Integración de sistemas: qué es y por qué adoptarla en su empresa

Para gestionar todos los procesos que ocurren al mismo tiempo en una empresa, es necesario usar varias plataformas. Por eso, las organizaciones buscan la integración de sistemas: simplificar la rutina y tener datos más consistentes para todo el equipo.

¿Sabe qué significa este proceso y de qué manera puede ejecutarse? En este artículo abordamos los siguientes temas:

• qué es la integración de sistemas;
• beneficios, herramientas y formas de integrar software;
• razones para integrar sistemas;
• ventajas de la solución Enterprise Resource Planning (ERP).

Si quiere saber cómo crear una empresa de alto desempeño y mejorar la productividad del equipo, este texto es para usted.

¿Qué es la integración de sistemas?

La integración de sistemas es la práctica de lograr que todas las plataformas que usa la empresa “conversen” entre sí. En resumen, los datos que usan las distintas áreas quedan centralizados en un mismo software, lo que vuelve el proceso conjunto y automatizado y evita el retrabajo.

Aunque parezca un concepto simple, ponerlo en práctica exige planificación y una buena estructura.

Es necesario mapear todas las entradas de datos, por dónde circula la información y medir cuáles son las necesidades de la organización. Todo con el apoyo de la tecnología.

Al final, la integración de sistemas significa conectar el software que la empresa usa para distintas funciones, como:

• gestionar pagos;
• atender clientes;
• controlar el inventario;
• producir;
• gestionar RR. HH.;
• controlar el área financiera;
• entre otras.

Al hacerlo, la información queda disponible, accesible y segura, y todas las áreas tienen acceso a los mismos datos.

Esto significa más seguridad y eficiencia para los sectores, además de menos errores causados por información desactualizada, incompatible o incorrecta.

¡Un consejo! Vea cómo implementar un sistema de calidad en su empresa:

¿Cómo funciona la integración de sistemas?

La integración de sistemas es el proceso de conectar distintos sistemas de TI, como aplicaciones, bases de datos y otros servicios, para que operen de manera cohesionada y unificada. En un mundo donde las organizaciones suelen usar una variedad de soluciones tecnológicas, la capacidad de hacer que esos sistemas “conversen” entre sí se volvió esencial para optimizar las operaciones y mejorar la eficiencia.

Al comienzo de la integración, las organizaciones identifican qué sistemas deben conectarse y qué objetivos de negocio quieren alcanzar con esa conexión. Esto puede implicar mejorar los procesos de negocio, eliminar redundancias o garantizar que los datos sean consistentes en toda la empresa.

Una vez definidas las necesidades, las organizaciones eligen el mejor enfoque de integración. Algunas optan por una integración punto a punto, en la que los sistemas se conectan directamente entre sí.

Otras pueden usar middleware, un tipo de software que actúa como intermediario y facilita la comunicación entre sistemas distintos. Hoy, la integración mediante APIs, que son conjuntos de reglas y protocolos para construir e interactuar con aplicaciones, se volvió un enfoque popular por su flexibilidad y escalabilidad.

Sea cual sea el enfoque elegido, un aspecto crítico de la integración de sistemas es la transformación de datos. Los distintos sistemas suelen usar formatos o estándares de datos diferentes. Para que los datos fluyan sin problemas de un sistema a otro, puede ser necesario transformarlos o mapearlos para garantizar la compatibilidad.

La sincronización es otro componente vital, sobre todo para las organizaciones que requieren actualizaciones en tiempo real. Garantiza que, cuando se actualizan los datos en un sistema, esa actualización se refleje en todos los demás sistemas integrados.

¿Qué ocurre con la integración entre los sistemas? ¿Cuáles son los beneficios?

Al decidir integrar los sistemas de su empresa, usted da un paso importante para mejorar la productividad.

Cuando todas las plataformas están integradas, la información es más confiable, y esta es una de las principales ventajas de hacer esa conexión. Además, otros beneficios incluyen:

1. Menos retrabajo

Ya no será necesario ingresar el mismo dato en varios sistemas. Al agregar una información, esta quedará disponible en el resto del software que usa la empresa.

2. Optimización de procesos

La falta de estandarización perjudica mucho la rutina corporativa y la calidad de las entregas. Si ya tiene procesos bien establecidos, integrar los sistemas los hará todavía más ágiles y eficaces.

3. Calidad en la atención

Una respuesta rápida e información precisa y accesible para el sector de atención se reflejarán, sin duda, en la experiencia de su cliente.

