Gestión de la producción: qué es y cómo ejecutarla en 6 pasos

¿Cómo está la gestión de la producción en tu empresa? Es una pregunta que todo emprendedor necesita responder para entender si su negocio es realmente eficiente en la entrega.

Muchas cuestiones, como cuellos de botella, costos innecesarios y retrabajo, pueden hacer que tu producto pierda competitividad en el mercado. Al fin y al cabo, estos factores encarecen tu precio frente a un competidor más efectivo.

Identificar todas las etapas productivas y comprender qué soluciones contribuyen a la mejora continua del proceso es una de las finalidades de la gestión de la producción.

Por eso, si quieres mejorar la productividad para aumentar la cuota de mercado de tu empresa, este artículo es para ti. En las próximas líneas, vas a entender:

• ¿Qué es la gestión de la producción?
• ¿Cuál es la función de la gestión de la producción?
• ¿Por qué la gestión de la producción es tan importante?
• Otros beneficios de una buena gestión de la producción
• ¿Cuáles son los principales componentes de la gestión de la producción?
• ¿Cuáles son las herramientas de control de la producción?
• ¿Cómo hacer la gestión de la producción?
• ¿Qué errores no se pueden cometer?
• El papel de la consultoría en gestión de la producción
• ¿Por qué invertir en tecnología en la producción?
• ¿Cómo dar seguimiento a la gestión de la producción en el día a día?

¡Buena lectura!

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¿Qué es la gestión de la producción?

La gestión de la producción se refiere a la planificación, la coordinación y el control de los procesos productivos, con el objetivo de optimizar recursos, aumentar la eficiencia y garantizar la calidad del producto final. Implica tomar decisiones estratégicas y tácticas para alinear la producción con la demanda del mercado y con los objetivos organizacionales.

Para lograr esos resultados, hay que considerar diversas actividades como parte del alcance, entre ellas:

• control y manejo de la materia prima;
• producción del producto terminado;
• transporte entre las etapas productivas;
• gestión de la calidad.

La intención de esta gestión es establecer estándares que eviten cuellos de botella y, en consecuencia, aumenten la eficacia operativa, lo que se traduce en más productividad y dilución de los costos de producción.

En un mercado altamente competitivo, cualquier costo innecesario durante alguna de las etapas productivas puede generar pérdida de presupuesto o incluso una reducción del margen del producto en la venta.

Además, problemas como el retrabajo y los cuellos de botella pueden afectar los plazos de entrega de la empresa, que termina perdiendo clientes.

¿Cuál es la función de la gestión de la producción?

La principal función de la gestión de la producción es saber qué hacer y cómo hacerlo de la forma más eficiente y económica posible. En la práctica, le corresponde al gestor eliminar gastos innecesarios y crear la mejor logística de procesos en la empresa.

Para lograr ese objetivo, es necesario invertir en maquinaria y tecnología para la gestión de procesos, así como en el desarrollo de un análisis crítico por parte del gestor y de sus supervisores.

Para ayudar en el proceso y medir el desempeño, estableciendo parámetros comparativos confiables, existen indicadores de desempeñose abre en una pestaña nueva específicos de la producción.

¿Por qué la gestión de la producción es tan importante?

Una buena gestión de la producción es importante porque aporta más agilidad, productividad y reducción de costos, factores que contribuyen al aumento de la ganancia de la empresa. Además, podemos citar:

• mejor ejecución de las actividades;
• entregas dentro del plazo;
• más productividad.

Una de las principales consecuencias de la buena gestión es que el producto llega al cliente con calidad y en el menor plazo posible. Por eso decimos que el resultado de la gestión de la producción es un flujo basado en la satisfacción del consumidor.

Al fin y al cabo, los procesos sinérgicos y las entregas satisfactorias hacen que los clientes no solo vuelvan a comprar a la empresa, sino que también recomienden el negocio a otras empresas. Además, la eficiencia permite el crecimiento de la organización a largo plazo.

Otros beneficios de una buena gestión de la producción

También son beneficios de una buena gestión de la producción: la optimización de la asignación de recursos financieros, el seguimiento de metas en tiempo real, la mejora del control de pedidos, la reducción de desperdicios y una visión más precisa de los informes estratégicos.

1. Optimización de la asignación de los recursos financieros

Con una buena gestión de la producción, es más fácil identificar qué procesos generan ganancia y cuáles pérdida, y saber cuáles son los principales cuellos de botella productivos.

De ese modo, es posible definir planes de acción para eliminar los desperdicios, mejorar las inversiones y, como consecuencia, mejorar la asignación de los recursos financieros.

2. Seguimiento de las metas en tiempo real

Otro beneficio de la gestión de la producción es la posibilidad de dar seguimiento a las metas en tiempo real. Como resultado, es más fácil (y rápido) identificar puntos de mejora.

