Control de datos: ¿por qué es tan importante?

El control de datos es la actividad empresarial que capta, almacena y gestiona la información que circula todos los días en una empresa.

Esta práctica sustenta las decisiones estratégicas de la compañía. Cuando los gestores deciden con base en datos, dejan de lado la intuición y trabajan con fuentes concretas.

Un informese abre en una pestaña nueva de Capgemini, “The data-powered enterprise: Why organizations must strengthen their data mastery”, muestra el peso de esto. La encuesta escuchó a 500 ejecutivos de tecnología y 500 de negocios. Las empresas que confían en sus propios datos y saben convertirlos en acción, llamadas “Data Masters”, llegan a tener hasta un 22% más de rentabilidad que las demás.

Con la tecnología, se volvió más fácil recoger información de los consumidores. Pero una gestión ineficiente pone a la empresa en riesgo, porque el uso de esos datos debe seguir reglas. Este artículo muestra cuáles son y cómo controlar de forma eficaz los datos que genera su negocio.

¿Qué es el control de datos?

El control de datos implica el relevamiento, el almacenamiento y el uso de la información que la empresa recoge de los consumidores.

Para ello, las organizaciones necesitan herramientas actualizadas y seguras, que ayuden en la recolección y reduzcan el riesgo de filtraciones. Esos datos son la base para decisiones más estratégicas.

Cuando la información de los clientes se pierde o no se aprovecha, es más difícil entender sus hábitos de consumo y los mejores canales para comunicarse con ellos. Eso reduce la asertividad de las decisiones gerenciales.

Los datos muestran el perfil del público objetivo y ayudan a la empresa a planificar su acción de mercado en todas las etapas del recorrido del consumidor.

El control de datos suele hacerse en dashboards. Vea en esta explicación qué son:

Datos x información

Los términos son parecidos, pero los conceptos son diferentes.

Para Valdemar W. Setzer, en el artículo “Dado, Informação, Conhecimento e Competência”se abre en una pestaña nueva (en portugués), un dato es una secuencia de símbolos cuantificables, mientras que la información es abstracta y se refiere al significado de un dato.

La información nace de la interpretación del dato. Por eso, dos personas pueden interpretar el mismo dato de formas distintas.

En el almacenamiento, la información queda guardada en formato de datos. Es cuantificable y las máquinas pueden leerla, pero no la interpretan.

Control de datos x control de la información

El control de datos se ocupa de los registros iniciales, en las etapas que abren las operaciones de la empresa. Cuando un cliente completa un registro, por ejemplo, la empresa solo tiene datos sobre él.

En esta etapa, las herramientas automatizadas ayudan a recolectar, organizar y consolidar los registros. La interpretación sigue en manos de los equipos.

Cuando los equipos interpretan los datos, estos se convierten en información que orienta las estrategias para alcanzar los objetivos de la organización.

Importancia del control de datos

El control de datos respalda la decisión de los gestores y evita el mal uso de la información. Una filtración puede manchar la imagen de la empresa ante consumidores, proveedores, inversores y la sociedad.

Cuanto más centralizados y seguros están los datos, mejor se gestionan. Los gestores también ganan agilidad para interpretarlos y convertirlos en información relevante.

Los datos no conciernen solo a los clientes. Están en todos los sectores y pueden impulsar el crecimiento del negocio. Se generan en áreas como:

• control de inventario;
• finanzas;
• gestión de la producción;
• contabilidad;
• marketing;
• logística.

El nivel de inventario, por ejemplo, ayuda al comprador a decidir si es momento de una nueva compra. El volumen diario de producción muestra al gestor si la empresa cerró un nuevo pedido y cuál es su capacidad de fabricación.

Impacto del control de datos en la gestión

Una empresa, por simple que parezca, es un conjunto de datos. Por eso, las decisiones de emprendedores y gestores deben basarse en ellos.

Cuanto más efectivo el control, mejores las decisiones. Todavía es común encontrar gestores que subestiman la gestión de datos y confían solo en información básica o poco relevante.

Dos herramientas se volvieron fundamentales para la gestión de datos:

• ERP, software de automatización comercial;
• CRM, software de relación con el cliente.

ERP, software de automatización comercial

ERP es la sigla de “Enterprise Resource Planning”, o “Planificación de Recursos Empresariales”.

Es un software de automatización comercial que optimiza la gestión, funcionando como una central que reúne y genera informes de todos los sectores de la empresa. Concentra los datos de la operación, como:

• cuentas por pagar y por cobrar;
• flujo de caja;
• control de inventario;
• registro de clientes;
• planificación de la producción.

Los informes del ERP reducen los riesgos operativos y respaldan las decisiones. Con ellos, los gestores controlan mejor los gastos, ajustan el margen de ganancia, mejoran la compra y la gestión de inventario y adaptan la producción.