4. Alineación del equipo

Cuando todo está centralizado, los equipos “dialogan” de manera efectiva y la información se pone a disposición y se actualiza al instante.

5. Mejor desempeño

Con información de fácil acceso y actualizada, los equipos son más productivos. Varios “cuellos de botella” de comunicación se corrigen y, como resultado, los procesos ocurren con mayor rapidez y seguridad.

¿Quiere saber más sobre productividad? Lea el artículo “Herramientas de productividadse abre en una pestaña nueva: cómo mejorar su desempeño sin gastar dinero” (en portugués).

A propósito, vea algunos consejos de productividad para el día a día:

¿Por qué es importante integrar sistemas?

La integración de sistemas es importante porque ayuda a la empresa a tener una gestión más eficiente, de forma simple y optimizada. Al crear un entorno digital integrado, se intercambia información entre sectores, lo que evita ruidos y retrabajo, además de mejorar la toma de decisiones.

El resultado es que la empresa pasa a tener una rutina más ágil y con menos posibilidades de error. Al mismo tiempo, la unificación agiliza la administración de un gran volumen de datos.

Así, es más fácil obtener información valiosa e insights relevantes para orientar la toma de decisiones. Quien gestiona un negocio sabe lo crucial que esto es para evitar cuellos de botella.

Para ilustrar, los intercambios de información más usados para garantizar una gestión eficiente incluyen: datos de clientes, pedidos, información de cuentas por pagar y facturas, entre otros.

En este sentido, resulta mucho más práctico acceder a los datos de un cliente, ajustar los pedidos de producción e incluso controlar mejor el flujo de caja de la organización mediante la integración de sistemas.

¿Cuáles son las formas de integración de sistemas? 5 tipos

Como puede ver a lo largo de este artículo, este proceso trae varios beneficios para el negocio. Pero ahora quizá se pregunte: ¿cuáles son las formas de integración de sistemas?

Existen básicamente 5 formas de integrar los sistemas:

1. intercambio electrónico de datos;
2. base de datos;
3. APIs;
4. integración horizontal;
5. integración vertical.

Vamos a explicar mejor cada una, con sus ventajas y desventajas, para que entienda cómo hacer la mejor integración de sistemas en su negocio.

1. Intercambio electrónico de datos

El proceso funciona así: es necesario usar un software que actuará como traductor de los datos de todos los sistemas que se van a integrar.

Esto significa que el programa elegido traducirá los mensajes de cada herramienta integrada y los transmitirá a la otra plataforma.

Se considera una alternativa más compleja, ya que es necesario encontrar un software muy específico y confiable, capaz de establecer un lenguaje único entre todos los sistemas.

2. Base de datos

En esta integración de sistemas, la propuesta es compartir una única base de datos entre todas las plataformas involucradas.

Con esta alternativa, por lo tanto, la organización necesitará un programa de extracción de la información.

La principal desventaja de esta forma de integración es la seguridad y la consistencia de los datos.

Después de todo, como la tarea de extracción será continua, es vital proteger a la empresa de posibles inconsistencias generadas por el software durante la operación, o incluso de la filtración de información.

3. APIs

Quizá usted ya sepa qué es una API, porque esta sigla sigue siendo muy conocida. Su significado es application programming interface, o interfaz de programación de aplicaciones.

Las empresas han usado mucho esta solución, que consiste en crear un puente entre las aplicaciones involucradas en todos los procesos de la organización.

Ese puente permite que los datos se transmitan de un software a otro en tiempo real, lo que la convierte en una gran alternativa.

Con las APIs, las empresas también pueden asegurar que los datos estén cifrados, es decir, que la comunicación sea más segura.

4. Integración vertical

La integración de sistemas vertical abarca toda la cadena productiva, desde los proveedores hasta los clientes. El foco es conectar todos los sectores de la organización con los sistemas de la cadena productiva.

Por ejemplo, en esta etapa de integración se contemplan la logística, la distribución, el análisis de mercados y la gestión de proveedores.

5. Integración horizontal

Aquí se integran todas las funciones desarrolladas dentro de la empresa, como las actividades del departamento financiero, de marketing y de recursos humanos, con el fin de optimizar la productividad de los colaboradores.

Hay empresas en las que los módulos de cada departamento están separados, lo que genera más retrabajo cuando un departamento necesita información de otro.

Después de integrar los sistemas utilizados en cada departamento, se conectan los datos, lo que da más fluidez.

