MRS Logística: cómo los GMC dejaron las hojas de cálculo

MRS Logística cambió las hojas de cálculo sueltas de los Grupos de Mejora Continua (GMC) por Stratws, software de gestión de Siteware, y resolvió un problema que crecía junto con el programa: la falta de confiabilidad en la información. La empresa estandarizó el método de los equipos y ganó agilidad para decidir con datos reales, no hojas de cálculo dispersas.

MRS opera una red ferroviaria de 1.643 kilómetros entre Minas Gerais, Río de Janeiro y São Paulo, con cargas de minería, siderurgia, contenedores y agronegocio. Dentro de los GMC, parte de esa operación se ajusta constantemente: colaboradores de las áreas operativas analizan problemas recurrentes de sus propias áreas y proponen soluciones conectadas a la estrategia de la empresa.

¿Cuáles eran los desafíos de los Grupos de Mejora Continua de MRS?

Antes de Stratws, cada GMC registrado tenía su propia hoja de cálculo. Las evaluaciones se hacían en formularios sueltos y luego se consolidaban manualmente en un Power BI que decía poco sobre el avance real de los proyectos.

Cuanto más crecía el programa de GMC en MRS, más frágil se volvía el control sobre lo escrito en cada hoja de cálculo y más expuesto quedaba el proceso de gobernanza.

La hoja de cálculo permitía ediciones frecuentes y constantes sobre información clave del proyecto y traía una pérdida de confiabilidad que considerábamos bastante perjudicial para el análisis del proyecto y el avance de las etapas.

Entre el segundo y el tercer año del programa, el número de colaboradores e iniciativas registradas en los GMC creció bastante, exponiendo aún más la fragilidad del control en hojas de cálculo.

¿Por qué MRS eligió Stratws?

En la elección del sistema, tres puntos pesaron en la decisión de MRS: la interfaz amigable, la flexibilidad para armar reportes de solución de problemas y la posibilidad de consolidar las iniciativas en un solo lugar.

Los principales criterios para elegir Stratws fueron la interfaz amigable del sistema, la flexibilidad para construir el reporte de soluciones de problemas y la gestión de la estrategia junto con los programas participativos en un solo lugar.

¿Cómo fue la adopción de Stratws en los equipos operativos?

Cambiar de sistema suele encontrar resistencia, porque cambia la rutina de los equipos. En MRS, la adhesión fue alta y la resistencia, baja. Para eso, la empresa estructuró un formulario intuitivo y estandarizado para completar la información y lo complementó con videos cortos de apoyo.

Las reuniones de validación de cada etapa pasaron a ocurrir dentro del propio Stratws, con el colaborador presentando en vivo el avance del proyecto. Al ocurrir dentro del sistema, esas reuniones eliminan una etapa entera de trabajo manual posterior y acercan lo que queda registrado a la realidad del proyecto.

¿Qué resultados obtuvo la mejora continua en MRS con el uso de Stratws?

En el primer ciclo con aplicación completa del sistema en los programas de GMC, MRS reportó ganancias en distintos frentes:

En el flujo del GMC, esas herramientas de calidad entran en puntos específicos del análisis. En la etapa de observación, el grupo usa el diagrama de Pareto para priorizar qué problemas atacar primero. En la etapa siguiente, recurre al diagrama de Ishikawa para mapear las causas detrás de cada problema.

Antes de Stratws, ese cruce dependía de hojas de cálculo aparte, fuera del flujo del proyecto. Hoy las dos herramientas están dentro del mismo sistema, junto con el resto del análisis.

Una de las principales ganancias fue la agilidad en la toma de decisiones. Tener todo a mano en una única herramienta hizo que nuestro seguimiento fuera mucho más rápido.

El historial de proyectos también extiende el monitoreo de los indicadores más allá del propio ciclo del GMC, siguiendo la evolución de cada iniciativa año tras año.

Próximos pasos del programa de mejora continua en MRS

Más de 5 mil personas en MRS son elegibles para participar en un GMC. El próximo paso ya mapeado por el equipo es crear formularios de posproyecto, para seguir cada iniciativa después de cerrada y sostener los resultados alcanzados por los grupos a lo largo del tiempo.

Si tuviera que resumir cómo la aplicación del sistema trajo mejoras a MRS, lo resumiría en tres puntos: confiabilidad de la información, centralización de esa información, garantizando el acceso a todas las personas relacionadas con el proyecto, y estandarización en la aplicación del método, a partir de la disponibilidad de herramientas y de un formulario estándar para que los equipos lo completen.

La experiencia de MRS Logística muestra lo que cambia cuando los Grupos de Mejora Continua dejan las hojas de cálculo sueltas y pasan a tener un método estandarizado, con datos confiables e historial accesible para todos los involucrados.