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Software de gestão da qualidade: 7 dicas para escolher o seu

CONTEÚDO

Software de gestão da qualidade

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A gestão da qualidade, uma esfera crítica da administração moderna, não está imune à transformação digital. Isso porque enquanto os desafios se ampliam e as demandas por excelência se intensificam, os gestores de qualidade enfrentam a complexa tarefa de identificar falhas e riscos, além de criar soluções inovadoras e eficazes que impulsionam a melhoria contínua. É nesse cenário que surgem os softwares de gestão da qualidade.

Essas ferramentas têm apoiado profissionais da área da qualidade em todas as etapas da sua rotina, passando desde a identificação de falhas até a realização e acompanhamento de planos de ação.

Se você está interessado em conhecer mais sobre software de gestão da qualidade, convido você a continuar a leitura deste artigo e entender como essas soluções funcionam, como escolher a melhor para a sua empresa e até mesmo qual software tem se destacado mais no mercado.

Continue a leitura e confira tudo sobre!

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O que é um software de gestão da qualidade?

Um software de gestão da qualidade é uma ferramenta essencial projetada para ajudar as empresas a aprimorar a qualidade de seus produtos e serviços, desde a etapa inicial, da identificação da raiz dos problemas até a resolução deles.

Esses sistemas são construídos para simplificar, automatizar e integrar todos os aspectos do controle de qualidade, tornando a conformidade com normas e regulamentações, como a ISO 9001, em um processo mais gerenciável e transparente.

Dessa forma, a principal funcionalidade de um software de gestão da qualidade reside em sua capacidade de identificar as causas fundamentais dos problemas de qualidade. Ele permite que os gestores conduzam análises detalhadas, utilizando ferramentas como o “5 Porquês” e diagramas de Ishikawa (espinha de peixe), para investigar e determinar por que um problema ocorreu. 

Uma vez que a causa raiz é identificada, o software facilita o desenvolvimento de planos de ação corretivos e preventivos, garantindo que soluções efetivas sejam implementadas e monitoradas ao longo do tempo.

Além disso, esses sistemas ajudam na gestão de documentos relacionados à qualidade, como procedimentos operacionais padrão e registros de qualidade, e no rastreamento de auditorias, não conformidades e CAPAs (Ações Corretivas e Preventivas).

Eles também oferecem recursos para o gerenciamento de riscos e o aprimoramento contínuo através de métricas e relatórios que fornecem insights sobre o desempenho da qualidade.

Como fazer a gestão da qualidade na empresa com o software?

A gestão da qualidade é um processo contínuo que visa garantir a consistência, eficiência e excelência em produtos ou serviços. Essa prática não apenas atende às expectativas dos clientes, mas também cumpre requisitos regulatórios e ajuda a estabelecer um ambiente de melhoria contínua dentro de uma organização.

A seguir, entenda como um software de gestão da qualidade pode apoiar em cada uma das etapas da gestão:

1. Definição de padrões de qualidade

Cada empresa deve definir o que “qualidade” significa dentro de seu contexto específico. Isso inclui estabelecer padrões e critérios claros para produtos, serviços e processos internos. Um software de gestão da qualidade ajuda nessa fase ao proporcionar ferramentas para documentar e disseminar esses padrões por toda a organização.

2. Medição da qualidade atual

É crucial medir a qualidade atual dos processos e produtos para entender onde melhorias são necessárias. O software de gestão da qualidade facilita a coleta e análise de dados operacionais, permitindo uma visão precisa do desempenho atual.

3. Identificação de desvios

Quando os resultados não atendem aos padrões estabelecidos, é necessário identificar os desvios. Aqui, o software de gestão da qualidade é instrumental, pois permite monitorar falhas, registrar não conformidades e alertar a gestão sobre desvios significativos.

4. Análise de causa raiz

Uma vez identificados os problemas, a análise da causa raiz ajuda a entender o porquê de eles estarem ocorrendo. Utilizando técnicas como os 5 Porquês e o Diagrama de Ishikawa integrados ao software de gestão da qualidade, as empresas podem investigar profundamente as causas dos problemas e preparar o terreno para soluções efetivas.

5. Implementação de ações corretivas e preventivas

Com base na análise de causa raiz, planos de ação são desenvolvidos e implementados para corrigir e prevenir futuros problemas. O software de gestão da qualidade gerencia todo o ciclo de vida das CAPAs, desde a criação até o fechamento e verificação de eficácia, garantindo que as ações tomadas sejam efetivas.

6. Monitoramento e revisão contínua

A qualidade é dinâmica, portanto, o monitoramento contínuo é essencial. Softwares de gestão da qualidade oferecem dashboards e relatórios que permitem aos gestores acompanhar o progresso das iniciativas de qualidade e fazer ajustes conforme necessário.

7. Melhoria contínua

O objetivo final da gestão da qualidade é a melhoria contínua. Com o software de gestão da qualidade, é possível implementar uma estratégia de melhoria contínua, utilizando feedbacks do processo e análises de dados para fazer melhorias incrementais e significativas ao longo do tempo.

O método PDCA (Plan-Do-Check-Act ou Planejar-Fazer-Verificar-Agir) é um ciclo iterativo de quatro passos utilizado para alcançar melhorias contínuas nos processos. Implementar o PDCA com o auxílio de um software de gestão da qualidade permite uma abordagem estruturada e eficaz para a melhoria constante.