La idea es que las áreas y actividades queden organizadas, automatizando las tareas principales si es posible, lo que genera más sincronía y reduce gastos.

¿Cómo hacer la integración de sistemas? 4 pasos prácticos

En este punto del texto, quizá ya haya decidido que integrar los sistemas es todo lo que su empresa necesita para crecer.

Tenga en cuenta que, como todo proceso, la integración de sistemas debe hacerse con cuidado para obtener el mejor resultado posible.

A continuación, vea lo que debe tener presente para garantizar que el proyecto se ejecute bien y traiga a su negocio todos los beneficios que mencionamos al comienzo de este artículo.

1. Establezca prioridades

Antes que nada, sepa exactamente qué desea con la integración de sistemas. En general, es una manera de ahorrar tiempo del equipo, mejorar procesos, dar más seguridad a la información, etc.

Aun así, es importante alinear exactamente cuál es el foco de su empresa al hacer esta integración. Eso le ayudará a definir las próximas etapas y la mejor forma de poner el proyecto en práctica.

2. Elija el tipo de integración de sistemas

Enseguida llega el momento de elegir. Evaluar las posibilidades disponibles en el mercado es esencial para conectarlas con la realidad de su empresa.

Después de todo, de nada sirve tener la mejor opción delante si no es coherente con los recursos y las demandas de su negocio.

3. Reúna los datos y mapee los procesos

El proyecto comienza con el mapeo de los procesos y los datos de la empresa.

Esta etapa es primordial, pues estos datos son insumos esenciales para la organización y la idea es que, a partir de la integración, sean más consistentes y confiables, ¿verdad?

Con el mapeo, es posible organizar y poner a disposición la información en el formato adecuado para la sincronización.

¿No sabe cómo mapear? Siga el paso a paso en el artículo “Cómo hacer el mapeo de procesos empresarialesse abre en una pestaña nueva? Descubra esta guía de 7 pasos sencillos” (en portugués).

4. Involucre y capacite a su equipo

Los equipos deben estar involucrados desde el inicio de este proyecto. Además, estos datos forman parte del día a día de esas personas, y la forma de acceso y manejo impactará directamente la rutina de cada empleado.

Por lo tanto, los responsables de cada actividad son los más indicados para contribuir al mapeo de los procesos y al diseño de cómo debe circular la información entre los sistemas.

En este punto, se puede identificar si habrá cambios en el formato de acceso y organizar la capacitación de las partes involucradas.

Para hacer una integración de sistemas eficiente, segura y exitosa, lo ideal es que todas las etapas ocurran de forma transparente.

Los equipos deben conocer cada etapa y estar comprometidos con cumplir sus funciones dentro de este proyecto.

¿Cuáles son las herramientas de integración de sistemas?

Básicamente, hay dos herramientas que permiten la integración de sistemas: el ERP y el CRM.

ERP es la sigla de Enterprise Resource Planning, que en español significa Planificación de Recursos Empresariales.

Es un software de gestión que se usa para tener más control financiero, fiscal y contable de la organización, y su aplicación es amplia y se divide en varios módulos.

CRM, por su parte, es la sigla de Customer Relationship Management, que se traduce como Gestión de la Relación con el Cliente.

Su objetivo es integrar la información comercial y ayudar a los gestores a identificar planes de acción, así como las principales alternativas para aumentar las ventas y evaluar al equipo comercial.

Las dos herramientas son importantes y hasta pueden complementarse. Por lo tanto, corresponde a las empresas elegir la más adecuada a sus necesidades o adoptar las dos.

Para facilitar la comprensión, a continuación mostramos con más profundidad las ventajas de elegir un sistema ERP.

Ventajas de un ERP

Como ya anticipamos, este sistema integra toda la gestión. Como su nombre indica, es un programa, generalmente dividido en módulos, que sirve justamente para integrar la información de todas las áreas de la empresa.

Así, si ya está avanzado en la decisión de integrar los sistemas de su empresa, optar por implementar un ERP puede ser un camino interesante.

Con un sistema integrado de gestión, usted obtendrá beneficios como:

• mayor eficiencia;
• mayor control de los procesos;
• mayor conocimiento de todas las áreas operativas;
• mayor integración de todos los departamentos de la empresa;
• reducción de costos operativos.

¿Por qué el ERP es una buena opción?

