Relatório A3: melhore seus processos com a metodologia da Toyota

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relatório A3

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Resolver problemas de maneira ágil e enxuta é um dos maiores objetivos de todos os gestores, inclusive da área automobilística. Pensando nisso, várias ferramentas e metodologias já foram criadas, dentre elas o relatório A3, que buscaremos falar mais neste artigo

Mais que uma representação do Ciclo PDCA, esse relatório, criado e desenvolvido por uma das empresas referência do setor automotivo – a Toyota – serve de apoio para equipes que desejam desenvolver seus projetos, melhorar seus processos e executar a melhoria contínua no negócio.

E, principalmente para áreas que estão em constante mudança e sempre focadas em inovação, essa pode ser uma ótima dica para solucionar problemas que surgem durante os processos e projetos, identificando causas raízes. Continue lendo para entender mais sobre a metodologia A3!

Aproveite e baixe agora o template do relatório A3 e descubra a causa raiz do problema desejado! Faça o download!

O que é relatório A3 e para que serve?

Se você está se perguntando sobre a origem do nome da metodologia, a resposta é: sim! O relatório A3 é nomeado dessa forma em homenagem à famosa folha A3. E, como você verá mais para frente, sua construção é feita com base nas suas medidas (29,7 cm x 42 cm).

Dessa forma, a metodologia A3 é uma ferramenta de identificação e resolução de problemas, desenvolvida pela Toyota na década de 70. Na época o objetivo dessa lógica já era auxiliar as empresas a atingir a excelência. Além da sua função principal, o pensamento A3 atualmente também é utilizado como uma ferramenta de treinamento/orientação para equipes das mais diversas empresas.

Quadro comparativo de metodologias: entenda cada uma!

relatorio a3 2 Relatório A3: melhore seus processos com a metodologia da Toyota

Como surgiu o relatório A3?

Em 1970, no Japão, um influente executivo da Toyota chamado Masao Nemoto liderou um programa de desenvolvimento para gestores. Ele chamou o projeto de “Programa Kanri Nouryoku” – “Kan-Pro”. Nemoto decidiu estruturar essa iniciativa de desenvolvimento gerencial em torno do relatório A3 e, a partir de então, essa ferramenta começou a ser utilizada em outras empresas.

Em seu início, acreditava-se que ele servia apenas como ferramenta de apoio do Ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act). Sua função era, basicamente, contar o passo a passo da metodologia em uma folha de papel A3 (formato que as antigas máquinas de Fax suportavam – você se lembra delas?).

Mas, com o passar das décadas, o desenvolvimento do Lean Thinking e da comunidade Lean, o relatório A3 começou a conquistar seu lugar e nos dias atuais ele já tem uma reputação bem estabelecida como ferramenta ágil. Seu crescimento é justificado por seus diversos benefícios:

  • Ajuda a seguir um fluxo de pensamento;
  • Estimula a aprendizagem;
  • Facilita a comunicação;
  • Ajuda a concentrar no que realmente importa;
  • Apoia a liderança e a mentoria;
  • Ajuda a solucionar problemas operacionais e organizacionais;
  • Gera consenso;
  • Ajuda a planejar questões específicas e acompanhar projetos;
  • Documentar o caminho percorrido até chegar às soluções.

Além disso, por ser um documento único, é possível captar as ideias principais de seu autor de forma rápida e sintetizada. Essa capacidade é ampliada por sua forma visual, o que torna a metodologia A3 mais eficaz do que um documento escrito ou, até mesmo, uma apresentação de PowerPoint.

Como fazer um relatório A3?

O relatório A3 é um diagrama visual, construído numa folha de papel de tamanho A3. Pode ser feito de forma rudimentar, apenas com papel e caneta, ou também por meio de softwares como o Word, PowerPoint ou Excel.

