Comunicação

O domínio da informação como aliado para o crescimento de negócios

O domínio da informação como aliado para o crescimento de negócios

Publicação : 23/02/2017

Por Siteware Siteware

25 min

Quem está no mercado há algum tempo já conhece a sua imprevisibilidade e o desafio recorrente para manter a competitividade, conquistar os clientes e garantir o crescimento de negócios — especialmente em um cenário em que novos empreendimentos são criados todos os dias e as novidades duram apenas algumas semanas.

O primeiro passo para uma empresa que deseja sobreviver e se destacar diante dessa realidade é conhecer a si mesma. E não apenas a sua missão e valores, mas tudo que se refere ao seu funcionamento — desde o número de faltas dos funcionários até a quantidade de pessoas que acessaram o site da sua marca na última semana.

Para quem está na liderança, saber tudo o que acontece dentro de “casa” é uma maneira de promover a colaboração entre as equipes, aumentar a produtividade e transformar todo o ambiente organizacional.

De maneira direta: o domínio da informação é o elemento fundamental para criar estratégias efetivas para sobreviver e se diferenciar no mercado, praticando melhorias nos processos da empresa e objetivando o crescimento de negócios.

Para promover uma gestão de conhecimento realmente eficaz, as empresas precisam primeiro oferecer condições para que os dados não se acumulem ou se percam no meio de planilhas e arquivos, mas gerem oportunidades realmente efetivas para melhorar os produtos, serviços e o relacionamento com o consumidor.

E é exatamente sobre isso que falaremos a seguir. Ficou interessado em saber como promover o crescimento de negócios? Então continue lendo o nosso post!

Informações-chave para a tomada de decisão e o crescimento de negócios

Muitas vezes, ficamos sem entender porque alguns projetos grandiosos de determinadas empresas geram uma repercussão mínima, enquanto outras conseguem maximizar seu negócio sem precisar investir milhares de reais.

Mas o segredo é simples: o diferencial de negócios que dão certo é o seu conjunto de boas decisões. E uma das maiores aliadas para uma decisão acertada é a informação.

Hoje, fazer a empresa crescer e se destacar diante da concorrência é um grande desafio para os gestores. Milhares de novos negócios surgem, mensalmente, e ideias são compartilhadas com mais facilidade.

Não podemos esquecer também da mudança no comportamento dos consumidores: mais exigentes, conectados e em uma busca incessante por inovação.

Diante dessa realidade, o mercado não “passa a mão na cabeça” das empresas para que trabalhem na base de tentativa e erro. É necessário ter precisão, também conhecida no mundo dos negócios como “inteligência empresarial”.

Conhecer o mercado no qual se inclui, a realidade econômica do país e as possibilidades para o futuro é algo essencial para a tomada de decisões e o crescimento de negócios. Mas um sistema de gestão deve se focar principalmente no que acontece internamente.

Essa é uma maneira de resolver problemas e buscar melhorias baseando-se em fatos, e não apenas nas emoções ou no feeling.

Um sistema para controle de informações internas precisa conter todos os registros diários da empresa, como: pedidos, fluxo de caixa e notas fiscais, número de vendas, balanço de caixa, dados dos clientes e seus hábitos de consumo.

Para facilitar o trabalho de pesquisa e análise desses dados, o ideal é dividi-los em categorias, como:

1- Operacionais

Aqui são incluídas as tarefas técnicas e mais práticas, que fazem parte da rotina do negócio. São elas que o “movem” e facilitarão o alcance das suas metas globais.

Dentre as mais relevantes estão a fabricação de produtos e prestação de serviços, as práticas administrativas, a gestão de estoque, o planejamento de recursos e os cuidados básicos com a infraestrutura da empresa.

2- Financeiras

As informações financeiras de uma empresa se referem à administração do dinheiro, dos recursos utilizados, custos e investimentos. Fluxo de caixa, gastos com manutenção e infraestrutura, controle bancário e faturamento são alguns dos aspectos que se encaixam nessa categoria.