Como el ERP se divide en módulos, ofrece más flexibilidad a las empresas que todavía no pueden invertir en integrar todos los sistemas. Con esta solución, es posible hacer la conexión por etapas.

Y, al final, será más simple tener todos los datos y procesos funcionando en un mismo sistema, ¿no es cierto? Es un proceso relevante para quien busca mejorar resultados y alcanzar nuevos niveles de excelencia.

Además de estas ventajas, podemos citar:

1. Reducción de costos de tecnología

Si antes necesitaba varios sistemas operando al mismo tiempo, ahora destinará recursos solo al seguimiento y mantenimiento de un único programa.

2. Unificación de datos

La información entra por un solo camino y pasa por todos los procesos sin pérdidas ni incoherencias. Así, se puede tener más seguridad de que es correcta y está actualizada.

3. Intercambio

Los datos relevantes para la empresa no son de uso “exclusivo” de un solo departamento. La organización se vuelve mucho más transparente y todos ganan al compartir datos que pueden usarse para impulsar ventas, productividad y resultados.

4. Gestión visual

Todavía en el tema de la transparencia, un ERP permite que todos los colaboradores vean cómo está la empresa. La información se actualiza al instante y, con ello, cada equipo puede identificar su papel en el logro de las metas del negocio.

Algunos módulos del ERP permiten incluso crear dashboards personalizados, según las necesidades de la empresa. Es una buena opción para simplificar el análisis del desempeño de cada sector.

Si quiere saber más sobre la gestión visual y cómo este concepto puede aumentar el compromiso, recomendamos leer el artículo “¡Gestión visual! Vea cómo aumentar la productividad y el compromiso de su equipo” (en portugués).

¿Qué sectores puede integrar el ERP?

Ahora que ya conoce todas las ventajas de este sistema, vamos a mostrar qué sectores puede integrar, conectando distintos aspectos de las operaciones.

Aunque los recursos exactos pueden variar según el proveedor y la versión específica del software, en general se pueden integrar los siguientes sectores:

1. Finanzas

Esto incluye contabilidad, gestión de caja, control de costos, planificación financiera, facturación y pagos.

2. Recursos Humanos

Los módulos de RR. HH.se abre en una pestaña nueva en el ERP suelen abarcar gestión de nómina, administración de beneficios, reclutamiento, capacitación, evaluación de desempeño y gestión de datos de empleados.

3. Gestión de inventario

Abarca el control de inventario, la reposición de stock, la gestión de pedidos y proveedores, el seguimiento de envíos y la optimización de la cadena de suministro.

4. Ventas y marketing

Abarca la gestión de leads, la automatización de ventas, el seguimiento de clientes, la gestión de contratos, la planificación de la demanda, el análisis de ventas y las campañas de marketing.

5. Producción

Los recursos permiten la planificación y el control, la gestión de calidad, el seguimiento de productos, la optimización de capacidad y la programación de la producción.

6. Compras

Implica la gestión de proveedores, cotizaciones, órdenes de compra, seguimiento de entregas, gestión de contratos y de gastos.

7. Servicios y soporte al cliente

Los módulos de servicio al cliente en un ERP agilizan la gestión de tickets, la atención al cliente, la gestión de contratos de servicio, el mantenimiento preventivo y la gestión de garantías.

8. Gestión de proyectos

Los recursos de gestión de proyectos en el ERP permiten la planificación, la asignación de recursos, el seguimiento del progreso, la gestión de tareas y la colaboración en proyectos.

Estos son solo algunos ejemplos de los sectores que se pueden integrar mediante un sistema ERP, que puede variar según el software elegido.

Centralice la gestión del desempeño

Si desea alcanzar un alto desempeño, necesita un software de gestión de proyectos que ayude a visualizar el estado de toda la cartera, permita gestionar el portafolio y monitorear toda la evolución del cronograma.

Con este sistema de gestión empresarial, usted conecta los indicadores de desempeño y los centraliza para facilitar la toma de decisiones y mejorar constantemente su desempeño.

Por cierto, un software de gestión que se destaca en el mercado es Stratwsse abre en una pestaña nueva, que le da más tiempo para planificar, gestionar y comprometer a su equipo con la cultura de resultados.

Es un software desarrollado por Siteware para que usted avance en sus objetivos y metas. En un único lugar, se puede:

• conectar proyectos;
• ejecutar planes de acción;
• delegar tareas.

El resultado son decisiones más acertadas y basadas en datos.

Hable con un especialista y comience a usar el software para alcanzar el éxito del negocio.