Além disso, ele é organizado com passos pré-definidos, que variam de 5 a até 7 passos. Sua leitura é feita da esquerda para a direita, de cima para baixo. Normalmente, o A3 é dividido pelo lado esquerdo, que fica responsável pela identificação do problema, e o lado direito, que contém as ações de contra-ataque.

Como preencher um A3

A construção do relatório A3 pode ser feita por toda uma equipe ou apenas por um autor e um supervisor. O importante é que seja construído e acompanhado por mais de uma pessoa para que existam diferentes pontos de vista na análise do problema.

O autor, portanto, fica responsável por responder às questões que permeiam a situação atual analisada e o supervisor fica responsável pelas orientações e acompanhamento do processo como um todo.

Dessa forma, um raciocínio lógico será construído, rumo a uma decisão ou solução. É importante lembrar que, se o problema for muito extenso, é viável dividi-lo em partes menores para manter a clareza e o foco.

Faça aqui o download da nossa planilha template do Relatório A3

Como aplicar o relatório A3 para solução de problemas?

Por surgir como uma maneira de reportar as análises feitas pelo Ciclo PDCA na Toyota, o A3 possui todos os benefícios desta conhecida metodologia de solução de problemas e melhoria contínua.

Porém, no A3, o problema, a análise, as ações corretivas e o plano de ação se encontram num único documento, utilizando-se de gráficos como o Diagrama de Ishikawa e outras ferramentas auxiliares. Para aprender a fazer esse diagrama, preparamos um vídeo completo para você:

diagrama de ishikawa

Veja abaixo as etapas e exemplos de relatórios A3.

Etapas do relatório A3

1. Título

Dê um nome ao seu relatório. Sobre o que você está falando?

Um exemplo para o relatório A3 é: você é gerente de uma montadora e tem notado um alto volume de máquinas de pintura com defeito.

2. Definição do problema

Aqui, você irá definir e destrinchar o contexto do problema em análise. 

  • Por que você está falando sobre isso?
  • Como o problema acontece?
  • Quando? Onde
  • Quais são os afetados?
  • Qual indicador específico precisa ser melhorado?

Exemplo: imagine que o problema venha acontecendo há um ano. Como isto começou? Desde quando o problema é notado?

3. Condição atual do problema

Colete fatos e dados para dar consistência ao seu relato. Utilize ferramentas visuais como o Diagrama de Pareto e fluxogramas para ilustrar o histórico do problema. Escreva em uma linguagem concisa e simples, de modo que leigos possam compreender o problema de forma clara.

Com todas essas informações em mãos, é hora de destacar os grandes problemas que esta situação tem causado. Lembre-se que utilizar formas visuais e representações gráficas é um diferencial!

Exemplo: reflita sobre o que o problema tem causado. Toda a empresa é afetada pela insuficiência das máquinas? A produção tem diminuído durante o período de incidência do problema? Os funcionários estão exercendo toda sua capacidade produtiva com os instrumentos que possuem?

4. Objetivo

Onde você deseja chegar com esta análise? Quais são os resultados esperados? Mostre visualmente quanto, para quando e com qual impacto. Você pode fazer isso definindo uma meta SMART para o problema.

Exemplo: Quero investir em consertos eficazes e em compra de recursos para aumentar o faturamento em 50% até dia 15 de novembro deste ano.

5. Análise das causas raiz

Liste os problemas que podem estar causando o problema. Para ajudar nesta etapa, o Diagrama de Ishikawa e o 5 Porquês são grandes aliados. Com o Diagrama, é possível identificar possíveis causas e organizar ideias.

Já com o 5 Porquês, a repetição da simples pergunta “por quê?” fará a equipe refletir e encontrar a causa principal.

https://www.youtube.com/watch?v=Ew7GF1BOJZk&feature=emb_logo

Exemplo: As máquinas de instalação estão constantemente danificadas.

Por quê? Porque elas não possuem qualidade suficiente para a alta produção.

Por quê? Porque foram obtidas de um fornecedor de baixa qualidade.

