¿Cómo aplicar con éxito la optimización del desempeño empresarial?

¿Cómo va la optimización del desempeño de su empresa? Es una pregunta que los gestores deben hacerse con frecuencia.

Es una técnica que mejora los resultados de la organización y se apoya en varios pilares: medir, analizar, actuar y dar seguimiento.

Según una encuesta realizada por Siteware, la optimización del desempeño todavía enfrenta obstáculos. Para el 56% de los encuestados, la dificultad técnica es la principal.

Según el mismo estudio, la falta de compromiso dentro de la organización es una dificultad para el 26% de los ejecutivos.

Esto muestra que la optimización del desempeño debe conducirse de forma continua. En este artículo, usted verá cómo implementarla en su negocio.

¿Qué es la optimización del desempeño empresarial?

La optimización del desempeño consiste en medir todos los procesos de la empresa y crear acciones correctivas para aprovechar mejor el tiempo y alcanzar mejores resultados.

La medición de los procesos tiene varias etapas. Con indicadores de desempeño, usted mide la productividad de cada área y encuentra los cuellos de botella de los departamentos.

Al analizar los indicadores, es posible ver cuáles están por debajo del resultado esperado y crear acciones para mejorarlos.

Una vez creadas, las acciones correctivas deben seguirse, para evaluar si la estrategia adoptada produce el efecto esperado.

¿Para qué sirve la optimización del desempeño empresarial?

La optimización del desempeño sirve para dar más eficiencia a los procesos, eliminando desperdicios y entregando productos y servicios en menos tiempo.

También ayuda a encontrar cuellos de botella y retrabajos que encarecen los productos de la organización.

Al identificar un cuello de botella, el gestor crea un plan de acción para eliminarlo. El plan puede construirse con los colaboradores vinculados al área que presenta la deficiencia.

Por ejemplo, el gestor nota que una máquina produce menos que otra y que eso perjudica la productividad final. Puede esbozar un plan para:

• capacitar al operador de la máquina;
• comprar un equipo nuevo para reemplazar el antiguo;
• hacer mantenimientos con más frecuencia.

Definido el plan, hay que darle seguimiento para verificar que el resultado sea el esperado.

¿Quiere entender qué son los indicadores de desempeño? Vea el video:

¿Qué importancia tiene la optimización del desempeño en las empresas?

La mayor importancia de optimizar el desempeño es eliminar retrabajos y reducir costos innecesarios, que se trasladan al precio del producto y perjudican la competitividad.

Por eso, la optimización contribuye a la eficiencia de la empresa y a la experiencia del cliente, que recibe su pedido en menos tiempo y con más calidad.

A medida que el mercado se vuelve más competitivo, la gestión del desempeño deja de ser un diferencial y pasa a ser una necesidad.

Para conocer los principales indicadores, descargue el e-book Cómo crear su dashboard de indicadores de desempeño en 3 díasse abre en una pestaña nueva (en portugués).

¿Cuáles son los beneficios de la optimización del desempeño?

Hay muchos beneficios al implantar la optimización del desempeño en una empresa. Los principales son:

• eliminación del retrabajo;
• reducción de costos;
• mejor gestión del tiempo;
• eliminación de cuellos de botella productivos.

Eliminación del retrabajo

El retrabajo tiene un costo financiero para la empresa. Consume tiempo y recursos físicos que muchas veces no pueden reaprovecharse.

Con la optimización del desempeño, la empresa identifica los puntos en que el retrabajo ocurre con frecuencia y crea planes para evitarlo.

Imagine que un colaborador completa una planilla financiera y la envía a revisión. La planilla pasa a la aprobación de un superior y solo después vuelve para corrección.

Eso es retrabajo, porque la corrección podría haberse hecho justo después de la revisión, antes de la aprobación. Cuando el proceso se optimiza, tareas como esta dejan de existir.

Reducción de costos

La optimización del desempeño reduce los costos de la empresa, porque elimina fallas y evita el desperdicio de recursos.

Con el tiempo mejor gestionado, la empresa produce más en menos tiempo, lo que reduce el costo directo de los productos vendidos.

Un ejemplo ilustrativo: un producto tarda 1 hora en fabricarse y el costo por hora de la empresa es de R$ 10. El producto cuesta R$ 10 de producción y ese valor entra en el precio.

Con la optimización, el producto pasa a fabricarse en 54 minutos, una reducción del 10% en el tiempo. El costo baja de R$ 10 a R$ 9 por producto.

Mejor gestión del tiempo

La optimización del desempeño mejora la gestión del tiempo, porque elimina los cuellos de botella de la producción.

Como el proceso es de mejora continua, los gestores crean nuevos arreglos que mejoran el rendimiento del equipo y dan más agilidad a la ejecución.

La Matriz de Eisenhower ayuda a priorizar las tareas por urgencia e importancia.

Identificación y eliminación de cuellos de botella

Por último, los cuellos de botella que perjudican la productividad se identifican con más facilidad y, en un proceso de mejora continua, se superan.

Por ejemplo, en una línea de producción, una máquina produce 10 unidades por hora y otra produce 9, por falta de calibración.

La primera deja de usar todo su potencial. Con un sistema de optimización del desempeño, el gestor identifica el cuello de botella y promueve la mejora necesaria para aprovechar toda la capacidad de la maquinaria.

El resultado es más productividad en menos tiempo y más rentabilidad al final del período.

Para saber cómo evaluar el desempeño de su organización, descargue la guía completa de evaluación de desempeñose abre en una pestaña nueva (en portugués).

¿Cómo optimizar el desempeño de su empresa?

Para implantar la optimización del desempeño, el primer paso es mapear todo el proceso empresarial, departamento por departamento. Una publicación sobre mapeo de procesos muestra cómo hacerlo.

Con los procesos mapeados, defina indicadores de desempeño relevantes para cada uno y úselos para medir el desempeño actual.

Con base en esos indicadores, identifique los puntos que necesitan mejorar y cree un plan de acción para cada etapa.

El plan de acción debe venir acompañado de nuevas métricas, que muestren si las acciones están funcionando. Si es necesario, corrija los puntos desajustados y repita el ciclo hasta resolver el problema.

Cómo sostener la optimización del desempeño

Mapear, medir y actuar es el comienzo. Lo que hace que la optimización dure es el seguimiento: cada oportunidad tratada con método, cada causa analizada, cada acción con responsable y plazo.

Sin ese registro, la mejora depende de la memoria de quien la condujo. El cuello de botella vuelve, el plan se olvida y la empresa empieza de cero en el ciclo siguiente.

En la solución de gestión de rutina y mejora continua de Stratws, la oportunidad se trata con método y la causa se analiza con una herramienta. La acción tiene dueño y plazo, y la mejora se estandariza para las áreas donde se aplica.

Con eso, el gestor ve lo que está en curso, lo que se trabó y lo que se convirtió en nuevo estándar, y la optimización del desempeño pasa a formar parte de la rutina de la empresa.