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Departamento Pessoal: um guia COMPLETO para você

CONTEÚDO

Departamento Pessoal

CONTEÚDO

O Departamento Pessoal (DP) é uma unidade fundamental de qualquer organização. Seu principal objetivo é gerenciar o processo de contratação e retenção de talentos, além de garantir a conformidade com as leis trabalhistas e previdenciárias em vigor.

Muitas vezes confundido com a área de Recursos Humanos, o profissional do departamento pessoal  possui suas próprias particularidades e necessidades. Ele terá um papel estratégico dentro das organizações, apoiando desde a chegada de novos talentos até a retenção dos melhores.

Neste artigo, eu te explico o que é o Departamento Pessoal, qual a sua importância para os negócios e as etapas principais que compõem o seu funcionamento. Você também descobrirá como implantar processos nas empresas para manter o DP funcionando de maneira eficaz.

Continue a leitura e confira!

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O que é um departamento pessoal?

O departamento pessoal lida com uma ampla gama de tarefas e responsabilidades que envolvem o ciclo de vida do colaborador na empresa, desde a contratação até a rescisão do contrato de trabalho. Dessa forma, é possível dizer que é um setor preparado para lidar com as questões burocráticas e financeiras da organização.

Algumas das principais tarefas na rotina do departamento pessoal incluem:

  1. Recrutamento e seleção: a chegada de um colaborador vai além das entrevistas. Nesse cenário, o departamento pessoal é quem lida com os processos que legalizam a chegada da nova pessoa, como exame admissional e assinatura da carteira de trabalho, por exemplo.
  2. Administração de pessoal: inclui a elaboração de contratos de trabalho, registro dos funcionários nos órgãos competentes, controle de frequência, elaboração e gestão de benefícios, como vale-transporte e vale-refeição, e organização de folhas de pagamento.
  3. Legislação trabalhista: o departamento pessoal deve estar atualizado sobre as leis trabalhistas e previdenciárias, garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação e evitando possíveis problemas jurídicos.
  4. Gestão de ponto: envolve o controle de entrada e saída dos colaboradores, horas extras, férias, licenças médicas e outras ausências do trabalho.
  5. Gestão de benefícios: responsável por negociar, administrar e comunicar os benefícios oferecidos aos colaboradores, como plano de saúde, plano de previdência privada, seguro de vida, entre outros.
  6. Rescisão de contratos e desligamentos: quando um colaborador deixa a empresa, o departamento pessoal cuida da rescisão do contrato de trabalho, carta de demissão, cálculo de verbas rescisórias, pagamento de benefícios proporcionais e demais obrigações legais.

Qual a diferença entre RH e departamento pessoal?

Embora os termos “Recursos Humanos” (RH) e “Departamento Pessoal” sejam frequentemente usados como sinônimos, eles se referem a áreas distintas dentro das empresas. Ou seja, cada um deles possuem suas respectivas responsabilidades e focos diferentes dentro de uma organização.

Aqui estão as principais diferenças entre eles:

#1 Escopo de atuação

O departamento pessoal concentra-se principalmente nas questões administrativas e operacionais relacionadas aos colaboradores, como folha de pagamento, registro, controle de ponto, benefícios, obrigações trabalhistas, entre outros.

Já o RH abrange uma abordagem mais estratégica da rotina e ampla, envolvendo a gestão do capital humano, planejamento estratégico de pessoal, desenvolvimento organizacional, gestão de talentos, clima organizacional, treinamento e desenvolvimento, entre outros.

#2 Foco no ciclo de vida do colaborador

O departamento pessoal está mais envolvido no processo burocrático e legal relacionado ao ciclo de vida das pessoas, desde a admissão até a rescisão. O RH, por sua vez, concentra-se em todo o ciclo de vida do colaborador, incluindo o recrutamento, seleção, desenvolvimento, engajamento e retenção de talentos.

#3 Relacionamento

O departamento pessoal lida mais diretamente com os aspectos práticos e operacionais do relacionamento com os colaboradores, como pagamentos, benefícios e questões trabalhistas.

O RH, por sua vez, busca estabelecer um relacionamento mais amplo e estratégico com os colaboradores, atuando como parceiro e promovendo ações que visam ao bem-estar, satisfação com o enps, motivação e desenvolvimento dos funcionários.

enps

#4 Visão de curto prazo x visão de longo prazo

O departamento pessoal tende a ter uma visão mais imediata e focada nas necessidades diárias dos colaboradores e na conformidade com as obrigações legais e trabalhistas. Já o RH adota uma perspectiva mais estratégica, olhando para o futuro e buscando o alinhamento dos recursos humanos com os objetivos e metas da organização.

Qual a importância do DP para as empresas?

Acredito que você lendo até aqui já deu para entender que o departamento pessoal desempenha um papel fundamental dentro das empresas, certo? A seguir deixo alguns tópicos que precisam ficar claros para você.

1- Conformidade legal

O departamento pessoal tem a responsabilidade de garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, previdenciárias e regulamentações relacionadas aos colaboradores. Isso inclui a correta contratação, registro, pagamento de salários e benefícios, controle de ponto, férias, licenças, entre outros aspectos. O cumprimento das obrigações legais é essencial para evitar multas, penalidades e litígios trabalhistas.

2- Gestão eficiente dos recursos humanos

O departamento pessoal também auxilia na gestão eficiente dos recursos humanos da empresa. Isso inclui a administração de folhas de pagamento, controle de benefícios, gestão do ponto, acompanhamento de licenças médicas e férias, entre outros aspectos. 

Essas atividades ajudam a garantir a pontualidade e a precisão nos processos de pagamento, bem como a manutenção de registros atualizados sobre os colaboradores.

