Cómo hacer una evaluación de desempeño en tu empresa

Los líderes y los profesionales de RR. HH. saben que el corazón de una organización exitosa late al ritmo del desarrollo de sus colaboradores. Sin embargo, muchas veces las evaluaciones de desempeño se perciben como meros trámites administrativos o, peor, como herramientas punitivas.

Ese panorama no solo desmotiva al equipo, sino que además desperdicia un valioso potencial de crecimiento.

La verdadera cuestión, entonces, no es solo cómo hacer una evaluación de desempeño, sino cómo convertir ese proceso en un catalizador para el desarrollo personal y profesional de los colaboradores y para el fortalecimiento de la cultura organizacional.

Pensando en eso, en este artículo explicamos cómo hacer una evaluación de desempeño, cuál es el papel de RR. HH. y de los demás líderes en el proceso y cómo puede ayudar la tecnología, incluida la inteligencia artificial.

Si prefieres un material completo, descarga el e-book gratuito Guía completa de la evaluación de desempeñose abre en una pestaña nueva (en portugués).

¡Sigue leyendo!

¿Cómo hacer una evaluación de desempeño de un empleado?

Para desarrollar un proceso eficaz y hacer una evaluación de desempeño correcta de los colaboradores, es importante que los líderes y los profesionales de RR. HH. sigan un paso a paso estructurado y detallado.

Esta es la guía:

Paso 1: Definición de objetivos claros y relevantes

Antes de iniciar cualquier evaluación de desempeño en la empresa, es esencial establecer objetivos claros y relevantes para cada función dentro de la organización. Estos objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazo (SMART).

Además, deben estar alineados con los objetivos mayores de la empresa. Eso garantiza que tanto los colaboradores como los gerentes sepan qué se espera y cómo se medirá el desempeño.

Paso 2: Desarrollo de criterios de evaluación

Pasando a la parte práctica, empieza definiendo criterios de evaluación justos y objetivos para todos los colaboradores. Pueden incluir la calidad del trabajo, la competencia técnica, la colaboración y el trabajo en equipo, la iniciativa, la confiabilidad y la capacidad de cumplir plazos.

Es importante que esos criterios se personalicen para cada función y se comuniquen con claridad a los colaboradores mucho antes del proceso de evaluación. Con los criterios bien definidos, el siguiente paso es definir las preguntas.

Paso 3: Define las preguntas de la evaluación de desempeño

Al elaborar las preguntas para una evaluación de desempeño, es importante asegurarse de que sean claras, objetivas y estén alineadas con los criterios que quieres evaluar.

A continuación, algunas preguntas que pueden servir de base:

• ¿En qué medida mantienes un alto estándar de precisión en tus entregas? 0 = Nunca, 5 = Siempre
• ¿Con qué frecuencia superas las expectativas de calidad en tus tareas? 0 = Nunca, 5 = Siempre
• ¿Cómo gestionas varias tareas para maximizar la eficiencia en el trabajo? 0 = Muy ineficaz, 5 = Muy eficaz
• ¿Con qué frecuencia buscas actualizaciones y formación sobre las novedades tecnológicas relevantes para tu área? 0 = Nunca, 5 = Siempre
• ¿Con qué frecuencia colaboras activamente con otros para alcanzar objetivos comunes? 0 = Nunca, 5 = Siempre
• ¿Con qué frecuencia tomas iniciativas que mejoran los procesos o la productividad? 0 = Nunca, 5 = Siempre
• ¿Cómo evaluarías tu habilidad para resolver conflictos mediante una comunicación eficaz? 0 = Ineficaz, 5 = Muy eficaz

Paso 4: Elección de las herramientas de evaluación

Decide qué herramientas y métodos de evaluación se utilizarán, como evaluaciones de 360 grados, autoevaluación, evaluación por superiores, entre otras.

Los formularios de evaluación, el software especializado y las entrevistas pueden usarse para recopilar feedback de varias fuentes, lo que da una visión más completa del desempeño de los colaboradores.

Paso 5: Realización de la evaluación de desempeño

En el centro del proceso está el momento de la evaluación en sí. Es aquí donde el colaborador responde las preguntas elaboradas antes.

