Reuniões

Como fugir de reuniões improdutivas sem parecer mal educado ou desinteressado?

Como fugir de reuniões improdutivas sem parecer mal educado ou desinteressado?

Publicação : 08/01/2018

Por Siteware

10 min

reuniões improdutivas
reuniões improdutivas

Muitas vezes, você consegue praticamente prever quais serão as reuniões improdutivas. Desde o momento em que você é convidado para ela, já consegue perceber que nada de realmente interessante sairá dali. Então, como sair de uma reunião que você sabe que irá apenas desperdiçar seu tempo?

Existem as reuniões de atualizações da equipe, em que você passa duas horas dentro de uma sala ouvindo um resumo do que cada um fez durante a semana. Existem as reuniões de planejamento, nas quais você acaba ouvindo mais detalhes desnecessários que poderiam ser tratados em outros lugares, e as reuniões de brainstorming, em que os mais extrovertidos ficam gritando ideias aleatórias que, normalmente, não chegam a lugar algum.

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Algumas dessas reuniões são fáceis de serem evitadas, mas existem outras quase impossíveis de escapar – especialmente quando se trata de reuniões com clientes importantes, um colega influente ou com seu próprio chefe. Por isso, criamos 4 maneiras de sair dessas reuniões ou, ao menos, reduzir o dano à sua produtividade e cronograma. Confira essas 4 dicas e economize seu tempo (e paciência!):

Como evitar reuniões improdutivas em 4 passos

1. Deixe claro quais reuniões são importantes

A lista é curta: as reuniões mais essenciais são aquelas em que as decisões serão tomadas. Se sua equipe está escolhendo lançar projetos importantes, você não pode tomar uma decisão de alto risco por e-mail. Você precisa que todos compartilhem seus pontos de vista, suas preocupações e se juntem em torno de uma solução. Isso tem um resultado bem melhor quando feito pessoalmente ou, pelo menos, por videoconferência.

Uma categoria que vale a pena ser vista como prioridade é a de reuniões que fornecem direções estratégicas para a empresa ou para a equipe. Elas não necessariamente incluem decisões específicas, mas permitem que você desenvolva uma visão unificada de onde está indo. Reuniões de inicialização do projeto, sessões de brainstorming (mais focadas e centradas nos objetivos) e reuniões de marcos.

Um motivo secundário, mas que também é relevante para justificar reuniões é para a construção e o fortalecimento de laços. O conteúdo da reunião pode ser chato e desinteressante, mas se você puder fortalecer uma relação com uma pessoa importante num encontro cara a cara, esta já deixou de ser uma daquelas reuniões improdutivas. Afinal, o networking tem um papel essencial na vida corporativa, como você pode ver no vídeo abaixo:

Uma dica: as reuniões para evitar a todo custo são as de updates (atualizações sobre projetos). Elas podem ser tratadas em um décimo do tempo por e-mail.

2. Dificulte a solicitação de reuniões (para evitar reuniões improdutivas)

É muito fácil ser convidado para uma reunião – fácil até demais. Algumas empresas têm o hábito de que todos compartilhem seus calendários e agendas publicamente. Dessa forma, as pessoas sabem da disponibilidade dos outros e podem incluir as pessoas como participantes em reuniões diversas sem grandes obstáculos.

O conselho aqui é retirar do acesso público à agenda. Além disso, nos casos de gestores que têm secretários e assistentes, é sempre bom orientá-los a fazer uma verificação mais rigorosa em relação aos pedidos.

Outra ideia interessante é deixar dias específicos livres para reuniões. Você pode também criar um protocolo para ajudar a filtrar, caso você seja solicitado em reuniões. Aqui vão algumas perguntas que ajudam a definir se a sua presença é mesmo indispensável:

  • Qual é o foco exato?
  • Qual é o horário e a localização?
  • Qual é a duração?
  • Quem mais estará presente?
  • Qual decisão deve ser tomada na reunião? (Isso ajuda a determinar facilmente se a reunião pretendida é de alto valor.)
  • Por que, especificamente, você precisa que eu esteja lá? (Isso os obriga a articular uma razão clara. Se eles dizem “Para mantê-lo atualizado”, então você pode dizer para eles fazerem isso de uma maneira mais prática, como por e-mail ou numa conversa mais rápida.)

