Para líderes e membros da alta gestão, a capacidade de entender, gerenciar e otimizar os processos internos é mais do que uma habilidade desejável; é uma necessidade estratégica. É por isso que falar sobre Business Process Management (BPM) é tão importante.
Para início de conversa, é importante destacar que o BPM não é apenas uma metodologia ou uma ferramenta tecnológica, mas sim uma abordagem holística que visa alinhar todos os aspectos de uma organização em prol de eficiência, eficácia e adaptabilidade.
Ao padronizar, monitorar e otimizar continuamente os processos de negócios, as empresas podem não apenas reduzir custos, mas também melhorar a satisfação do cliente, acelerar a entrega de produtos ou serviços e se adaptar rapidamente às mudanças do mercado.
Segundo relatório da BPTrends, ao fazer uso de um BPM, empresas podem ter ganhos como aumento da produtividade, melhoria na qualidade dos projetos e uma satisfação dos clientes até 30% maior.
Interessado em saber mais? Então continue a leitura deste conteúdo e confira tudo sobre BPM!
No contexto empresarial, um processo pode ser definido como um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em resultados (saídas). Essas atividades são organizadas de forma sequencial ou paralela, com o objetivo de alcançar um resultado específico para um cliente ou mercado.
Para entender melhor, considere o exemplo de um restaurante. O processo de servir uma refeição envolve várias etapas: o cliente faz o pedido, o cozinheiro prepara o prato, o garçom serve a comida e, por fim, o cliente paga a conta. Cada uma dessas etapas é uma atividade dentro do processo maior de servir uma refeição.
Aqui estão algumas características-chave dos processos:
Business Process Management, ou BPM, traduzido como “Gerenciamento de Processos de Negócio“, é uma abordagem disciplinada para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar, controlar e melhorar processos de negócio, automatizados ou não, para alcançar a consistência e alinhamento com os objetivos estratégicos da organização.
Dessa forma, entendemos que BPM é uma abordagem estratégica que coloca os processos no centro das operações de uma organização. Ao adotar o BPM, as empresas podem se tornar mais ágeis, eficientes e orientadas ao cliente, garantindo que estejam bem posicionadas para enfrentar os desafios do mercado moderno.
Componentes e características principais do BPM:
Enquanto BPM é a abordagem ou metodologia de gerenciamento de processos, BPMN é a linguagem padrão usada para modelar esses processos, e BPMS é o conjunto de ferramentas de software que suporta a prática de BPM.
Confira mais sobre cada um a seguir:
BPMN é uma notação gráfica padronizada para modelagem de processos de negócio. Desenvolvida pela Object Management Group (OMG), a BPMN fornece uma linguagem comum que permite que os processos de negócio sejam compreendidos e gerenciados de forma consistente em toda a organização.
Além disso, o BPMN foi projetado para ser compreendido por todos os envolvidos em processos de negócio, desde analistas de negócios que criam os modelos iniciais, até os desenvolvedores responsáveis pela implementação da tecnologia e, finalmente, para os gestores e stakeholders que monitoram e gerenciam os processos.
Dessa forma, ele possui uma variedade de elementos gráficos, como tarefas, eventos, gateways e piscinas, que permitem modelar processos complexos de forma clara e concisa.
BPMS é um conjunto integrado de ferramentas de software projetadas para facilitar a prática de BPM. Estas ferramentas permitem às organizações modelar, implementar, executar, monitorar e otimizar seus processos de negócio.
Assim, o BPMS permite que processos modelados sejam transformados em fluxos de trabalho automatizados, reduzindo a necessidade de intervenção manual e aumentando a eficiência.
Com um BPMS, as organizações podem monitorar processos em tempo real, identificando gargalos, ineficiências ou outras questões que precisam ser abordadas.
O conceito de BPM, como o entendemos hoje, começou a ganhar forma nas décadas de 1980 e 1990, com a ascensão da reengenharia de processos. No entanto, as raízes da gestão de processos remontam ao início do século 20, com os trabalhos pioneiros de Frederick Taylor e Henry Ford.
