Las 5 metodologías de gestión de las grandes empresas

Dirigir una empresa o un equipo no es tarea fácil. El mercado es cada vez más exigente, y eso lleva a los gestores a buscar formas de que su equipo entregue siempre mejores resultados. Por eso, decidimos compartir algunas de las metodologías de gestión de las grandes empresas que se aplican hoy.

Las metodologías de gestión son técnicas que las empresas usan para la optimización de procesosse abre en una pestaña nueva, el aumento de la productividad, la mejora del compromiso de los empleados y más. Existen muchos modelos en el mercado, y este texto presenta cinco de ellos.

¿Cuáles son las principales metodologías de gestión de las grandes empresas?

Usar metodologías de gestión puede cambiar la realidad de un equipo y, en consecuencia, de una empresa. Para eso, el gestor debe saber implementar estas técnicas según la realidad de la organización y de sus colaboradores.

1. Balanced Scorecard (BSC)

Hasta mediados de los años 90, era común que muchas empresas midieran el éxito solo por indicadores financieros. Si la facturación bruta crecía, no había nada que revisar.

Esa visión cambió con el tiempo, en gran parte por influencia del Balanced Scorecardse abre en una pestaña nueva (BSC), una de las principales metodologías de gestión del mercado. Estas grandes empresas pasaron a trabajar de forma más amplia, tanto en la gestión de personas como en la gestión empresarial.

El BSC se presentó por primera vez en 1992, en un artículo de Robert Kaplan y David Norton. En resumen, plantea que, para alcanzar los objetivos de forma saludable, una empresa necesita pensar en 4 perspectivas. Son ellas:

1. Perspectiva financiera:

Los indicadores financieros no pueden ser los únicos para medir el éxito de una corporación. Aun así, es importante que sean uno de los pilares. Después de todo, no hay forma de operar sin dinero, ¿verdad?

2. Perspectiva de los clientes:

Los clientes deben ser la parte central de cualquier negocio. Para eso, es necesario ofrecer buenos servicios y mantener una buena relación con el público, con el fin de lograr mayor adquisición, retención y fidelización.

3. Perspectiva de los procesos internos:

Para que una organización funcione y entregue buenos resultados, necesita una gestión de procesos internos optimizados. Así, aspectos como productividad, innovación y comunicación organizacional deben tener espacio en la estrategia.

4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento:

Preocuparse solo por el presente no es bueno para ninguna empresa. Por eso, es importante pensar en el crecimiento de la organización, y eso incluye a todos los colaboradores. Se puede lograr con capacitaciones, entrenamientos, mejora del clima organizacional, etc.

Además, es importante destacar que las 4 perspectivas del Balanced Scorecard no funcionan de forma aislada, sino en conjunto. Por ejemplo, profesionales más satisfechos y capacitados tienen mejores procesos internos, lo que ayuda a entregar mejor a los clientes y genera mayor facturación para la empresa.

Para poner en práctica el BSC, Siteware reunió materiales gratuitos que ayudan a armar el mapa estratégico y a desdoblar las cuatro perspectivas en objetivos e indicadores:

• Plantilla de Mapa Estratégico BSCse abre en una pestaña nueva
• E-book: Balanced Scorecard: ¿cómo ponerlo en práctica?se abre en una pestaña nueva

2. PDCA

Para ejecutar cualquier planificación estratégica y tomar buenas decisiones, es necesario trabajar con métodos y procesos. En esos momentos se usan distintas metodologías de gestión que ayudan a conducir el plan. El PDCAse abre en una pestaña nueva es una de las metodologías de gestión más usadas en la resolución de problemas.

El PDCA se divide en 4 etapas (Plan, Do, Check, Act o, en español, Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), que van desde la identificación del problema hasta la estandarización del proceso. Vamos a ellas:

1. Plan:

En esta etapa, el gestor y su equipo deben identificar y observar el problema. Para eso, hay que preguntarse: “¿Qué está pasando y cómo afecta nuestros resultados?”.

Después de la identificación, el problema debe mapearse, es decir, los colaboradores deben descubrir su origen. A partir de las conclusiones, es posible trazar un plan de acción. Probablemente sea la etapa más larga del Ciclo PDCA.

2. Do:

Este es el momento de sacar el plan de acción del papel y ejecutarlo. Para eso, es importante involucrar a todos los colaboradores, que deben trabajar en sintonía durante todo el proceso.

