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10 boas práticas para gerenciamento de projetos

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gerenciamento de projetos

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Liderar equipes para que todos os colaboradores alcancem os objetivos é um dos principais desafios quando falamos em gerenciamento de projetos. Dessa forma, buscar por formas de minimizar possíveis erros e acelerar o processo de desenvolvimento é fundamental quando falamos em alcançar resultados.

Pensando nisso, neste artigo listamos as 10 melhores práticas de gerenciamento de projetos que muitas vezes são esquecidas, mas que são fundamentais, sejam elas por meio de ferramentas ou técnicas.

Assim, cada vez que um novo projeto começa, revise esta lista para se certificar de que você não está negligenciando um pequeno detalhe que poderia ajudar num caminho rumo ao sucesso do projeto.

Continue a leitura e aproveite!

1 – Comunicar com todas as partes interessadas no gerenciamento de projetos

Desde o primeiro dia de cada projeto você precisa comunicar as metas e objetivos para todos os envolvidos. Não apenas para algumas pessoas, mas para todas as partes interessadas, com ações que vão impactá-las de alguma forma.

Isso inclui envolver pessoas-chave como membros da equipe, gerentes, patrocinadores de projetos, clientes e usuários relevantes.

Checklist para a criação de um bom plano de gerenciamento de mudanças

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2 – Criar uma equipe de resposta a riscos

Projetos e tarefas estão sujeitos a diferentes níveis de risco. É por isso que você deve sempre ter uma equipe de resposta que possa ajudar um projeto a permanecer no verde e evitar ir para o amarelo (ou ao temido vermelho). Assim, defina uma equipe de resposta ao risco como a primeira linha de defesa para quando problemas surgirem.

 3 – Realizar um kick-off do projeto

A fim de gerenciar um projeto bem-sucedido, você precisa alinhar todos os seus interessados com uma reunião inicial. Para isso, você deve incluir todos os que vão ter uma participação no projeto, em suas respectivas áreas de conhecimento, principalmente os gestores. Além disso, quanto mais cedo eles souberem de tudo, melhor.

Isso ajudará com a comunicação de tarefas menores e atribuições de vários membros da equipe em cargos diferenciados. Dessa forma, é importante certificar-se de que todos estão conscientes do projeto desde o início é uma maneira simples, mas eficaz para conduzi-lo de maneira saudável para a produção.

4 – Use um documento de definição de trabalho detalhado

Um problema comum no gerenciamento de projetos é esclarecer quem é responsável pelo quê. Um documento de trabalho detalhado cuida da incerteza e da confusão. Ele claramente documenta que nível de trabalho precisa ser feito por qual grupo ou indivíduo, para que todos tenham uma compreensão clara do nível de esforço envolvido.

Para criar essa responsabilidade no seu projeto, use um documento de definição de trabalho detalhado e faça com que todas as partes interessadas estejam de acordo.

5 – Criar um plano de trabalho detalhado

Formalizar o plano de trabalho do seu projeto é fundamental para cumprir os prazos e atingir metas. Ou seja, sem um plano de trabalho detalhado, não há um arquivo documentado para todas as várias fases do projeto. O que é medido é feito, e um plano de trabalho detalhado é uma maneira simples de medir todas as partes móveis diferentes de um projeto.

6 – Documente tudo envolvendo o gerenciamento de projetos

Como um gerente de projeto, você já viu alguma tarefa decair por alguns dias, ou pior, por algumas semanas? Por que isso aconteceu? O que levou isso a acontecer? Como evitar que isso aconteça novamente?

A fim de responder a estas perguntas, você precisa se basear nas evidências durante a execução do seu gerenciamento de projetos. Além disso, documente tudo o que acontece para garantir segurança de todos os dados necessários e conseguir te auxiliar na tomada de decisões melhores e aprender com os desafios anteriores.

Uma boa dica para isso é documentar tudo! Etapas do projeto, impasses, mudanças de planos, dependências de tarefas. É viável também ter contabilizado o tempo de descanso remunerado da equipe.

7 – Peça feedback

Nenhum de nós é perfeito, e haverá lados bons e ruins em cada passo do caminho, mesmo em relação ao desempenho do gerente de projeto. Ter consciência do espaço pessoal para uma melhoria é uma ferramenta extremamente poderosa de ser aproveitada, especialmente se você estiver disposto a criticar sua equipe.

Como gerente de projeto, seu trabalho é garantir o sucesso do projeto. E lembre-se que são pessoas do outro lado da construção do projeto. Pedir feedback é uma ótima maneira de aumentar as chances de sucesso e melhorar suas habilidades de gestão.

Nesse caso, vai te ajudar bastante se a empresa já tiver implementado uma cultura de feedbacks. Dessa forma, os seus colaboradores já estarão trabalhando e atuando em um modelo de atuação que vai ajudá-los a evoluir de maneira constante.

Se precisar de ajuda, aprimore a prática de feedbacks com o nosso material agora mesmo!

feedback

8 – Comunicar o impacto dos complementos do projeto

É bom praticar metodologias ágeis, e às vezes dizer “sim” a cada novo projeto ou tarefa que surge é tentador. No entanto, esta é uma maneira fácil de se sobrecarregar com projetos. Dessa forma, sempre que você tiver um novo pedido dentro do seu projeto, é sua responsabilidade mostrar como isso afetará seu cronograma ou orçamento.

Nesse caso, dizer “não”, mesmo que de forma temporário, poderá ser bastante necessário, até para não impactar nos resultados a curto, médio e longo prazo dos objetivos já definidos.

9 – Gerir novos acordos

Novas sugestões geralmente significam uma mudança no âmbito original do projeto. Se isso acontecer, então é uma boa prática fazer com que todos assinem um novo documento de acordo. Deste modo, as várias partes interessadas terão uma compreensão clara do novo âmbito de trabalho e do seu impacto para o projeto em geral, além do acordo documentado eliminar possíveis transtornos se os prazos precisam ser restabelecidos.

Além disso, a visão de gerir novos acordos quando se fala em gerenciamento de projetos é necessário, principalmente quando se fala em mudança de rotas. A depender do rumo dos projetos, será preciso mudar a rota definida lá trás, seja por uma mudança inesperada, ou por um erro de planejamento não identificado lá trás.

10 – Realizar uma reunião de encerramento

Uma vez que seu projeto for concluído, é hora de refletir e ver como você pode otimizar os próximos projetos para o sucesso. Realizar uma reunião de encerramento é uma oportunidade perfeita para reunir todos os membros do projeto para discussão.

Destacar as lições aprendidas com o projeto é uma maneira de se preparar e melhorar para a próxima vez, e seguir os mesmos passos iniciais e os processos que não funcionaram no projeto não vão te ajudar a obter sucesso nos próximos. A otimização contínua do seu gerenciamento de trabalho resultará em economia de tempo e dinheiro.

Achou essas dicas úteis?

Confira nossa versão em infográfico e imprima, cole na parede de seu trabalho ou salve e olhe todas as vezes que for iniciar um projeto!

Essas dicas te ajudaram a refletir sobre o desenvolvimento de projetos? Então compartilhe esse artigo nas redes sociais para que seus amigos também possam aprimorar sua gestão!

Texto adaptado do Wrike.

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