Ao longo dos anos, o BPM tem se adaptado e evoluído em resposta às mudanças nas necessidades das empresas e nas tecnologias disponíveis.
Taylor introduziu o conceito de “gerenciamento científico“, que buscava otimizar e simplificar tarefas de trabalho. Henry Ford, por sua vez, revolucionou a indústria automobilística com sua linha de montagem, que é um exemplo inicial de um processo padronizado.
Na década de 60, a tecnologia começou a desempenhar um papel mais significativo na gestão de processos com o advento dos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP). Estes sistemas integraram diferentes funções de negócios, permitindo uma visão mais holística dos processos.
Já na década de 80, o conceito de “reengenharia de processos” foi popularizado por Michael Hammer e James Champy. Eles defendiam a ideia de que as empresas deveriam repensar radicalmente e redesenhar seus processos para alcançar melhorias drásticas no desempenho.
A partir dos anos 90, a reengenharia de processos tornou-se uma tendência dominante. No entanto, muitos projetos de reengenharia falharam ou não conseguiram entregar os resultados prometidos. Isso levou a uma abordagem mais medida e contínua para a gestão de processos, que é mais alinhada com o que hoje entendemos como BPM.
Diferente do BPM, o Business Process Automation (BPA) se concentra no uso de tecnologias para automatizar processos de negócio que são repetitivos e rotineiros. O objetivo principal do BPA é reduzir a necessidade de intervenção humana em tarefas específicas, o que pode levar a uma maior eficiência, redução de erros e economia de custos.
Em muitos casos, o BPA é implementado após uma análise e otimização de processos feita através do BPM. Assim, enquanto o BPM busca uma compreensão e melhoria abrangente dos processos de negócio, o BPA foca especificamente na automação desses processos.
Em essência, enquanto o BPM oferece uma visão panorâmica e estratégica dos processos de negócio de uma organização, o BPA é uma ferramenta tática usada para implementar soluções automatizadas para tarefas específicas identificadas durante a jornada do BPM.
Ambos são valiosos para as organizações, mas servem a propósitos diferentes no espectro da gestão e otimização de processos.
Investir em BPM (Business Process Management) traz uma série de vantagens para as organizações, independentemente de seu tamanho ou setor de atuação.
Algumas delas que se destacam são:
Ao mapear e analisar processos, as organizações podem identificar gargalos, redundâncias e ineficiências. Através da otimização desses processos, é possível reduzir desperdícios e tornar as operações mais ágeis.
Com processos bem definidos e otimizados, os colaboradores têm clareza sobre suas responsabilidades e sobre como as atividades devem ser executadas, levando a um aumento na produtividade.
Processos mais eficientes frequentemente resultam em redução de custos, seja pela diminuição do tempo de execução, redução de erros ou melhor aproveitamento dos recursos.
O BPM permite que as organizações estabeleçam padrões de qualidade e monitorem o desempenho dos processos, garantindo que os produtos ou serviços entregues estejam consistentemente alinhados com esses padrões.
Organizações que adotam o BPM são geralmente mais adaptáveis a mudanças. Elas podem responder mais rapidamente a novas oportunidades ou desafios do mercado, pois têm uma compreensão clara de seus processos e podem ajustá-los conforme necessário.
O BPM ajuda as organizações a garantir que seus processos estejam em conformidade com regulamentações e normas externas. Além disso, promove uma melhor governança interna, garantindo que os processos sejam consistentemente seguidos.
Processos otimizados muitas vezes levam a uma entrega mais rápida e de maior qualidade ao cliente, resultando em maior satisfação e lealdade.
A implantação do BPM em uma empresa é uma jornada estratégica que requer planejamento cuidadoso, envolvimento das partes interessadas e uma abordagem passo a passo. Aqui está um guia sobre como iniciar a implantação do BPM nas empresas:
Antes de começar, é crucial entender por que você deseja implementar o BPM, ou seja, os objetivos. Você está buscando maior eficiência, conformidade, inovação ou melhor atendimento ao cliente? Definir claramente seus objetivos ajudará a orientar todo o projeto.
