No mundo dos negócios, a diferença entre o sucesso e a falha muitas vezes se resume a um fator decisivo: a gestão eficaz do escopo do projeto. Isso porque ao iniciar um novo projeto, líderes e gestores encontram-se na linha de frente da tomada de decisões, tendo o desafio de superar tomadas de decisões e análises profundas.
Dessa forma, para profissionais que buscam aprimorar suas habilidades de gestão e liderança, compreender o escopo é mais do que uma necessidade técnica — é uma competência essencial que impacta diretamente o sucesso de suas iniciativas.
Por isso, neste conteúdo, te ajudo a desvendar o mistério do escopo do projeto, explorando seus inúmeros benefícios e fornecendo um roteiro prático para organizá-lo de forma eficaz.
Continue a leitura e confira!
O escopo do projeto é um documento ou conjunto de documentos que detalham o que o projeto pretende alcançar, como pretende fazê-lo e prazo para realizá-lo. Ele atua como um contrato entre a equipe do projeto e os stakeholders, estabelecendo expectativas claras e fornecendo uma linha de base contra a qual o desempenho do projeto pode ser medido e avaliado.
Nesse cenário, o escopo do projeto é uma parte fundamental no planejamento e na execução de qualquer iniciativa. Em sua essência, ele define os limites e o foco do projeto, delineando o que será incluído e o que será excluído do trabalho a ser realizado.
Além disso, o escopo é uma ferramenta crucial para garantir que todas as partes interessadas tenham uma compreensão clara e unificada sobre o que se espera, o que será entregue e as etapas necessárias para alcançar os objetivos desejados.
Quando apoiado por outras ferramentas, como a Matriz RACI, por exemplo, ajuda a ter de forma clara as responsabilidades de todos os envolvidos no projeto.
Sem um escopo bem definido, os projetos correm o risco de sair do rumo, ultrapassar o orçamento, não serem entregues no prazo e não atender às expectativas iniciais, por exemplo.
O escopo de projeto refere-se ao trabalho necessário para entregar um produto, serviço ou resultado com características e funções especificadas. Ele detalha as tarefas, atividades, recursos, prazos e outros aspectos que a equipe precisa considerar e executar para completar o projeto com sucesso.
Algumas características fundamentais em um escopo de projeto são:
Por outro lado, o escopo do produto refere-se às características, funções e atributos que o produto ou serviço (resultado do projeto) deve possuir após a sua conclusão. Basicamente, é a descrição de “o que” o produto final será.
Imagine que uma empresa decidiu construir um novo aplicativo.
O escopo do projeto vai envolver todas as atividades relacionadas ao desenvolvimento do aplicativo, como planejamento, design, codificação, testes, implantação, pessoas envolvidas no projeto e lançamento no mercado. Além disso, inclui o orçamento, prazos e recursos necessários para cada etapa.
Já o escopo do produto vai definir as características do aplicativo, como interface do usuário, funcionalidades (como rastreamento de tarefas, colaboração em equipe, integrações com outras ferramentas), performance, segurança e outros requisitos técnicos e de usabilidade.
Alguns dos principais benefícios conquistado por empresas que fazem uso de um escopo do projeto envolvem:
O planejamento do escopo fornece uma imagem detalhada e compreensível do que o projeto visa alcançar, permitindo que todas as partes interessadas compreendam e visualizem o resultado final.
Ao definir e documentar o escopo, evita-se mal-entendidos e desalinhamentos entre a equipe do projeto, stakeholders e outros envolvidos. Todos têm uma referência clara sobre o que esperar.
Com um escopo claramente definido, os gestores podem alocar os recursos (humanos, materiais e financeiros) de maneira mais eficiente e eficaz.
Conhecido como “escopo-creep” ou ampliação do escopo, é quando requisitos ou funcionalidades adicionais são adicionados ao projeto sem revisões adequadas ou consideração dos impactos. Um escopo do projeto bem definido ajuda a evitar isso, pois estabelece fronteiras claras para o trabalho a ser realizado.
Durante a execução do projeto, surgirão inevitavelmente situações que requerem decisões rápidas. Ter um escopo bem planejado fornece uma referência valiosa para orientar essas decisões.
Ao identificar e documentar os requisitos, tarefas e limites do projeto desde o início, os riscos associados a mal-entendidos, suposições incorretas ou falta de clareza são significativamente reduzidos.
