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Planejamento de recursos: os 5 passos para garantir o melhor resultado para sua empresa

Planejamento de recursos: os 5 passos para garantir o melhor resultado para sua empresa

Publicação : 18/12/2017

Por Siteware

13 min

Planejamento de recursos
Planejamento de recursos

Você acorda suando frio e o relógio está marcando duas horas da manhã.

De novo não! – você diz para si mesmo…

Tudo que você consegue pensar é no fato de que seu projeto nunca vai ter fim, muito menos no prazo determinado para conclui-lo.

Se você tivesse estabelecido expectativas realistas no planejamento de recursos para o projeto, você talvez teria mais horas de sono ao invés de uma enorme preocupação e alguns pesadelos recorrentes.

Mas não se preocupe, todos nós já passamos por isso. Aliás, até existem algumas estratégias simples para te tirar do modo de pânico, quando está gerenciando um projeto.

Por isso, neste post, selecionamos 5 dicas que vão te ajudar a fazer o plano de recursos de seu projeto com muito mais objetividade e qualidade. Assim, você conseguirá estabelecer prazos e objetivos viáveis.

Confira algumas das perguntas que pretendemos responder neste artigo:

  • Por onde começar seu projeto?
  • Como realizá-lo?
  • Por quê fazer este projeto?
  • O que você ganha investindo no planejamento de recursos em projetos?
  • Quais são as entradas mínimas e quais são os resultados que você pode esperar?
  • Como fazer o gerenciamento de recursos de um projeto?

Para começar, você deve garantir que os projetos só se iniciem se os recursos já tiverem sido identificados. Aliás, é bom garantir que estejam presentes antes do início do trabalho.

Por que, se não houver recursos suficientes, o projeto não vai avançar. Portanto, se isso acontecer, nem inicie o seu projeto!

E, vamos ser realistas, se você não aderir a este processo, seu projeto tem poucas possibilidades de ser concluído no prazo definido ou dentro do orçamento planejado.

Assim, a equipe responsável pelo gerenciamento dos projetos deve instruir os gerentes de projeto a preparar um cronograma preliminar realista.

Ele deve mostrar os recursos necessários para o projeto ser realizado adequadamente e a quantidade de tempo que esses recursos serão usados para concluir o projeto no prazo definido.

Para melhorar o planejamento de recursos, trouxemos para você um resumo dos 5 passos que deve seguir. Por isso, foque nessas cinco simples etapas e garanta o sucesso de seu projeto antes mesmo dele começar!

Leia também: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para otimizar os trabalhos e alcançar melhores resultados

Antes de conferir as dicas de como fazer o gerenciamento de recursos de um projeto, dê uma olhada neste infográfico. Nele, você vai conhecer as 5 boas práticas no gerenciamento de projetos que todos devem seguir:

Planejamento de recursos em projetos

5 passos simples para o planejamento de recursos em projetos

Planejar significa se antecipar à futuras necessidades de seu projeto e providenciar os recursos necessários para que sejam atendidas n hora e no local em que você precisar.

Sim, é uma grande responsabilidade! Mas seguindo estas dicas criteriosamente, tudo vai da certo. Confira!

1- Identifique os papeis e os níveis de habilidades que precisam ser envolvidos no projeto

Você deve começar isso identificando primeiro quais são os tipos de pessoas que serão necessárias para realizar o projeto da maneira correta.

A referência básica que você precisa fazer é por conjunto de habilidades ou por função. Assim, use as informações históricas de seus arquivos de projetos e processos e aproveite as ferramentas certas para avaliar a acurácia dessa informação.

Por exemplo, se você estiver planejando uma viagem a Marte, a lista da equipe do projeto ficaria mais ou menos desta maneira:

  • Astronautas
  • Cientistas
  • Engenheiros mecânicos
  • Robótica projetada
  • Equipe técnica

Claro, uma lista dessas pode parecer muito simplista para uma expedição a Marte, mas você precisa começar em algum lugar. Portanto, não tenha medo de colocar suas ideias preliminares no papel (ou em sua planilha eletrônica).

Dessa forma, ao tentar alcançar o mais alto nível de planejamento dos recursos em projetos, você vai aliviando a dor e a sensação de insegurança à medida que você for passando pelos ciclos necessários para um bom cronograma ser criado.

Assim, usar parte do tempo para determinar os papeis das pessoas envolvidas no projeto significa simplesmente que você está preparado para passar para o próximo passo.

E não se preocupe, essas determinações podem ser alteradas ao longo do processo. É só um primeiro passo! Faça isso e siga com confiança.

Veja mais: Conheça os 4 segredos de como ter sucesso em gestão de projetos

2- Determine a porcentagem ou o FTE (full-time equivalent) necessária para cada função

Ao usar as informações históricas do seu sistema de informação de gerenciamento de projetos, você consegue entender melhor os resultados dos projetos passados e seus requisitos de função e de recursos empregados.

