Você consegue imaginar como seria o dia a dia no trabalho sem computador ou e-mail? Esses são dois exemplos de tecnologias que transformaram a rotina empresarial. E o mesmo pode ser dito sobre a automatização de processos.
Desde o surgimento do e-mail e do computador, a transformação digital não parou de apresentar novos recursos para tornar as organizações mais ágeis e eficientes.
Nesse cenário, a automatização de processos se apresentou como uma oportunidade para aumentar a produtividade da equipe e gerar mais negócios, com menos recursos.
Quer entender melhor o assunto e descobrir o que leva uma empresa a automatizar seus processos? Basta ler este post até o fim!
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A automatização de processos é uma prática empresarial que usa a tecnologia para a execução automática de atividades que eram feitas manualmente. Com isso, é possível otimizar o trabalho executado em diferentes áreas da organização, ampliando sua produtividade, qualidade e eficiência, além de reduzir os erros manuais.
Em um e-commerce, por exemplo, é viável automatizar a emissão de nota fiscal assim que um pagamento é confirmado.
Já no marketing, a automação do envio de e-mail é uma prática indispensável para a gestão e nutrição de leads, com o intuito de avançar esses contatos pelas etapas do funil de vendas.
Além disso, no departamento comercial, pode-se automatizar algumas etapas do follow-up, garantindo o contato personalizado e segmentado com os prospects, ao mesmo tempo que disponibiliza à equipe tempo para priorização de oportunidades mais quentes.
Já no RH, é possível automatizar o cálculo de remuneração variável e criar ciclos de avaliação do desempenho coletivo e individual.
Em suma, a automatização de processos pode ser aplicada em diferentes áreas da empresa, garantindo acesso a múltiplos benefícios, sobre os quais falaremos a seguir.
Aliás, antes de mais nada, tenha em mente que o controle de processos é fundamental para uma boa automatização. Assim, os colaboradores conseguem saber quais são os processos e, dessa forma, automatizá-los.
Investir em automatização de processos traz muitos benefícios para os negócios. Na área de RH, por exemplo, destacam-se: otimização de tempo, aumento na produtividade, mais segurança na análise de dados, facilidade na admissão de novos colaboradores e melhoria na comunicação interna.
Saiba mais detalhes logo adiante, tomando como exemplo a automação na área de Recursos Humanos, o que pode ser adaptado para outros setores.
A automatização de processos de RH, por exemplo, pode economizar muito tempo. Tarefas repetitivas e demoradas, como triagem de currículos e controle de folha de pagamento, podem ser realizadas automaticamente, liberando os funcionários para se concentrar em tarefas mais estratégicas.
Em paralelo, a automação reduz o risco de erros humanos, eliminando a necessidade de retrabalho. De modo geral, a empresa ganha em produtividade e eliminação de erros comuns.
A automatização de processos também pode levar a um aumento na produtividade, pois há uma grande redução no tempo gasto com tarefas repetitivas que são facilmente substituíveis.
Com a redução do tempo gasto nessas tarefas, a equipe de RH pode se concentrar em iniciativas que agregam valor à organização, como o desenvolvimento de talentos, a melhoria do engajamento dos funcionários e a estratégia de recursos humanos.
A automação oferece uma maior segurança na manipulação e armazenamento de dados dos colaboradores. Adicionalmente, ela permite uma análise mais eficaz dos dados.
Para exemplificar, os softwares de RH podem coletar e analisar dados sobre recrutamento, retenção, desempenho e satisfação dos funcionários, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões.
A automatização de processos simplifica o processo de admissão, significativamente. Tarefas como o preenchimento de formulários, o treinamento e a integração podem ser realizadas online, facilitando a transição dos novos funcionários.
Em paralelo, isso contribui para garantir que todos os documentos e processos de conformidade sejam gerenciados de maneira eficaz e oportuna.
A automação também pode melhorar a comunicação interna, pois as plataformas de RH facilitam a comunicação entre diferentes departamentos e níveis hierárquicos, melhorando a transparência e a colaboração.
Fora isso, muitas plataformas oferecem recursos de mensagens instantâneas e compartilhamento de documentos, tornando a comunicação mais eficiente.
