Projetos

Melhore seus projetos e trabalhos em equipe com 7 dicas!

Melhore seus projetos e trabalhos em equipe com 7 dicas!

Publicação : 21/12/2017

Por Siteware

7 min

projetos
projetos

Não existe dúvida que o ambiente de trabalho hoje em dia pode ser caótico. Os projetos tendem a se acumular e, como se isso já não fosse ruim o bastante, os gestores desses projetos costumam ter dificuldades em acompanhar tudo o que sua equipe tenta desenvolver. Isso se amplia mais ainda quando a equipe está dispersa geograficamente – ou seja, quando a equipe não está reunida num mesmo local – ou quando membros da equipe são fornecedores terceirizados (como agências).

Então a questão é: como conseguir acompanhar tudo que está acontecendo em seus projetos quando ferramentas auxiliadoras tradicionais como o e-mail e as planilhas acabam se tornando obstáculos ao invés de facilitadores do seu trabalho? Se você se vê sendo forçado a comparecer ou criar reuniões desnecessárias, se sua lista de tarefas só cresce desorganizadamente ou se você se pega procurando incessantemente pela última versão de determinado documento na sua caixa de e-mails, não desespere!

Ainda não é tarde demais para que seu trabalho não fuja do controle. Para melhorar, você precisará romper esse constante ciclo de frustração. As empresas precisam aprender a encontrar o equilíbrio e a estrutura correta em relação ao seu gerenciamento de projetos. Para auxiliar nisso, o trabalho em equipe pode ser bastante útil.

Para começar, siga essas 7 dicas:

Pare de tentar fazer malabarismo com várias tarefas.

Ser multitarefas é a realidade da maioria das pessoas, já que não podemos nos dar ao luxo de focarmos apenas em uma atividade. Mas isso não significa que devemos aceitar absolutamente todas as tarefas que caem em nossas mãos.

Não se esqueça que é essencial tentar dar seu melhor em cada tarefa que você se propõe a fazer. E isso está intrinsecamente relacionado a abrir mão de uma ou outra para se dedicar com mais intensidade às prioridades.

Parar de tentar equilibrar diversas responsabilidades de uma só vez irá te poupar de bastante estresse e sobrecarga, além de melhorar seu desempenho consideravelmente.

Leia mais: Por que ser uma pessoa multitarefa é ruim para o cérebro?

Dê mais visibilidade para a equipe em relação ao desenvolvimento dos projetos.

Para isso, você pode começar a mudar seu modo de trabalhar em equipe implantando a gestão à vista. Esse tipo de gerenciamento, que consiste na transparência de dados e tarefas, ajuda a manter a equipe engajada, adaptada e mais produtiva.

É muito melhor que os colaboradores consigam visualizar tudo que acontece na organização. Ver e acompanhar em tempo real o desenvolvimento das suas ações e seus respectivos impactos é muito mais engajador do que trabalhar “às cegas”.

Leia mais: Gestão à Vista! Veja como aumentar o engajamento e a produtividade da sua equipe

Utilize uma ferramenta que reúna diversas funções.

Troque várias ferramentas por uma única que dê conta do trabalho. Existem diversos softwares de gestão que auxiliam nesse aspecto. Conforme a organização vai crescendo, é melhor automatizar e unir várias funcionalidades em uma só ferramenta que permita melhor visualização, controle e usabilidade.

O STRATWs One é um desses softwares, que otimiza o tempo gasto na tomada de decisão, engaja os colaboradores, promove o aumento da produtividade e da governança na organização. O sistema transforma em processo a metodologia de gestão adotada pela empresa e amplia o ROI dos projetos de consultoria contratados. Tudo isso para garantir os melhores resultados ao seu negócio.

Esteja presente em diversos lugares.

Parece contraditório ao item 1, mas não é. Você pode contratar escritórios virtuais que recebem ligações e correspondências por você em diversos locais.

Assim, você desenvolve e amplia projetos e sua respectiva abrangência sem necessariamente se sobrecarregar com isso. Sua empresa consegue, assim, crescer em diversos locais com atendimento personalizado, endereço corporativo e correspondências gerenciadas.

Faça uso de ferramentas como o Kanban.

O Kanban é um método muito simples que ajuda bastante na visualização das ações. Ele também impulsiona o término das tarefas em andamento. Mas como funciona? É bem simples.

Você só precisa colocar criar 3 colunas – to do, doing e done – e preenchê-las com post-its de acordo com o desenvolvimento das tarefas. Dessa forma, você sabe quais projetos ainda não saíram do papel, quais estão em andamento e quais já foram entregues.

Faça seu plano de ação se tornar realidade. Execute!

Criar um plano de ação é um grande passo para desenvolver bons projetos, mas a parte da execução pode ser o passo no qual a estratégia acaba morrendo. Executar suas ações depende da boa comunicação entre os idealizadores da estratégia, seus executores e os stakeholders.

Use metodologias auxiliares, como o 5W2H, para potencializar seu plano de ação. Construa uma cultura organizacional forte o suficiente para manter seus colaboradores engajados e motivados para fazê-lo da melhor maneira.

Relate em tempo real seu progresso e, consequentemente, seu sucesso.

Durante os projetos, faça relatórios, atas, documentos e alterações imediatamente. Não deixe para fazer quando você já tiver esquecido detalhes ou perdido a empolgação no que está acontecendo. É muito importante, tanto para os colaboradores quanto para os gestores, conseguir mensurar suas conquistas.

Portanto, faça análises comparativas, documente e compartilhe com todos. Não se esqueça, o trabalho em equipe precisa ser transparente e horizontal!

Texto adaptado daqui

Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.