Metodologias de Gestão

7 dicas para melhorar suas reuniões de brainstorming

7 dicas para melhorar suas reuniões de brainstorming

Publicação : 19/06/2018

Por Luiza Andrade

15 min

tecnica de brainstorming
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Reuniões de brainstorm parecem uma perda de tempo para você? Talvez sua técnica de brainstorming não esteja tão adequada quanto parece.

É comum acreditar que é necessário obter opiniões da equipe sobre algum assunto, mas acabar tendo uma reunião improdutiva ao tentar consegui-las. Geralmente, os encontros acabam se resumindo em algumas pessoas discutindo e outras ficando completamente mudas.

Ou então, mesmo quando a reunião tem pontos sólidos, as anotações (se existirem) provavelmente acabam sendo esquecidas e perdidas em uma pilha de e-mails. Estes são exemplos clássicos de brainstormings que deram errado.

TUTORIAL: Saiba como fazer um bom brainstorm passo a passo clicando aqui! 

Portanto, ao se aventurar pela técnica de brainstorming, tenha algumas coisas em mente:

Primeiro, a principal prioridade do brainstorming é a quantidade ao invés da qualidade. Sim, você leu certo: quantidade, não qualidade. O brainstorming é o primeiro passo na fase de exploração de um novo projeto, por isso é importante estar aberto a todas as ideias e possibilidades. Os problemas surgem quando os membros da equipe filtram as boas ideias das não tão boas por medo de rejeição ou julgamento.

Outro problema com o brainstorming é que muitas pessoas pensam que isso só pode ser feito de uma maneira: uma discussão aberta em uma sala de reunião com todos os envolvidos. Este método não é necessariamente errado, mas leva a algumas desvantagens sociais, em grande parte não reconhecidas, que contribuem para uma sessão improdutiva.

Por exemplo, quando as primeiras ideias são compartilhadas durante uma reunião, há uma tendência de se concentrar apenas nessas ideias durante o restante da reunião. O maior problema com o brainstorming é que apenas algumas pessoas dominam as conversas. Esse viés, muitas vezes chamado de “âncora”, pode muitas vezes impedir que outras ideias novas sejam discutidas.

Portanto, não fique com preguiça quando fizer um brainstorming: mantenha-o eficiente e eficaz. Vamos conhecer sete técnicas fáceis que incentivam a colaboração e eliminam o julgamento. Dessa forma, você conseguirá desenvolver sua própria e efetiva técnica de brainstorming.

1. Escreva suas ideias

O princípio geral desta técnica é separar a geração de ideias da discussão final.

O líder da equipe compartilha o tópico com a equipe e os membros da equipe anotam suas ideias individualmente. Isso ajuda a eliminar o viés de ancoragem e incentiva todos na equipe a compartilharem suas próprias ideias. Também dá a todos mais tempo para pensar sobre elas, o que é especialmente útil para seus participantes introvertidos. Essa técnica de brainstorming funciona melhor para equipes que parecem ser muito influenciadas pelas primeiras ideias apresentadas durante uma reunião.

Quando sua equipe faz um brainstorming de ideias individualmente, longe da distração e da opinião pública, você gera conceitos que podem não surgir naturalmente em um ambiente maior. Técnicas individuais de brainstorming como essa geralmente oferecem ideias mais exclusivas do que quando o grupo cria ideias de tópicos em conjunto.

2. Pense “o que fulano faria nessa situação?”

Já pensou em como alguém importante lidaria com a situação? Ou o que ela poderia dizer sobre um determinado tópico? Com essa técnica de brainstorming, você consegue se colocar no lugar de alguém que daria conta do recado.

Pense como alguém como seu chefe, uma celebridade famosa ou até mesmo como o presidente dos Estados Unidos poderia lidar com a situação. Se colocar em novos sapatos pode dar à equipe uma perspectiva diferente, ajudando-a a ver possibilidades de novas ideias. Essa técnica funciona melhor para equipes que se encontram nas mesmas ideias para projetos repetitivos.