Saiba mais sobre a gestão de projetos e processos em nosso vídeo:
Para explicar a importância da automatização de processos, vamos voltar aos exemplos de tecnologia que abriram este artigo: computador e e-mail.
Os dois recursos tecnológicos alavancaram a produtividade das empresas, permitindo que mais atividades fossem realizadas durante as mesmas oito horas de trabalho.
As distâncias foram encurtadas, novos softwares e as ferramentas foram criados para tornar a execução das tarefas mais ágil e a comunicação com os clientes se tornou mais eficiente e veloz. Isso apenas para citar algumas vantagens.
Contudo, para ter acesso a esses benefícios, é necessário investir na compra de computadores e contratação de pacotes de internet, não é mesmo?
Mesmo com essa necessidade, existe alguma dúvida sobre o retorno financeiro que esses dispositivos oferecem às companhias? É viável fazer a gestão de grandes, médias, pequenas ou microempresas sem esses recursos?
A resposta para essas perguntas é: não.
Um fenômeno semelhante vem acontecendo com a automatização de processos, que também prevê um aumento na produtividade da companhia.
Logo, o retorno sobre o investimento na contratação desse tipo de recurso também deve ser considerado, tanto para pequenas quanto para grandes organizações.
Uma pesquisa da IDC indicou que a automação em vendas pode gerar um aumento de 30% na conquista de novos negócios. Isso sem falar de outros resultados, como a redução de custos e melhoria do ciclo de vendas.
Lembre-se, também, que é possível automatizar processos financeiros, de RH, gestão de projetos, marketing, atendimento e muito mais.
Veja a diferença entre processos e projetos neste infográfico:
Em geral, o que leva uma empresa a focar na automatização de processos é o grande leque de vantagens e oportunidades que se pode ter ao investir nessa prática, como:
Como se pode ver, são muitos os benefícios proporcionados pela automatização de processos. Vale destacar também que diversos são os processos que podem ser automatizados em uma empresa.
Para exemplificar, logo abaixo vamos mostrar quais são os processos de RH que você pode automatizar na sua empresa visando obter os ganhos que falamos acima.
Leia também: Automatização da área financeira: o que é e quais vantagens ela traz para seu negócio?
Existem muitos processos de Recursos Humanos que podem ser automatizados para facilitar a rotina empresarial. Isso inclui: o recrutamento e seleção, a triagem de currículos, a análise de perfil comportamental, a gestão de documentos, o controle da folha de pagamento e a admissão de novos colaboradores.
Abaixo, falaremos sobre alguns desses processos que podem ser automatizados.
As etapas de recrutamento e seleção envolvem: anúncio de vagas, triagem de candidatos, entrevistas, avaliações e seleção final. E elas podem ser facilmente automatizadas para trazer ganhos para a empresa.
A automação pode ser implementada usando plataformas de recrutamento que integram todas essas funções, incluindo a postagem automática de vagas em múltiplos sites de emprego, o rastreamento de candidatos e o agendamento de entrevistas.
Em paralelo, a inteligência artificial (IA) pode ser usada para analisar respostas a perguntas de entrevista, fornecendo uma avaliação objetiva dos candidatos.
A triagem de currículos é um processo que pode ser extremamente demorado se feito manualmente. E isso traz não só o desgaste dos colaboradores, como também possibilidades de erros.
Nesse ponto, a automação pode ajudar a reduzir esse tempo. Inclusive, nas grandes organizações, esse é um processo que já vem sendo automatizado de longa data.
Softwares de triagem utilizam algoritmos para analisar e classificar currículos, identificando rapidamente os candidatos qualificados.
Eles podem buscar por palavras-chave, experiência, educação e outros critérios definidos pelo recrutador. Como resultado, pode-se identificar os talentos que têm fit com cada função.
A análise de perfil comportamental é fundamental para entender se um candidato se encaixa na cultura da empresa.
Por meio da automação, questionários podem ser usados para coletar dados sobre o comportamento do candidato.
Algoritmos de IA podem, então, analisar esses dados para identificar padrões comportamentais e traços de personalidade, ajudando a prever como o candidato reagirá em diferentes situações de trabalho.