3- Comerciais

Os dados comerciais mais comuns se referem ao número de vendas, preços de produtos e ofertas. No entanto, é importante também prestar atenção em outros aspectos como as operações de marketing, os resultados de campanhas de publicidade, a prospecção de clientes e a resposta do público a novos produtos e serviços.

4- Pessoais

Nessa categoria, é o cliente quem ganha destaque. Seu nome, endereço, e-mail, ocupação, telefones para contato, preferências e hábitos de consumo são aspectos relevantes para entender que tipo de consumidor ele é e como é possível atender suas necessidades.

Se bem trabalhados, esses dados podem garantir a fidelização dos clientes atuais e impulsionar a criação de estratégias para conquistar os potenciais.

Quanto mais rápido as informações anteriores forem obtidas, mas rápido será possível fazer um uso tático delas e atingir objetivos para o crescimento de negócios.

Mas, para fazer uma gestão realmente eficaz, não basta considerar apenas a quantidade: é preciso estabelecer uma política voltada à captação de informações de qualidade e analisá-las estrategicamente.

Sob o ponto de vista da inteligência de mercado, para que uma boa informação se transforme em uma boa decisão ela precisa ser pautada sob três segmentos específicos: o operacional, o tático e o estratégico.

No topo da pirâmide estão as decisões estratégicas, consideradas as mais importantes para as empresas e que merecem bastante atenção. Elas exigem um planejamento a longo prazo e incluem todas as metas da organização.

Criar estratégias exige uma busca ampla por informações, tanto aquelas oriundas do ambiente interno da empresa, citadas anteriormente, como as de fontes externas, como: situação do mercado, concorrência e principais tendências no desenvolvimento de produtos e serviços.

Em seguida, vem as decisões táticas, ligadas ao funcionamento interno da empresa. Elas exigem uma triagem um pouco maior e se concentram nas ações mais rápidas, que visam alcançar objetivos a curto prazo.

Nesta etapa, os números e dados sobre finanças, vendas e novos clientes são essenciais para criar um impacto positivo na empresa e garantir que as decisões estratégicas sejam bem concebidas no futuro, para garantir o crescimento de negócios.

E por fim estão as decisões a nível operacional. São elas os procedimentos comuns do dia a dia, que fazem parte da rotina do trabalho e que visam ações imediatas, mas que farão toda a diferença na qualidade dos serviços, fidelização dos clientes e no crescimento do negócio no futuro.

As vantagens em monitorar as informações-chave para o crescimento do negócio

Quando pensamos em grandes empresas como a Apple ou a Microsoft, é comum acreditar que elas chegaram onde estão apenas por conta de ideias inovadoras e pela audácia única dos seus líderes.

E isso é verdade. Mas o crescimento de uma empresa também é pautado pelas ações operacionais e administrativas que acontecem no dia a dia, que parecem não ter importância, mas são essenciais para que metas maiores sejam alcançadas.

E é exatamente por isso que as empresas precisam monitorar de perto tudo o que acontece. Encontrar a informação certa é uma maneira de identificar os melhores processos, conhecer as necessidades dos clientes e criar uma linguagem colaborativa entre gestão e funcionários.

Só a partir daí é possível seguir para a inovação e para a criação daquelas ideias geniais que a colocarão no topo do mercado, assim como as gigantes de Steve Jobs e Bill Gates.

Não se convenceu? Então confira as principais vantagens do monitoramento das informações para o crescimento de negócios:

1- Auxiliar o planejamento da gestão

Obter informações confiáveis é essencial para que o planejamento da gestão não seja baseado apenas em previsões. Um plano estratégico seguro deve englobar todos os campos e momentos da empresa — do brainstorm até a chegada do produto nas mãos do cliente.

Mas esse conteúdo não pode ficar perdido em planilhas e arquivos. Os líderes precisam incorporar uma estratégia de Corporate Performance Management (CPM), ou Gestão de Desempenho Corporativo, que traduza os dados em uma linguagem que seja de fácil assimilação pelos colaboradores.