Los informes también muestran el movimiento de cada sector, lo que ayuda a encontrar cuellos de botella y corregirlos. El ERP acaba con el control manual y trae más eficiencia a la gestión de datos.

Los sistemas más modernos usan la nube, que da más seguridad al almacenamiento y control en tiempo real.

CRM, software de relación con el cliente

ERP y CRM son herramientas diferentes. CRM es la sigla de “Customer Relationship Management”, es decir, un software de relación con el cliente.

Concentra los datos de la relación con los consumidores, como contactos, historial de compras y comportamiento.

Como almacena datos de personas, el CRM exige atención especial. El tratamiento de estos datos debe estar alineado con la Ley General de Protección de Datos de Brasil (LGPD).

El CRM es un sistema estratégico, porque muestra un panorama de los clientes potenciales y ayuda a crear productos y servicios que atiendan mejor al público objetivo.

El desafío siguiente es reunir los datos de estos sistemas en un solo lugar, con indicadores que muestren qué hacer con ellos.

Manipulación de datos

La manipulación de datos es la recolección, la limpieza, el procesamiento y la consolidación de los datos generados, antes de llevarlos al análisis.

Esta etapa consume tiempo y esfuerzo. Como es repetitiva y propensa a errores cuando se hace a mano, la tecnología viene asumiendo buena parte del trabajo.

Hecha correctamente, la preparación enriquece los datos y mejora la precisión del análisis. También ayuda a hacer las preguntas correctas para obtener las mejores respuestas y muestra oportunidades de negocio.

Cómo implementar el control de datos en la empresa

La implementación del control de datos necesita un software de gestión moderno y una cultura orientada a la administración de datos.

El esfuerzo da resultado: la organización entiende mejor al público objetivo, perfecciona procesos internos, mejora su mix de productos y se vuelve más sólida y competitiva.

Paso 1: elegir el sistema

Hay varios sistemas que tratan datos. El primer paso es mapear las necesidades del negocio, lo que evita perder tiempo y dinero con software que no agrega valor a lo que usted busca.

Busque empresas que ofrezcan prueba gratuita. Así el equipo se familiariza con el sistema y confirma cuál atiende mejor.

Paso 2: digitalizar los datos

Después de elegir el sistema, digitalice los archivos y registros. Cuanto menos papel, mejor: la información digitalizada es más fácil y rápida de encontrar.

Cargue en el sistema todos los datos posibles. Eso elimina la necesidad de espacio físico, centraliza la información en un solo lugar y hace más asertivas las decisiones de todos los departamentos.

Paso 3: mantener los datos en la nube

Muchos programas ya son en la nube, así que conviene verificarlo al elegir. De lo contrario, usted registra los datos en un software instalado y aún tiene que hacer una copia de seguridad en la nube.

Con los datos en la nube, no es necesario invertir en equipos de gran capacidad de almacenamiento ni mantener servidores. Los colaboradores acceden a los datos en tiempo real, desde cualquier lugar.

Paso 4: implementar medidas de seguridad

Al crear el control de datos, defina las medidas de seguridad. La empresa debe estar alineada con la LGPD, como vimos arriba.

El objetivo es que la recolección, el procesamiento y el almacenamiento de datos personales sigan las normas de protección. Esto vale para datos de clientes, proveedores, colaboradores e inversores.

Defina también quién puede ver, editar y cargar cada dato. La gobernanza de acceso es parte del control, tanto como la protección contra filtraciones.

Estos datos son un patrimonio del negocio. Por eso, es esencial contar con una buena infraestructura para prevenir accesos indebidos.

Cómo elegir un sistema de control de datos

La elección de un sistema debe considerar cuatro criterios, que retoman los puntos de este artículo:

• almacenamiento en la nube, con acceso en tiempo real;
• gobernanza de acceso: quién ve, quién edita y quién responde por cada dato, en línea con la LGPD;
• integración con los sistemas que ya generan datos, como ERP y CRM, sin digitación manual;
• indicadores sobre los datos, que ayudan a los gestores a interpretarlos y convertirlos en información para la decisión.

Control de datos con Stratws

Stratws, la plataforma de gestión creada por Siteware, no sustituye al ERP ni al CRM. Reúne los datos que esos sistemas generan en indicadores con fuente, fórmula y responsable definidos.

También se ocupa de la gobernanza de ese dato: cada persona accede y edita solo lo que corresponde a su área, y el entorno está en la nube, con los datos cifrados.

Los valores entran en un único punto, la funcionalidad llamada Planilla, mediante carga manual, importación de Excel o integración con el ERP y otros sistemas. Los paneles de indicadores muestran siempre el dato que está allí, lo que mantiene el control de datos de principio a fin.

Este es el camino que describió el artículo: dato centralizado, acceso controlado e indicadores para interpretarlo. El paso siguiente es definir quién responde por cada indicador y de dónde viene el dato.