A gestão de documentos do RH e do Departamento Pessoal, como contratos de trabalho, políticas e formulários de benefícios, pode ser automatizada com sistemas de gerenciamento.
Na automatização de processos, esses sistemas digitalizam, categorizam e armazenam documentos, tornando-os facilmente acessíveis. Eles também permitem a assinatura eletrônica, eliminando a necessidade de papelada física.
O controle de folha de pagamento envolve várias tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.
Nesse sentido, os softwares de folha de pagamento podem calcular automaticamente os salários, deduzir os impostos aplicáveis, processar o pagamento e gerar relatórios.
Eles também podem ser configurados para cumprir com as regulamentações de trabalho locais, garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade.
Além da agilidade para as empresas que têm uma extensa folha de pagamento, a automatização ainda evita erros comuns em processos repetitivos.
A admissão de novos colaboradores compreende uma série de atividades, como preenchimento de formulários, treinamento e integração na empresa. A automatização de processos simplifica todo esse processo.
Plataformas de integração digital permitem que os novos colaboradores preencham seus formulários pela internet, participem de treinamentos online e recebam materiais de orientação.
Eles podem ser introduzidos aos sistemas da empresa de forma digital, facilitando a transição para o novo ambiente de trabalho.
As etapas de implementação da automatização de processos dependem do setor da empresa, mas algumas delas são comuns. Confira, a seguir.
Como vimos ao longo deste artigo, um dos grandes objetivos da automatização de processos é otimizar o trabalho da empresa e, para isso, é fundamental compreender o que é feito hoje.
Para esse primeiro passo, indicamos que cumpra alguns pontos simples:
Esse será o seu ponto de partida para a implementação da automação.
Para te ajudar nessa fase, indicamos que leia o artigo, “Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados”. Trata-se de um guia prático que vai te ajudar a identificar oportunidades de melhorias para a promoção de uma gestão mais eficiente.
Tendo em mãos os indicadores e o escopo do que é feito atualmente, é hora de definir os processos que apresentam mais falhas. Afinal, o que não está funcionando? O que está atrapalhando o alcance dos objetivos?
Isso vai facilitar a identificação de prioridades para o projeto de automatização de processos da sua empresa, visto que, dificilmente, você vai conseguir otimizar tudo ao mesmo tempo.
Processos que estão mais lentos ou estão atrapalhando áreas mais estratégicas da empresa, como vendas e atendimento, podem ser postos como prioridade.
Para ajudar a identificar essas prioridades, você pode usar a Matriz de Eisenhower:
Definido o processo que será automatizado, o próximo passo é criar um novo fluxograma, considerando a automatização de processos que será implementada.
Crie um fluxo de trabalho claro, etapa a etapa, que estabeleça:
Seja o mais específico possível, porque tudo isso é um conjunto de informações importantes para sua equipe e para o software de automatização de processos que será adotado. A Matriz RACI é uma metodologia que pode ajudar nessa etapa de identificação do que deve ser realizado e dos seus responsáveis. Baixe agora nosso template 100% gratuito:
Nesse momento, é hora de escolher a ferramenta que vai executar seus processos de forma automatizada.
Existem ferramentas próprias para cada setor e conjunto de necessidade. Por exemplo, a Siteware oferece soluções para automatização de processos de gestão de resultados, coleta de dados e comunicação interna, além de otimização da gestão de talentos e processos de RH.
Outros recursos conhecidos são: o CRM de vendas para o setor comercial e o software de automação de marketing.
A partir da sua demanda atual, faça uma seleção de opções e escolha uma ferramenta que permite, por exemplo, a integração com outros sistemas usados pela empresa. Isso amplia a inteligência de negócio e contribui para a redução de retrabalhos.
Observe também a facilidade para a implementação da solução e o suporte oferecido pela ferramenta, após a contratação.
Lembre-se de que o software que irá permitir a automatização de processos é fundamental para o sucesso da sua empreitada e para os resultados futuros que serão coletados.
Implementar melhorias na empresa exige esforço. E, se você já precisou fazer isso dentro do negócio, sabe do que estamos falando.
Parece muito simples, mas entre as atividades do dia a dia, sobra pouco tempo para mudar o que já tem sido feito há anos.