Normalmente, RR. HH. habilita un período (como una semana, por ejemplo) para que el colaborador responda. Sin embargo, por la rutina de las personas, es común que los colaboradores tengan dificultad para responder o incluso olviden que deben hacer la evaluación.

Para lidiar con eso, lo ideal es contar con un software que apoye a RR. HH. con recordatorios, por ejemplo, para que las personas respondan la evaluación.

Paso 6: Calibración con RR. HH.

La calibración busca asegurar que los criterios de evaluación se apliquen de forma consistente por todos los evaluadores, reduciendo la subjetividad y los sesgos personales. Esto es especialmente importante en organizaciones grandes, donde varios gerentes evalúan el desempeño de los colaboradores.

Los gerentes y, con frecuencia, los profesionales de RR. HH. se reúnen para discutir las evaluaciones. Durante esas reuniones, se examina cada evaluación para garantizar que los estándares se apliquen de forma justa y uniforme.

Si se identifican discrepancias o inconsistencias durante la calibración, las evaluaciones pueden ajustarse para reflejar con más precisión el desempeño de los empleados frente a los estándares de la empresa.

Paso 7: Devolución al colaborador

El proceso termina con la devolución. Es el momento en que el colaborador recibe información detallada sobre su desempeño durante el período evaluado, y es crucial para su desarrollo profesional y para el fortalecimiento de su relación con la organización.

El feedback debe darse en un ambiente privado y tranquilo, donde el empleado se sienta seguro para escuchar y discutir su desempeño.

El gerente debe comunicarse con claridad, enfocándose en hechos y ejemplos específicos y evitando críticas generalizadas. Es importante equilibrar el feedback positivo y el constructivo.

7 consejos para hacer una evaluación de desempeño en la empresa

Para hacer una evaluación enfocada en mejorar al colaborador, hay que usar los resultados para desarrollar estrategias, dar feedback constantemente, conversar sobre puntos de mejora, elegir el momento adecuado, entender los beneficios, conocer los principales modelos y seleccionar los criterios.

A continuación, 7 consejos que te ayudarán a armar el proceso:

1. Usa los resultados para desarrollar estrategias de gestión

La evaluación de desempeño y el Plan de Desarrollo Individual (PDI) están vinculados y forman un ciclo continuo de evaluación, feedback y desarrollo, esencial para el crecimiento profesional de los empleados y para el éxito de la organización.

Con base en los resultados de la evaluación, los objetivos de aprendizaje y desarrollo se definen en el PDI. Esos objetivos se personalizan para alinear las necesidades individuales del empleado con las metas estratégicas de la organización, lo que orienta el desarrollo profesional.

2. Ofrece feedback constantemente

¿Cómo se conecta la evaluación de desempeño con el feedback? El feedback constante tiene un papel crucial en el desarrollo personal y profesional de los empleados: es una herramienta de mejora continua y prepara mejor a las personas para las evaluaciones.

El feedback regular permite que los colaboradores ajusten rápidamente sus comportamientos y prácticas de trabajo. Al recibir información en tiempo real sobre lo que hacen bien y lo que pueden mejorar, tienen la oportunidad de hacer cambios inmediatos, lo que puede llevar a mejoras de desempeño.

Además, un flujo constante de feedback destaca las áreas que necesitan mejora e identifica las necesidades de desarrollo y capacitación. Eso facilita la creación de planes de desarrollo individuales, alineados con las metas de la organización y las aspiraciones de carrera del empleado.

3. Conversa sobre la mejora del desempeño

Si es necesario ajustar el desempeño del colaborador, el foco debe estar siempre en resolver el problema para obtener mejores resultados.

Para eso, evita las hostilidades y las posturas agresivas. Una conversación franca ayuda mucho más a ajustar la actitud de un empleado sin minar su motivación.

Un formato interesante para ese contacto son las entrevistas. Permiten seguir más de cerca la evolución del colaborador, implementando nuevas estrategias y revirtiendo medidas que resultan ineficientes.

Es importante que el gerente asuma la postura de un líder, conduciendo el proceso sin autoritarismo, valorando la contribución positiva del empleado y ajustando con respeto los puntos por mejorar.