Tente uma pergunta simples: o que Abraham Lincoln faria? Quando você faz um brainstorming de perguntas que giram em torno das possíveis ações de terceiros, você libera ideias que não estão limitadas a seus participantes. É um daqueles exercícios para equipes que dá a todos um ponto de vista diferente.

3. Utilize a técnica de brainstorming online

As equipes virtuais estão se tornando cada vez mais comuns em todos os setores. A evolução das ferramentas de e-mail e colaboração estão se tornando quase regra para o trabalho em algumas organizações. Mas o que acontece quando a equipe precisa se unir para fazer um brainstorming?

Claro, as ideias podem ser apresentadas por e-mail, mas depois fica difícil arquivar essas ideias para referências futuras. Criar um local central on-line onde os membros da equipe possam colaborar é crucial para essas equipes virtuais. Considere o armazenamento de documentos baseado em nuvem ou uma ferramenta de colaboração on-line, por exemplo.

Há também uma tonelada de excelentes ferramentas de brainstorming que ajudam a tornar o brainstorming online uma experiência visual e colaborativa. Um exercício de brainstorming para grupos envolve o uso de uma ferramenta de mapeamento mental on-line para responder a perguntas muito específicas ou gerar ideias tangenciais ao problema principal. Que outras ideias envolvem esse conceito? Mapeie esses exemplos visualmente. Isso facilita o entendimento e o engajamento da equipe.

4. Limite o tempo para geração de ideias

Às vezes, as limitações de tempo podem ajudar a gerar ideias rapidamente. Dessa forma, você não tem tempo para filtrar ou pensar demais em cada uma delas.

Com essa técnica, o líder da equipe fornece um contexto antecipado com informações ou perguntas sobre o assunto, orçamento, prazo etc. Em seguida, é definido um limite de tempo para que os indivíduos anotem o máximo de pensamentos ou ideias sobre o tópico, usando qualquer mídia acessível. Os participantes não devem se preocupar em filtrar suas ideias.

A grande parte dessa técnica de brainstorming é que é totalmente personalizável para atender às necessidades da equipe e do projeto. Vários meios diferentes podem ser usados, como caneta e papel, quadros brancos, post-its. Basicamente, qualquer coisa para fazer fluir a criatividade. O limite de tempo para a sua sessão pode ser de cinco a 45 minutos, dependendo da complexidade do tópico. Essa técnica é boa para equipes que tendem a se desviar, equipes que odeiam reuniões ou para colocar um limite de tempo em sessões de brainstorming que frequentemente duram mais que o esperado.

Aqui está uma dica que você deve levar muito a sério: o professor de administração Leigh Thompson conduziu um estudo no qual ele descobriu que grupos que compartilhavam histórias engraçadas ou constrangedoras sobre si mesmos apresentaram 26% mais ideias em 15% categorias a mais do que os grupos que não o fizeram.

Embora o brainstorming seja a técnica básica para desenvolver ideias e levar as pessoas a pensar em novos conceitos e soluções, existe uma tentação muito real de pensar demais nas coisas. É fácil ficar atolado por cada nova ideia e seus detalhes. Portanto, é precisamente esse o problema que essa técnica procura resolver.

5. Brainstorming de “Round-Robin”

As equipes formam um círculo para lançar esse método. Uma vez que o tópico é compartilhado, dê uma volta na roda passando por cada colaborador e peça que cada um dê uma ideia. Simultaneamente, um facilitador registra todas as ideias para que possam ser discutidas assim que o compartilhamento terminar. É muito importante não avaliar nenhuma ideia até que todos tenham a oportunidade de falar. Essa é uma boa técnica para lidar com membros tímidos que facilmente se calam perto de colaboradores mais extrovertidos.

Ao liderar uma sessão, o método Round-Robin de brainstorming permite que todos participem e contribuam. Apenas se certifique de tratar cada ideia com peso igual. Além disso, tente desencorajar as pessoas de dizer “fulano já falou o que eu iria propor”. Se isso acontecer, diga ao colaborador que ele terá mais tempo para pensar em outra ideia.

6. Starbusting

Essa técnica de brainstorming se concentra na formação de perguntas, em vez de respostas. O starbursting desafia a equipe a formular o máximo de perguntas possíveis sobre o assunto.