3- Atração e retenção de talentos

O departamento pessoal desempenha um papel importante no recrutamento e seleção de novos talentos. Ao elaborar descrições de cargos, divulgar vagas, o departamento pessoal contribui para a contratação de profissionais qualificados que agregam valor à empresa. Além disso, ao cuidar de aspectos relacionados aos benefícios, o departamento pessoal também ajuda a reter talentos valiosos.

4- Cultura organizacional e clima de trabalho

O departamento pessoal desempenha um papel na promoção de uma cultura organizacional saudável e na criação de um clima de trabalho positivo. Isso envolve a implementação de políticas e práticas que incentivam a colaboração, a comunicação eficaz, a equidade, o reconhecimento e o desenvolvimento dos funcionários.

Esses esforços contribuem para a motivação e satisfação dos colaboradores, impactando diretamente no desempenho e no sucesso da empresa.

5- Resolução de conflitos e gestão de crises

O departamento pessoal muitas vezes atua como intermediário na resolução de conflitos entre colaboradores ou entre pessoas e a empresa. Além disso, em momentos de crise, como demissões em massa, reestruturações organizacionais ou problemas disciplinares, o departamento pessoal desempenha um papel importante na condução desses processos de forma sensível e justa.

Quais são as funções do departamento pessoal?

Embora as funções exatas vão variar de empresa para empresa, normalmente, essas são algumas das funções comuns entre os times de departamento pessoal:

1- Administração de pessoal

O Departamento Pessoal é responsável pela administração dos colaboradores dentro da empresa. Isso inclui a elaboração de contratos de trabalho, registro de pessoas junto aos órgãos competentes, manutenção de prontuários e documentos relacionados aos colaboradores.

2- Processamento da folha de pagamento

Uma das principais responsabilidades do Departamento Pessoal é o processamento da folha de pagamento. Isso envolve o cálculo e a distribuição dos salários, benefícios e remuneração variável, bem como a retenção de impostos e contribuições previdenciárias.

3- Controle de ponto e horas extras

O Departamento Pessoal é encarregado de registrar e controlar a frequência dos funcionários, incluindo o controle de ponto, horas trabalhadas, horas extras, faltas e licenças.

4- Gestão de benefícios

O Departamento Pessoal administra os benefícios oferecidos aos funcionários, como vale-transporte, vale-refeição, assistência médica, plano de previdência, entre outros. Isso inclui a negociação com fornecedores, o cadastro dos funcionários nos sistemas e a comunicação dos benefícios disponíveis.

5- Cálculo de férias e rescisões contratuais

O Departamento Pessoal realiza o cálculo das férias dos funcionários, incluindo a remuneração de férias, adicional de um terço constitucional e controle do período de gozo. Além disso, também é responsável pelo cálculo de verbas rescisórias em casos de demissão ou término de contrato de trabalho.

6- Atendimento aos colaboradores

O Departamento Pessoal lida com as questões e dúvidas dos colaboradores em relação aos assuntos administrativos, como salários, benefícios, férias e questões trabalhistas. Também pode fornecer orientações sobre políticas internas, regulamentos e legislação trabalhista.

7- Manutenção da conformidade legal

É responsabilidade do Departamento Pessoal garantir que a empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos trabalhistas e previdenciários aplicáveis. Isso inclui o cumprimento de obrigações fiscais, a elaboração de documentos legais, a participação em auditorias e a atualização sobre mudanças na legislação.

8- Documentação e registros

O Departamento Pessoal mantém registros e documentação relacionados aos funcionários, como contratos de trabalho, fichas de registro, histórico de salários, comprovantes de pagamento e outros documentos necessários para cumprir obrigações legais e trabalhistas.

Métricas de acompanhamento do departamento pessoal

O acompanhamento de métricas no departamento pessoal é essencial para avaliar a eficiência das operações, identificar áreas de melhoria e monitorar o desempenho do pessoal. Alguns dos mais comuns de serem acompanhados são: 

  1. Taxa de turnover: a taxa de turnover calcula a porcentagem de funcionários que deixam a empresa em relação ao número total de funcionários. Isso pode ser medido em termos anuais ou mensais. Uma alta taxa de turnover pode indicar problemas de engajamento, insatisfação ou falta de retenção de talentos.
  2. Nível de conformidade legal: essa métrica envolve avaliar o nível de conformidade da empresa com as leis trabalhistas, regulamentos e obrigações previdenciárias. Pode incluir a verificação da precisão das folhas de pagamento, pagamento de impostos e contribuições, atualização dos registros dos funcionários, entre outros aspectos legais.
  3. Índice de frequência e gravidade de acidentes de trabalho: essa métrica acompanha o número de acidentes de trabalho ocorridos na empresa, bem como a gravidade dos mesmos. É importante para avaliar a eficácia das medidas de segurança e saúde no trabalho implementadas pelo departamento pessoal.
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O futuro do DP

Na atualidade, cada vez mais empresas e seus respectivos DPs então focados em otimizar tarefas e gerar mais qualidade e agilidade nas suas respectivas tarefas. Por isso, mais do que nunca, softwares e ferramentas de gestão de pessoas são utilizados.

Com um software de recursos humanos você é capaz de identificar, reter e desenvolver talentos através de ciclos automatizados de avaliações de competências. Um bom sistema de gestão de pessoas oferece mais autonomia ao RH, pois permite a automatização dos processos e estimula a cultura de feedbacks com uma gestão de talentos inteligentes.

E um software de gestão de RH que colabora para isso é o STRATWs One. Com ele você planeja, organiza e melhora a rotina de trabalho de toda a equipe, fazendo com que os colaboradores tenham o foco na cultura de resultados.

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