Conozca las 5 herramientas de gestión ideales para mejorar la rutina organizacional

Las metodologías, los softwares y las herramientas de gestión son alternativas que utilizan las empresas como estrategia para monitorear y optimizar procesos, y que se han vuelto cada vez más populares con la adopción del home officese abre en una pestaña nueva (en portugués).

Además, como muchas empresas también adoptan el modelo de trabajo híbridose abre en una pestaña nueva (en portugués), contar con estas alternativas es muy importante para facilitar el acceso de los empleados a las tareas y también para optimizar los controles y procesos de gestión por parte de los gestores.

En este artículo, Tangerino, control de asistencia digitalse abre en una pestaña nueva (en portugués), presenta algunas metodologías, softwares y herramientas de gestión que, con la importante participación de la tecnología, hacen que el trabajo de los equipos sea más ágil y productivo.

Conozca algunas de las principales herramientas de gestión

Una gestión eficaz valora el control de los procesos, la calidad de las tareas, las entregas siempre dentro del plazo y la integración entre los equipos, para que todos conozcan su papel dentro de la organización y su importancia en el proceso.

Hoy, con la ayuda de la tecnología, existen diversas herramientas de gestión que hacen que el día a día de las empresas sea mucho más fácil de conducir. Son técnicas y metodologías que ayudan a conducir proyectos de forma eficaz y a entregar resultados. Vea las herramientas de gestión más utilizadas por las empresas:

1. 5W2H

El 5W2Hse abre en una pestaña nueva es una herramienta de gestión con una metodología en formato de checklist que ayuda a líderes y equipos a tener más claridad y certeza sobre las tareas y los proyectos. Con ello, es posible elaborar un plan de acción para tomar decisiones más asertivas.

Presenta una lista de 7 preguntas que, al responderse, muestran el camino para resolver la demanda y facilitan mucho enfocarse en la calidad sin perder el plazo:

5W:

• What? (¿Qué?): cuál es la acción que se debe ejecutar;
• Why? (¿Por qué?): por qué es necesario realizar el proyecto;
• When? (¿Cuándo?): cuándo se ejecutará la acción y cuánto tiempo se necesitará para ejecutar el proyecto;
• Where? (¿Dónde?): dónde se conducirá cada etapa y dónde ocurrirá el proyecto;
• Who? (¿Quién?): quiénes serán los involucrados en el proyecto.

2H:

• How? (¿Cómo?): cómo se realizará el proyecto;
• How much? (¿Cuánto costará?): cuánto costará el proyecto, evalúa la relación costo-beneficio y, si es el caso, orienta a hacer ajustes antes de realizar el proyecto.

2. PDCA

El PDCA o Ciclo PDCA busca la mejora continua de los procesos en las empresas. La metodología tiene el objetivo de disminuir los costos y aumentar las ganancias, además de mantener el foco en la satisfacción del cliente. La sigla significa:

• Plan (planificar): evaluar e identificar los problemas en un proceso, señalando las causas para, aún dentro del proceso, eliminar el error;
• Do (hacer o ejecutar): lo que fue planificado se pone en acción;
• Check (verificar): evaluar si lo que se ejecutó funcionó o está funcionando, y la empresa puede evaluar durante el proceso, una vez concluido o en ambos momentos;
• Act (actuar): con base en lo relevado en el proceso, es el momento de identificar lo que funcionó e implementar esa acción, y evaluar qué se puede mejorar para, así, comenzar un nuevo ciclo PDCA.

3. Análisis SWOT/FODA

Herramienta que ayuda a la empresa a identificar aspectos internos de la organización, como debilidades (weaknesses) y fortalezas (strengths), y también los externos, que son oportunidades (opportunities) y amenazas (threats).

En cuanto a los aspectos internos, la organización debe lograr identificar y corregir los errores y resaltar las cualidades; en cuanto a los aspectos externos, sobre los cuales no tiene control, debe estar atenta para explorar los contextos y volverse más competitiva. La sigla SWOT tiene los siguientes significados:

• Strengths (fortalezas): puntos fuertes de la empresa que se pueden aprovechar para aumentar el logro de metas;
• Weaknesses (debilidades): puntos débiles en los que la empresa necesita trabajar internamente;
• Opportunities (oportunidades): evalúa todo el escenario externo, el mercado en su conjunto, para seguir tendencias e innovaciones;
• Threats (amenazas): posibles alteraciones y cambios que pueden afectar negativamente a la empresa y, a partir de ahí, la organización debe desarrollar su estrategia para superarlos.

4. PM Canvas

Metodología cuyo objetivo es organizar las demandas, especialmente de forma visual, de modo que todos los integrantes del equipo puedan participar en su organización y entender qué está haciendo cada uno en ese contexto.

La idea es reunir toda la información en una página, de forma objetiva y de fácil comprensión. Sugiere que esta organización se haga a partir de las siguientes preguntas:

• ¿Por qué?
• ¿Qué?
• ¿Quién?
• ¿Cómo?
• ¿Cuándo?
• ¿Y cuánto?

