Conheça os principais erros e desafios de uma gestão de projetos

A gestão de projetos tornou-se, nos últimos anos, peça chave para a sobrevivência de muitas empresas. Passou de um simples conjunto de atividades para um processo estruturado e alinhado com o planejamento estratégico. O gerente de projetos deve ter conhecimento das melhores práticas, tanto em gerenciamento de projeto quanto nos processos do negócio.

Muitos são os fatores que podem causar erros e dificultar a gestão de projetos, tais como entregas fora do prazo, planejamento inadequado das mudanças, comunicação ineficaz e falta de engajamento do patrocinador no projeto.

Por isso, mostraremos aqui quais os principais erros e dificuldades de uma gestão de projetos e como lidar com essas questões para alcançar os objetivos da equipe e da empresa. Confira!

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1 – Não engajar o patrocinador no projeto

Muitos gestores enxergam o patrocinador do projeto apenas como um executivo que irá ajudá-los a conseguirem os recursos necessários para a execução do projeto. Estes gestores se esquecem que o patrocinador tem um papel muito mais abrangente e importante.

Um patrocinador precisa estar comprometido com a mudança que o projeto propõe. Atuar junto ao gerente do projeto na resolução de conflitos e na busca do engajamento dos stakeholders.

Uma boa prática é envolver o patrocinador nas discussões acerca dos objetivos do projeto, alinhamento de expectativas e dos benefícios e impactos que o projeto trará para a organização, tornando-o um agente de mudança.

2 – Lições aprendidas

A cultura de registrar lições aprendidas dos projetos é um passo importante para a melhoria contínua dos processos de gestão.
Poucas empresas adotam esta rotina e negligenciar este processo pode trazer grandes dificuldades para projetos futuros.

As lições aprendidas devem ser registradas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, e não apenas após sua conclusão. Só é possível melhorar o processo de gestão de projetos não cometendo os erros do passado e explorando as boas práticas anteriores.

3 – Prazo

Após definir as atividades no escopo do projeto é dado início ao processo de estimar a duração de cada uma. Um dos erros mais comum é subestimar as tarefas e não envolver a equipe neste processo. Este erro ocasiona o não cumprimento dos cronogramas no prazo.

Nada melhor que envolver a equipe do projeto na construção do cronograma. Os responsáveis por executar as atividades sabem melhor do que ninguém a duração e os riscos envolvidos, deixá-los de fora desta etapa não é uma boa ideia. O papel do gerente de projetos é conduzir este processo dando todo o suporte para a equipe, um exemplo seria a correção eventual das estimativas de tarefa feita por um responsável muito otimista.

4 – Riscos

Gerenciar riscos em projetos talvez seja uma das tarefas mais difíceis. Caso um risco não mapeado ocorra, o impacto no projeto pode ser devastador. Em muitos casos, os impactos são relacionados a custo, prazo e escopo.

Quando pensamos em risco sempre temos uma visão pessimista da coisa, porém devemos nos lembrar que temos riscos positivos ao projeto. No caso dos riscos negativos a atuação é para evitar a sua ocorrência e diminuir seus impactos. No caso dos riscos positivos queremos explorar seus benefícios e tentar potencializar sua ocorrência.

Para ambos os casos o importante é ter um bom plano de gerenciamento dos riscos onde serão definidos a forma de identificação, a metodologia para classificação, o planejamento das respostas e o monitoramento e controle.

5 – Comunicação

Esta é, sem dúvidas, uma das mais importantes áreas do conhecimento para a gestão de projetos. A maior parte do tempo de um gerente de projetos é gasta na comunicação com os stakeholders. Uma comunicação falha é a fonte da maioria dos problemas nos projetos.

A comunicação é um elemento complexo, possui várias barreiras e exige do profissional um poder de percepção muito grande. Para se ter uma boa comunicação no projeto, é necessário planejamento. O planejamento da comunicação envolve, entre outros: definir o que deve ser comunicado, o público alvo, a frequência e o formato da comunicação. Outro ponto importante é a construção de um canal de feedback, com ele o gestor poderá medir a eficiência do seu plano de comunicação.

6 – Gestão da mudança

Na literatura vemos muito material se referindo a gestão de mudanças com foco apenas no processo de controle de alterações no escopo, prazo e custo. Que tal olharmos a gestão de mudanças pela ótica humana?

Muitos gestores de projetos ignoram o fator humano no processo de mudança a que o projeto se propõe. Toda mudança implica, diretamente, na forma como as pessoas vão interagir com o projeto e o produto final dele. Não avaliar aspectos culturais e pessoais dos stakeholders é uma falha grave. Os desconfortos da mudança nas pessoas podem trazer riscos ao projeto.

Pensar nas pessoas no processo de mudança é diminuir o risco de boicotes e resistências ao projeto e aumentar o fator de sucesso.
Pense nisso!

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Este texto foi escrito por:

Rodrigo BaetaEspecialista em Gestão de Projetos certificado pelo PMI e profissional em gestão de mudanças certificado pelo HUCMI é responsável pelos projetos de implantação na Siteware.