Quais são as 11 principais ferramentas no PDCA para usar usar em cada etapa?

Se você já tentou aplicar o ciclo de melhoria contínua e sentiu que “falhou” na prática, saiba que não está sozinho, tá? Assim como você, outras pessoas também travam e não costuma ser por falta de método, e sim por escolher (ou combinar) mal as ferramentas no PDCA. 

O PDCA é simples no papel, mas ganha complexidade no mundo real. 

Por isso, a ideia aqui é te apresentar quais ferramentas usar em cada etapa do PDCA e abrir o seu leque de opções. Vamos lá?

Primeira etapa: Plan 

A primeira etapa, a do Plan, é o momento de transformar um incômodo em um problema claramente definido, com meta, escopo, hipóteses de causa e um plano inicial de teste. 

É aqui que você deve decidir o que mudar, por que mudar e como vai saber se deu certo ou não. 

Algumas ferramentas que vão te ajudar: 

Diagrama de Ishikawa 

O Diagrama de Ishikawa (ou espinha de peixe) é uma ferramenta para identificar e organizar as causas raiz de um problema. 

Eu o utilizo logo no início de um Ciclo, dentro do Plan, para evitar que todo o plano de ação seja realizado no achismo e impedir que o time ataque sintomas (atrasos, retrabalho e erros) em vez de tratar os mecanismos do processo que realmente geram o desvio. 

Dentre as ferramentas no PDCA, o Ishikawa é aquele que tira o time do sintoma e o leva à causa raiz, dando rigor ao Plan e reduzindo desperdício de energia em ações que “parecem boas”, mas não mudam o resultado. 

5 porquês 

O 5 Porquês é uma ferramenta que funciona muito bem sozinha, mas que como uma das ferramentas no PDCA, gosto de usar depois do Diagrama de Ishikawa. 

Depois de identificar as causas para um problema eu uso o 5 Porquês quando preciso aprofundar rapidamente uma hipótese até chegar na causa raiz. 

É uma técnica simples: a cada resposta, eu pergunto “por quê?” de novo, até que o motivo deixe de ser sintoma e revelar o mecanismo do processo que realmente explica o problema. Dentro do Plan, ele cumpre um papel cirúrgico: refinar o que saiu do brainstorming e separar opinião de evidência. 

Brainstorming 

O brainstorming serve para tirar ideias rapidamente da cabeça das pessoas e colocá-las à vista, antes de qualquer julgamento. 

No Plan, essa ferramenta é importante porque precisamos levantar hipóteses de causa e alternativas de soluções sem cair na armadilha do “sempre foi assim”. 

Entre as ferramentas no PDCA, o brainstorming é a que melhor quebra vieses, captura conhecimento tácito do time e aumenta o repertório para as análises que vêm depois. 

Essa ferramenta é muito importante quando o problema parece estar bem definido e agora, é preciso gerar hipóteses de soluções. 

Matriz GUT 

Muitos brainstormings terminam com mais de uma possibilidade de ações para atacar uma causa. Nessa hora, é importante priorizar o que precisa ser feito. 

A Matriz GUT vem exatamente para isso. A sigla vem de Gravidade, Urgência e Tendência. Para cada item, eu atribuo notas (geralmente de 1 a 5) para: 

• Gravidade: o tamanho do impacto no negócio (resultado, custo, qualidade, risco e cliente). 

• Urgência: o quanto precisa de ação rápida (prazo, SLA, pressão regulatória e janela de oportunidade). 

• Tendência: se o problema piora com o tempo (cresce, se espalha e encarece). 

Multiplico as notas (G x U x T) e obtenho um ranking objetivo. Quanto maior a nota, maior deverá ser a priorização daquela iniciativa. 

5W2H 

Pode parecer simples, mas construir planos de ação exige método. A sorte é que o 5W2H é a ferramenta para isso. 

Ele é a ferramenta que ajuda a deixar documentado quem faz o quê, quando, onde, por quê e como e com quanto. Dentro do Plan, ele conecta a análise (Ishikawa, 5 Porquês e GUT) com a execução disciplinada. 

Ele ajuda que todos os envolvidos no plano tem noção clara de quais são os seus papéis, data e ações esperadas. 

A3 

A ferramenta A3 reúne, de forma lógica e visual, contexto, problema, metas, análise de causas, contramedidas, plano e aprendizados. 

Ao fazer uso dessa ferramenta no ciclo PDCA, ela te obriga a pensar com clareza antes de agir: condensar o raciocínio tira o excesso e deixa só aquilo que guia decisões. 

Entre as ferramentas no PDCA, o A3 é a que melhor conecta tudo em um fluxo: do diagnóstico à estratégia de teste, com alinhamento entre áreas. 

Segunda etapa: Do 

A segunda etapa do Ciclo PDCA é aquela que você vai testar e rodar o seu plano de ação, que foi construído na etapa anterior. 

