11 boas práticas de gerenciamento de projetos

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Gerentes de projetos enfrentam o desafio constante de liderar equipes e garantir a entrega de resultados que atendam às expectativas de escopo, prazo e orçamento dos seus respectivos projetos. Neste contexto, o Guia PMBOK se apresenta como um recurso fundamental, oferecendo um boas práticas de gerenciamento de projetos reconhecidas por sua eficácia.

Por isso, este artigo visa explorar 11 dessas práticas essenciais, fornecendo insights valiosos para otimizar a condução de projetos em diversas fases.

Ao adotar as estratégias recomendadas pelo PMBOK, você, como um profissional que atua em diversos projetos, não só eleva suas chances de sucesso, mas também promove uma cultura de excelência e comprometimento em sua equipe.

Quer saber mais? Então continue a leitura deste conteúdo especialmente para você e confira as boas práticas de gerenciamento de projetos!

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O que é o Guia PMBOK?

O Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) é uma publicação fundamental desenvolvida pelo Project Management Institute (PMI) com o propósito de aprimorar as metodologias de gestão de projetos em empresas de variados nichos e segmentos e apoiar com boas práticas de gerenciamento de projetos.

Este guia é uma compilação das melhores práticas para a administração eficaz de um negócio, lançado inicialmente em 1996 e atualizado até a sexta edição em 2017, incorporando conceitos modernos e revisando seções para refletir as práticas mais atuais e inovadoras no campo do gerenciamento de projetos.

O PMBOK visa, principalmente, otimizar a comunicação interna dentro das organizações, oferecendo uma maneira padronizada de compartilhar conhecimentos e perspectivas. Ele enfatiza a importância da eficiência, do controle de custos e riscos, e do gerenciamento de colaboradores e stakeholders para avançar projetos de forma saudável e resultar em produtos de alta qualidade.

O guia é uma resposta à pressão constante por resultados, proporcionando estratégias para lidar com o estresse organizacional de maneira eficaz por meio de boas práticas de gerenciamento de projetos.

Além disso, dentro do Guia PMBOK, são destacadas áreas de conhecimento essenciais para o sucesso de qualquer projeto, incluindo o gerenciamento das partes interessadas, das comunicações, do cronograma, dos recursos, das aquisições, da integração, da qualidade, dos riscos, do escopo e dos custos do projeto.

Essas áreas são descritas em termos dos processos que as compõem, totalizando 49 processos que definem as práticas ideais de organização. Ao focar nessas áreas e processos, os gerentes podem assegurar qualidade e controlar cada aspecto das etapas do projeto.

11 boas práticas de gerenciamento de projetos

Explorando as principais estratégias de gerenciamento de projetos inspiradas no Guia PMBOK em sua sexta edição, este artigo visa aprimorar os resultados empresariais adotando boas práticas de gerenciamento de projetos. 

A seguir, confira 11 boas práticas de gerenciamento para a sua organização:

1- Identifique as necessidades do projeto e da empresa

De acordo com o Guia PMBOK, entender as necessidades específicas do projeto e da organização é essencial para garantir que o esforço empreendido esteja em harmonia com os objetivos estratégicos mais amplos da empresa.

Dessa forma, dentre as boas práticas de gerenciamento de projetos, ao iniciar um projeto, é fundamental realizar uma análise abrangente para identificar os elementos e funcionalidades chave que a solução deve incorporar, focando não apenas em atender às expectativas do cliente, mas também em contribuir para o avanço dos objetivos corporativos.

Esta análise inicial serve como alicerce para todas as fases posteriores do projeto, influenciando diretamente o planejamento financeiro, a alocação de recursos e a programação de atividades. A documentação meticulosa dessas necessidades é um passo crítico para garantir a clareza e a direção do projeto desde o início.

Assim, frequentemente essa documentação é iniciada com a elaboração do termo de abertura do projeto, que já inclui visões preliminares dos objetivos a serem alcançados. A definição clara dessas necessidades é crucial e exige um processo de análise detalhado, que pode envolver a coleta de dados, benchmarking, brainstorming, discussões em grupo, pesquisas de mercado e entrevistas, para justificar a viabilidade e a direção do projeto.

Além disso, nas boas práticas de gerenciamento de projetos, é vital que o projeto esteja sincronizado com a estratégia da empresa, promovendo o crescimento e a competitividade no mercado. Para isso, abordagens inovadoras como o design thinking e o mapeamento de processos são ferramentas valiosas, auxiliando na identificação e no atendimento das necessidades complexas do projeto e da organização.