Además, cuando alguna máquina esté por debajo de su capacidad, el problema se vuelve más nítido, lo que permite que el mantenimiento se haga de forma preventiva y con agilidad.

3. Mejora del control de los pedidos

El control y la planificación de los pedidos que entran y salen de la producción es crucial para evitar retrasos en la entrega e incluso para determinar el mejor volumen de inventario de un producto.

Con más eficiencia en la gestión de la producción, es más fácil planificar el control de pedidos, evitando retrasos en las entregas e inventarios ociosos.

4. Reducción de desperdicios

Una gestión más eficiente evita desperdicios de materia prima en la producción. Como consecuencia, el costo del producto también será menor.

Así se evita la falta de materia prima e incluso errores de compra, que pueden ocurrir cuando hay más desperdicio del esperado.

5. Visión más precisa de los informes estratégicos

Una buena gestión da a los líderes una visión más precisa de los informes estratégicos. Será posible establecer comparativos entre desempeños de períodos equivalentes y observar cambios bruscos con mucha más rapidez, ya que los parámetros estarán bien definidos.

Como vemos, son muchas las ventajas de una buena gestión de la producción. Veamos ahora cuáles son sus principales componentes.

¿Cuáles son los principales componentes de la gestión de la producción?

Los principales componentes de una buena gestión de la producción son:

1. planificación;
2. organización;
3. mando y monitoreo;
4. ejecución y control.

Estas etapas, aunque parezcan lineales, funcionan como una especie de ciclo, ya que se desarrollan al mismo tiempo, en una relación de interdependencia. ¿Vemos cada una?

1. Planificación

La planificación de la producción es la primera etapa de todo el proceso. En ella, el equipo comercial hace una proyección de ventas o, según la empresa, entrega los pedidos a los planificadores.

Con base en esos pedidos o proyecciones, es el momento de analizar el mejor plan de producción para optimizar el tiempo y evitar paradas innecesarias.

Esta etapa debe coordinarse con el equipo financiero, pues, en muchos casos, ciertos pedidos deben tener prioridad.

¿Por qué? Porque pueden tener un plazo de cobro menor, y eso representa una entrada de dinero más rápida en la caja, evitando incumplimientos y un mayor costo de capital.

2. Organización

La etapa de organización consiste en evaluar los procesos y reestructurarlos, si es necesario, para recibir la demanda del mes, siempre buscando ganancias de productividad.

En otras palabras, es una manera de ajustar la producción para aprovechar mejor los recursos humanos, materiales y tecnológicos, esbozando una especie de hoja de ruta.

3. Mando y monitoreo

Una vez planificada y organizada la producción, es necesario comenzar la ejecución. La etapa requiere un mando atento y un monitoreo preciso de todo el proceso.

El gestor es el responsable de organizar al equipo en la línea de producción, corregir fallas, seguir el desarrollo y motivar al equipo.

En este escenario, la matriz RACI puede ser la herramienta fundamental para que todos los involucrados conozcan sus roles y responsabilidades en una tarea determinada.

Así, le corresponde al gestor responder rápidamente a posibles pausas y fallas que puedan ocurrir durante el proceso productivo.

4. Ejecución y control

La ejecución de la producción tiene como norte las metas fijadas en la planificación. Las definiciones pueden ser diarias, semanales, quincenales o mensuales.

El control, por su parte, consiste en evaluar el desempeño individual de cada colaborador y organizar las piezas en períodos de mayor demanda.

También es responsable de ajustar el desperdicio, la tasa de ocupación y el movimiento de materiales, para que se cumplan las metas.

¿Cuáles son las herramientas de control de la producción?

MRP (Material Requirements Planning o Planificación de las Necesidades de Materiales) y PMP (Plan Maestro de Producción) son herramientas fundamentales en el control y la gestión de la producción, especialmente en empresas del sector manufacturero.

Mira a continuación su importancia para la gestión de la producción:

1. MRP (Material Requirements Planning)

El MRP, o Planificación de las Necesidades de Materiales, es un sistema de planificación y control de la producción que calcula las necesidades de materiales y componentes para la fabricación de productos. Usa datos de demanda de productos terminados para planificar la compra y la programación de materias primas y componentes.

Así, uno de los objetivos del MRP es asegurar que todos los materiales necesarios estén disponibles para la producción en el momento adecuado. Con el MRP, la producción puede planificarse de forma más eficiente, evitando retrasos e interrupciones por falta de materiales.

2. PMP (Plan Maestro de Producción)

El PMP es un plan detallado que describe cómo la empresa planea atender la demanda de sus productos terminados. Establece la cantidad de cada ítem que se producirá en períodos específicos.