Uma maneira fácil de começar uma sessão como essa seria começar a listar questões que lidam com quem, o que, onde, quando e por quê. Esse estilo garante que todos os aspectos do projeto sejam abordados antes que qualquer trabalho seja executado. É uma boa técnica para equipes que tendem a ignorar certos aspectos de um projeto e acabam correndo para fazer as coisas no último minuto.

Pensar em algumas boas perguntas para debate tem o benefício adicional de oferecer a você uma pilha instantânea de ideias para conteúdo da web. Por exemplo: caso precise de um FAQ para seu website ou produto, simplesmente responda às perguntas geradas na reunião.

7. Técnica de Escadinha

Desenvolvido em 1992, esse estilo de brainstorming encoraja cada membro da equipe a contribuir individualmente antes de ser influenciado pelos outros.

A sessão começa com o facilitador compartilhando o tópico ou pergunta com toda a equipe. Depois que o tópico é compartilhado, todos saem da sala, exceto dois membros da equipe. Esses dois membros discutirão o tópico e suas ideias. Em seguida, um membro adicional é adicionado ao grupo. Este novo membro contribuirá com suas ideias ANTES que as outras duas discutam as suas.

Repita este ciclo até que todos do grupo original estejam na sala. Essa técnica evita o pensamento de grupo em equipes onde um ou dois membros dominam todos os demais. Isso também ajuda a incentivar as pessoas tímidas do grupo a compartilharem suas ideias sem se sentirem intimidadas por uma sala cheia de pessoas.

A técnica stepladder é, na verdade, uma das estratégias de brainstorming mais maduras, pois incorpora um aspecto de participação individual e de grupo. Essa técnica é útil para grupos de tamanho médio de cinco a 15 pessoas. Uma vez que o grupo fica maior, no entanto, leva muito mais tempo e pode se tornar inviável.

Dica bônus: Escute música!

Esta é uma dica única para a sua sessão: experimente fazer uma reunião com músicas de brainstorm, ou seja, músicas mais propícias à geração de novas ideias. Dependendo da cultura da sua empresa e da equipe envolvida, o tipo certo de música no volume certo pode ajudar!

No entanto, por mais divertido que pareça colocar suas músicas preferidas para tocar, tente seguir estas diretrizes para escolher músicas propícias para o aumento da produtividade:

  • Coloque música instrumental (é melhor para a concentração e atenção);
  • Escolha músicas animadas (assim o humor permanece positivo);
  • Assegure-se de que a música permaneça em um ritmo e volume fixos (menos perturbadores);
  • Tente essas indicações: os Concertos de Brandemburgo de Bach, se você gosta de música clássica; ou deep house, se você gosta de música eletrônica.

Os benefícios de um brainstorm em grupo

Então, por que a técnica de brainstorming em grupo é benéfico? A definição de brainstorming já explica: é uma maneira de resolver problemas, realizando uma discussão em grupo e coletando informações ou ideias que são obtidas através da participação espontânea na discussão.

É um método útil, especialmente nos estágios iniciais de um produto ou no crescimento de uma empresa, para reunir uma ampla gama de pontos de vista. Além disso, é uma maneira rápida de gerar uma grande quantidade de ideias. Em vez de apenas uma ou duas pessoas, um esforço em grupo pode aumentar exponencialmente o número de ideias.

Confira algumas dicas para ajudar seu próximo brainstorm a se tornar um grande sucesso:

  • Deixe os objetivos claros desde o início. O que você está tentando encontrar/resolver? Com quais restrições você está lidando?
  • Assim como com outras técnicas de reuniões colaborativas, permita que todos tenham oportunidade de falar. Facilite a sessão para que as pessoas que estão quietas tenham o mesmo tempo sendo o centro das atenções como aquelas que têm a tendência de dominar as discussões.
  • Reduza a chance de ancorar em alguma ideia ao fazer com que as pessoas gerem ideias individualmente antes de se unirem para discutir e elaborá-las.
  • Dê prioridade à quantidade em vez da qualidade.
  • Não tenha medo de falar besteira e se divirta! Nenhuma pergunta ou ideia é estúpida.

Texto adaptado daqui

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