2- Tomar decisões mais acertadas

Se você entende a sua empresa e o mercado em que ela se insere, dificilmente terá dúvidas como “será que meu produto será bem-aceito?”, “meu preço é realmente competitivo?”, “quais são os riscos e oportunidades para o meu negócio?”.

Qualquer decisão — seja para a escolha da cor do layout de um produto ou o gerenciamento de uma crise — precisa ser baseada na realidade do mercado, aliada aos interesses da empresa e do cliente, e não apenas no que o gestor “acha que é certo”.

3- Minimizar erros e riscos

Riscos sempre existirão para empresas de qualquer segmento. O que diferencia aquelas que conseguem sobreviver e se destacar, mesmo diante das adversidades, é a capacidade de se preparar e ter um planejamento estratégico.

Informações coerentes se traduzem em um plano de negócio mais claro, que desenha não apenas o cenário atual, mas é capaz de antecipar os principais desafios que o mercado trará no futuro e os erros que não podem ser cometidos na busca por resultados.

4- Elevar a produtividade

Ter os dados certos e organizados sempre à mão ajuda os departamentos da empresa a se integrarem, tomarem decisões mais rápidas e eficientes, realizarem um trabalho mais dinâmico e se concentrarem em tarefas que serão realmente relevantes para o crescimento do negócio.

5- Fidelizar clientes

Obter informações sobre os clientes é uma maneira de suprir suas necessidades mais rapidamente e oferecer um atendimento personalizado, capaz de cativar e fidelizar esse consumidor.

Empresas que dão espaço ao consumidor para opinar podem ter uma ideia mais ampla sobre a qualidade do que oferecem, identificar focos de insatisfação e corrigir problemas.

Com uma boa base de dados é também possível atingir pessoas realmente interessadas nos seus serviços e produtos, e gerar um número maior de conversões de novos clientes.

6- Melhorar o planejamento estratégico

Vivemos na era da inovação. Aquele celular que é a nova promessa da tecnologia hoje, provavelmente ganhará uma versão melhor em menos de seis meses. E o consumidor está acompanhando essa realidade.

Isso mostra que as empresas não podem parar no tempo. Mesmo que você ofereça um produto excelente, ele pode facilmente ser superado pela concorrência se não passar por melhorias.

A melhor maneira de inovar é identificar as tendências para o futuro e analisar as carências do mercado, por meio do levantamento de informações. Elas te ajudarão a melhorar o seu planejamento estratégico e garantir o crescimento do negócio, não apenas agora, mas nos próximos cinco ou dez anos, por exemplo.

7- Aperfeiçoar métricas e indicadores

Existem diversos tipos de indicadores em uma empresa: estratégicos, de capacidade, de qualidade e de produtividade. Ter informações consolidadas sobre cada um deles é uma maneira de entender quais apresentam melhor desempenho e quais não têm um retorno satisfatório.

Essas estratégias são importantes para aperfeiçoar as métricas da empresa e criar metas mais efetivas, de acordo com a sua realidade.

Com esses dados em mãos, os líderes podem deixar mais claro para os colaboradores qual a sua função, remanejar recursos, exigir mais esforços em determinadas áreas e tomar decisões satisfatórias.

8- Evitar desperdícios

Problemas no estoque e infraestrutura podem gerar uma enorme perda de dinheiro, principalmente em empresas que comercializam seus produtos em larga escala.

Ter todas as informações sobre quantidade de mercadorias, recursos mais utilizados, produtos mais comprados e custo de armazenamento pode evitar gastos desnecessários e desperdício.

9- Reduzir custos

Se a logística da empresa não é bem organizada, as campanhas não geram resultados, o setor de marketing não consegue conquistar clientes, os custos do negócio estão sempre elevados e o crescimento se transforma em um sonho distante.

Identificar pontos fracos e processos que não vão bem dá ao gestor o poder de corrigir problemas mais rapidamente, diagnosticar gargalos, melhorar a eficiência operacional e, consequentemente, reduzir os custos.

10- Estabelecer uma boa comunicação interna

O próprio conceito da palavra “informação”, derivada do latim, está relacionado ao processo de comunicação. Muitos líderes criam uma política de “portas fechadas” com os colaboradores e blindam-os das informações necessárias sobre a empresa e o seu desempenho.

