Software de RH: conheça os tipos e como escolher o melhor

Por muito tempo, o setor de Recursos Humanos foi uma área muito tradicional dentro das empresas. O fato de ser uma área necessariamente humanizada e normalmente pouco adepta da modernização acabou atrasando parte dessa jornada digital. No entanto, o uso do software de RH tem mudado esse cenário.

É o que vimos por exemplo durante o início da pandemia. Com a necessidade de administrar colaboradores nos mais diversos locais e posteriormente contratar pessoas de maneira online, as empresas observaram a necessidade de modernizar essa área tão estratégica.

Para te ajudar, neste artigo eu te apresento mais sobre softwares de RH, o que são, os diferentes tipos, os objetivos dele e o que você deve levar em consideração na hora de escolher um. Por isso, continue a leitura e confira!

O que é um software em RH?

Um software de RH é uma ferramenta ou programa de computador projetado para auxiliar na gestão de recursos humanos dentro de uma organização. Ele automatiza e simplifica uma variedade de tarefas e processos relacionados aos colaboradores, permitindo que os profissionais de RH se concentrem em atividades estratégicas.

A lógica é que essas soluções possam dar mais autonomia e celeridade para os times. Assim, ao invés de gastar horas da equipe com tarefas rotineiras, os profissionais do tipo de recursos humanos conquistam mais tempo para ações mais estratégicas, como formas de reduzir o turnover e gerar engajamento, por exemplo. 

Dessa forma, um software de RH pode abranger várias áreas, como recrutamento e seleção, administração de benefícios, gestão de desempenho, treinamento e desenvolvimento, folha de pagamento, gestão de talentos, entre outras. Esses sistemas ajudam a otimizar as operações de RH, melhorar a eficiência, reduzir erros e facilitar a tomada de decisões com base em dados.

Quais são os benefícios de contar com um software de RH?

Agora que você já entendeu o que é um software de RH, é importante destacar que esse tipo de solução agrega vários benefícios para a equipe de recursos humanos. Dessa forma, isso acarreta em diversas vantagens para a organização como um todo.

Aqui estão alguns pontos positivos dessas soluções: 

#1 Automatização de tarefas

Um software de RH é capaz de automatizar várias tarefas manuais e repetitivas, como o processamento da folha de pagamento, o rastreamento de candidatos, o gerenciamento de benefícios e a geração de relatórios. Isso economiza tempo e esforço dos profissionais de RH, permitindo que eles se concentrem em atividades estratégicas e de maior valor.

#2 Eficiência operacional

Com a automação de processos e fluxos de trabalho, um software de RH melhora a eficiência operacional. Os dados podem ser inseridos uma única vez e compartilhados em vários módulos do sistema, reduzindo erros e retrabalho. Além disso, a comunicação interna e o acesso às informações são agilizados, tornando as operações mais ágeis e eficientes.

#3 Melhoria da tomada de decisões

Um software de RH fornece dados e análises que auxiliam na tomada de decisões mais embasadas. Os gestores de RH podem acessar métricas importantes, como taxas de rotatividade, absenteísmo, desempenho dos colaboradores, entre outros, para identificar tendências, identificar áreas de melhoria e tomar ações estratégicas para impulsionar o sucesso da organização.

#4 Gestão de talentos

Um software de RH ajuda na identificação, desenvolvimento e retenção de talentos dentro da organização. Ele permite a criação de perfis de funcionários, o acompanhamento de seu desempenho, habilidades e competências, e a criação de programas de desenvolvimento personalizados. Isso facilita a identificação de talentos internos, o planejamento sucessório e a alocação eficiente de recursos humanos.

#5 Cumprimento legal

O software de RH também auxilia no cumprimento das obrigações legais e regulatórias relacionadas à gestão de recursos humanos, normalmente ligadas ao setor de departamento pessoal (DP). Ele automatiza o cálculo e a geração de impostos, auxilia na conformidade com as leis trabalhistas, facilita a elaboração de relatórios exigidos por órgãos governamentais e ajuda a evitar penalidades e multas por não conformidade.

#6 Melhoria na experiência do colaborador

Com um software de RH, os colaboradores têm acesso a informações importantes, como registros de pagamento, benefícios, solicitações de férias, informações de treinamento, entre outros. Isso permite uma maior autonomia e transparência, melhorando sua experiência no trabalho e a satisfação geral.

#7 Redução de custos

Embora o investimento inicial em um software de RH possa ser significativo, a longo prazo ele pode ajudar a reduzir custos. A automação de tarefas reduz a necessidade de recursos humanos adicionais, a padronização de processos evita erros e retrabalho, e a análise de dados permite identificar oportunidades de economia de custos.

