4 ferramentas para análise de causa raiz como guia para tomada de decisão

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A gestão de resultados é uma forma poderosa de alinhar as equipes em torno de um objetivo comum. Pelo simples fato de acompanhar as metas do time regularmente, pode-se entender se há gargalos a serem resolvidos. E isso pode ser feito com as ferramentas de análise de causa raiz, que identificam o problema de forma precisa.

Uma dessas ferramentas é o Diagrama de Ishikawa! A Siteware preparou uma ferramenta 100% gratuita para você utilizar essa metodologia:

Nesta postagem, selecionamos as principais ferramentas de análise de problemas, diagramas de decisão e outras formas de identificar a causa raiz.

Leia atentamente e veja que as ferramentas de resolução de problemas, como o método de investigação 5 porquês, o gráfico de Ishikawa (“espinha de peixe” da qualidade ou análise de causa e efeito) e a análise de Pareto, são excelentes formas de realizar a análise de causa raiz do problema.

Leia também: Ferramentas de tomada de decisão: como escolher a ideal para o seu negócio?

O que é a análise de causa raiz?

A análise de causa raiz (ACR) é um método utilizado para identificar as causas fundamentais de problemas ou falhas em um processo ou sistema, em vez de apenas tratar seus sintomas. O objetivo é compreender as origens subjacentes dos problemas para que se possa implementar soluções duradouras e prevenir recorrências.

Dessa forma, quando um problema ocorre, muitas vezes é fácil tratar apenas os sintomas imediatos. No entanto, sem compreender e abordar as causas subjacentes, o problema pode voltar a ocorrer. A análise de causa raiz busca ir além dos sintomas evidentes e descobrir os fatores que realmente causaram o problema.

O processo geralmente envolve a coleta de dados, a análise desses dados para identificar padrões ou falhas, a identificação das causas subjacentes e, finalmente, a implementação e monitoramento de soluções corretivas.

Ao abordar as causas raízes dos problemas, as organizações podem implementar soluções mais eficazes, melhorar processos, aumentar a satisfação do cliente e evitar custos associados à recorrência de falhas.

• Dentro do STRATWs One, software desenvolvido pela Siteware, é possível usar diversas ferramentas de análise da causa raiz, como Análise de Pareto e Diagrama de Ishikawa. Saiba mais →

Como funcionam as ferramentas de análise de causa raiz?

As ferramentas de análise de causa raiz funcionam de forma diferente uma das outras. Mas, de modo geral, elas seguem um fluxo que parte da determinação do problema, da verificação dos motivos, da busca por soluções, do planejamento estratégico e tático e chega ao acompanhamento dos resultados.

Veja quais são as 7 melhores ferramentas e sistemas de planejamento estratégico →

Para visualizar melhor, veja a ordem do processo de análise de causa raiz, em um âmbito geral:

• definir o problema;
• identificar as possíveis causas;
• verificar as reais causas;
• propor uma solução para o problema;
• implantar a solução;
• analisar os resultados.

No âmbito da alta gestão, as análises de causas e efeitos são geralmente aplicadas aos desvios das metas, para identificação dos fatores principais que levaram ao insucesso daquele período.

Ao tratar as causas do desvio, os gestores tentam manter a meta próxima do valor a ser atingido e, portanto, alinhada com as expectativas da companhia. Assim, a metodologia pode ajudar na otimização dos processos e melhores resultados.

4 principais ferramentas de análise de causa raiz

Existem diversas ferramentas de análise de causa raiz do problema, cada uma com suas particularidades. Reunimos as quatro principais, consideradas as mais usadas no mercado por empresas de vários portes e segmentos: Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), Método dos 5 Porquês e Folha de verificação.

Cabe à equipe definir quais são as melhores delas para serem aplicadas dentro de suas respectivas realidades.

Ao final da aplicação de qualquer uma dessas ferramentas, é importante analisar se ela resolveu o problema. Assim, é possível replicar o processo em diferentes situações.

Confira:

1. Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é um exemplo prático de uma ferramenta de análise de causa raiz que permite identificar e selecionar itens que são os responsáveis por causar um grande efeito na melhoria dos processos, seguindo a relação: 80% dos resultados são causados por 20% dos fatores.

Esse é o conceito da análise de Pareto: 80/20.

Sob a ótica da identificação de problemas, pode-se afirmar que 80% dos problemas podem ser resolvidos com o tratamento de 20% das causas.

