5 herramientas de gestión del conocimiento que usted debe conocer

Aprender de las experiencias pasadas es uno de los secretos para un crecimiento y una evolución constantes.

Y, en el caso de las empresas, podemos decir que la importancia de la gestión del conocimientose abre en una pestaña nueva (en portugués) es todavía mayor. Los diversos conocimientos y aprendizajes de cada empleado son fundamentales para la toma de decisiones futuras y para la realización de las más diversas actividades y tareas del día a día.

Pero ¿cómo transferir esos conocimientos de un colaborador a todo el equipo? Hoy esto es posible gracias a las herramientas de gestión del conocimiento, algunas de ellas gratuitas.

¿Utiliza alguna de estas herramientas de gestión del conocimiento en su empresa?

¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?

Las herramientas de gestión del conocimiento son medios que buscan recopilar y compartir los bienes intelectuales, o know-how, de los colaboradores con la finalidad de aumentar la productividadse abre en una pestaña nueva y la innovaciónse abre en una pestaña nueva de las empresas.

Básicamente, son herramientas tecnológicas que almacenan los diversos “conocimientos” de los empleados para que la organización los utilice.

Es decir, en lugar de que esas experiencias personales estén almacenadas solo en la mente de cada persona o en sus computadoras, ahora están disponibles de manera compartida en una misma base de datos.

Todo esto es posible mediante varias herramientas de gestión del conocimiento que pueden utilizarse en su negocio.

¿Cuál es su importancia?

El gran objetivo de las herramientas de gestión del conocimiento es convertir el conocimiento tácito (de dominio personal y no automatizado) en explícito (de dominio general y documentado).

Por lo tanto, estas tecnologías logran identificar, crear, presentar y distribuir conocimientos en toda la empresa, y fomentan la comunicación en la empresa.

Con ello, la información almacenada proveniente de los más variados sectores de una organización podrá evaluarse y estructurarse de modo que aporte datos esenciales para crear estrategias y apoyar la toma de decisiones.

Los resultados de la gestión del conocimiento son:

• mayor agilidad en la gestión
• mayor eficacia en la toma de decisiones
• ventaja competitiva
• facilidad para prever dificultades y hacer posible evitarlas
• capacidad de detectar oportunidades y aprovecharlas

Cómo funcionan estas herramientas

En principio, la idea de gestionar conocimientos parece un poco confusa, e incluso fruto de películas de ciencia ficción, pero, en realidad, con un desarrollo tecnológico tan acelerado y la transformación digital, hay muchas opciones de software capaces de ejercer esta función de manera práctica, rápida y accesible.

Estas herramientas de gestión del conocimiento funcionan codificando la información que se ingresa en ellas y clasificándola.

Así, estos sistemas pueden ayudar a los colaboradores a hacer previsiones sobre las consecuencias de un determinado hecho en la empresa con base en las experiencias anteriores catalogadas.

Ante la necesidad de tomar una decisión, el software de gestión del conocimiento ayudará a acceder a todos los “conocimientos” de la empresa para que se conozcan las soluciones más adecuadas.

Para ello, estas herramientas ayudan a responder algunas preguntas.

Preguntas que responden las herramientas de gestión del conocimiento:

• ¿La empresa pasó por esto en el pasado?
• ¿De qué manera resolvieron el problema los profesionales que pasaron por situaciones parecidas?
• ¿Qué acciones tuvieron resultados positivos? ¿Y negativos?
• ¿Qué debe hacerse, con base en nuestra experiencia y los resultados obtenidos?

5 herramientas de gestión del conocimiento

Existen muchos tipos de software capaces de ayudar a poner en práctica la gestión del conocimiento en su negocio. Algunas opciones son más abarcadoras y otras actúan en funciones más específicas.

Básicamente, usted puede optar por:

• software colaborativose abre en una pestaña nueva (en portugués) basado en la nube, que ayuda a compartir información pero no es específico para la gestión del conocimiento. Algunos ejemplos son Trello, Microsoft Teams e incluso unidades de almacenamiento compartido, como Google Drive y OneDrive.
• software creado especialmente para la gestión del conocimiento

Puede combinar algunas opciones de software o elegir la que mejor se adapte a los objetivos de su empresa.

A continuación, conozca 5 herramientas que podrán ayudarle en el proceso de gestión del conocimiento:

1- Bitrix24

Plataforma gratuita de colaboración en línea. Integra los sectores de la empresa mediante funcionalidades como intranet social, videochat, gestión de proyectos y de documentos en la nube. Bitrix24se abre en una pestaña nueva cuenta con más de 2 millones de empresas usuarias en todo el mundo.

2- AnswerHub

A diferencia de las demás herramientas, AnswerHub funciona con un esquema de preguntas y respuestas.

También ayuda a crear proyectos y ofrece la base de conocimientos para almacenar y compartir en la empresa. Es una herramienta utilizada por grandes empresas como LinkedIn, GE y eBay.

3- Confluence

Con una elaborada herramienta de búsqueda, el software permite trabajar y colaborar en proyectos sin necesidad de cambiar de herramienta. Además, ofrece acceso a una base de conocimientos para publicar y consultar información.

Lo utilizan la NASA, Spotify y Lufthansa.

4- Timeline

Permite insertar imágenes, videos, enlaces y audios para registrar y sistematizar conocimientos, y puede usarse incluso para construir una línea de tiempo de un proyecto.

Es de fácil uso: basta completar la información en una hoja de cálculo de Google Docs.

5- SoundCite

Compartir experiencias y conocimientos de una manera más atractiva siempre es una buena opción. SoundCitese abre en una pestaña nueva ofrece la función de insertar un archivo de audio, donde usted puede grabar la información deseada, a lo largo de su texto.

No es necesario abrir otra página o pestaña para escuchar el audio.

La gestión del conocimiento, además de ayudar en la toma de decisiones empresariales, también facilita el fortalecimiento de la cultura de la empresa, la gestión estratégica por resultados y la alineación de los equipos en torno a objetivos y metas.

¿Quiere profundizar sus conocimientos y entender otras iniciativas de gestión del conocimiento? Lea también nuestro artículo que explica qué es y cómo funciona una universidad corporativa.