Matriz de Eisenhower: qué es y cómo construirla

La Matriz de Eisenhower ayuda a quien tiene muchas tareas y dificultad para decidir por dónde empezar. Separa lo que necesita acción ahora de lo que se puede agendar, delegar o descartar.

Este texto explica qué es la matriz, cómo funcionan los cuatro cuadrantes y cómo construir la suya, paso a paso.

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?

La Matriz de Eisenhower es una herramienta para priorizar tareas y orientar decisiones en las organizaciones. El nombre viene de Dwight Eisenhower, 34.º presidente de Estados Unidos. En un discurso de 1954se abre en una pestaña nueva, citó la idea de que lo urgente rara vez es importante, y lo importante rara vez es urgente.

La matriz tal como la conocemos fue popularizada en 1989 por Stephen Covey, en el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Se representa en un plano cartesiano que clasifica las actividades por dos criterios: urgencia e importancia.

Así, la herramienta hace una triaje de los quehaceres y evita que gaste tiempo en lo que tiene poca importancia o poca urgencia.

Urgencia e importancia no son lo mismo:

• las tareas importantes están ligadas al logro de una meta u objetivo;
• las tareas urgentes están ligadas al plazo y a las consecuencias de retrasarse para la empresa.

La propuesta es dar prioridad a las tareas que reúnen ambas características, lo que mejora la productividad.

Beneficios de la Matriz de Eisenhower

La matriz es una herramienta de gestión del tiempo que simplifica la rutina de trabajo. Muestra lo que necesita hacer ahora y lo que puede quedar para después.

Estos son los principales beneficios:

• priorización de las tareas más urgentes e importantes para la empresa;
• más organización y claridad sobre las actividades;
• más agilidad en la ejecución de las tareas;
• decisiones más asertivas, basadas en criterio.

¿Cómo se divide la Matriz de Eisenhower?

La matriz tiene cuatro cuadrantes. Cada uno indica qué hacer con las tareas que caen en él:

• Importante y urgente: tareas que deben tratarse de inmediato, como situaciones de crisis y plazos inminentes. Atenderlas evita problemas mayores.
• Importante, pero no urgente: tareas sin plazo inminente, que deben planificarse y agendarse, como planificación, desarrollo personal y estrategias de largo plazo. Priorizarlas evita que se vuelvan urgentes.
• Urgente, pero no importante: tareas que tienen prisa, pero no contribuyen a sus objetivos. Deben delegarse, automatizarse o reducirse al mínimo.
• No importante y no urgente: tareas que deben evitarse o hacerse solo cuando sobre tiempo, como distracciones y actividades sin relación con sus objetivos.

Cómo hacer la Matriz de Eisenhower paso a paso

Para armar la matriz, enumere sus tareas y ubique cada una en las categorías “importante” y “urgente”. Una tarea puede ser importante y no urgente, y lo contrario también vale.

Si prefiere, vea el video que explica la herramienta y cómo hacerla:

Paso 1: dibujar el plano cartesiano

Dibuje un plano cartesianose abre en una pestaña nueva: un cuadrado dividido por dos ejes, el horizontal y el vertical, que forman cuatro cuadrantes.

La línea vertical representa la importancia de las tareas y la horizontal representa la urgencia.

Paso 2: definir las tareas importantes y urgentes

Con el plano listo, enumere las tareas y categorice cada una. Comience por el primer cuadrante, con las tareas importantes y urgentes.

Estos quehaceres tienen prioridad y no pueden postergarse.

Paso 3: definir las tareas importantes, pero no urgentes

En el segundo cuadrante, ubique las tareas importantes que no necesitan hacerse con urgencia. Son quehaceres de mediano y largo plazo.

Por ejemplo, entregar el balance anual y la proyección financiera del departamento es importante, pero no urgente cuando se está a mitad de año.

Paso 4: definir las tareas urgentes, pero no importantes

En el tercer cuadrante, ubique las tareas con plazo corto pero poco impacto en sus objetivos.

Estos quehaceres pueden delegarse a otros colaboradores, lo que libera su tiempo para el primer y el segundo cuadrante.

Paso 5: definir las tareas no importantes y no urgentes

En el cuarto cuadrante, ubique las tareas que no son importantes ni urgentes. Esta etapa muestra en qué no debe gastar tiempo.

Estas tareas pueden descartarse o hacerse cuando haya holgura en la agenda.

Matriz de Eisenhower con Stratws

La matriz decide qué priorizar. Lo que sigue es lograr que las tareas del primer y del segundo cuadrante se concreten, con responsable y plazo.

Creado por Siteware, Stratws es una plataforma de gestión que no trae una matriz de Eisenhower lista, pero ayuda a seguir la ejecución. La funcionalidad llamada Tareas, en Mi Panel, reúne las tareas del gestor y del equipo, con plazo y estado. Provienen de indicadores, reuniones, proyectos y Oportunidades de Mejora.

Así, el gestor ve el volumen real de trabajo y los pendientes en un solo lugar, y la priorización se vuelve rutina.

Este video de nuestro canal de YouTubese abre en una pestaña nueva trata la gestión del tiempo:

Preguntas frecuentes

¿Qué es la Matriz de Eisenhower?+−

Es una herramienta de gestión del tiempo que organiza las tareas en cuatro cuadrantes, según urgencia e importancia. El nombre viene de Dwight Eisenhower, que citó la idea en 1954, y la matriz fue popularizada por Stephen Covey en 1989.

¿Para qué sirve la Matriz de Eisenhower?+−

Sirve para ver con claridad qué hacer ahora, agendar, delegar o descartar. Ayuda a evitar urgencias que no agregan valor, a concentrar el esfuerzo en lo que importa y a reducir la sobrecarga con tareas estratégicas.

¿Cuáles son los cuatro cuadrantes de la Matriz de Eisenhower?+−

Importante y urgente: plazo inmediato y alto impacto; importante, pero no urgente: actividades estratégicas de largo plazo; urgente, pero no importante: asuntos inmediatos de bajo valor; ni uno ni otro: distracciones y tareas sin valor práctico.