Isso é um erro. Se um profissional conhece bem o local onde trabalha e é incentivado a pesquisar sobre as suas operações, estratégias e clientes, fica mais fácil “vestir a camisa” da empresa, atuar com excelência e enfrentar qualquer desafio.

Uma boa comunicação interna garante que todos os envolvidos no negócio entendam os seus objetivos, trabalhem em parceria, aumentem o desempenho e a sensação de pertencimento àquele ambiente.

11- Se manter um passo à frente da concorrência

Por fim, a gestão de informações é uma maneira de se manter à frente da concorrência. Iniciamos este texto mencionando a dificuldade que as empresas encontram para se diferenciar diante de tantas outras.

Somente no primeiro semestre de 2016, mais de 1 milhão de negócios foram criados no Brasil, de acordo com a consultoria Serasa Experian. Isso mostra o ritmo acelerado em que novas ideias e produtos surgem. E muitos deles serão iguais ou melhores que os seus.

Se a sua empresa não oferece algo que o cliente procura ou não tem o melhor atendimento, ele buscará o que precisa em outra. Ter a informação certa sobre as tendências do mercado e sobre o seu consumidor é uma maneira de inovar, se manter competitivo, sair na frente da concorrência e proporcionar o crescimento de negócios.

Como implementar o monitoramento contínuo das informações para o crescimento do negócio

Dentro das empresas há uma enorme diferença entre as informações e os dados. Tudo o que é coletado sobre um determinado negócio e o seu mercado, se não for adequadamente processado, não dá nenhum resultado. Ou seja, vira apenas mais um dado e não uma informação relevante capaz de impulsionar mudanças e crescimento de negócios.

Para ser eficiente, a gestão de uma informação precisa seguir um ciclo básico, que consiste em:

  • Se comunicar e obter o máximo de dados da gerência, dos colaboradores e, até mesmo, dos clientes;
  • Organizar esses dados;
  • Planejar ações que convertam o que foi coletado em informações estratégicas e de qualidade;
  • Gerir essas informações, criar um planejamento e, a partir dele, tomar decisões;
  • Fazer um controle efetivo dos resultados desse ciclo.

Lembra daquelas informações-chave sobre finanças, clientes, ações comerciais e operações que listamos anteriormente? Elas precisam ser coletadas no menor tempo possível para melhorar a gestão da liderança, facilitar a tomada de decisões e ajudar a empresa a sair na frente da concorrência no mercado.

No entanto, com a correria do dia a dia, é difícil pedir que os colaboradores se dediquem unicamente a esse monitoramento.

É possível acompanhar manualmente as interações de poucos clientes e as atividades de alguns funcionários? Sim, é possível. Mas, com o crescimento de negócios, esses números também crescem e, em um determinado momento, não vai dar para administrar tudo completamente.

Outro problema é que nem sempre todas as informações são registradas de maneira objetiva. Muitas são deturpadas sem querer ou acabam se perdendo durante o processo de coleta. E algo que seria relevante para fazer melhorias na empresa é deixado de lado.

Para evitar esses impasses, a Tecnologia da Informação (TI) pode ajudar. Por meio de painéis de controle e softwares, os gerentes podem fazer um monitoramento em tempo real sobre o dia a dia do negócio, comparar dados e criar planos de ação mais efetivos.

A maior vantagem desses painéis de controle é fornecer os resultados que a empresa almeja — tudo de maneira automatizada, o que poupa tempo e trabalho para as equipes. As ferramentas que mais se destacam na organização e estruturação das informações dessas empresas, mesmo as de pequeno porte, são:

  • CPM, EPM ou BPM (siglas em inglês para Gestão do Desempenho Empresarial/Corporativo), ferramenta também conhecida como Gestão de Performance;
  • ERP (sigla em inglês para Planejamento de Recursos Empresariais);
  • CRM (sigla em inglês para Gestão de Relacionamento com o Cliente), que registram os dados administrativos básicos, a rotina dos funcionários, o contato da empresa com os clientes e os seus hábitos de consumo.