Por quê? Porque o orçamento foi fechado com valor inferior ao de períodos anteriores.

Por quê? Porque a produção diminuiu após crise no setor automotivo do país.

Por quê? Porque o público-alvo do negócio possuía menor poder de compra no momento.

Ou seja: o plano de ação deverá conter ações de análise macroeconômica de mercado, para assim redesenhar o orçamento de acordo com as particularidades econômicas encontradas. Dessa forma, será possível contratar fornecedores melhores e abandonar produtos de má qualidade.

5. Plano de Ação

Agora é a hora de combater as causas ou a causa principal encontrada. Pense em ações e em quais recursos serão necessários para atingir o sucesso do plano. Além disso, pense também na maneira de mensuração da eficácia dele.

Para tal, você precisará desenvolver metas mensuráveis, além de ter uma visão clara do objetivo que já foi previamente estabelecido. Liste as tarefas a serem executadas para alcançar o objetivo, defina prazos e esteja sempre o acompanhando. Se algum desvio ocorrer, tente resolvê-lo antes que o plano de ação falhe completamente.

Para te ajudar nesta etapa, baixe agora mesmo o nosso template da ferramenta 5W2H para trabalhar os seus 5 porquês e ainda planejar o seu plano de ação.

https://www.youtube.com/watch?v=EDRBt3GKyEg
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6. Acompanhamento 

Por fim, você precisa saber quando atingiu ou não as metas e o objetivo final. Para isso, é necessário acompanhar todo o processo e entender se o desempenho tem evoluído, se as ações tiveram o impacto desejado e qual conhecimento adquirido você pode repassar para outras áreas.

Quais os benefícios do relatório A3?

Entregando de forma simples e sintetizada as variáveis de um possível problema, o relatório a3 conta com uma série de benefícios para as empresas. Dentre eles se destacam:

1- Comunicação clara e eficiente

Um dos maiores benefícios do relatório A3 é a sua capacidade de condensar informações complexas em um formato simples e visualmente claro. Isso facilita a comunicação entre as equipes e os stakeholders, assegurando que todos compreendam o problema, a análise, as soluções propostas e as ações a serem tomadas.

2- Foco na solução de problemas

O relatório A3 segue uma abordagem estruturada que ajuda a identificar a raiz dos problemas, ao invés de apenas tratar os sintomas. Isso leva a soluções mais eficazes e duradouras.

3- Promoção de pensamento crítico e análise

A natureza do relatório A3 incentiva os colaboradores a pensar criticamente e a realizar análises aprofundadas. Isso não só ajuda na solução de problemas existentes, mas também desenvolve habilidades analíticas que podem ser aplicadas em futuras situações desafiadoras.

4- Melhoria contínua

O relatório A3 é uma ferramenta excelente para a implementação de melhorias contínuas. Ele permite que as organizações documentem e revisem processos, identifiquem ineficiências e implementem mudanças de forma estruturada, contribuindo para a cultura de melhoria contínua.

5- Tomada de decisão baseada em dados

Como o relatório A3 é fundamentado em dados e análises, ele apoia uma tomada de decisão mais informada e orientada por evidências, o que é crucial em ambientes de negócios complexos.

Conclusão

O relatório A3 é uma das diversas formas de pensar, resolver problemas e criar estratégias de acordo com suas necessidades de melhorias.

Sua utilização também tem sido relacionada a ajudar os colaboradores a pensarem profundamente a respeito de uma situação específica.

E a melhor maneira para implementar essa, bem como outras metodologias é por meio da automatização dos processos do seu negócio.

Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Nosso software auxilia na busca por oportunidades de melhoria em diversos aspectos da gestão.

Com ele, é possível utilizar ferramentas como o Diagrama de Ishikawa e o Ciclo PDCA, além de acompanhar indicadores de forma simples e estratégica. Quer saber mais? Clique no link abaixo.

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