Quando o projeto é entregue de acordo com um escopo bem planejado e definido, há uma maior probabilidade de atender ou exceder as expectativas do cliente ou das partes interessadas.
O escopo detalha os entregáveis e os padrões que eles devem atender, fornecendo critérios claros para a aceitação do trabalho concluído.
A criação do escopo do projeto é uma tarefa colaborativa que envolve várias partes interessadas, dependendo da natureza e da complexidade do projeto. No entanto, embora várias pessoas possam contribuir com informações e insights, geralmente existem papéis específicos que assumem a responsabilidade principal pela definição e documentação do escopo.
O gerente de projeto, por exemplo, desempenha um papel central na criação do escopo. Ele ou ela trabalha para coletar e consolidar informações de várias fontes, facilita discussões sobre o escopo, prepara o documento de escopo do projeto e garante que ele seja aprovado pelas partes relevantes.
Por outro lado, os demais stakeholders podem fornecer informações críticas e requisitos que ajudam a moldar o escopo do projeto.
A seguir, confira um passo a passo estratégico para construir o seu escopo do projeto:
O processo de planejamento e gerenciamento do escopo em gestão de projetos envolve planejar e documentar como os escopos do projeto e do produto serão definidos, controlados e validados. Durante essa etapa, é importante contar com a opinião especializada de indivíduos que possuem conhecimento ou treinamento em projetos anteriores similares.
Além disso, a análise de dados é crucial, pois permite avaliar diversas formas alternativas de elaborar, validar e controlar o escopo. Reuniões também serão essenciais para o desenvolvimento do plano de gerenciamento do escopo.
A coleta de requisitos é o processo de documentação e gerenciamento das necessidades e requisitos das partes interessadas para atingir os objetivos do projeto. Isso envolve definir as características que o produto e o projeto devem possuir para resolver o problema do cliente e atender às expectativas dos patrocinadores.
É fundamental que os requisitos sejam documentados com detalhes suficientes para que sejam mensuráveis e possam ser incluídos na linha de base do escopo.
A definição do escopo envolve a elaboração detalhada de todo o trabalho necessário para a realização do projeto. Durante essa etapa, é essencial desenvolver uma descrição do projeto e do produto.
Uma das ferramentas utilizadas é a análise de produto, que busca obter respostas sobre todas as características do produto. Outras ferramentas incluem opinião especializada, geração de alternativas, análise de dados, habilidades interpessoais e de equipe e tomada de decisão.
Nesta etapa existem alguns documentos que podem direcionar todo o escopo do projeto, como:
Termo de abertura do projeto: documento envolvendo a justificativa para desenvolver o projeto, objetivos do projeto, stakeholders envolvidos, estimativa para entregas, custo e critérios de aceitação;
Declaração do escopo do projeto: documenta detalhadamente sobre o que vai acontecer em cada etapa do escopo do projeto.
A EAP organiza visualmente todo o trabalho que precisa ser feito no projeto. Ela subdivide o trabalho do projeto em partes menores e mais gerenciáveis, organizando-as de forma hierárquica.
Cada subdivisão é um pacote de trabalho e tem seu tempo e custos estimados, monitorados e controlados. Além da EAP, é bastante comum a criação de um dicionário para descrever cada um dos elementos contidos nela.
Após definir o escopo, é necessário validá-lo. Se for identificado que o escopo precisa ser alterado, isso acontecerá no processo de validação. Caso contrário, o projeto pode avançar para a fase de execução.
O processo de validação do escopo envolve formalizar a aceitação das entregas do projeto. Sempre que uma entrega é concluída e, se alguma delas não for aceita, é realizada uma solicitação de mudança para que sejam feitos os devidos ajustes.
Com o projeto em andamento, é crucial controlar o progresso e verificar se o escopo está sendo seguido. O processo de controle do escopo envolve monitorar o status do escopo e gerenciar alterações na linha de base do mesmo.
Isso ajuda a controlar o desempenho do trabalho, as solicitações de alteração no projeto e garante que a linha de base do escopo seja mantida ao longo de todo o projeto.
Para isso, você pode contar com a ajuda de um software de gestão de processos, como o STRATWs One. Nosso software transforma o modelo de gestão da empresa ou do projeto em processos, permitindo a você fazer os passos que mencionamos anteriormente, além de gerar relatórios que podem dar origem a insights valiosos. Tudo de forma fácil e eficiente.
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