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Como organizar uma reunião

Suas reuniões acabam se prolongando e perdendo o foco principal, principalmente nos assuntos mais difíceis de serem resolvidos? Aprenda como organizar uma reunião com as dicas a seguir.

Não é difícil compreender por que esse fenômeno é tão comum. Isso ocorre pelo fato de que os problemas mais graves são complexos e difíceis de serem colocados em discussão.

Muitas vezes, os participantes até falam sobre esses problemas, no começo ou no final da reunião. Mas se perdem em outros assuntos menores e acabam não encontrando soluções para os que mais afetam a organização.

Mas como fazer reuniões produtivas e combater esse erro comum?

O que faz com que algumas reuniões sejam um desperdício de tempo na solução de determinados problemas?

Veja algumas dicas de como organizar uma reunião de trabalho.

7 dicas de como organizar uma reunião de trabalho

1- Deixe claro quais questões serão discutidas

Isso reduz a taxa de dispersão dos assuntos e faz com que as pessoas se preparem melhor para as reuniões, o que aumenta a contribuição delas para a resolução dos tópicos sugeridos.

Toda reunião deverá ser oficialmente registrada e formalizada em ata. Não tem como elabora uma reunião de trabalho sem isso.

A ata deverá conter todos os assuntos que foram tratados durante o encontro e, principalmente, as ações que foram decididas. Nesse documento deverão ser colhidas as assinaturas de todos os participantes, com o objetivo de oficializar o consenso.

Um erro muito comum na elaboração das atas é que quase sempre elas apresentam os assuntos de forma muito resumida, de maneira que a pessoa que a ler posteriormente, poderá ter interpretação errônea das informações. 

Se a ata é considerada como documento oficial de registro de uma reunião, o ideal é que ela seja feita de forma mais detalhada. Assim, ela não gera dúvidas nas consultas posteriores.

2- Estimule as contribuições 

Para que um problema difícil seja resolvido, é importante que todos se sintam à vontade para falar sobre ele e, consequentemente, contribuir para sua solução.

Para estimular as contribuições, é necessário sabre como montar uma reunião em um ambiente democrático e confortável para todos.

3- Faça reuniões curtas 

Com temas e objetivos claros, os encontros não devem ser muito longos, pois se tornam cansativos. Com reuniões de até 50 minutos, os assuntos mais complexos podem ser desenvolvidos sem que sofram grandes distrações.

4- Mantenha as discussões dentro das salas de reunião 

É importante que as ideias e discussões sejam desenvolvidas dentro das salas de reunião, e não pelos corredores da empresa.

Deixe claro que as questões devem ser discutidas em grupo e evite fofocas sobre questões importantes.

5- Plano de Ação

É essencial que a direção da empresa ou instituição elabore um plano de ação logo ao final da reunião.

Repasse com os participantes as decisões que foram tomadas e verifique com cada um qual é o seu papel em relação às ações posteriores.

Uma dica para uma boa reunião de trabalho efetiva é pedir ao gestor que envie um e-mail individualmente a cada participante relatando o que ficou sob a sua responsabilidade.

6- Estabeleça prazos

Muitos assuntos caem no esquecimento por não terem um prazo definido para que o responsável apresente uma solução. 

Se não formos rigorosos com os prazos, correremos o risco de que não sejam solucionadas as pendências que foram apresentadas, já que o responsável não terá o senso de urgência necessário, uma vez que, teoricamente, sempre estará “dentro do prazo”.

7- Monitore as ações

O bom gestor é aquele que dá o tiro e corre atrás da bala, para verificar se acertou o alvo.

Após a reunião, de acordo com o plano de ação, monitore cada ação a fim de verificar se os prazos, metas e ações combinadas estão sendo realizados pelos responsáveis. 

É importante definir a data da próxima reunião para verificar a efetividade das ações, porém, dependendo da distância entre uma reunião e outra, o gestor deverá verificar individualmente a evolução do plano de ação.

Quando isso não ocorre, ele pode ter a desagradável surpresa de que um dos pontos cruciais tratados na reunião não tenha sido solucionado.

Confira algumas das dicas de como organizar uma reunião de trabalho, que apresentamos neste post:

Como organizar uma reunião e fazer reuniões produtivas

Conclusão: gestão de reuniões efetivas

Passamos algumas dicas para uma boa reunião. 

Más é sempre bom reforçar um item fundamental: para uma gestão de reuniões efetivas, é necessário que as ações decididas sejam colocadas em prática após o seu término.

Afinal, para que ela cumpra o seu propósito, é preciso que o que foi tratado seja efetivamente cumprido.

Caso contrário, os itens acordados tendem a cair no esquecimento e as ações combinadas não serão tratadas com a mesma seriedade de quando foram abordadas na reunião.

Apesar de todos esses passos costumarem ser realizados pela maioria das empresas, uma dica extra é a utilização de um software específico.

Dessa forma, é possível organizar atas e estabelecer os planos de ação automaticamente para cada responsável.

Além disso, ações posteriores a uma reunião são tão ou mais importantes que a reunião em si. Por isso a importância do gestor investir tempo e energia no seu monitoramento.

Siga as dicas para uma boa reunião produtiva e garanta que suas propostas serão cumpridas. Assim, estará contribuindo para melhores resultados organizacionais e uma gestão de reuniões efetivas.

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Texto adaptado daqui por: 

 

Luiza AndradeEstudante de Jornalismo e estagiária de marketing na Siteware. Amante de fotografia, artes e aspirante à redatora.