Como fazer PDCA: passo a passo completo

Saber como fazer um PDCA, passo a passo, ajuda a melhorar os resultados da equipe e, consequentemente, da empresa. Em resumo, o Ciclo PDCAabre em nova aba é uma ferramenta de gestão que direciona para a melhoria contínua.

Como o termo “ciclo” indica, ele é um processo contínuo, que recomeça assim que outro termina. O PDCA é uma metodologia de aprimoramento da gestão, assim como o OKR e o FCA.

Ele serve para aprimorar atividades (como projetos e processos essenciais para o funcionamento da organização) e resolver seus problemas.

O Ciclo PDCA também é chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart. Idealizado por Walter Shewhart (livro de 1939) e levado ao Japão por W. Edwards Deming nos anos 1950, ele é composto pelo ciclo básico de Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir).

O Deming Instituteabre em nova aba usa a versão PDSA, com Study no lugar de Check, e o post PDCA vs PDSAabre em nova aba mostra a diferença.

Quer saber como implementar essa metodologia na sua organização para melhorar os processos que já são executados? Continue a leitura.

PDCA passo a passo

Depois de saber que o Ciclo PDCA ajuda a identificar problemas e a melhorar os processos de uma empresa, o próximo passo é entender como usar essa ferramenta.

Cada uma das quatro etapas do PDCA corresponde a uma fase do processo, que deve ser respeitada e realizada com cuidado. Confira abaixo quais são:

Passo 1: P de Planejar

Vem do inglês Plan. Nesse primeiro passo do ciclo, você cria um planejamento estratégicoabre em nova aba focado em solucionar os problemas encontrados nas atividades.

Para isso, é preciso ter uma equipe de projetosabre em nova aba competente, responsável por essa análise, que desenvolva um planejamento viável para a empresa.

No planejamento, você escolhe as pessoas mais capacitadas para desenvolver o ciclo, seleciona quais métodos complementares serão usados e define quais objetivos precisam de foco naquele momento.

Assim, você identifica os problemas, hierarquiza e cria planos de ação para solucioná-los da melhor forma possível.

Passo 2: D de Fazer

Vem do inglês Do. O “Fazer” é a execução do plano de açãoabre em nova aba criado no passo anterior. Ela deve ser feita e analisada com cuidado, para evitar falhas e aumentar o sucesso das ações.

Nessa etapa, anote todos os resultados (bons ou ruins) e a data em que ocorreram. Comunique e treine os colaboradores selecionados para as ações propostas e seus prazos.

Sem isso, não há como fazer um PDCA efetivo.

Passo 3: C de Checar

Vem do inglês Check. É o momento em que a equipe checa e analisa o que foi executado e os resultados obtidos conforme o plano de ação. As ferramentas do PDCA em cada etapaabre em nova aba ajudam nessa análise.

A análise também pode ser feita durante todo o ciclo, porque serve para a verificação constante do trabalho (avaliação do que está sendo executado) e dos seus resultados (avaliação dos dados, como falhas e erros).

Verifique a implementação do que foi planejado, compare os resultados de antes e depois e confira o alcance da meta proposta. Quando os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, volte à fase de planejamento.

Passo 4: A de Agir

Vem do inglês Act. É o último passo do ciclo, que consiste em colocar em prática as ações corretivas dos problemas encontrados. As falhas identificadas na etapa anterior (checagem) são corrigidas aqui.

É a hora de padronizar o processo, compartilhar o aprendizado com todos os envolvidos, refletir sobre o que pode ser alterado e fazer o PDCA girar novamente.

Veja como girar o PDCA neste infográfico:

Leia também: 5 principais erros ao aplicar PDCA e como evitá-losabre em nova aba

PDCA na prática

O PDCA surgiu como uma ferramenta da gestão da qualidade, mas hoje é usado para a melhoria contínuaabre em nova aba de diversos outros processos de uma empresa.

O Ciclo PDCA não tem fim: a ferramenta deve ser rodada toda vez que um processo termina. Na última etapa, as oportunidades de melhoria nos procedimentos da empresa devem ser observadas e resolvidas com a ajuda do ciclo.

O PDCA também é uma ferramenta preventiva: deve ser realizado quando os problemas ainda não geraram consequências graves. Por isso, ele sempre deve ser revisto e rodado de novo.

O ciclo pode ser refeito quantas vezes forem necessárias, porque seus conhecimentos são cumulativos. As fases precisam seguir em desenvolvimento, para que as melhorias dos processos e das atividades fiquem visíveis para todos.

Veja como o PDCA ajuda a alcançar a excelência operacionalabre em nova aba:

Leia também: Aprenda a usar a metodologia Ver e Agir para a solução imediata de problemasabre em nova aba

Como fazer PDCA no Stratws

Na gestão de rotina e melhoria contínua do Stratwsabre em nova aba, o PDCA sai do papel. A oportunidade de melhoria é registrada, a causa é analisada com a ferramenta de solução de problemas, e o plano de ação ganha tarefas, responsáveis e prazos.

No passo Checar, o indicador acompanhado no Farol mostra se a meta foi atingida. Quando o ciclo fecha, a melhoria pode ser padronizada para as áreas em que se aplica. Para comparar opções, veja os softwares de PDCAabre em nova aba.

Perguntas frequentes

Como preencher um PDCA?+−

Percorra quatro passos em sequência: planeje a solução do problema, execute o plano e anote os resultados, compare os dados com a meta e, por fim, corrija as falhas e padronize os acertos para girar o ciclo de novo.

Como as etapas do Ciclo PDCA estão interligadas?+−

O PDCA é um processo de melhoria contínua e sem fim. Cada fase alimenta a seguinte: a execução depende do planejamento, e as correções do "Agir" baseiam-se nos dados levantados no "Checar". Quando os resultados não são satisfatórios, o ciclo reinicia na fase de planejamento.

Quais são as dicas mais importantes para aplicar o PDCA?+−

Resolva um problema por vez, defina indicadores claros para comprovar a melhoria, envolva a equipe, documente cada etapa e repita o ciclo sempre que necessário, porque o PDCA é contínuo.

Qual ferramenta usar para fazer o Ciclo PDCA?+−

Planilhas, Trello e Notion servem para ciclos simples. O Stratws registra o plano de ação, as tarefas e os indicadores do ciclo na mesma rotina de melhoria contínua.

Quando usar o PDCA?+−

Use o PDCA quando o problema ainda não gerou consequências graves, porque ele é uma ferramenta preventiva. Rode o ciclo de novo sempre que um processo terminar, para tratar as oportunidades de melhoria que o último passo apontou.