Porque e como bons relatórios te auxiliam a ter reuniões mais produtivas

Sabemos que conduzir reuniões e mantê-las produtivas não é uma tarefa fácil. Criar um relatório e manter a reunião focada nas questões mais importantes, levando-a a um objetivo final nem sempre é um caminho linear e simples. Especialmente em reuniões com várias pessoas, assuntos laterais podem surgir e acabar tomando o protagonismo do encontro. 

Nesse sentido, é extremamente importante estudar algumas táticas para criar um relatório completo e objetivo, que será seu principal suporte para manter o foco da reunião. Por isso, neste artigo vamos te dar algumas dicas de como montar seu report da melhor forma possível, além de falar sobre estratégias para manter o encontro focado em seus objetivos primordiais.

Dicas para ter uma reunião mais produtiva

Tenho certeza que você já deve ter lido muito dessas dicas, certo? Por isso, separamos aqui duas táticas de muita autoridade: duas estratégias que o Steve Jobs utilizava para manter suas reuniões mais produtivas. São elas: 

• Tenha uma reunião “pequena”: não estamos falando apenas do tempo de  duração da reunião, mas também do número de participantes. É imprescindível garantir que apenas aqueles que dela necessitem estejam presentes, para que não haja muitas opiniões e especulações sobre a pauta a ser discutida. Desta forma, você pode garantir a abordagem dos pontos principais sem ter que explicar certas partes para quem não entende totalmente o assunto.
• Pontos e decisões devem ter um “dono”: Jobs sugeriu especificar os tópicos do encontro e que as decisões tomadas durante ela tenham um dono, para fazer o monitoramento, bem como rodar as ações do projeto. Desta forma, é possível saber quem será o “dono” de cada problema e quem vai executar determinada tarefa, reduzindo assim o tempo de determinação do responsável.

Dicas bem valiosas e fáceis de serem aplicadas, certo? Inclusive, um dos maiores erros em reuniões estratégicas normalmente é incluir colaboradores que não necessariamente precisam estar ali, bem como estender muito o tempo do encontro. 

Quer mais dicas de como manter suas reuniões produtivas? Assista a esse vídeo, do nosso canal do YouTube: 

5 passos para fazer uma boa análise de dados para os seus relatórios

O componente de análise de dados em um relatório é um dos principais elementos para estruturar um report de excelência. Isso porque ele já acelera consideravelmente o processo de discussão acerca dos resultados coletados. Muitos pensam que essa análise se resume apenas a imputar suas percepções. No entanto, se você quer entregar um material genuinamente rico, siga estes passos na sua análise de dados: 

1. Saiba onde você quer chegar: se você precisa realizar uma análise de dados, mesmo que simples, significa que você tem uma meta a atingir ou uma pergunta a responder. Uma boa técnica é definir qual é o objetivo, focando na solução de problemas. Desta forma, você pode orientar a análise e executá-la da maneira correta, sem perder tempo. 
2. Entenda bem seus indicadores: os dados a serem analisados ​​podem ser quantitativos ou qualitativos. Saiba como distingui-los para uma análise adequada. A melhor forma de obter esses dados também depende do objetivo proposto. Pode ser um requisito mais objetivo (quantitativo) ou algo que requeira detalhes mais subjetivos (qualitativos).
3. Se necessário, conte com ferramentas: existem algumas ferramentas e softwares que podem ajudá-lo a interpretar grandes quantidades de dados, também chamados de big data. Use-os para otimizar o processo de análise. Além disso, sempre use fontes de dados confiáveis, ​​que podem fornecer agilidade. E não se esqueça de priorizar os dados mais relevantes em seu plano de análise. 
4. Compartilhe os dados coletados: compartilhando dados com outros líderes ou profissionais da empresa, eles podem fornecer uma segunda interpretação das informações fornecidas. O trabalho em equipe aqui, pode aumentar a produtividade. Os mesmos dados podem envolver vários setores, portanto, essa integração é necessária.
5. Crie hipóteses: pode ser útil considerar hipóteses para analisar os dados. Faça este exercício sempre que você observar um dado que pode representar um problema ou oportunidade.  É mais fácil formular hipóteses ao coletar informações para análise futura. Para não confundir, é importante usar ferramentas de qualidade (como diagramas de causalidade ou tabelas de verificação) para provar a hipótese.

Para dar continuidade a este processo e testar suas hipóteses, recomendamos que você utilize metodologias como o Diagrama de Ishikawa ou a Análise de Pareto, por exemplo. Para entender como criar o Diagrama de Ishikawa, preparamos um vídeo completo para você:

Relatórios de excelência para reuniões mais produtivas com o STRATWs One

O STRATWs One é um software de gestão utilizado para melhorar o desempenho da empresa, que ajuda a visualizar os dados corporativos de forma mais clara, centralizando todos os indicadores em um só lugar. No sistema, há o Módulo de Reuniões, no qual você pode imputar registros de reuniões (atas), fazer anotações e criar apresentações relacionadas a elas. Além disso, também existe o Módulo de Gestão à Vista, que se concentra na geração de apresentação de resultados.

Com o objetivo de oferecer o melhor ao mercado e solucionar os principais problemas dos nossos clientes, estamos aprimorando o sistema para otimizar o processo de criação de relatórios, tornando-o ainda mais rico e estratégico. 

Agora, além de puxar os dados já imputados no sistema, você também pode adicionar conteúdo escrito aos seus relatórios, fazendo com que o processo seja mais dinâmico e transparente. Assim, você pode inserir suas análises e insights diretamente no report para facilitar a exibição dos resultados. Além disso, os seus relatórios já utilizados sempre ficarão salvos, permitindo com que você possa usar a mesma lógica de conteúdo em futuras reuniões, bastando atualizar os dados e indicadores. 

Essa mudança vai muito além de apenas adicionar o conteúdo escrito. Aqui, você também pode definir a estrutura hierárquica entre os itens, anexar evidências desses dados por meio de documentos e tarefas cadastradas no sistema. Por fim, o formato do texto é personalizável, permitindo destacar itens importantes, alterar o tamanho da fonte, etc. 

Se você deseja criar relatórios excelentes, aumentar a produtividade das reuniões e otimizar o processo de tomada de decisão em sua empresa, conheça o STRATWs One: solicite uma demonstração agora mesmo.