Por isso, tente sempre ser o mais realista possível. Seguindo novamente nosso exemplo da viagem para Marte, responda sinceramente às seguintes perguntas:

  • Você precisa de 10 astronautas, ou você consegue fazer um bom planejamento dos recursos do seu projeto com apenas 8 astronautas?
  • Para o lançamento do ônibus espacial, 25 engenheiros serão suficientes ou você precisa de mais engenheiros?

Pesquise com antecedência e, em seguida, obtenha a aprovação necessária para ter um serviço de transporte espacial bem-sucedido.

Em outras palavras: tenha certeza de que as estâncias superiores estão dispostas a fornecer os recursos necessários para o andamento  conclusão do seu projeto.

Veja também: Dicas para gestão de projetos: o que fazer para alcançar melhores resultados?

3- Alinhe os colaboradores com os papeis, considerando suas capacidades e sua disponibilidade

Depois de conhecer os papeis e a porcentagem dessas funções necessárias para o projeto, você pode começar a identificar as pessoas certas para preencher cada uma delas.

Dê uma atenção especial ao identificar se elas podem ter uma habilidade menor ou se será necessário alguém que tenha muitos anos de experiência.

Isto é: avalie quais os conhecimentos, as habilidade e as atitudes e qual o grau de aprofundamento em cada um desses quesitos que o profissional a ser escolhido realmente precisa ter para ocupar a função.

Por exemplo, você sabe que precisa de 20 passageiros voluntários para levar nessa missão a Marte. Você não vai encontrar ninguém com experiência na área, então, nenhuma habilidade é necessária para o cargo.

No entanto, uma atitude corajosa pode ser necessária. Determine esse tipo de detalhe para poder contar com o pessoal certo, capaz de desempenhar suas funções adequadamente.

Mas, por outro lado, não desperdice recursos selecionando pessoas cheias de conhecimentos, habilidades e atitudes desnecessárias ao projeto. Porque isso só acabarão encarecendo o custo da mão de obra utilizada.

É preciso fazer esse balanço para otimizar os recursos humanos de seu projeto.

Confira em nosso blog: 7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso

4- Apresente o plano de recursos aos stakeholders

Levar o seu plano de recursos necessários para um projeto para os responsáveis e os afetados pelo projeto te dará a autoridade necessária para começar a trabalhar no seu cronograma consolidando sua liderança na gestão do projeto.

Sem isso, não há como fazer o gerenciamento de recurso de um projeto com segurança.

Portanto, concluir este passo é crucial, já que você vai precisar dos recursos para desenvolver o projeto.

Além disso, você ganhará apoio como líder da equipe, algo que todo gerente de projeto quer e precisa para garantir que futuras missões tenham a mesma chance de sobreviver e prosperar.

Dessa forma, você já inicia seu projeto empoderado. E isso tanto diante de sua equipe, como diante daqueles para os quais você terá que prestar contas sobre o andamento e sobre o sucesso do projeto, quando ele terminar.

DICA: Metodologia Lean aplicada à gestão de projetos

Você sabe como criar um plano de ação? Então, este vídeo de nosso canal no YouTube pode ser bastante útil para você:

5- Comece a trabalhar no primeiro rascunho do cronograma do projeto

Agora que você já tem garantidos recursos dedicados, você pode começar a construir a estrutura da divisão do trabalho ou seu agendamento no cronograma do projeto.

É interessante fazer uma lista da assistência dos seus recursos dedicados. Além disso, conseguir uma aprovação formal na Estrutura Analítica de Projetos (EAP) vai garantir que você possa efetivamente executar o projeto do jeito como ele foi planejado.

Seguindo estes 5 simples passos descritos acima para planejamento de recursos em projetos, você pode começar a fazer uma pequena lista de projetos a serem executados. Comece com os que têm mais sentido para priorizar primeiro. Isto é: aqueles que trarão resultados mais efetivos para que a empresa atinja seus objetivos estratégicos.

Novamente, olhe para os gerentes de projeto para estimar um cronograma de alto nível de suas atividades e forneça os recursos suficientes para trabalharem com a qualidade exigida.

Lembre-se: não importa se você planeja uma missão para Marte ou se você quer lançar seu próximo produto ou serviços inovadores no mercado em que atua. Garantir que você tenha as pessoas certas, e com as habilidades, os conhecimentos e as atitudes adequadas para que isso aconteça é o segredo para o sucesso!

Texto adaptado daqui.

Informação nunca é demais, por isso, veja mais sobre gerenciamento de recursos em projetos acompanhando este vídeo:

Saiba mais: Os 7 melhores livros de gestão de projetos que você precisa ler

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Confira também: 6 exemplos de indicadores de avaliação de projetos para ter certeza de que satisfazem o cliente

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Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.