Gestão de notas fiscais: como automatizar esse processo?

Chega a ser repetitivo dizer que o sistema tributário brasileiro é um dos mais caros para o empreendedor e extremamente complexo, se comparado com diversos outros países do mundo.

Em nosso país, para cumprir com suas obrigações fiscais, as empresas precisam lidar com uma enorme burocracia. E isso acaba drenando muito tempo e recursos valiosos, pois é necessário alocar colaboradores para realizar essas tarefas repetitivas que não agregam nenhum valor ao negócio.

Mas não adianta reclamar. É preciso enfrentar esse desafio de gestão empresarial com resiliência. E, é claro, também com muita organização.

Uma ideia para reduzir custos da empresa nessa área e facilitar a vida de gestores é implantar um sistema de gerenciamento de notas fiscais eletrônico.

Assim, todo esse processo poderá ser realizado com muito mais rapidez, precisão e confiabilidade.

Neste post, você vai entender o que é a gestão de notas fiscais e como fazer sua automatização na empresa trará uma série de vantagens.

Gestão de notas fiscais: 7 dicas práticas

Muitos só enxergam o lado ruim das notas fiscais. Mas, na verdade, a nota fiscal é uma garantia para o empresário de que prestou um serviço ou vendeu um produto e, por isso, precisa receber um valor monetário em troca.

Além disso, a nota fiscal comprova que a operação foi devidamente registrada para que se faça o pagamento, no momento adequado, das taxas, impostos ou quaisquer outros tributos que a lei exija.

Assim, em caso de fiscalização, é possível apresentar esses documentos e evitar multas e outras penalidades.

Por isso, é muito importante manter suas notas fiscais em dia e organizadas. Confira abaixo algumas dicas de como fazer a correta gestão de notas fiscais.

1- Defina um responsável por esse processo

Por menor que seja seu negócio, a gestão de notas fiscais precisa ter um responsável. Afinal, são muitas tarefas. Emissão das notas fiscais, cálculo dos impostos, arquivamento dos documentos, organização das notas fiscais, envio dos arquivos digitais para os clientes, entre outras.

Assim, deve ser escolhido um líder desse processo que poderá, ou não, contar com ajudantes e auxiliares, dependendo do porte do negócio e da complexidade de sua operação. Ele vai coordenar as atividades e responder aos demais integrantes da empresa por eventuais erros.

2- Providencie a orientação de um contador

A legislação brasileira é bastante complexa. Por isso, o ideal é que você conte com o auxílio de um profissional especializado, para não cometer erros.

Algumas empresas têm seu próprio departamento de contabilidade e às vezes até jurídico. Mas a maioria das pequenas e médias empresas se vale de escritórios de contabilidade para isso.

3- Estude a legislação pertinente ao seu negócio

Mesmo tendo o auxílio de profissionais especializados, é importante que você domine ao menos os conceitos básicos da legislação mais específica, referente ao seu negócio e ao regime tributário da empresa.

Sem isso, não há como saber se as coisas estão realmente sendo feitas da maneira correta.

4- Tenha um local específico para organizar as notas fiscais

O arquivamento das notas fiscais é feito eletronicamente. Mas alguns documentos, como canhotos de recebimento, as notas fiscais impressas para remessa de mercadorias e outros, podem ser guardados também.

Além disso, ter um local específico de onde o responsável pela gestão de notas fiscais pode coordenar seu trabalho, facilitará não apenas as tarefas dele, mas também servirá de referência para aqueles que precisarem de alguma informação ou esclarecimento sobre as notas fiscais.

5- Dê atenção às notas fiscais de entrada

Muitas empresas se preocupam com a emissão de suas notas fiscais de saída, mas acabam se esquecendo que as notas fiscais de entrada são tão importantes quanto aquelas.

Afinal, é por meio delas que sua empresa pode comprovar a origem das mercadorias, matérias-primas e outros itens que adquire. Sem a gestão das notas fiscais de entrada, em caso de fiscalização, será difícil atestar a legitimidade das operações de compra realizadas.

6- Crie uma rotina para a gestão das notas fiscais

Depois de entender a legislação referente ao seu negócio, ouvir as orientações do contador e treinar um responsável, o ideal é definir rotinas para a gestão das notas fiscais da empresa.

Estipule como cada nota será verificada para atestar se está emitida corretamente, seja de entrada ou de saída, e como serão arquivadas. Além disso, crie uma maneira de encontrá-las facilmente, em caso de necessidade.

7- Automatize o processo de gestão das suas notas fiscais

Tudo isso pareceu um tanto complexo e trabalhoso? Pois bem, há uma maneira de facilitar tudo isso!

Um software de gerenciamento de notas fiscais é uma maneira prática e ágil de evitar boa parte dos procedimentos manuais acima descritos.

Um software para notas fiscais faz o cálculo dos impostos devidos, emite as notas, gera os arquivos XML e HTML obrigatórios por lei, envia por e-mail aos clientes e ainda deixa tudo arquivado eletronicamente.

Portanto, na hora de fazer a gestão de suas notas fiscais, pense seriamente na aquisição de uma ferramenta especificamente criada para isso.

Vantagens de manter as notas fiscais organizadas

Agora que você já entendeu como fazer o controle de notas fiscais de seu negócio, confira este infográfico que mostra 10 vantagens de manter suas notas fiscais sempre organizadas e em ordem:

Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais que automatiza tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.