Aqui, as mais diferentes ferramentas podem ser aplicadas. No entanto, tudo é um grande “depende do seu plano de ação”.  Cada segmento de empresa e área vai fazer um tipo diferente de solução. Por isso, a receita de ferramentas aqui é infinita. 

Para te ajudar, te apresento uma que com certeza vai fazer sentido: o quadro de tarefas. 

Quadro de tarefas 

O quadro de tarefas (Kanban) é uma ferramenta visual que representa o fluxo de execução das ações decididas no Plan. Ele transforma o plano de ação em um sistema de trabalho visível, mostrando onde cada ação está (do “a fazer” ao “concluído”), quem é o responsável e o que está bloqueando. 

Isso dá ao líder do projeto mais visibilidade do que está sendo feito e o que ele precisa ajudar ou destravar. 

Terceira etapa: Check 

Na etapa do Check, você deve comparar o que realmente aconteceu com o que deveria ter acontecido. É a hora de validar se as ações alcançaram o resultado esperado, com metas e hipóteses do Plan com as evidências geradas no Do. 

Aqui, você pode fazer uso de três possíveis ferramentas no PDCA. 

Gráfico de controle 

Você pode usar o gráfico de controle para responder à pergunta que mais evita decisões ruins: “essa variação é normal do processo ou sinal de problema/efeito real?”. Em vez de comparar médias “antes vs. depois”, o gráfico de controle mostra a série temporal do indicador com três linhas fundamentais: 

• Linha Central (LC): o comportamento típico do processo (média). 

• Limite Superior de Controle (LSC) e Limite Inferior de Controle (LIC): faixas calculadas a partir da variabilidade histórica, que definem o que é variação comum (esperada) e o que é variação especial (sinal). 

Se os pontos oscilem dentro dos limites sem padrões atípicos, o processo está sob controle (variação comum). Se surgem pontos fora dos limites ou padrões não aleatórios (ex.: oito pontos seguidos acima da LC), tenho variação especial e algo mudou no processo (para melhor ou pior) e merece ateção. 

Histograma 

Eu costumo usar o histograma para entender como os resultados se distribuem e não apenas a média. 

Ele é um gráfico de barras que agrupa os dados em classes (faixas de valores) e mostra frequência em cada faixa. 

Na etapa do Check no PDCA, ele te ajudar a entender se “o processo entrega sempre perto da meta ou varia demais”. 

Entre as ferramentas no PDCA, o histograma me impede de tirar conclusões apressadas com uma média “bonita”, mas sustentada por distribuições ruins (cauda longa, bimodalidade, assimetria).

Matriz de aprendizado 

Particularmente, eu trato a matriz de aprendizado como o quadro-resumo das evidências do ciclo: um registro simples e comparável que cruza o que testamos, o que aconteceu, por que aconteceu e o que fazemos a partir disso. 

Ao usá-la na etapa do Check, ela te ajudar a evitar conclusões soltas e transforma execução em conhecimento reutilizável. 

Entre as ferramentas no PDCA, é a que amarra o raciocínio “do dado para a decisão”, preparando um Act muito mais seguro. 

Quarta etapa: Act 

Se no Check a ideia era ver se o que foi planejado alcançou o resultado esperado, aqui você pode ter dois caminhos 

O primeiro você considera que o resultado foi satisfatório e alcançou uma melhora. Nesse caso, vai documentar o novo jeito de fazer, treinar os colaboradores, criar mecanismos de controle e vigiar a manutenção do desempenho. 

No entanto, se o teste não funcionou, o Act também é onde você decide se vale a pena rodar o ciclo novamente ou considera por encerrado o teste, registrando as lições e reoriento o próximo ciclo. 

SDCA 

Para quem escolhe o caminho de padronizar o seu teste para uma outra área ou para a empresa, o SDCA (Standardize–Do–Check–Act) é o método mais comum de fazer isso. 

Em outras palavras: é o mini-ciclo que roda todo dia para manter o padrão vivo, corrigir desvios cedo e evitar que o processo volte ao estado anterior. 

Você pode conhecer o método a fundo visitando o conteúdo específico dele, confira:  SDCA: o que, quais as boas práticas e como aplicar na empresa?

Próximos passos 

O STRATWs One é uma plataforma de gestão que conecta estratégia, operação e resultados em um único fluxo, acelerando a melhoria contínua nas empresas. 

Nele, objetivos e indicadores ficam centralizados, problemas são estruturados com métodos como A3 e Ishikawa e planos viram execução com 5W2H, responsáveis, prazos e evidências anexadas. 

Além disso, o acompanhamento acontece em quadros visuais (Kanban) e dashboards em tempo real, o que facilita priorização, transparência entre áreas e tomada de decisão baseada em dados. 

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