3. Check:

Las etapas 3 y 4 son los grandes diferenciales de la metodología PDCA, lo que la convierte en una de las favoritas del mercado. Esto se debe a que, muchas veces, después de aplicar el plan de acción, los gestores y sus equipos se relajan y actúan como si el problema ya estuviera resuelto.

Pero no siempre funciona así. Para tener la certeza de que un desafío fue resuelto, hay que verificar varias veces y asegurarse de que lo hecho sea duradero.

Por eso, la tercera etapa del ciclo es exactamente verificar. Todos deben analizar si la estrategia tuvo éxito y si los resultados obtenidos fueron satisfactorios. Esto puede hacerse mediante indicadores de desempeño y KPIsse abre en una pestaña nueva.

4. Act:

A partir de los resultados observados en la etapa anterior, hay dos caminos posibles:

¿El plan de acción funcionó? En ese caso, el equipo debe compartir con la empresa todo lo que se hizo, para transmitir los aprendizajes que dejó el proceso. Además, las técnicas utilizadas deben estandarizarse para resolver problemas futuros.

¿El plan de acción no funcionó? Muchas veces, incluso con mucho análisis y observación, las estrategias utilizadas no tienen éxito. Entonces es necesario reflexionar sobre lo que se hizo y cambiar el enfoque. Para eso, vuelva a empezar el Ciclo PDCA.

3. GPD (Gestión por Directrices)

La gestión de una empresa es una actividad compleja, que exige el esfuerzo de distintas personas trabajando en sintonía. Para eso, todos, en todos los niveles, deben estar alineados y tener metas que correspondan a su función, sabiendo cómo eso afecta al conjunto.

Para eso existe la Gestión por Directricesse abre en una pestaña nueva, conocida como GPD (del portugués Gerenciamento pelas Diretrizes).

El GPD es una herramienta estratégica de negocios que ayuda a la empresa a alinear todos los niveles. Para eso, las metas se desdoblan hacia cada nivel, y es imprescindible que exista una revisión rutinaria y, en algunos casos, diaria de los resultados obtenidos.

¿Cómo aplicar la Gestión por Directrices en una empresa?

La gestión por directrices fue desarrollada por el japonés Yoji Akao, especialista en planificación estratégica. En Brasil, la metodología fue difundida y perfeccionada por el consultor Vicente Falconi.

Conozca la Guía Práctica 100% gratuita que Siteware preparó para usted:

Antes de aplicar la técnica en el día a día de la empresa, es importante entender sus tres pilares, que deben guiar todo el proceso:

• Pilar 1: Los resultados de una planificación estratégica están directamente relacionados con todas las personas involucradas en el proceso, en cualquier nivel jerárquico de la organización;
• Pilar 2: La innovación es un concepto de extrema importancia en cualquier empresa. Debe practicarse e incentivarse siempre;
• Pilar 3: Los cambios propuestos tienen que ocurrir. Para eso, todos deben comprometerse con el proceso. De nada sirve planificar estratégicamente sin la intención real de cambiar la realidad de la organización;

Con estos tres pilares en mente, es posible aplicar las técnicas de la Gestión por Directrices en la empresa. Para eso, el gestor debe concebir una estrategia que contemple todos los niveles de la organización, donde el desempeño de uno afecta las metas del otro.

Aprenda todo sobre el GPD en nuestro video:

Para facilitar la comprensión de estas metodologías de gestión de las grandes empresas, vea el ejemplo a continuación:

La empresa ALFA tiene el objetivo de ganar 50% más en un año. Para eso, el responsable del GPD debe alinear con el CEO qué debe hacer para que esto sea realidad. Tendrá metas y actividades por cumplir con ese objetivo en mente.

Sin embargo, no es posible llegar a resultados satisfactorios solo. Por eso, el CEO transmite los objetivos y la planificación a los gestores. Estos, a su vez, también tendrán metas y actividades directamente relacionadas con el objetivo.

Por último, se necesita mucha acción y trabajo. Los gestores transmiten el plan completo a sus respectivos equipos. Cada persona tendrá entonces metas y actividades que afectan directamente el resultado de las demás y, en consecuencia, de toda la empresa.

4. 5W2H:

La productividad es uno de los conceptos más importantes dentro de una empresa. Para que los resultados sean satisfactorios y ayuden a alcanzar las metas de la organización, todos los colaboradores deben estar comprometidos y hacer sus entregas a tiempo.