Tipos de softwares de RH

É comum associar as ferramentas de RH a tarefas únicas. No entanto, é importante estar ciente que existem diferentes tipos de softwares, como:

1. Gestão de candidatos: rastreamento de candidatos, gerenciamento de currículos, agendamento de entrevistas e comunicação com os candidatos.
2. Gestão de colaboradores: registro e armazenamento de dados dos colaboradores, histórico de emprego, informações pessoais, registros de desempenho, entre outros.
3. Administração de benefícios: gerenciamento de planos de saúde, seguros, benefícios adicionais, férias e licenças.
4. Gestão de treinamento e desenvolvimento: planejamento e acompanhamento de programas de treinamento, gerenciamento de competências e avaliações de desempenho.
5. Folha de pagamento: cálculo de salários, deduções, impostos, emissão de holerites e relatórios relacionados.
6. Automação de processos: fluxos de trabalho automatizados para tarefas como aprovação de férias, solicitação de licenças, avaliação de desempenho, entre outras.

Quais são os melhores softwares de RH?

Agora que você já conhece os diferentes tipos de softwares de RH, gostaria de te apresentar quais são os melhores para você adquirir para a sua organização:

1- STRATWS One

O STRATWs One, da Siteware, é um software de RH de gestão estratégica e performance que também oferece recursos voltados para a área de Recursos Humanos. Ele é projetado para ajudar as empresas a alinhar seus objetivos estratégicos com as metas individuais dos colaboradores, melhorando o desempenho organizacional.

Aqui estão algumas características e benefícios do STRATWs One:

1. Gestão de Desempenho: o software permite a definição de metas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), acompanhamento contínuo do desempenho dos colaboradores e a realização de avaliações de desempenho periódicas. Isso ajuda a identificar pontos fortes, áreas de melhoria e a criar um ambiente de feedback e desenvolvimento contínuo.
2. Gestão de Competências: o STRATWs One permite o mapeamento e acompanhamento das competências dos colaboradores, ajudando a identificar lacunas de habilidades e a desenvolver planos de treinamento personalizados. Isso ajuda a melhorar a eficiência, produtividade e satisfação no trabalho.
3. Gestão de metas e indicadores: além disso, a ferramenta permite o alinhamento das metas individuais e de equipe com os objetivos estratégicos da empresa. O RH pode definir metas específicas para os colaboradores, monitorar o progresso e medir os resultados alcançados. Além disso, o software fornece indicadores de desempenho que auxiliam na avaliação e acompanhamento do desempenho dos colaboradores.
4. Avaliação de desempenho e feedback: essa ferramenta de RH também facilita a realização de avaliações de desempenho, permitindo que o RH defina critérios de avaliação, conduza avaliações periódicas e registre feedbacks. Isso contribui para uma gestão mais eficiente do desempenho dos colaboradores, identificação de necessidades de desenvolvimento e estabelecimento de planos de ação.

2- Ahgora

A Ahgora é uma empresa brasileira que oferece uma solução de controle de ponto eletrônico e gestão de jornada de trabalho. Seu software de RH de ponto, chamada Ahgora Ponto, é projetada para ajudar as empresas a monitorar e registrar o horário de trabalho dos colaboradores de forma automatizada e precisa.

1. Registro de ponto automatizado: o Ahgora Ponto utiliza tecnologias como biometria, reconhecimento facial e cartões de proximidade para registrar o ponto dos colaboradores de forma rápida e segura. Isso elimina a necessidade de registros manuais, reduz erros e evita fraudes no controle de ponto.
2. Gestão de jornada e escalas de trabalho: o software de RH também permite definir e gerenciar escalas de trabalho, horários de entrada e saída, intervalos e políticas de horas extras. Isso facilita o controle e a conformidade com as leis trabalhistas, além de otimizar a programação da equipe.
3. Controle de horas extras: a ferramenta permite o cálculo automático das horas extras trabalhadas, com base nas regras estabelecidas pela empresa. Isso auxilia na gestão do pagamento correto das horas extras e na identificação de padrões de trabalho que podem impactar a produtividade e a saúde dos colaboradores.

3- Workable

O Workable é um software de recrutamento e rastreamento de candidatos baseado em nuvem, projetado para ajudar as empresas a simplificar e otimizar o processo de contratação. Ele oferece uma ampla gama de recursos para atrair, avaliar e contratar talentos de forma eficiente.

Algumas das soluções envolvem:

1. Rastreamento de candidatos: o Workable permite que as empresas gerenciem todo o processo de recrutamento em um único lugar. Ele oferece recursos para criar e publicar vagas em diversos canais, receber candidaturas, rastrear o progresso dos candidatos ao longo do fluxo de contratação e realizar entrevistas.
2. Gestão colaborativa: a plataforma facilita a colaboração entre os membros da equipe de recrutamento. Os usuários podem compartilhar avaliações de candidatos, fornecer feedback, atribuir tarefas e colaborar em tempo real. Isso melhora a comunicação interna e acelera o processo de tomada de decisão.
3. Avaliação de candidatos: o Workable permite criar questionários personalizados e realizar avaliações de habilidades para os candidatos. Ele também suporta a triagem automatizada de currículos e a pontuação dos candidatos com base em critérios definidos. Isso ajuda a identificar os candidatos mais qualificados e agiliza o processo de seleção.