Mesmo que o processo não esteja funcionando, seja mais trabalhoso e demande mais tempo da equipe, o que já é feito tende a continuar sendo feito.
É a famosa zona de conforto – que não é nada confortável.
Principalmente dentro das empresas, em que diferentes profissionais estão envolvidos na adoção da tecnologia, o cronograma de implementação se mostra indispensável.
Afinal, além de garantir que um projeto da automatização de processos será, de fato, executado, ele garante o cumprimento de fases importantes, como apresentação, treinamento e teste.
Já que citamos o treinamento, vamos continuar falando dele, pois é essencial para o sucesso dessa empreitada.
A equipe que irá lidar com um novo processo e com uma nova ferramenta deve saber como fazer isso. E é por meio do treinamento que esse conhecimento será compartilhado e absorvido.
Em conjunto com capacitações técnicas, que vão ensinar como usar o sistema contratado, é necessário compartilhar com o time os objetivos das mudanças, estimulando a participação deles e, portanto, o engajamento.
Mostre como a nova solução irá contribuir para o dia a dia e tenha uma equipe motivada ao seu lado. Assim, cada vez mais os colaboradores estarão engajados nas atividades.
Do contrário, existe uma grande chance do projeto ficar apenas na gaveta, sem a adesão de quem realmente irá lidar com ele na rotina de trabalho.
Veja algumas dicas do Google para ter um time de sucesso:
Novos processos implementados e em funcionamento não significam o fim do seu trabalho. Você já ouviu falar no conceito de “melhoria contínua de processos”? Isso significa que tudo o que é feito hoje na empresa deve ser aperfeiçoado.
Em especial, os processos e as ferramentas recém-implementados demandam o acompanhamento para a verificação dos resultados e a eventual necessidade de adaptação.
O uso de KPIs é a chave para a gestão inteligente do negócio, que oferece mais do que uma visão do que já aconteceu, mas especialmente um direcionamento sobre o que deve ser feito.
Leia também: Ferramentas de Business Intelligence: como usar em seu negócio
É muito comum que seu plano inicial exija ajustes. O acompanhamento sobre o qual falamos acima será indispensável para a assertividade na identificação e execução dessas correções.
Entretanto, também é imprescindível que você, em conjunto com os demais envolvidos, coloque em prática a implementação dessas melhorias, prezando pela agilidade.
Quanto mais você demora para solucionar uma falha, mais demora a ter os resultados positivos que poderia conquistar.
Pronto! Se você cumprir essas etapas, terá um projeto de automatização de processos muito bem construído.
Então, só para fixar bem o que precisa ser feito, que tal um resumo? Seu checklist de como automatizar um processo inclui as seguintes etapas:
A automatização de processos está totalmente atrelada à gestão de desempenho nas empresas. Afinal, para alcançar a alta performance, o uso de tecnologia é indispensável no cenário corporativo.
Ao mesmo tempo, o gerenciamento de indicadores é vital para analisar e indicar falhas e oportunidades.
É por isso que não poderíamos encerrar este artigo sobre automatização de processos de outra forma que não fosse falando sobre a importância do acompanhamento dos indicadores estratégicos da empresa.
A melhor maneira de fazê-lo é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar os status de toda a carteira, permitindo o gerenciamento do portfólio, automatização de processos e monitoramento da evolução do cronograma.
Com esse sistema de gestão empresarial, você conecta os indicadores de desempenho e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da performance.
E um software de gestão que se destaca no mercado é o STRATWs One, que propicia mais tempo para planejar, gerenciar e engajar sua equipe em torno da cultura de resultados.
O STRATWS One é a solução da Siteware para o acompanhamento de desempenho coletivo, individual e gestão de talentos.
Entre suas inúmeras funções e benefícios, o software de indicadores de gestão reúne todos os KPIs da empresa em um único lugar, gerando informações consolidadas de desempenho para uma tomada de decisão mais assertiva.
O sistema permite conectar projetos de diferentes áreas e executar múltiplos planos de ação, bem como delegar tarefas utilizando um software de indicadores.
Na prática, a ferramenta é um exemplo de plataforma que agiliza a automatização de processos fundamentais para a alta performance do negócio.
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