  • Planejar (Plan): define-se os objetivos e processos necessários para entregar resultados em linha com os padrões de qualidade desejados. O software de gestão da qualidade pode ajudar na definição de metas, no desenvolvimento de planos de ação e na alocação de recursos.
  • Fazer (Do): implementa-se as mudanças planejadas. Durante esta fase, o software de gestão da qualidade pode ser usado para documentar as atividades, facilitar a comunicação entre as equipes e garantir que todos estejam alinhados com o plano.
  • Verificar (Check): monitora-se e avalia-se os resultados após a implementação das mudanças, comparando-os contra os critérios de qualidade esperados. O software de gestão da qualidade fornece ferramentas analíticas para coletar dados e produzir relatórios detalhados que destacam qualquer discrepância e sucesso.
  • Agir (Act): com base na análise, ações são tomadas para corrigir desvios do plano original. Se a solução foi bem-sucedida, ela é padronizada e implementada em larga escala; se não, o ciclo PDCA é reiniciado para ajustar as estratégias. O software de gestão da qualidade ajuda a gerenciar este processo, garantindo que as lições aprendidas sejam aplicadas para melhorias futuras.

Como escolher um software para a gestão da qualidade da sua empresa?

Escolher o software certo para a gestão da qualidade é crucial para garantir que os processos de qualidade sejam eficientes e eficazes. Aqui estão algumas diretrizes que podem ajudar na escolha de um software de gestão da qualidade adequado para sua empresa:

1. Defina suas necessidades específicas

Antes de começar a procurar um software de gestão da qualidade, é importante entender as necessidades específicas da sua empresa. Considere os desafios atuais da gestão da qualidade, os requisitos regulatórios que você precisa cumprir e os objetivos específicos que deseja alcançar com o software. Isso ajudará a identificar as funcionalidades mais importantes para sua organização.

2. Avalie a facilidade de uso

Um software de gestão da qualidade deve ser fácil de usar para garantir que todos na organização possam utilizá-lo efetivamente, sem necessidade de treinamento extensivo. Procure por uma interface intuitiva e acesso facilitado às funcionalidades mais importantes.

3. Verifique a compatibilidade com sistemas existentes

É essencial que o software de gestão da qualidade possa se integrar com outros sistemas já utilizados pela empresa, como ERP (Enterprise Resource Planning) e CRM (Customer Relationship Management). Isso permite uma visão mais holística dos processos e evita a duplicidade de trabalho.

4. Considere a escalabilidade

O software escolhido deve ser capaz de crescer com sua empresa. Isso significa que ele deve ser escalável, suportando um aumento no volume de dados e a expansão das funcionalidades conforme a empresa cresce e suas necessidades mudam.

5. Analise as ferramentas de análise e relatórios

A capacidade de gerar análises detalhadas e relatórios é crucial para monitorar a eficácia das iniciativas de qualidade e para fazer ajustes necessários. Certifique-se de que o software de gestão da qualidade fornece ferramentas robustas para coleta de dados, análise e visualização de relatórios.

6. Pesquise sobre suporte e treinamento

Verifique que tipo de suporte técnico e oportunidades de treinamento são oferecidos pelo fornecedor do software. Um bom suporte pode fazer uma grande diferença na rápida resolução de problemas, enquanto opções de treinamento adequadas garantem que sua equipe possa utilizar o software eficientemente.

7. Leia avaliações e solicite demonstrações

Busque avaliações e testemunhos de outros usuários para ver como o software funciona na prática em ambientes similares ao seu. Além disso, solicite demonstrações do produto para ver o software em ação e entender melhor como ele pode atender às suas necessidades.

Quanto custa um software de gestão da qualidade?

Softwares de gestão da qualidade muitas vezes fazem parte de um sistema de gestão empresarial mais amplo, que pode incluir módulos para recursos humanos, finanças, produção, entre outros. A integração com esses módulos adicionais pode afetar o custo final do software, dependendo de quão abrangente e personalizado é o pacote adquirido.

O grau de customização necessário para adaptar o software aos processos específicos de uma empresa pode igualmente alterar o custo. Softwares mais adaptáveis ou que oferecem maior escalabilidade tendem a ser mais caros inicialmente, mas podem oferecer melhor retorno sobre o investimento a longo prazo, ajustando-se ao crescimento e às mudanças nas necessidades da empresa.

Dessa forma, os preços dos softwares de gestão da qualidade podem variar amplamente. Realizar a solicitação de uma demonstração e discutir suas necessidades específicas com um fornecedor são passos essenciais para compreender como o software pode apoiar suas operações e qual será o investimento necessário para implementá-lo efetivamente.

Qual o melhor software para a gestão da qualidade?

O STRATWs One é uma plataforma robusta de gestão estratégica que ajuda as empresas a alinhar seus objetivos operacionais e estratégicos de forma eficaz. Uma das características mais notáveis do STRATWs é o seu módulo de oportunidades de melhoria, que se conecta diretamente com a necessidade de implementação de processos de melhoria contínua, uma abordagem essencial na gestão da qualidade.

Além disso, o módulo de oportunidades de melhoria do STRATWs One se alinha perfeitamente com esse método, permitindo que as empresas planejem (Plan) suas melhorias, executem (Do) as ações necessárias, verifiquem (Check) os resultados e ajustem (Act) os processos conforme necessário.

Escolher o STRATWs One pode ser uma excelente opção para empresas que buscam um software integrado que não apenas apoia a gestão da qualidade, mas também fortalece a gestão estratégica como um todo. Sua capacidade de integrar-se a diferentes módulos de gestão e sua flexibilidade em adaptar-se a diversas necessidades empresariais fazem dele uma escolha robusta e estratégica.

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