Ferramentas BPM

Embora existam desde meados da década de 90, as estratégias de Gestão de Performance só ganharam força em 2001, quando foram unidas em uma denominação oficial: Corporate Performance Management, ou CPM — termo introduzido pelo Gartner Group.

Uma das vantagens dessa ferramenta é não focar apenas em um único departamento ou naquilo que já foi feito — algo comum nas estratégias de Business Intelligence (BI). Implementar softwares de CPM é olhar diretamente para o futuro, descobrir todo o potencial da sua empresa e até onde ela pode chegar.

Para isso, é feita uma análise completa de cenários, variáveis financeiras do negócio, mercados ativos e instabilidades socioeconômicas. A sua principal vantagem é integrar vários componentes em um único sistema: planejamento, orçamento, dados, comunicação e análise de dados.

Ferramentas ERP

Em seguida, vêm os sistemas ERP. Eles estão voltados para a manutenção de bancos de dados que controlam todas as atividades administrativas e operacionais diárias da empresa, como fluxo de caixa, inventário, ponto dos colaboradores, compras a fazer e contas a pagar, balanço contábil e faturamento.

Ferramentas CRM

Já os softwares de CRM, armazenam informações sobre o relacionamento da empresa com o consumidor, como volume de compras, data do último contato, chamadas telefônicas, produtos favoritos, e-mails enviados, feeds de mídia social e, claro, os seus dados pessoais.

Esse conhecimento é fundamental para fidelizar, criar ofertas exclusivas, promover a inovação na oferta de produtos e serviços e melhorar o atendimento a esses consumidores.

O uso de tecnologias CRM também é fundamental na prospecção de clientes e no crescimento de negócios. Conhecendo todo o histórico de um determinado lead, é possível oferecer os produtos certos e um atendimento mais rápido e eficiente.

Isso facilita muito o trabalho do departamento de marketing e das equipes de venda, que podem criar uma abordagem mais adequada aos hábitos e interesses do público da empresa.

Além da automatização, a maior vantagem dos softwares é dar uma visão completa, em um só lugar, sobre todo o andamento da empresa. Isso evita que as equipes percam tempo para achar um arquivo ou um dado e garante a segurança de todas as informações.

A gestão de informação é uma estratégia destinada ao atendimento das demandas do mercado e na criação de soluções inovadoras. Para quem está em um cargo de liderança, ter em mãos todos os dados e números sobre o desenvolvimento da empresa é a melhor forma de tomar decisões acertadas, baseadas em fatos e não apenas em suposições, possibilitando o crescimento de negócios.

A importância das informações disponíveis para o crescimento de negócios

Nem sempre os gestores e colaboradores dão a importância devida para as informações que têm disponível, ou pior: as acumulam e não fazem um uso adequado para a construção de estratégias.

Com a ajuda de softwares e sistemas de CPM, ERP e CRM é possível ganhar vantagem competitiva, evitar erros e entender exatamente o que o consumidor procura. E no momento certo.

Essas ferramentas sozinhas podem trazer bons resultados, mas quando integradas em um só lugar se tornam imbatíveis na simulação de cenários para o futuro, identificação de fatores que podem prejudicar ou trazer crescimento de negócios — como variação de câmbio e valores de commodities.

Elas também serão fundamentais para entender as reações do mercado e sobreviver diante de instabilidades, sem deixar de oferecer um produto ou serviço de qualidade ao cliente. Na prática, esse é o motor que impulsiona a transformação de uma empresa de só mais uma dentre milhares para um grande nome no mercado.

Invista no conhecimento e na busca por informações como uma rotina da sua gestão. Ao entender o seu próprio funcionamento, será mais fácil descobrir até onde se pode chegar, identificar pontos fracos e impulsionar melhorias que vão garantir o crescimento de negócios.

Ainda duvida? Então comece agora mesmo um processo de gestão de informação na sua empresa e nos conte o resultado de crescimento do negócio! Para impulsionar ainda mais essas mudanças, aprenda agora mesmo como integrar setores e alavancar seus resultados!