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Como organizar uma reunião

Suas reuniões acabam se prolongando e perdendo o foco principal, principalmente nos assuntos mais difíceis de serem resolvidos? Aprenda como organizar uma reunião com as dicas a seguir.

Não é difícil compreender por que esse fenômeno é tão comum, principalmente pelo fato de que os problemas mais graves são complexos e difíceis de serem colocados em discussão.

Muitas vezes, os participantes até falam sobre esses problemas, no começo ou no final da reunião, mas se perdem em outros assuntos menores e acabam não encontrando soluções para os que mais afetam a organização.

Mas como fazer reuniões produtivas e combater esse erro comum, que faz com que algumas reuniões sejam um desperdício de tempo na solução de determinados problemas? Veja algumas dicas de como organizar uma reunião.

4 dicas de como organizar uma reunião

1- Deixe claro quais questões serão discutidas

Isso reduz a taxa de dispersão dos assuntos e faz com que as pessoas se preparem melhor para as reuniões, o que aumenta a contribuição delas para a resolução dos tópicos sugeridos.

2- Estimule as contribuições 

Para que um problema difícil seja resolvido, é importante que todos se sintam à vontade para falar sobre ele e, consequentemente, contribuir para sua solução. Para estimular as contribuições, é necessário desenvolver um ambiente democrático e confortável para todos.

3- Faça reuniões curtas 

Com temas e objetivos claros, os encontros não devem ser muito longos, pois se tornam cansativos. Com reuniões de até 50 minutos, os assuntos mais complexos podem ser desenvolvidos sem que sofram grandes distrações.

4- Mantenha as discussões dentro das salas de reunião 

É importante que as ideias e discussões sejam desenvolvidas dentro das salas de reunião, e não pelos corredores da empresa. Deixe claro que as questões devem ser discutidas em grupo e evite fofocas sobre questões importantes.

Como fazer reuniões produtivas

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Texto adaptado daqui por: 

 

Luiza AndradeEstudante de Jornalismo e estagiária de marketing na Siteware. Amante de fotografia, artes e aspirante à redatora.