Oji Papéis: cómo Stratws agilizó indicadores y reuniones estratégicas

Antes de Stratws, Oji Papéis dependía de un sistema obsoleto, limitado a indicadores mensuales. Hoy, la empresa hace seguimiento de indicadores con periodicidades distintas, desde diarios hasta semestrales, y lleva reuniones estratégicas completas directamente desde el sistema.

Con operación en Piracicaba, en el estado de São Paulo (Brasil), Oji Papéis Especiais forma parte del grupo japonés Oji Holdings Corporation, presente en cuatro continentes. La planta, primera inversión del grupo en el sector de papeles en Brasil, produce papeles térmicos y autocopiativos para el mercado brasileño y latinoamericano.

¿Cuáles eran los desafíos de Oji Papéis antes de Stratws?

Oji Papéis necesitaba sostener un alto desempeño de gestión, con las directrices estratégicas desplegadas hacia todos los niveles pertinentes de la empresa. También necesitaba garantizar el cumplimiento de normas de calidad, medio ambiente y salud y seguridad. Para eso, necesitaba un software capaz de acompañar esos procesos e indicadores.

Moisés Mutte, Analista de Sistemas de Gestión de Oji Papéis desde hace más de 20 años, enfrentaba a diario las limitaciones del sistema anterior.

El sistema anterior era obsoleto y muy limitado en fórmulas. No lográbamos los cálculos necesarios para nuestros indicadores. Si necesitábamos un indicador variable, solo ofrecía la opción mensual. Y a veces trabajábamos con indicadores trimestrales, semestrales, diarios, y no teníamos esa posibilidad. Ahora, con Stratws, eso fue posible.

¿Cómo fue la adopción de Stratws en Oji Papéis?

Con una interfaz amigable e intuitiva, Stratws le dio al equipo de Oji Papéis lo que necesitaba para ganar productividad con pocos clics. Una desviación de indicador, por ejemplo, pasó a reunir comentario, tarea, justificación y archivo adjunto en un solo lugar, sin depender de varias pantallas para cerrar un plan de acción.

Investigaciones de mercado indican que los gestores dedican hasta el 82% del tiempo de trabajo a recolectar, validar y organizar información. Solo el 18% queda para el análisis que sustenta las decisiones. Esa fue la distorsión que Oji Papéis buscó revertir al cambiar de sistema.

El compromiso del equipo, un desafío con la herramienta anterior, cambió por completo con Stratws.

Con el feedback que tuvimos, al equipo le gustó la herramienta, la encontró moderna y muy funcional. Esa es la percepción que tenemos ahora, de que adquirimos una herramienta funcional que se volvió parte de la rutina.

¿Qué resultados tuvo Oji Papéis con Stratws?

Antes, para hacer seguimiento del avance de las acciones, Oji Papéis tenía que ir área por área verificando pendientes. Con Stratws, ese seguimiento pasó a ser directo, con todas las áreas y pendientes visibles en un solo lugar.

El cambio también llegó a las reuniones estratégicas, la planificación estratégica y el comité estratégico de la empresa.

Antes, el equipo tenía que preparar una presentación en PowerPoint, seleccionar indicadores, imprimir indicadores. Hoy ya hacemos la reunión directamente desde Stratws. Uno abre el sistema y ya muestra todos los indicadores. Todo eso se volvió más ágil, con menos tiempo dedicado a la reunión y a la elaboración de la presentación.

La experiencia de Oji Papéis muestra lo que cambia cuando indicadores de periodicidades distintas y reuniones estratégicas corren directamente en un solo sistema. Ya no dependen de hojas de cálculo, PowerPoint ni de vueltas por cada área.