Además, el PMP busca alinear la producción con la demanda del mercado, planificando la cantidad y el momento de producción de cada producto. Así, la empresa responde rápidamente a cambios en la demanda o en el mercado, ajustando su plan de producción según sea necesario.

¿Cómo hacer la gestión de la producción?

La gestión de la producción requiere capacidad de alineación lógica, así como organización y control de los materiales para buscar la mayor productividad en el menor tiempo posible.

Además, el gestor debe estar atento al desperdicio de materiales y de capital humano para que el producto se entregue a tiempo y con calidad.

A continuación, un breve paso a paso para que tu empresa aplique la gestión de la producción de la mejor manera.

1. Anticípate a la demanda

En primer lugar, el equipo de planificación y control de la producción debe estar al menos un mes por delante de la producción propiamente dicha.

Por eso, es crucial un alineamiento constante entre el equipo comercial y la planificación de la producción, para que los ítems vendibles se entreguen con agilidad.

A lo largo de la planificación, es fundamental alinear los sectores financiero y logístico para organizar el flujo de dinero, así como la disponibilidad de entrega en las fechas fijadas.

Esto evita retrasos, desequilibrios de inventario y otros imprevistos que comprometen el resultado.

2. Ajusta la demanda a la producción

Hecha la planificación, hay que evaluar si la organización tendrá capacidad productiva para ejecutarla.

En este punto, es importante plantear algunas cuestiones como:

• materia prima necesaria;
• mano de obra disponible;
• capital accesible;
• maquinaria disponible;
• espacio físico disponible.

Todos estos componentes son esenciales para que la producción no tenga fallas. Por eso, pregúntate: ¿faltará materia prima? En caso afirmativo, ¿el plazo de entrega del proveedor evitará pausas en la producción?

Piensa también si la mano de obra es suficiente, así como el capital de trabajo de la empresa, la maquinaria disponible y el espacio para almacenar los ítems producidos hasta que se despachen a los clientes.

3. Crea una estrategia productiva

Constatado que no habrá problemas de escasez, es el momento de pensar en la mejor estrategia productiva.

Para ello, hay que estudiar la logística de producción, la función de cada colaborador, el transporte de materiales durante el proceso productivo y la capacidad diaria de la empresa.

Es en este momento cuando se fijan las metas. Generalmente, el gestor se reúne con el equipo para coordinar las entregas y la función que cada uno ejercerá el próximo mes.

4. Ajusta las urgencias antes de la ejecución

Con toda la alineación hecha, hay que asegurar que no habrá cambios de planes durante el proceso. Es hora, entonces, de evaluar las urgencias.

Asegúrate de que los productos más vendibles tendrán inventario suficiente para un posible crecimiento de la demanda, sin que sea necesario replanificar toda la producción durante el mes.

Evalúa si las entregas de la producción serán suficientes para cerrar los pedidos de los clientes sin retrasos, y que no faltarán productos para abastecerlos.

5. Ejecuta y controla la producción

Comúnmente, el sector productivo no se detiene en ningún momento. Por eso, todas las etapas anteriores se hacen mientras la producción entrega los pedidos de los meses anteriores.

Por lo tanto, la planificación entra en acción el primer día del mes, entendiendo que la producción cumplirá su papel sin retrasos de entrega y podrá pasar por algunos cambios para ajustarse a las nuevas demandas que surjan.

El gerente, en ese momento, pasa a seguir el desempeño de las máquinas y de los colaboradores, solicitar la materia prima al almacén y asegurar que se cumplan las metas.

Le corresponde el control riguroso y la respuesta rápida a eventuales problemas que puedan aparecer, como una máquina que se avería inesperadamente durante el día.

6. Monitorea los resultados y motiva al equipo

Por último, el monitoreo de los resultados es esencial. Aquí cabe una salvedad sobre el mantenimiento preventivo de la maquinaria, para evitar imprevistos desagradables.

Un buen gestor aprovecha las pausas productivas del período nocturno (o, cuando la producción opera en modelo 24/7, crea pausas programadas) para el mantenimiento preventivo de la maquinaria.

La práctica evita que ocurra una pausa durante la producción, lo que, en consecuencia, retrasa toda la entrega de productos de la empresa. Con un monitoreo bien hecho, es posible seguir los resultados.

Es en este momento cuando se identifican y corrigen los cuellos de botella, y se motiva al equipo para que las metas se cumplan a diario.

Ahora ya sabes cómo hacer una buena gestión de la producción. Sin embargo, por tratarse de un proceso complejo y potencialmente transformador, vale la pena dedicar un tiempo a entender cómo no hacerlo también.

¿Qué errores no se pueden cometer?