Sendo assim, para a criação de um Diagrama de Pareto, deve-se:

1. Identificar uma meta que não foi atingida em determinado período;
2. Levantar os possíveis problemas que ocasionaram o desvio da meta;
3. Atribuir a frequência com que aparecem ou o grau de relevância;
4. Ordenar os dados de maneira decrescente de acordo com a frequência e importância;
5. Calcular a porcentagem referente a cada item e criar uma nova coluna com o percentual acumulado da série;
6. Criar um gráfico onde as colunas representam a frequência e a linha é referente a porcentagem acumulada;
7. Selecionar os problemas que, com os percentuais somados, representam 80% dos fatores.

Você pode saber mais sobre essa metodologia causa raiz, lendo os seguintes posts de nosso blog:

• Como fazer diagrama de Pareto e aplicar em seu negócio
• Entenda tudo sobre a análise de Pareto

Se quiser executar essa metodologia para análise de problemas e tomada de decisão, baixe nossa ferramenta: Quero Baixar a Planilha Automatizada da Análise de Pareto

2. Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, é uma ferramenta gráfica bastante utilizada para a análise de problemas.

Devido a sua forma hierárquica, ela permite agrupar e visualizar várias causas que são consideradas como a origem de um problema. Ou ainda identificar uma oportunidade de melhoria, além de seus efeitos sobre o desafio ou o resultado.

Na sua estrutura de análise de causa e efeito para identificar a causa raiz do problema, a construção do Diagrama de Ishikawa segue as seguintes etapas:

1. Determinar o problema a ser analisado;
2. Levantar informações referentes ao problema;
3. Realizar, junto a equipe, um brainstorming sobre o problema, elencando possíveis causas, tanto primárias como secundárias;
4. Identificar as causas mais pertinentes e agrupá-las de acordo com os 6M’s;
5. Propor soluções para as causas levantadas, deixando uma pessoa responsável por implementar a solução.

Veja uma análise de causa raiz com esse exemplo de como fazer diagrama de Ishikawa:

Quais são as 6 categorias de Ishikawa (6M´s)?

Outro detalhe importante para aprender a como fazer a análise usando o diagrama de Ishikawa, é empregar as 6 categorias definidas por Ishikawa, conhecidas como 6M:

• Método: como o modo do trabalho realizado afeta o problema?
• Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
• Medida: como as métricas usadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
• Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida impacta o problema?
• Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados atuam sobre o problema?
• Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?

Lembre-se: essas são apenas algumas das possibilidades de categorias a serem analisadas com ajuda do gráfico de Ishikawa.

Ao usar a metodologia de investigação espinha de peixe na busca de qualidade nos processos, você deve definir seus próprios conceitos, baseados nas especificidades do seu negócio.

Nessa ferramenta de análise de causa raiz, o problema é uma forma de identificar processos não otimizados e estabelecer uma rotina de melhoria contínua na empresa.

Se você quer saber mais sobre como usar o diagrama de Ishikawa na investigação e análise de causa raiz, assista ao vídeo exclusivo da Siteware:

3. Método de investigação 5 porquês

A ferramenta da qualidade 5 porquês é a mais simples das apresentadas, mas não menos eficiente. Ela parte do princípio do aprofundamento em torno de uma questão, tentando extrair a causa raiz do problema mais profunda.

É muito usada quando se deseja melhorar a qualidade das entregas de um negócio e proceder a melhoria contínua dos processos.

Foi criada nos anos 50 por Taiichi Ohno, que trabalhava na Toyota e percebeu a necessidade de melhorar a qualidade dos produtos da empresa para atender às necessidades dos clientes.

A execução desta metodologia é feita questionando-se o por quê determinado problema acontece, de maneira consecutiva, por cinco vezes.

Depois de 5 perguntas, Ohno acreditava chegar à verdadeira análise de causa raiz do desafio, podendo tomar providências para eliminá-la e criar um processo que garantisse a excelência das entregas.

A aplicação da ferramenta de qualidade 5 porquês é análise indicada especialmente para problemas de poucas variáveis. Quando eles se tornam mais complexos, as avaliações de outros fatores se tornam necessárias. Logo, esse método deixa de ser suficiente. 

Continue aprendendo: Metodologia 5 porquês: descubra a causa real dos problemas

4. Folha de Verificação

A folha de verificação é outra ferramenta de análise de causa raiz bastante popular no mundo empresarial. Basicamente, é um formulário onde é padronizada a coleta de dados de uma empresa, facilitando análises mais profundas.