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2- Definição do escopo e criação de um plano de ação

No contexto do PMBOK, o escopo do projeto é categorizado em duas áreas principais:

  • Escopo do Produto: inclui todas as funcionalidades e requisitos específicos que o produto final deve atender.
  • Escopo do Projeto: refere-se ao conjunto de atividades, tarefas e trabalho necessário para produzir o produto com as funcionalidades descritas.

Assim, nas boas práticas de gerenciamento de projetos, a determinação do escopo serve para delimitar o uso dos recursos disponíveis na organização, assegurando que apenas as ações essenciais sejam executadas para alcançar os resultados desejados. Esta delimitação é crucial para um controle efetivo sobre os custos e os prazos do projeto, vinculando-se diretamente ao planejamento financeiro e ao cronograma de execução.

O escopo, portanto, está intrinsecamente ligado aos esforços despendidos no projeto, incluindo a alocação de recursos, a distribuição de responsabilidades entre os membros da equipe e a definição de um cronograma específico para a realização das tarefas. Esta relação promove uma gestão eficiente e organizada, permitindo estimativas precisas de orçamento e prazos em meio as boas práticas de gerenciamento de projetos.

3- Segmentação do trabalho em entregáveis e tarefas

A definição clara do escopo do projeto é um passo essencial para distinguir entre as atividades necessárias e as supérfluas dentro de um projeto. Isso permite que a empresa organize as tarefas planejadas de maneira a serem executadas com eficiência e rapidez.

Uma estratégia eficaz para alcançar essa organização é a subdivisão de grandes fases do projeto em entregáveis menores e tarefas mais específicas.

Conhecido no PMBOK como Estrutura Analítica de Projetos (EAP) ou Work Breakdown Structure (WBS) em inglês, este método aplica o princípio de “dividir para conquistar”. O objetivo é simplificar o gerenciamento do projeto ao reduzir a complexidade das atividades, minimizando a confusão e melhorando a clareza na execução das tarefas. 

A estrutura da EAP organiza o trabalho em vários níveis, começando pelo projeto em si, seguido pelo produto e seus componentes, elementos intermediários, pacotes de trabalho e, finalmente, as atividades individuais.

Esta abordagem de decomposição nas boas práticas de gerenciamento de projetos visa aumentar a eficiência ao dividir o projeto em partes menores e mais gerenciáveis. Dessa forma, essa segmentação facilita a atribuição de responsabilidades e a gestão da equipe, assegurando que as habilidades e competências sejam alocadas de maneira eficaz para apoiar os objetivos do projeto.

Dentro do contexto de gerenciamento de cronograma, essa segmentação do trabalho é crucial para a definição detalhada das atividades. Isso envolve a elaboração de uma lista e a descrição das tarefas específicas que serão realizadas para entregar os resultados esperados, alinhadas com o escopo definido anteriormente.

4- Organização das atividades e gestão de riscos

Avançando na implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos, a organização sequencial das atividades, derivada da Estrutura Analítica de Projetos, é essencial. Esta organização permite a visualização gráfica do fluxo de tarefas e de suas interconexões lógicas, facilitando a compreensão de como cada tarefa contribui para a progressão do projeto e culmina na entrega do produto final.

A representação em forma de diagrama de árvore ajuda a planejar o cronograma do projeto, permitindo a estimativa precisa da duração de cada atividade. Isso é crucial para a definição do tempo total necessário para completar o trabalho e para o controle rigoroso das etapas do projeto, assegurando a aderência aos prazos estabelecidos.

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Além da organização das atividades, nas boas práticas de gerenciamento de projetos a identificação e gestão de riscos são componentes fundamentais das boas práticas de gerenciamento de projetos. Isso envolve o reconhecimento antecipado de potenciais ameaças ao projeto e a avaliação tanto qualitativa quanto quantitativa de seus possíveis impactos.

O monitoramento contínuo desses riscos é vital para prevenir desvios do plano original e para a implementação de ações corretivas quando necessário.

Além disso, a elaboração de estratégias de resposta a incidentes e a realização de auditorias de risco são medidas proativas para mitigar os efeitos adversos e garantir a resiliência do projeto. Essas estratégias são apoiadas pelo uso de diversas ferramentas de coleta de dados, incluindo benchmarking, brainstorming, pesquisas de mercado e reuniões estratégicas.

Essas ferramentas são úteis para identificar riscos e classificá-los conforme seu potencial impacto em diferentes áreas, como política, economia, sociedade e meio ambiente.

Implementando essas boas práticas de gerenciamento de projetos, as organizações podem aprimorar significativamente a gestão de seus projetos, aumentando as chances de sucesso e minimizando os riscos associados.