Con ello, se cree que la organización de las demandas y la realización de las tareas se den con foco en las etapas y en el cumplimiento de los plazos.

5. Guía PMBOK

El PMBOK (Project Management Body of Knowledge) es una guía que existe desde 1996, con una edición cada cuatro años, creada con el propósito de estandarizar las prácticas de gestión de proyectosse abre en una pestaña nueva, siempre respetando las particularidades de cada empresa.

Los objetivos generales de la guía son:

• formular estándares profesionales de gestión de proyectos;
• producir conocimiento por medio de la investigación;
• convertir la gestión de proyectos en una profesión por medio de sus programas de certificación.

Con la gestión de proyectos cada vez más presente en el mercado, la guía surgió como una forma de reunir en un solo documento toda la información fundamental para los gestores de proyectos, que deben lidiar, principalmente, con prioridades, plazos, procesos y costos.

Aplicaciones y softwares de gestión que apoyan el trabajo remoto

Para poner en práctica las herramientas de gestión en las empresas, el uso de tecnología es, sin duda, indispensable. Diversos programas, softwares y aplicaciones se han utilizado en todos los formatos de trabajo y ya no solo en el teletrabajo y el home officese abre en una pestaña nueva (en portugués).

La adopción de estas tecnologías facilita aún más los procesos dentro de las empresas y, en consecuencia, potencia los resultados de las herramientas de gestión que utilizan los equipos. Conozca algunos ejemplos:

Zoom

Sin duda, este es uno de los softwares que más se dio a conocer y se utilizó durante el home office y, incluso con la vuelta al trabajo presencial, sigue siendo muy utilizado.

Zoom es una plataforma que permite realizar videollamadas, con encuentros en línea para reuniones de hasta 1.000 participantes simultáneamente, y ofrece opciones como compartir pantalla para presentaciones de diapositivas y documentos, además de permitir que las reuniones se graben y se compartan posteriormente.

Trello

Para facilitar la gestión de tareas de los equipos, Trello es un sistema que usa tableros, listas y tarjetas para ayudar a organizar los procesos de entrega de demandas, siempre observando los plazos.

La idea es que todos puedan entender la organización de las tareas de forma ágil y simple, y puedan identificar visualmente tareas que ya están concluidas, en curso o pendientes de revisión, por ejemplo.

Google Drive

El almacenamiento en la nubese abre en una pestaña nueva (en portugués) es una de las principales tecnologías que surgieron para facilitar la vida de las empresas.

Google Drive es uno de los ejemplos más conocidos y, como ofrece un paquete de almacenamiento gratuito, se utiliza mucho.

En él es posible incluir archivos en todos los formatos, desde textos, hojas de cálculo, videos, imágenes y audios, que pueden compartirse con todos los que tienen acceso a la carpeta creada.

Además, permite que todos los que tienen autorización hagan modificaciones en tiempo real, como en los textos.

Control de asistencia en línea

Parte importante de la gestión remota de equipos y proyectos, el sistema de control de asistencia en línease abre en una pestaña nueva (en portugués), que es un software de RR. HH., permite al gestor seguir más de cerca a su equipo y también analizar la relación entre las tareas y el tiempo de trabajo, para entender si un área está sobrecargada o necesita apoyo.

El control de la jornada laboralse abre en una pestaña nueva (en portugués) es muy importante porque, además de mostrar el factor productividad, también proporciona datos muy importantes para RR. HH., como horas extrasse abre en una pestaña nueva (en portugués), banco de horas, ausencias y retrasos.

Este control es posible gracias a la tecnología, que permite instalar una aplicaciónse abre en una pestaña nueva (en portugués) en el celular o la laptop del empleado. Aun estando en casa, puede registrar su asistencia al iniciar y finalizar su jornada de trabajo.

El registro se hace de forma segura y ágil, y la información se envía de inmediato a la empresa, que puede acceder a informes y realizar un control de asistencia realmente eficaz.

Team Viewer

Solución muy usada por los departamentos de Tecnología de la Información y soporte, Team Viewer permite que una persona acceda a computadoras y laptops de forma remota.

El usuario debe instalar el programa, abrirlo y acceder a un número, como un código que muestra la IP de la computadora, por ejemplo, y que debe ponerse a disposición de la persona que accederá a la máquina.

Apenas el responsable del soporte digita el código en su computadora, dentro del programa, puede entrar en la pantalla de la computadora y hacer las correcciones, modificaciones e instalaciones necesarias.

Este programa se usa mucho cuando las empresas no tienen un área de TI propia y tercerizan el servicio. Así, no es necesario que el soporte haga mantenimientos de forma presencial.

Con la tecnología, las empresas están en condiciones de ofrecer calidad y comodidad en el ambiente de trabajo, lo que resulta, en consecuencia, en más calidad y productividad entre los equipos. Las herramientas de gestión, así como los softwares y las aplicaciones, son fundamentales para hacer el día a día de los colaboradores más ágil y con más entrega de resultados, lo que ayuda al crecimiento de la empresa y aumenta la competitividad en el mercado.