Para apoyar esa búsqueda de productividad, existen diversas metodologías simples pero muy útiles. El 5W2Hse abre en una pestaña nueva es una metodología de gestión muy utilizada, enfocada en la optimización de procesos. Tiene siete directrices:

1. What?
2. Why?
3. Where?
4. Who?
5. When?
6. How?
7. How Much?

Al mirar los pilares de esta técnica, es fácil entender el porqué de su nombre: son 7 preguntas, y las 5 primeras comienzan con W (5W) y las 2 últimas con H (2H).

5. Diagrama de Ishikawa

En el entorno empresarial surgen problemas todo el tiempo, y resolverlos de forma rápida y optimizada es el camino hacia el éxito. Para eso se usan diversas herramientas y métodos. El Diagrama de Ishikawase abre en una pestaña nueva es una de estas metodologías.

Es mucho más fácil identificar un problema en grupo, con sugerencias de todo el equipo. Esa es exactamente la idea de la herramienta: identificar oportunidades y amenazas. Para eso se usa un gráfico parecido a la espina de un pez (por eso el método también se conoce como Diagrama de Espina de Pescado).

Creado por Kaoru Ishikawa (de ahí el nombre), el gran objetivo de esta estrategia es identificar las causas de un problema. A partir de esa identificación, es posible trazar estrategias que lleven a la solución final.

¿Cómo hacer el Diagrama de Ishikawa?

Como se dijo antes, el Diagrama de Ishikawa es una metodología visual que usa estrategias gráficas para identificar un problema. Puede crearse de varias formas: con herramientas específicas, una pizarra en línea o incluso en una hoja de papel.

Primero, dibuje una flecha de izquierda a derecha. En el extremo final de la flecha, dibuje un cuadrado y escriba el problema que enfrenta. En el “cuerpo” de la flecha, trace líneas diagonales inclinadas hacia la izquierda.

Cada una de esas líneas va a identificar una categoría de posibles causas del problema. En cada categoría se recomienda agregar dos causas.

¿Le resultó difícil de entender? Siteware preparó un ejemplo de Diagrama de Ishikawa que le va a ayudar:

En el ejemplo anterior, el problema que se enfrenta es el retraso en productos. Para entender el porqué, se enumeran cuatro categorías de causas: materiales, mano de obra, plazo de producción e inventario. Para cada categoría se identificó una posible causa.

En su versión original, se propuso que el diagrama tuviera 6 categorías de causas, conocidas como 6M. La propuesta de Kaoru Ishikawa contaba con seis pilares que deben considerarse al aplicar la metodología. Son ellos:

1. Método: ¿los métodos utilizados en el trabajo influyen en el problema? ¿De qué forma?
2. Máquina: ¿los equipos utilizados en el trabajo influyen en el problema? ¿De qué forma?
3. Medida: ¿las métricas utilizadas en el trabajo influyen en el problema? ¿De qué forma?
4. Medio ambiente: ¿el entorno influye en el problema? ¿De qué forma?
5. Material: ¿la materia prima utilizada en el trabajo influye en el problema? ¿De qué forma?
6. Mano de obra: ¿los colaboradores involucrados en el trabajo influyen en el problema? ¿De qué forma?

Para definir las causas, hay que hacer reuniones con el equipo, que señalará posibles errores que generen consecuencias negativas. A partir de la identificación de esas causas, es posible trazar un plan de acción que elimine los problemas de raíz.

Cómo elegir la metodología adecuada para su empresa

Sabemos que un gestor de equipos debe alinear siempre a la organización, para que todos trabajen en sintonía y aumenten la productividad. Así es posible optimizar los procesos y mejorar los resultados. Esta exigencia es aún mayor en las grandes empresas, donde el número de colaboradores es más alto.

En ese sentido, las metodologías de gestión de las grandes empresas pueden ser grandes aliadas. Existen cientos de herramientas y métodos en el mercado. Ayudan en diversos procesos, como la identificación de problemas, la ejecución de un plan de acción o incluso la alineación de los distintos niveles jerárquicos de la organización.

Sin embargo, hay que tener cuidado: las metodologías de gestión deben usarse como apoyo a la planificación estratégica. Es necesario pensar en las necesidades de cada área y adaptar los métodos propuestos. Con eso en mente, es posible elevar el nivel de cualquier empresa y ayudarla a alcanzar sus objetivos.