Los principales errores que deben evitarse en una gestión de la producción son:

• no invertir en tecnología;
• no seguir la información en tiempo real;
• falta de capacitación de los colaboradores;
• errores en la proyección de la demanda.

1. No invertir en tecnología

La tecnología es uno de los principales pilares para ganar eficiencia en la gestión de la producción de cualquier empresa. Por eso, no invertir en innovación es un error que puede comprometer la competitividad del negocio.

Cabe destacar que la maquinaria moderna sirve como brazo derecho para que los gestores automaticen actividades repetitivas, extraigan datos clave, monitoreen el desempeño y liberen tiempo del equipo, ampliando las entregas.

Por lo tanto, para quien quiere una mejor gestión de la producción, dejar de invertir en tecnología es un error que debe evitarse.

2. No seguir la información en tiempo real

Con la llegada del concepto de Internet de las Cosas (IoT), se volvió más fácil seguir la información de una línea de producción en tiempo real.

Cualquier empresa que valore la calidad de sus productos y la rapidez de sus entregas debe estar atenta al tema.

Hay que crear métodos para extraer la mayor cantidad posible de información en tiempo real y, con base en esos insights, promover los cambios necesarios para mejorar la gestión del negocio.

Contar con dashboardsse abre en una pestaña nueva inteligentes de monitoreo es una opción para quien quiere destacarse en el mercado.

3. Falta de capacitación

Aunque la inversión en tecnología sea crucial, no surtirá el efecto deseado si no hay una inversión constante en capacitación para mejorar y fomentar el cumplimiento de las metas.

Es papel del líder identificar qué capacitaciones deben ofrecerse y cuándo deben realizarse. Cuando hay una inversión constante en aprendizaje, el equipo tiende a cumplir las metas con más consistencia.

4. Errores de proyección de la demanda

Equivocarse en la proyección de la demanda puede ser grave para una organización, pues provoca falta de productos para atender las necesidades del mercado o, en cambio, exceso de inventario, generando escasez de caja.

Para evitar ese escenario, es necesario invertir en sistemas tecnológicos que proporcionen datos suficientes para un análisis más acertado del mercado.

Además, estar atento a la economía nacional e internacional también ayuda a tener un mayor fundamento sobre la demanda de tu sector.

Ahora que ya conoces a fondo el proceso de gestión de la producción, incluidas las prácticas que hay que evitar, ¿qué tal una sugerencia para facilitar la incorporación de los procesos en tu rutina?

Hablamos de la consultoría en gestión de la producción, tema del próximo apartado.

El papel de la consultoría en gestión de la producción

La consultoría en gestiónse abre en una pestaña nueva de la producción puede ayudar a las empresas a identificar cuellos de botella y corregir problemas que surgen con frecuencia. Al fin y al cabo, el consultor tiene una mirada externa a la empresa y no está acostumbrado a los vicios que quien está inmerso en el negocio ya incorporó.

Las grandes empresas suelen contratar consultores para señalar las principales fallas en el proceso productivo y encontrar problemas en el negocio.

De ese modo, es más fácil identificar los vicios y corregir fallas que puedan provocar retrasos en la entrega de pedidos y otros cuellos de botella.

En algunos casos, los consultores identifican las fallas y proponen mejoras prácticas, operativas o estratégicas.

En otros, los consultores sugieren adoptar nuevas herramientas, como inversión en tecnología, sobre todo cuando identifican que ese es el gran problema que genera retrasos frecuentes.

¿Por qué invertir en tecnología en la producción?

La inversión en tecnología es esencial para dar a la producción más efectividad y control. Y no hablamos solo de maquinaria ultramoderna, aunque los equipos también son necesarios en un escenario competitivo.

En este caso, nos referimos a contar con un sistema de gestión que haga el seguimiento más ágil y ayude a prevenir errores. Con un buen sistema, el gestor de producción puede:

• identificar posibles cuellos de botella;
• seguir en un solo panel los indicadores de la producción, como el OEE;
• registrar desviaciones y definir planes de acción;
• crear una comunicación más clara y fluida.

Además, cuando los indicadores se siguen con frecuencia, la caída de desempeño aparece antes, lo que facilita corregirla.

¿Cómo dar seguimiento a la gestión de la producción en el día a día?

La gestión de la producción rinde cuando el cuello de botella, el desperdicio y el retraso aparecen en el indicador y se vuelven acción con responsable y plazo. Sin ese rastro, el mismo problema vuelve el mes siguiente.

En Stratwsse abre en una pestaña nueva, plataforma de gestión estratégica y de desempeño creada por Siteware, los indicadores de la producción están en un panel visual, y cada desviación se registra con el análisis de la causa, con herramientas como PDCA y los Cinco Porqués, y tiene seguimiento con un plan de acción hasta su conclusión.

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