¿Cómo hacer un PDCA? Guía completa paso a paso

Saber cómo hacer un PDCA, paso a paso, es fundamental para optimizar y mejorar los resultados del equipo y, en consecuencia, de la empresa. En resumen, el Ciclo PDCA es una herramienta de gestión que orienta hacia la mejora continua.

Como indica el término “ciclo”, es un proceso continuo, que vuelve a empezar apenas termina otro. En este caso, el PDCA es una metodología para perfeccionar la gestión, igual que el OKR y el FCA.

Sirve para perfeccionar actividades (como proyectos y procesos esenciales para el funcionamiento de la organización) y resolver sus problemas.

El Ciclo PDCA también puede llamarse Ciclo de Deming o Ciclo de Shewhart, nombres de sus respectivos creadores.

Creado en la década de 1920, se compone del ciclo básico de Plan (planificar), Do (hacer), Check (verificar) y Act (actuar).

¿Quiere saber cómo implementar esta metodología en su organización para mejorar los procesos que ya se ejecutan? ¡Siga leyendo!

¿Cómo hacer un PDCA? Paso a paso sencillo

Una vez que sabe que el Ciclo PDCA ayuda a identificar problemas y a mejorar los procesos de una empresa, el siguiente paso es entender cómo usar esta herramienta.

Cada una de las cuatro etapas del PDCA corresponde a una fase del proceso, que debe respetarse y realizarse con cuidado. Vea a continuación cuáles son:

Paso 1: P de Planificar

Viene del inglés Plan. En este primer paso del ciclo, usted debe crear una planificación estratégica enfocada en resolver los problemas encontrados previamente en las actividades.

Para ello, es necesario contar con un equipo de proyectos competente, responsable de este análisis, que desarrolle una planificación viable para la empresa.

En la planificación se elige a las personas más capacitadas para desarrollar el ciclo, además de seleccionar qué métodos complementarios se utilizarán y qué objetivos requieren foco en ese momento.

Así, no solo se identifican los problemas, sino que también se jerarquizan y se crean planes de acción para resolverlos de la mejor manera posible.

Paso 2: D de Hacer

Viene del inglés Do. El “Hacer” es la ejecución del plan de acción creado en el paso anterior. Es fundamental para el buen desarrollo de la metodología, por eso debe realizarse y analizarse con cuidado, para evitar fallas y aumentar el éxito de las acciones.

En esta etapa del ciclo, es importante anotar todos los resultados (buenos o malos) y la fecha en que ocurrieron, además de comunicar y capacitar a los colaboradores seleccionados para las acciones propuestas y sus plazos.

Sin eso, no hay cómo hacer un PDCA realmente efectivo.

Paso 3: C de Verificar

Viene del inglés Check. Es el momento en que el equipo verifica y analiza lo que se ejecutó y los resultados obtenidos según el plan de acción.

Este análisis también puede hacerse durante todo el ciclo del plan, ya que sirve para la verificación constante del trabajo (evaluación de lo que se está ejecutando) y de sus resultados (evaluación de los datos, como fallas y errores).

Es importante verificar la implementación de lo planificado, además de comparar los resultados de antes y después y el alcance de la meta propuesta.

Cuando los resultados obtenidos en la verificación no sean satisfactorios, se recomienda volver a la fase de planificación.

Paso 4: A de Actuar

Viene del inglés Act. Es el último paso del ciclo y consiste en poner en práctica las acciones correctivas de los problemas encontrados. Aquí se corrigen las fallas identificadas en la etapa anterior (verificación).

Es el momento de estandarizar el proceso, compartir el aprendizaje con todos los involucrados, reflexionar sobre lo que puede cambiarse y hacer girar el PDCA nuevamente.

¿No sabe cómo hacerlo? Vea cómo girar el PDCA en este infográfico:

Lea también: 5 principales errores al aplicar PDCA y cómo evitarlos

¿Cómo usar el PDCA en la práctica?

El PDCA surgió como una herramienta de la gestión de la calidad, pero hoy se utiliza para la mejora continua de muchos otros procesos de una empresa.

Como ya destacamos, el Ciclo PDCA no tiene un final: la herramienta debe volver a ejecutarse cada vez que un proceso termina.

Para ello, en la última etapa, las oportunidades de mejora en los procedimientos de la empresa deben observarse y resolverse con ayuda del ciclo.

El PDCA también es una herramienta preventiva. Esto quiere decir que debe realizarse cuando los problemas aún no han generado consecuencias graves.

Incluso, este es uno de los motivos por los que siempre debe revisarse y ejecutarse de nuevo.

¿Le quedó alguna duda sobre el tema? Vea cómo el PDCA puede ayudar a alcanzar la excelencia operacional:

Lea también: Aprenda a usar la metodología Ver y Actuar para la solución inmediata de problemas

Use el PDCA para potenciar los resultados de su negocio

El Ciclo PDCA puede repetirse tantas veces como sea necesario, ya que sus conocimientos son acumulativos. Vale destacar que sus fases deben estar en constante desarrollo y no deben abandonarse. Solo así las mejoras en los procesos y las actividades serán visibles para todos.

Para ello, contar con un sistema completo de planificación estratégica y mejora continua es un diferencial.

Contar con un buen sistema de gestión empresarial mejora el seguimiento del desempeño corporativo y centraliza todos los indicadores y planes de acción, lo que facilita el monitoreo y la toma de decisiones.

Para poner el ciclo en práctica de forma estructurada, el apoyo de la tecnología puede traer muchos beneficios. Stratws es un ejemplo de sistema que ayuda a centralizar indicadores y permite organizar su rutina de trabajo, involucrando a todo el equipo en las actividades del día a día.

Preguntas frecuentes

¿Cómo completar un PDCA?+−

Completar el PDCA exige cuatro pasos secuenciales:- Plan (Planificar): identifique el problema y cree un plan de acción viable.- Do (Hacer): ejecute lo planificado con cuidado y anote los resultados.- Check (Verificar): analice los datos obtenidos y verifique si se alcanzó la meta.- Act (Actuar): corrija las fallas, estandarice los aciertos y haga girar el ciclo nuevamente.

¿Cómo están interconectadas las etapas del Ciclo PDCA?+−

El PDCA es un proceso de mejora continua y sin fin. Cada fase alimenta directamente a la siguiente: la ejecución depende de la planificación, y las correcciones de "Actuar" se basan en los datos recopilados en "Verificar". Cuando los resultados no son satisfactorios, el ciclo se reinicia y regresa a la fase de planificación.

¿Cuáles son los consejos más importantes para aplicar el PDCA?+−

1. No intente resolver todos los problemas a la vez;2. Defina indicadores claros para comprobar si hubo mejora o no;3. Involucre al equipo;4. Documente cada etapa;5. Repita el proceso siempre que sea necesario, porque el PDCA es un ciclo continuo.

¿Qué herramienta usar para hacer el Ciclo PDCA?+−

Puede usar hojas de cálculo en Google Sheets, Trello, Notion o software de gestión como Stratws para seguir todo el ciclo, registrar planes de acción y monitorear indicadores en tiempo real.

¿Por qué usar un modelo de PDCA (plantilla) listo para completar?+−

Un modelo listo facilita el monitoreo y la ejecución continua de la metodología. Usar un sistema de gestión centraliza los indicadores, permite registrar los planes de acción en tiempo real y da más agilidad a la toma de decisiones estratégicas.