Qual a importância do software de RH para a estratégia do setor?

Quer entender os benefícios e a importância de um software de RH para a sua empresa? Confira para saber mais:

1- Otimização de processos

Um software de RH automatiza e otimiza uma série de processos rotineiros que, manualmente, seriam demorados e suscetíveis a erros. Isso inclui desde o recrutamento e seleção até a administração de benefícios e a gestão de folhas de pagamento.

Ao automatizar essas tarefas, o software libera tempo para os profissionais de RH se concentrarem em atividades estratégicas, como desenvolvimento de talentos e planejamento de sucessão.

2- Tomada de decisão baseada em dados

Os softwares de RH modernos são equipados com ferramentas de análise de dados que permitem uma gestão baseada em evidências.

Com acesso a dados precisos e em tempo real, os gestores podem tomar decisões informadas sobre recrutamento, retenção, desenvolvimento e outras áreas críticas. Isso ajuda a identificar tendências, prever necessidades futuras e alinhar melhor as estratégias de RH com os objetivos organizacionais.

3- Melhoria na experiência dos colaboradores

Uma gestão eficiente dos recursos humanos impacta diretamente a experiência dos colaboradores. Com um software de RH, é possível implementar processos de onboarding mais eficazes, gerir o desempenho de maneira contínua e oferecer feedbacks construtivos. Essas ações contribuem para aumentar o engajamento, a satisfação e a retenção dos colaboradores, elementos-chave para o sucesso de qualquer empresa.

4- Alinhamento com a estratégia corporativa

O software de RH permite que as práticas de gestão de pessoas estejam alinhadas com a estratégia corporativa da organização.

Ele facilita a definição e o acompanhamento de metas e indicadores de desempenho, garantindo que todos os colaboradores estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos.

Além disso, ele suporta iniciativas de desenvolvimento de liderança e gestão de talentos, essenciais para sustentar o crescimento e a competitividade da empresa a longo prazo.

5- Conformidade e redução de riscos

Manter-se em conformidade com as regulamentações trabalhistas e de proteção de dados é um desafio constante para o setor de RH. O software de RH ajuda a garantir que todas as práticas e procedimentos estejam em conformidade com as leis vigentes, reduzindo o risco de penalidades e ações legais. Ele também facilita a gestão e o armazenamento seguro de dados sensíveis dos colaboradores.

Como escolher um software de RH?

Escolher o software de RH ideal para sua empresa é uma decisão estratégica que pode impactar significativamente a eficiência das operações de Recursos Humanos e o desenvolvimento dos colaboradores. Com tantas opções disponíveis no mercado, é essencial avaliar cuidadosamente suas necessidades e os recursos oferecidos pelos diferentes softwares.

A seguir, deixo algumas dicas para te ajudar a escolher o software de RH para a sua empresa:

1. Identifique suas necessidades e objetivos

Antes de começar a explorar as opções de software de RH, é crucial entender claramente quais são suas necessidades e objetivos. Pergunte-se:

• Quais processos de RH precisam de automação?
• Quais são os principais desafios enfrentados pelo seu departamento de RH?
• Que tipo de dados e análises você precisa para tomar decisões informadas?
• Quais são os objetivos estratégicos do RH que o software deve apoiar?

Ter uma visão clara dessas necessidades e objetivos ajudará a filtrar as opções e focar naquelas que realmente atendem às suas demandas.

2. Verifique a escalabilidade

Sua empresa pode crescer e evoluir, e o software de RH precisa acompanhar esse crescimento. Escolha uma solução que seja escalável e capaz de atender às necessidades futuras da sua organização, sem a necessidade de constantes trocas ou atualizações dispendiosas.

3. Integração com outros sistemas

O software de RH deve ser capaz de se integrar facilmente com outros sistemas que sua empresa já utiliza, como sistemas de contabilidade, gerenciamento de projetos e ferramentas de comunicação interna. A integração suave entre diferentes plataformas aumenta a eficiência e reduz a duplicação de esforços.

4. Segurança e conformidade

A segurança dos dados dos colaboradores é uma prioridade absoluta. Certifique-se de que o software de RH escolhido ofereça robustas medidas de segurança e esteja em conformidade com as regulamentações de proteção de dados, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) no Brasil ou o GDPR (General Data Protection Regulation) na Europa.

Próximos passos

Agora que você já sabe quais os benefícios de um software de RH e conheceu alguns dos principais do mercado, que tal dar o próximo passo na sua gestão?

Com um software de recursos humanos você é capaz de identificar, reter e desenvolver talentos através de ciclos automatizados de avaliações de competências. Um bom sistema de gestão de pessoas oferece mais autonomia ao RH, pois permite a automatização dos processos e estimula a cultura de feedbacks com uma gestão de talentos inteligentes.

E um software de gestão de RH que colabora para isso é o STRATWs One. Com ele você planeja, organiza e melhora a rotina de trabalho de toda a equipe, fazendo com que os colaboradores tenham o foco na cultura de resultados.