Así se evita el costoso proceso de rotación de personal y se crea un ambiente más saludable y productivo en la empresa.

4. Elige el momento adecuado para la evaluación

Es necesario que haya una periodicidad adecuada para el seguimiento y el análisis del desempeño de los profesionales de una empresa.

En ese contexto, las reuniones uno a uno suelen ser bastante eficientes para apoyar esa recurrencia, ya que la evaluación de desempeño es un proceso continuo.

Sin embargo, no es una regla. La evaluación puede ocurrir siempre que el gerente juzgue necesaria alguna intervención para mejorar el desempeño de un colaborador o grupo de trabajo.

Por lo tanto, el proceso puede hacerse semanalmente, según las funciones del colaborador y el avance de los procesos de la empresa.

5. Entiende los beneficios de la evaluación de desempeño

La evaluación de desempeño permite al gerente conocer más a fondo a sus colaboradores, sus potenciales y sus limitaciones.

Ese contacto periódico acerca a las partes y permite crear estrategias de mejora, tanto en la actuación del empleado como en la del gerente.

Por eso, un enfoque exclusivamente burocrático, basado solo en completar formularios, es ineficiente.

Invertir en una evaluación de alta calidad beneficia la gestión de personas, mejora el desempeño de los colaboradores y, por consecuencia, potencia los resultados de la empresa.

Para el gerente

Conducir bien una evaluación de desempeño mejora la interfaz del gerente con los colaboradores y es una oportunidad de perfeccionar la comunicación con el equipo. Además, es el punto de partida para apoyar el desarrollo de las personas que lidera, lo que ayuda a alcanzar los resultados deseados del equipo.

Para el colaborador

El proceso de evaluación de desempeño es una posibilidad concreta de perfeccionamiento profesional, porque estimula la reflexión sobre las propias prácticas y posturas y promueve el autoconocimiento.

Para la empresa

La evaluación de desempeño entrega indicadores puntuales que orientan reubicaciones, ascensos o desvinculaciones de colaboradores.

Un aspecto central en la función del gerente es fomentar el desarrollo de sus empleados. Por eso, la gestión del desempeño debe guiarse por esta premisa: trabajar para establecer metas y planes de desarrollo.

Así, aunque sea necesario recopilar datos objetivos, el diálogo debe estar presente en todo el proceso de evaluación, independientemente del modelo adoptado.

6. Conoce los principales modelos de evaluación de desempeño

Para potenciar la gestión del desempeño, es fundamental entender los recursos disponibles para hacer una evaluación eficaz y acorde con la cultura organizacional de la empresa. Existen algunos modelos usados hoy en el mercado que resultan eficientes.

Conoce a continuación los principales.

1. Evaluación por competencias

Es el modelo más usado hoy en día. Busca medir las habilidades, las actitudes y los conocimientos de los profesionales en relación con una función o tarea determinada.

2. Evaluación por objetivos

Este tipo de evaluación analiza al colaborador de manera más pragmática.

Las metas se establecen previamente entre gerente y colaborador y, al final del proceso, el cumplimiento de esos objetivos se mide en la evaluación de desempeño.

3. Evaluación por incidentes críticos

Aquí se mantiene un historial de los hechos que involucran al trabajador: ocasiones en que se comportó mal, causando trastornos, o se desempeñó bien en alguna situación de trabajo.

Se trata del registro de los hechos considerados críticos a lo largo de un período de un año.

4. Evaluación vinculada al costo

Este modelo tiene por objetivo estimar la relación costo/beneficio del empleado, poniendo valor a su producción frente a los costos de mantenerlo en la empresa.

5. Evaluación por distribución forzada

Con este criterio, se asignan al empleado conceptos como “excelente”, “satisfactorio”, “mediano”, “insatisfactorio” y “muy insatisfactorio”.

A partir de ahí, los colaboradores se categorizan según esos conceptos y pueden ser ascendidos, mantenidos o desvinculados.

Al conocer cada tipo de evaluación de desempeño, puedes identificar cuál atiende mejor las necesidades de tu empresa y dar feedback más adecuado y completo a tus colaboradores.

