A análise de gap é uma ferramenta essencial no arsenal de qualquer gestor ou profissional de negócios. Diferente da análise de risco, que foca em potenciais ameaças e incertezas, a análise de gap concentra-se em identificar e preencher as lacunas entre o estado atual e os objetivos desejados de uma organização.
Ao longo deste artigo, te explico mais o conceito da análise de gap, fornecendo insights detalhados sobre como realizá-la eficientemente e discutindo as principais ferramentas que podem auxiliar nesse processo.
Continue a leitura e confira!
Gaps, no contexto empresarial, são essencialmente as diferenças entre onde uma organização está atualmente e onde ela aspira estar.
Por exemplo, uma empresa pode descobrir que seu desempenho operacional atual não atende às metas estabelecidas para conquistar uma certificação ISO, por exemplo.
Além disso, gaps frequentemente surgem no âmbito das competências e habilidades dos funcionários. Aqui, a discrepância ocorre entre as habilidades que os funcionários possuem e as que são necessárias para executar suas funções de forma eficiente ou para alcançar objetivos estratégicos.
A análise de gap é uma ferramenta de diagnóstico que ajuda a entender as lacunas em várias áreas de operação e planejamento. O objetivo principal da análise de gap é fornecer uma visão clara das áreas que precisam de melhorias e ajudar a definir um caminho para alcançar esses objetivos desejados.
O processo começa com a avaliação do estado atual da organização. Isso envolve uma análise detalhada de vários aspectos, como desempenho operacional, competências dos funcionários, tecnologia e infraestrutura, conformidade regulatória, satisfação do cliente e alinhamento estratégico.
Dessa forma, a análise de gap é um processo abrangente que permite às organizações avaliar onde estão, determinar onde querem estar e planejar efetivamente como chegar lá.
A análise de gap se concentra em identificar a diferença entre o estado atual de uma organização e onde ela deseja estar. O objetivo é identificar as lacunas em desempenho e oportunidades de melhoria operacional ou estratégica.
Por outro lado, a análise de risco é voltada para identificar, avaliar e priorizar riscos potenciais que podem afetar negativamente uma organização. Estes riscos podem ser financeiros, legais, de reputação, de segurança, entre outros.
Dessa forma, o principal objetivo da análise de risco é minimizar a probabilidade e o impacto de eventos adversos. Isso envolve a criação de planos de contingência, a diversificação de investimentos, a implementação de medidas de segurança e a realização de seguros.
A seguir, confira um passo a passo que eu separei para te ajudar a construir uma análise de gap na sua empresa. Confira:
Antes de iniciar a análise de gap, é crucial definir claramente os objetivos. Isso envolve entender o que a organização deseja alcançar com a análise.
Por exemplo, uma empresa pode querer aumentar sua eficiência operacional, melhorar a satisfação do cliente ou atualizar suas tecnologias. Estabelecer objetivos claros ajuda a direcionar o foco da análise e determina o que será medido.
Com base no objetivo identificado na etapa anterior, o próximo passo é avaliar o estado atual da organização e do pilar definido para ser analisado. Isso significa analisar as operações, processos, competências dos funcionários e recursos disponíveis.
Por exemplo, uma empresa de manufatura pode examinar sua taxa de produção atual, a qualidade dos produtos e a eficiência dos processos de produção. Esta avaliação fornece uma linha de base para identificar as áreas que precisam de melhorias.
Após entender o estado atual, a organização precisa definir claramente seu estado desejado. Isso inclui estabelecer metas e padrões específicos que a empresa quer alcançar.
Continuando com o exemplo da empresa de manufatura, o estado desejado pode ser aumentar a produção em 20% ou melhorar a qualidade do produto para reduzir as reclamações dos clientes em 30%.
É importante que nesta etapa, a lógica das metas SMART sejam respeitadas para que o objetivo maior faça sentido e possa ser alcançado.
Com o estado atual e o estado desejado claramente definidos, a próxima etapa é identificar os gap existentes entre esses dois estados. Isso envolve uma comparação detalhada para destacar as áreas específicas que necessitam de atenção.
No exemplo da empresa de manufatura, pode-se descobrir que a principal lacuna está na capacidade de produção limitada devido a equipamentos desatualizados.
Uma vez identificados os gap, é importante analisar suas causas subjacentes. Isso pode envolver investigar processos internos, avaliar a eficácia da tecnologia atual, ou considerar fatores externos que podem estar impactando o desempenho.
No caso da empresa de manufatura, a análise pode revelar que os equipamentos antigos são menos eficientes e propensos a avarias.
O passo final é desenvolver um plano de ação para fechar os gaps identificados. Este plano deve incluir estratégias específicas, recursos necessários e um cronograma para implementação.
Para a empresa de manufatura, o plano de ação pode envolver a aquisição de novos equipamentos, treinamento de funcionários para operar as novas máquinas e um cronograma para a transição.
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Durante a sua análise de gap, será normal o uso de ferramentas para tornar a sua análise mais robusta. A seguir, separei duas que podem te ajudar em diferentes momentos:
A Análise SWOT é uma ferramenta estratégica usada para avaliar as Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) de uma organização.
Na análise de gap, a Análise SWOT pode ser utilizada para identificar as forças que a organização pode capitalizar e as fraquezas que precisam ser abordadas para alcançar o estado desejado. Por exemplo, uma empresa pode ter uma forte presença de marca (força) mas enfrentar desafios com eficiência operacional (fraqueza).
Ao mesmo tempo, pode haver oportunidades de mercado não exploradas devido a novas tendências tecnológicas e ameaças como novos concorrentes entrando no mercado.
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou diagrama de espinha de peixe, é uma ferramenta que ajuda a identificar as causas raízes de um problema específico.
O diagrama é estruturado de tal forma que um problema é colocado na “cabeça” do peixe, e as várias causas potenciais são listadas nas “espinhas”, categorizadas em temas como métodos, máquinas, pessoas, materiais, medições e ambiente.
No contexto da análise de gap, o Diagrama de Ishikawa pode ser extremamente útil na etapa de identificação das causas dos gaps.
Por exemplo, se uma empresa identifica um gap na satisfação do cliente, o diagrama pode ser usado para explorar diversas causas potenciais, como processos de atendimento ineficientes (métodos), falhas no produto (materiais), treinamento inadequado dos funcionários (pessoas) ou problemas com equipamentos (máquinas).
A análise de gap é a solução ideal para quem está em busca de promover a melhoria contínua na empresa.
Dessa forma, o primeiro passo para implementar uma cultura de melhoria na sua empresa é contar com um sistema de planejamento estratégico com o objetivo de coletar, armazenar e analisar os resultados dos processos atuais e futuros da companhia.
O acompanhamento integrado da performance corporativa e seus respectivos indicadores é um dos grandes motivos de utilizar um sistema de gestão empresarial. Além do mais, ele permite realizar análises em um só local, agilizando a tomada de decisão e tornando-a mais precisa.
O STRATWS One é um software especialmente desenvolvido para que você crie, analise e compartilhe seus indicadores de desempenho, o que é de grande valia para quem deseja melhorar seus processos.
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