerá-las?
2 – Colete todas informações deste processo
Uma vez identificado o processo que será analisado, é preciso investigá-lo a fundo para compreender os problemas que ele apresenta.
Aqui também é importante levantar outras perguntas para entender o funcionamento do processo, como:
- quais as entradas e saídas desse processo?
- qual atividade o compõe?
- quais tecnologias são usadas?
3 – Verifique o estado atual do processo
Agora é o momento de montar um fluxograma do processo analisando cada etapa dele. É nessa hora que são levantadas as pessoas envolvidas no processo.
Também é desenhado todos os papéis existentes, as interações que ocorrem, os momentos de transferência de controle, os gargalos que formam as filas de demandas, e os erros que podem ser eliminados.
No exemplo que demos, nesta etapa seria o momento de desenhar todo o processo de conferência de estocagem, colocando como é a chegada do produto, onde ele é conferido, quem faz a conferência, quem faz a aprovação, em que momento ele muda para outro setor etc.
O Ciclo PDCA é outra metodologia que pode ajudar a melhorar os seus processos. Veja como rodar:
4 – Desenvolva um plano de ação
Por fim, após compreender todas as etapas do processo, é o momento de criar um plano de ação. Ou seja, é nessa etapa que são definidas as soluções para o problema.
Será necessário mostrar como está o processo atual, quais são as falhas que ele possui, como essas falhas impactam o resultado da empresa, como serão corrigidas, em quanto tempo será feita essa correção e quais melhorias essa mudança trará.
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Técnicas de análise de processos
Para fazer uma boa análise de processos organizacionais, você pode usar algumas técnicas disponíveis no mercado.
Uma delas é a análise SWOT. Ela cria um quadrante do processo no qual são listadas suas forças, fraquezas, ameaças e oportunidades.
Por exemplo: qual é o ponto forte e fraco do processo? Se ele continuar assim, quais ameaças pode trazer para a empresa? E quais oportunidades terá ao mudar essa etapa do processo?
Ao aplicar essa técnica você saberá se realmente o dinheiro e o tempo empreendido para mudar um processo vale ou não a pena.
O uso da tecnologia também é essencial para criar uma melhor análise, sendo que um software de gestão de projetos permite a você visualizar o status de toda sua carteira, gerenciando seu portfólio e detalhando exatamente cada um deles.
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