5- Utilize ferramentas de gerenciamento

Na mais recente edição do Guia PMBOK, a noção de “ferramentas” é abordada de maneira ampla, indicando qualquer recurso que transforme insumos em produtos finais, alinhando-se assim aos objetivos definidos a partir de recursos iniciais. Esta concepção sublinha a essência do processo em boas práticas de gerenciamento de projetos: a conversão de entradas em saídas utilizando ferramentas específicas de gerenciamento.

A contribuição dessas aplicações vai além da prevenção de problemas relacionados à desintegração de informações entre diferentes setores da organização. Elas desempenham um papel vital na promoção da produtividade, na facilitação da colaboração, na gestão do fluxo de trabalho e na alocação de recursos, assegurando que as etapas planejadas sejam executadas conforme o previsto e que os recursos e resultados estejam alinhados com os objetivos estabelecidos, permitindo ajustes e atualizações quando necessário.

Em um âmbito mais detalhado, nas boas práticas de gerenciamento de projetos destacam-se as soluções tecnológicas que facilitam o gerenciamento e a centralização das informações. Tais sistemas são projetados para coletar, compartilhar e organizar dados de forma eficaz, atendendo às demandas das diversas fases do projeto.

Durante a execução do projeto, o uso de softwares de gerenciamento se torna indispensável para a supervisão da qualidade, do desempenho da equipe e da eficácia das comunicações. Essas ferramentas digitais são cruciais para eliminar obstáculos na comunicação e refinar os procedimentos, visando a maximização da eficiência produtiva.

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6- Definição de marcos e avaliação de progresso

A implementação de marcos é uma prática central em boas práticas de gerenciamento de projetos, servindo como pontos de verificação que facilitam a gestão de entregas menores dentro do projeto. Essa abordagem visa reduzir a carga de trabalho e simplificar o monitoramento dos avanços alcançados.

A documentação desses avanços, por meio de relatórios detalhados e a coleta de feedback e solicitações de ajustes por parte dos clientes, é essencial para a clareza do processo.

Incorporadas na sexta edição do Guia PMBOK, as metodologias ágeis enfatizam a importância de dividir o projeto em segmentos menores para acelerar a entrega e adaptar-se dinamicamente às mudanças no escopo ou nos requisitos com base em feedbacks. Esta estratégia promove uma organização eficaz do trabalho e motiva a equipe, mantendo todos os envolvidos alinhados e focados nos objetivos imediatos.

Além disso, os marcos não apenas estruturam o fluxo de trabalho, mas também promovem a transparência das tarefas a serem realizadas, reforçando a importância do planejamento detalhado do escopo e da alocação de recursos para cada fase do projeto.

Essa periodicidade no desenvolvimento e avaliação garante que a equipe permaneça engajada e que a qualidade dos entregáveis seja constantemente monitorada e mantida.

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7- Alocação de recursos essenciais

Identificar e alocar os recursos necessários é uma etapa crítica em boas práticas de gerenciamento de projetos, conforme definido pelo escopo previamente definido. A última edição do Guia PMBOK amplia a definição de recursos para incluir não apenas a equipe de projeto com suas habilidades e competências específicas, mas também os equipamentos, ativos e infraestrutura necessários para a realização das atividades do projeto.

A seleção dos recursos começa com a identificação do tipo, quantidade e os responsáveis por cada segmento do projeto. Essa fase é seguida por uma gestão rigorosa para assegurar que o projeto progrida conforme planejado, implementando ajustes conforme a necessidade.

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É crucial também avaliar as responsabilidades individuais e distribuir os papéis de forma equilibrada, considerando a hierarquia dentro da equipe. Esta distribuição deve ser feita de maneira que cada membro da equipe entenda suas tarefas e saiba como sua contribuição se encaixa no objetivo maior do projeto.

Durante a fase de execução, o foco se volta para a aquisição dos recursos identificados e o desenvolvimento da equipe, garantindo que todos os elementos estejam disponíveis e prontos para uso. Isso inclui a formação efetiva das equipes e a gestão de colaboradores, com ênfase em feedback contínuo e gestão de mudanças.

8- Monitoramento de tarefas e comunicação de avanços

Na implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos, após a distribuição das tarefas e a designação de responsabilidades específicas aos membros da equipe, é crucial exercer um controle efetivo sobre estas atribuições e acompanhar de perto o progresso das atividades.

Essencialmente, os líderes de projeto devem manter uma comunicação constante com a equipe, fornecendo avaliações precisas sobre o desempenho e progresso. Isso inclui não apenas reconhecer e recompensar os esforços bem-sucedidos, mas também abordar de maneira construtiva os casos em que os resultados não atendem às expectativas.