O apoio e comprometimento da alta gestão são essenciais para o sucesso do BPM. Eles não apenas fornecem os recursos necessários, mas também ajudam a promover a cultura de melhoria contínua na organização.
Monte uma equipe dedicada ao projeto, composta por membros de diferentes departamentos. Esta equipe será responsável por conduzir a iniciativa de BPM e garantir sua implementação bem-sucedida.
Invista em treinamento e capacitação para a equipe de projeto e outras partes interessadas. Isso pode incluir cursos de modelagem de processos, uso de ferramentas de BPM e princípios de gestão de mudanças.
Comece identificando e documentando os processos existentes. Isso geralmente envolve entrevistas, workshops e observações para entender como os processos funcionam atualmente.
Com os processos mapeados, analise-os para identificar ineficiências, gargalos, redundâncias ou áreas de risco.
Com base na análise, comece a redesenhar os processos para torná-los mais eficientes e alinhados com os objetivos da organização.
Se a automação for parte de sua estratégia de BPM, selecione e adquira as ferramentas de BPM adequadas (BPMS) que atendam às necessidades da sua organização.
Implemente os processos otimizados e, se aplicável, configure e teste as ferramentas de automação.
Uma vez implementados, monitore regularmente os processos para garantir que estejam atingindo os resultados desejados. Use feedback e dados para fazer ajustes e melhorias contínuas.
Durante todo o projeto, comunique-se abertamente com todos os envolvidos, explicando o que está acontecendo, por que está acontecendo e como isso os afetará. Uma gestão de mudanças eficaz pode ajudar a garantir a aceitação e o sucesso da iniciativa de BPM.
Após a implementação bem-sucedida em uma área ou departamento, considere expandir e escalar seus esforços de BPM para outras partes da organização.
Lembre-se de que o BPM não é um projeto único, mas uma abordagem contínua de gestão. Requer revisão regular e adaptação à medida que as necessidades da empresa mudam e novas oportunidades ou desafios surgem.
Com dedicação e foco, a implantação do BPM pode transformar a maneira como uma organização opera, trazendo benefícios duradouros.
Ao decidir usar a tecnologia BPM, o primeiro passo é modelar o processo que você deseja gerenciar ou otimizar. Isso envolve criar uma representação visual do processo, muitas vezes utilizando notações padrão, como a BPMN. Esse modelo serve como um blueprint para entender e comunicar como o processo funciona.
Uma vez que o processo esteja devidamente modelado, a próxima etapa é a automação. A tecnologia BPM permite transformar esse modelo visual em um fluxo de trabalho executável. Durante essa fase, você definirá tarefas específicas, decisões e, se necessário, integrará o fluxo de trabalho com outros sistemas e aplicativos da organização.
A capacidade de definir e modificar regras de negócio sem alterar o código do processo é uma das grandes vantagens de muitos sistemas BPM.
Antes de colocar o processo automatizado em produção, é crucial testá-lo em um ambiente controlado. Isso garante que o processo funcione conforme o esperado e que quaisquer problemas ou ineficiências sejam identificados e corrigidos.
Com o processo em execução, a fase de monitoramento começa. A maioria das soluções BPM oferece dashboards e ferramentas analíticas que fornecem insights em tempo real sobre o desempenho do processo.
Isso não só ajuda a identificar áreas de melhoria, mas também garante que o processo esteja alinhado com os objetivos de negócios da organização.
A natureza dinâmica dos negócios significa que os processos não são estáticos. Eles precisam ser revisados e atualizados regularmente.
Com base nos dados e feedback coletados durante o monitoramento, o processo pode ser otimizado para refletir as mudanças nas condições de negócios, regulamentações ou estratégias da empresa.
Além das funcionalidades técnicas, muitas soluções BPM também oferecem ferramentas de colaboração. Isso facilita a comunicação entre as equipes, permitindo que elas resolvam problemas, compartilhem feedback e trabalhem juntas de forma mais eficaz.
Bom, conseguiu entender tudo sobre BPM? Agora, confira essa dica: a melhor forma de realizar o acompanhamento de processos é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status de toda a sua carteira, permitindo um gerenciamento do seu portfólio e monitoramento de toda a evolução do cronograma.
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