A Siteware preparou, para você, um template 100% gratuito de folha de verificação. Baixe agora:

Essa ferramenta pode ser utilizada em diferentes cenários, como:

• identificar a causa raiz de um problema;
• facilitar a contagem de itens em um estoque ou em uma linha de produção;
• manter o controle dos serviços;
• implementar uma cultura de melhoria contínua na empresa.

Para saber mais sobre a folha de verificação, suas aplicações e exemplos, leia nosso artigo completo: Folha de verificação: o que é + 4 utilidades + 7 vantagens

Veja um exemplo de folha de verificação:

Vantagens de usar ferramentas de análise de causa raiz

A implementação de ferramentas de análise de causa raiz oferece vantagens valiosas a qualquer empresa. Algumas delas são o melhor alinhamento dos objetivos corporativos entre os colaboradores, melhor foco no motivo do problema, agilidade na resolução de desafios e padronização para avaliar causas e efeitos.

Entenda melhor sobre os grandes benefícios que essa prática oferece aos negócios:

• Alinhamento: os impedimentos para o alcance dos resultados são abertos para discussão para toda a equipe;
• Profundidade: pelo fato da análise não ser superficial em nenhum dos casos, a probabilidade da equipe focar na real causa é maior;
• Padronização: as análises seguem um mesmo roteiro de execução.

Como priorizar os problemas a serem resolvidos?

Para priorizar os problemas que serão resolvidos após a identificação e análise de causa raiz, pode-se usar outras ferramentas, como a matriz de priorização de decisões, conhecida como matriz GUT. Ela é muito simples e fácil de se usar e deve ser empregada sempre que você tiver muitos problemas para resolver e não souber por qual começar.

A matriz criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981 ainda se mostra bastante útil e atual. 

Para usá-la, você deve utilizar a tabela abaixo para dar uma nota para cada problema, de zero a cinco, de acordo com 3 critérios:

• gravidade do problema;
• urgência em resolvê-lo;
• tendência do problema se potencializar.

Entenda melhor cada um dos critérios do diagrama de tomada de decisão:

• Gravidade: para este conceito, é preciso definir o quanto as consequências do problema afetarão o atingimento dos objetivos estratégicos da empresa, a segurança das pessoas e da comunidade.
• Urgência: o que ocorrerá se o problema não for resolvido imediatamente? É possível esperar, ou as operações serão paralisadas? Há um plano de contingência? Considere esses fatores para definir a velocidade com que o problema deve ser resolvido.
• Tendência: qual a probabilidade do problema ficar cada vez pior se não for resolvido logo? A tendência é tornar a operação da empresa cada vez mais difícil?

Como dar notas para cada critério da matriz GUT?

Com base nesses critérios, atribua notas seguindo essa escala de 1 a 5:

1. Não é um problema urgente e nem grave, não causa danos imediatos.
2. Pouco urgente, pouco grave e a piora se dará a longo prazo.
3. Urgente e grave e vai se agravar em médio prazo.
4. Muito urgente e também muito grave, devendo piorar em curto espaço de tempo.
5. Extremamente urgente e grave na mesma medida. Precisa ser solucionado antes que piore.

Coloque as notas na matriz de decisão, multiplique os números e encontre o resultado. O mais alto corresponde ao problema que primeiro deve ser solucionado primeiro.

Como potencializar os resultados das ferramentas de análise de causa raiz?

Para potencializar a implementação das ferramentas de análise de causa raiz é necessário contar com a tecnologia. Um ótimo exemplo é o software de gestão de projetos, que reúne diversos sistemas de gerenciamento corporativo, baseando-se em dados concretos e em tempo real.

Um sistema de gestão empresarial é ideal para visualizar o status de toda a carteira de clientes, gerenciar o portfólio da companhia e monitorar o cumprimento de prazos e metas dos cronogramas.

Isso tudo por meio de relatórios completos, com indicadores de desempenho centralizados em um só local. Ao mensurar regularmente o avanço dos resultados (ou seu retrocesso) é possível tomar decisões de modo ágil e preciso para elevar a performance da equipe.

Ou seja: esse sistema contribui para o melhor uso das ferramentas de análise de causa raiz, fornecendo resultados e estatísticas essenciais para a identificação de gargalos nos processos ou nas atividades realizadas pela equipe.

Conheça o software STRATWs One da Siteware, utilizado por grandes empresas, que facilita o planejamento, a gestão e o engajamento dos colaboradores, tornando todas as operações voltadas para o alcance de bons resultados.

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