MRS Logística: como os Grupos de Melhoria Contínua saíram das planilhas

A MRS Logística trocou as planilhas soltas dos Grupos de Melhoria Contínua (GMC) pelo Stratws, software de gestão da Siteware. A empresa resolveu um problema que crescia junto com o programa: a falta de confiabilidade nas informações. Com o novo método, ganhou agilidade para decidir com dados reais, não planilhas dispersas.

A MRS opera uma malha ferroviária de 1.643 quilômetros entre Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, transportando cargas de mineração, siderurgia, contêineres e do agronegócio. É dentro dos GMCs que parte dessa operação se ajusta constantemente: colaboradores das áreas operacionais analisam problemas recorrentes das próprias áreas e propõem soluções conectadas à estratégia da empresa.

Quais eram os desafios dos Grupos de Melhoria Contínua da MRS?

Antes do Stratws, cada GMC cadastrado tinha sua própria planilha. As avaliações eram feitas em formulários soltos e depois consolidadas manualmente em um Power BI que dizia pouco sobre o andamento real dos projetos.

Quanto mais o programa de GMC crescia na MRS, mais frágil ficava o controle sobre o que estava escrito em cada planilha e mais exposto ficava o processo de governança.

A planilha permitia edições frequentes e constantes em cima de informações-chave do projeto e trazia uma perda de confiabilidade que a gente considerava bem prejudicial à análise do projeto e ao andamento das etapas.

Entre o segundo e o terceiro ano do programa, o número de colaboradores e de iniciativas cadastradas nos GMCs cresceu bastante, expondo ainda mais a fragilidade do controle em planilhas.

Por que a MRS escolheu o Stratws?

Na escolha do sistema, três pontos pesaram para a MRS: a interface amigável, a flexibilidade para montar relatórios de solução de problemas e a possibilidade de consolidar as iniciativas em um único lugar.

Os principais critérios para a escolha do Stratws foram a interface amigável do sistema, a flexibilidade para construção do relatório de soluções de problemas e a gestão da estratégia junto aos programas participativos em um lugar só.

Como a adoção do Stratws foi feita nas equipes operacionais?

Trocar de sistema costuma esbarrar em resistência, porque muda a rotina das equipes. Na MRS, a adesão foi alta e a resistência, baixa. Para isso, a empresa estruturou um formulário intuitivo e padronizado para o preenchimento das informações e complementou com vídeos curtos de apoio.

As reuniões de validação de cada etapa passaram a acontecer dentro do próprio Stratws, com o colaborador apresentando a evolução do projeto ao vivo. Ao acontecerem dentro do sistema, essas reuniões cortam uma etapa inteira de preenchimento manual posterior e aproximam o que fica registrado da realidade do projeto.

Quais foram os resultados da melhoria contínua na MRS com o uso do Stratws?

No primeiro ciclo com aplicação completa do sistema nos programas de GMC, a MRS relatou ganhos em diferentes frentes:

No fluxo do GMC, essas ferramentas de qualidade entram em pontos específicos da análise. Na etapa de observação, o grupo usa o gráfico de Pareto para priorizar quais problemas atacar primeiro. Na etapa seguinte, recorre ao diagrama de Ishikawa para mapear as causas por trás de cada problema.

Antes do Stratws, esse cruzamento dependia de planilhas à parte, fora do fluxo do projeto. Hoje as duas ferramentas ficam dentro do mesmo sistema, junto com o restante da análise.

Um dos principais ganhos foi a agilidade na tomada de decisão. Ter tudo na mão em uma única ferramenta fez com que o nosso acompanhamento fosse muito mais rápido.

O histórico de projetos também estende o monitoramento dos indicadores para além do próprio ciclo do GMC, acompanhando a evolução de cada iniciativa ano após ano.

Próximos passos do programa de melhoria contínua na MRS

Mais de 5 mil pessoas na MRS são elegíveis para participar de um GMC. O próximo passo já mapeado pela equipe é criar formulários de pós-projeto, para acompanhar cada iniciativa depois de encerrada e sustentar os resultados conquistados pelos grupos ao longo do tempo.

Se eu pudesse resumir como a aplicação do sistema trouxe melhoria para a MRS, resumiria em três pontos: confiabilidade das informações, centralização dessas informações, garantindo o acesso a todas as pessoas relacionadas ao projeto, e padronização na aplicação do método, a partir da disponibilização de ferramentas e de um formulário padrão para as equipes preencherem.

A experiência da MRS Logística mostra o que muda quando os Grupos de Melhoria Contínua saem das planilhas soltas e passam a ter um método padronizado, com dados confiáveis e histórico acessível a todos os envolvidos.