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3. Crie opções mais flexíveis do que uma reunião

Se você não quer participar da reunião, mas ainda acha difícil dizer não, sugira outra forma de se comunicar com a equipe. Uma reunião costuma levar uma hora ou mais, enquanto um telefonema ou um e-mail podem reduzir bastante esse tempo. Veja se o organizador da reunião pode atualizar você por e-mail, ou se um breve telefonema é o suficiente.

Outra alternativa é, se o assunto não for urgente, tentar dar um intervalo no tempo, deixando o assunto esfriar. Por exemplo, se você for viajar nas próximas semanas, você pode pedir para quem solicitou a reunião lembrar dela quando você estiver chegando de viagem. Depois de um tempo, provavelmente a pessoa irá explicar o assunto de forma mais concisa ou até mesmo irá se esquecer dele, se não tiver mais importância. Dessa forma, você vai parecer preocupado com o assunto sem necessariamente precisar fazer reuniões improdutivas para tratar dele.

4. Tenha um diálogo sincero com a equipe

Às vezes, você vai precisar abrir mão e comparecer, mas você pode pelo menos fazer com que seus colegas e seu chefe entendam que seu tempo é precioso e que as solicitações para reuniões devem ser feitas de forma consciente.

Por exemplo, você pode dizer: “Vi que você me convidou para participar da reunião sobre o Projeto A na quinta-feira. Como você sabe, estou trabalhando no Projeto B e estamos com o prazo apertado. Você tem uma visão mais ampla da situação, então pode me situar. Você acha que vale a pena deixar o projeto B em stand-by para participar desta reunião? Se você acha que é importante, é claro que irei.”

Às vezes, mesmo supervisores e colegas bem-intencionados esquecem que seu tempo não é infinito, então um lembrete pode trazê-los de volta à realidade e ajudá-los a entender as consequências de reuniões improdutivas e excessivas.

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Bônus: ser honesto é melhor que ser passivo-agressivo

As reuniões são o flagelo da vida comercial moderna, consumindo, em média, 23 horas por semana do tempo dos gestores. Metade dessas horas são estimadas como sendo desperdiçadas. Muitos profissionais tentam lidar de forma passivo-agressiva, aparecendo tarde para reuniões ou usando o celular em vez de ouvir.

Mas essa pode ser a pior escolha de todas, porque perpetua uma cultura organizacional na qual é OK desrespeitar o tempo e a atenção dos colegas. As estratégias que trouxemos neste post fornecem uma maneira melhor de tratar o assunto frontalmente e proteger seu precioso tempo das reuniões improdutivas. Dessa forma, em vez de ficar correndo de reunião para reunião, você poderá focar muito mais no seu trabalho.

Se você sente a necessidade de poupar tempo e energia que são gastos em todo o processo que envolve as reuniões, o STRATWs One tem várias formas de ajudar. A primeira delas é por meio da transformação da sua metodologia de gestão em processos. Com isso, você consegue padronizar uma série de atividades da empresa, economizando tempo.

A ferramenta também permite a geração de relatórios em tempo real, sempre atualizados, e gerados de forma simples. Dessa forma, você pode enviar esses dados para as partes interessadas, evitando ter que fazer reuniões improdutivas para apresentar essas informações. Ou, se a reunião de trabalho for mesmo inevitável, todos já terão recebido o briefing com o material necessário para acompanhar, e vocês poderão discutir somente o que é mesmo importante pessoalmente.

Atualmente, o STRATWs One é utilizado por cerca de 1.000 empresas em 20 países. Na prática, isso representa um impacto real na produtividade e eficiência de 180 mil usuários, em empresas como Unimed, Centauro e Magazine Luiza.

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