Competências interpessoais são determinantes neste processo, permitindo não apenas a avaliação efetiva do progresso por meio de indicadores de desempenho, mas também facilitando os ajustes necessários para otimizar os resultados. Promover a interação e a colaboração entre os membros da equipe é essencial para potencializar a eficácia do grupo e impactar positivamente nos resultados do projeto.

Uma prática recomendada inclui a elaboração de relatórios de progresso regulares, que servem para documentar e comunicar o avanço das atividades de maneira clara e objetiva.

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9- Alinhamento com objetivos estratégicos 

A integração de marcos e entregas menores é uma abordagem eficaz para aliviar a carga de trabalho e focar na direção estratégica do projeto. Crucial para essa abordagem é garantir que cada componente esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, demonstrando como cada entrega contribui para os objetivos gerais da organização.

A criação de uma documentação detalhada e compreensível do projeto é essencial para facilitar esse alinhamento. Essa documentação deve ser adaptável, permitindo atualizações que reflitam mudanças nos objetivos estratégicos da empresa ou ajustes necessários ao projeto com base em análises contínuas.

Conforme orientado pelo PMBOK, a etapa de monitoramento e controle é vital para revisar continuamente as estratégias do projeto e ajustá-las conforme necessário para manter o alinhamento com os objetivos estratégicos da empresa. Isso inclui um controle rigoroso do orçamento, assegurando que todas as alterações sejam documentadas e consideradas no contexto mais amplo dos objetivos da empresa.

O sucesso de um projeto está intrinsecamente ligado à sua capacidade de contribuir para os objetivos estratégicos da empresa. Portanto, é fundamental que toda a equipe de projeto esteja engajada e alinhada com esses objetivos, adotando boas práticas de gerenciamento de projetos para garantir que o projeto não apenas atenda às expectativas imediatas, mas também contribua significativamente para o sucesso estratégico da organização.

10- Realize avaliações detalhadas e monitore os resultados

Dentro do conjunto de boas práticas de gerenciamento de projetos estabelecidas pelo PMBOK, o processo denominado “Validação do Escopo” se destaca na área de Gerenciamento de Escopo e no grupo de Monitoramento e Controle. Este processo é essencial para a verificação dos resultados entregues, garantindo que eles estejam alinhados com os critérios estabelecidos durante a fase de planejamento.

A utilização de Indicadores-Chave de Desempenho (KPIs) é fundamental para assegurar a eficácia das estratégias de projeto, conforme recomendado pelo PMBOK. A adoção de uma plataforma integrada que consolide os dados facilita significativamente a gestão e análise de informações críticas, permitindo uma visão abrangente do progresso do projeto.

KPIs fornecem insights valiosos sobre diversos aspectos do projeto, como a eficiência da equipe, a gestão financeira, a adequação dos recursos e a conformidade com o escopo definido. O monitoramento contínuo desses indicadores é vital para identificar tanto os pontos de sucesso quanto as áreas que requerem atenção, possibilitando ajustes proativos para otimizar o desempenho do projeto.

A distinção entre “monitorar” e “controlar”, conforme definido pelo PMBOK, sublinha a diferença entre a avaliação constante do andamento do projeto e a aplicação de mudanças estratégicas baseadas em dados para corrigir ou melhorar os processos do projeto. Ambas as atividades são cruciais para o gerenciamento eficaz e fazem parte das boas práticas de gerenciamento de projetos, assegurando que o projeto permaneça no caminho certo em direção aos seus objetivos finais.

11- Utilização do STRATWs One

O STRATWs One é apresentado como uma solução inovadora e estratégica para o gerenciamento de projetos, desenvolvido para aumentar a eficiência no controle de tarefas e na organização de projetos.

Este software de gestão de projetos se destaca por ser uma das boas práticas de gerenciamento de projetos e oferecer recursos avançados que facilitam a implementação e o uso, contribuindo significativamente para a estruturação e organização dos processos de gerenciamento de projetos dentro das organizações.

Com o STRATWs One, as empresas podem esperar uma melhoria na forma como os projetos são gerenciados, desde o planejamento até a execução e monitoramento. A plataforma oferece uma visão clara e abrangente de todas as atividades do projeto, permitindo que os gestores tomem decisões baseadas em dados e gerenciem suas equipes de forma mais eficaz.

Além disso, o software promove uma comunicação mais fluida entre os membros da equipe, facilitando a colaboração e o compartilhamento de informações em tempo real.

Um dos principais benefícios do STRATWs One é sua capacidade de integrar diferentes áreas da gestão empresarial, proporcionando uma visão holística do desempenho corporativo e como os projetos contribuem para os objetivos estratégicos da empresa. Isso permite que as organizações alinhem seus projetos com sua estratégia geral, garantindo que todos os esforços estejam direcionados para o alcance dos resultados desejados.

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