7. Conoce los criterios que considera la evaluación

Ahora que conoces los principales modelos, es importante entender los aspectos que la evaluación toma en cuenta antes de ponerla en práctica.

Solo con el resultado de esos criterios en conjunto es posible entender las principales fortalezas y debilidades de cada colaborador y trazar el camino a seguir.

Los principales criterios para la evaluación de desempeño de una empresa

Los criterios de evaluación siempre generan dudas. A continuación, los más utilizados:

1. Motivación

Es imprescindible que RR. HH. y el propio equipo presten atención a las razones que motivan al colaborador y que lo vuelven más comprometido con los proyectos.

De ese modo, es posible encontrar salidas distintas para cada perfil de colaborador, según la forma en que se motive en el ambiente de trabajo.

2. Trabajo en equipo

Es importante medir la capacidad del colaborador de trabajar en equipo. Al fin y al cabo, ser muy bueno en el propio trabajo cuando se está solo no es suficiente para trabajar en una organización.

Por eso, evalúa las habilidades blandas de cada persona:

• ¿Sabe lidiar con conflictos?
• ¿Se comunica bien con los compañeros?
• ¿Sabe delegar tareas y priorizar las suyas?
• ¿Su perfil es de líder o de liderado?

3. Resultados

Analizar qué resultados ha traído el colaborador a la empresa es otro aspecto de gran importancia.

Por eso, presta atención al cumplimiento de plazos, a las colaboraciones hechas dentro y fuera del área y al logro de metas para medir el desempeño.

4. Potencial

Por último, el potencial debe evaluarse según los objetivos y las habilidades del colaborador. ¿Qué se puede hacer para que el potencial de esa persona se explore y se transforme en buenos resultados?

Es esencial entender que el proceso de evaluación de desempeño también considera aspectos cualitativos, es decir, que no se pueden medir en números.

El potencial es uno de ellos. Tiene una fuerte relación con la motivación y el compromiso del colaborador con la empresa y expresa sus capacidades aún no desarrolladas.

¿Cómo hacer una evaluación de desempeño individual?

Se puede hacer una evaluación de desempeño individual dando seguimiento a indicadores de desempeño del colaborador, que cuantifican los análisis y permiten insights más precisos y orientados por datos. Algunos de los más usados por las empresas son: índice de asistencia, de productividad, de satisfacción laboral y de satisfacción de clientes.

• Índice de asistencia al trabajo: evalúa la tasa de ausentismo del colaborador, para entender el compromiso y la satisfacción con el trabajo. En caso de muchas faltas o retrasos, es necesario conversar y verificar los problemas.
• Índice de productividad: calcular la productividad individual y colectiva es esencial para verificar el logro de metas y posibles ajustes en los procesos o plazos de entrega. Este índice también ayuda a identificar si hay algún problema personal o profesional con el empleado que cause una caída de productividad.
• Índice de satisfacción laboral: las evaluaciones de desempeño también se basan en el feedback que da el colaborador sobre la empresa, el cargo y el equipo. Pide sugerencias de mejora y anota sus opiniones.
• Índice de satisfacción de los clientes: en las áreas que trabajan directamente con clientes o proveedores, es posible hacer una encuesta de satisfacción y conocer su opinión y su sentimiento sobre la atención y la empresa. Si hay muchas quejas, redefine procesos y reestructura el equipo.

¿Cómo dar seguimiento al ciclo de evaluación de desempeño?

Una evaluación de desempeño rinde cuando el ciclo se registra de principio a fin: criterios definidos, respuestas recopiladas, notas calibradas y devolución con un plan de desarrollo con seguimiento posterior. Sin ese rastro, el resultado queda en la planilla y el colaborador no evoluciona.

En Stratwsse abre en una pestaña nueva, plataforma de gestión estratégica y de desempeño creada por Siteware, RR. HH. configura el formulario y el ciclo de evaluación, conduce la calibración y da seguimiento a las acciones del PDI de cada colaborador en un solo lugar, con señalización de plazos.

Visita nuestro sitio y conoce la solución de Gestión de Desempeño y Desarrollo de Stratwsse abre en una pestaña nueva.