A importância das tarefas individuais na gestão de projetos

Um processo muito comum atualmente nas grandes gestões é definir onde a empresa quer chegar, metas para chegar até lá e, por fim, projetos que precisam ser realizados para que essas metas sejam alcançadas. 

Nesse sentido, alguns problemas atuais muito enfrentados pelas empresas são a falta de foco, dificuldade na priorização de tarefas, procrastinação, colaboradores desmotivados, dentro outros. Assim, surgiu o conceito de Gestão de Projetos a fim de mitigar essas falhas, que são muito comuns à maioria das organizações. 

Assim, muito falamos sobre Gestão de Projetos e métodos para fazer com que ela seja mais efetiva. Por isso, além de abordar esse método de melhorar os processos internos da empresa, vamo falar um pouco sobre como você pode potencializar essa metodologia por meio da gestão de tarefas de individuais dos seus colaboradores.

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O que é e como fazer gestão de projetos

Basicamente, a gestão de projetos consiste em estruturar, executar e mensurar ações para o alcance das metas pré-estabelecidas. Assim, no primeiro passo, você precisa já ter o projeto bem definido para, com isso, traçar as tarefas que precisam ser realizadas para que ele se concretize. Em resumo, as metas se transformam em projetos e esses, por sua vez, são destrinchados em tarefas. 

Os dois métodos mais utilizados atualmente para Gestão de Projetos são; GTD (Getting Things Done) e a metodologia Kanban. Por isso, vamos falar brevemente em que consiste cada uma dessas táticas. 

GTD (Getting Things Done)

Consiste em anotar as tarefas que precisam ser realizadas em listas, fazendo com que cada uma delas seja finalizada de forma efetiva. Confira o processo passo a passo: 

1. Coletar: faça um compilado de todas as atividades que devem ser cumpridas e anote em algum lugar. Seja no computador ou no papel, elas precisam ser anotadas para que você liberar espaço na sua mente para focar na realização dos processos. 
2. Processar: agora é o momento de analisar essas tarefas. Avalie tópicos como viabilidade, priorização, prazo e o que irá despender maior esforço. Com isso, faça um calendário e transforme em projetos as tarefas que necessitem de mais de uma ação para sua conclusão. 
3. Organizar: organize suas tarefas de acordo com alguma lógica. Exemplo: ordená-las por data de entrega. 
4. Revisar: esse é mais um processo de acompanhamento, que deve ser feito continuamente, onde é feita a avaliação do que já foi concluído e do que ainda precisa ser feito. Dependendo dessa análise, você também pode mudar suas prioridades. 
5. Executar: momento de começar a fazer ações para conclusão das tarefas e projetos que foram definidos. Importante sempre sinalizar de alguma maneira aquilo que já foi feito para ter uma melhor visualização do andamento do projeto. 

Metodologia Kanban

Com o objetivo de priorizar tarefas de maneira efetiva e manter o foco, a metodologia Kanban tem como seu princípio número um parar de iniciar diversas tarefas e começar a concluí-las. Basicamente, existem dois elementos principais que você deve entender do Kanban: 

• Cartões: representam as ações que precisam ser feitas. No entanto, é preciso manter sempre a simplicidade das tarefas do cartão. Tome cuidado para não confundir projetos com tarefas.
• Colunas: são 3 colunas e cada uma representa as tarefas A fazer, Em andamento e Finalizadas. Ajuda a ter uma melhor visualização do andamento do projeto e do que ainda precisa ser feito. 
• Quadro: a união dos cartões com as colunas nos dá o quadro do Kanban. O ideal é que você trabalhe com diversos quadros, um para cada projeto. 

Tipos de tarefas

Bem, agora que você já está mais contextualizado da gestão de projetos e seu funcionamento, vamos nos aprofundar em um ponto focal dessa estratégia: as tarefas. Para saber como lidar com elas e como gerenciá-las da melhor maneira, precisamos separá-las em algumas categorias, sendo elas: 

• Emergenciais: tarefa com mais alto grau de prioridade, acima de todas as outras que estão em pendência. Normalmente, ela é fruto de algum imprevisto ou incidente. Infelizmente, é o tipo de tarefa que precisamos paralisar processos para resolver o quanto antes.  
• Urgentes: acontece um passo antes de se tornar uma tarefa emergencial. Por isso, é necessário que passe na frente de tarefas normais. Como se pode imaginar, não estava prevista no cronograma inicial. 
• No prazo: normalmente, já estavam previstas no plano. No dia a dia, costumamos dizer que são tarefas com prazo apertado, pois não podem passar por nenhum imprevisto. Caso contrário, irá atrasar. 
• Planejadas: representa o exemplo ideal de tarefa. Assim, temos maior tempo para executá-las, aumentando a probabilidade de ser um trabalho bem feito. Considera imprevistos e incidentes em seu plano. 

As tarefas individuais e seu papel na gestão de projetos

Pensando logicamente, a Diretora passa as metas da empresa para os gestores das áreas. Baseando-se nisso, cada gestor criar os projetos para sua equipe. Os colaboradores da equipe, por sua vez, idealmente transformariam esse projeto em tarefas, ou pequenas entregas.

Quando recebemos um projeto muito grande para realizar, nosso cérebro tende a pensar em todo o esforço que será investido naquilo como um todo. Assim, uma vez que pensamos no caminho inteiro, se inicia o processo de procrastinação. A sensação de que estamos muito longe de concluir um projeto gera desmotivação e acaba atrasando prazos. 

Por isso, é essencial dividir os projetos em parte menores, que aqui estamos chamamos de tarefas. Com isso, o colaborador consegue enxergar grandes metas como algo mais viável e alcançável. Consequentemente, essa técnica ajuda a reduzir a propensão a procrastinar ou adiar ações por não saber como ou por onde começar. 

Outro ponto importante aqui é que esse processo de destrinchar projetos em tarefas precisa ser registrado. Isso porque o nosso cérebro tem uma memória operacional limitada de 3 a 5 itens. Então, se o projeto necessitar de 5 ou mais ações para ser concluído, é muito provável que nos percamos no processo, gerando um resultado ruim ou não tão bom quanto poderia ser. 

Teoria do Estabelecimento de Metas

Criada pelo psicólogo Edwin Locke, a Teoria do Estabelecimento de Metas tem como seu principal ponto focal a especificidade. Ou seja, traçar metas específicas e que sabemos exatamente quais ações devemos realizar para atingi-las. 

Ainda nessa teoria, o Edwin Locke ressalta que nosso cérebro libera dopamina quando terminamos uma tarefa. Assim, somos estimulados pelo nosso próprio corpo a fazer mais esforços para completar a próxima. O simples ato de marcar uma tarefa como feita, gera o sentimento de satisfação e felicidade em nós. Ou seja, quanto mais dividirmos um projeto em pequenas entregas, temos mais chances de continuarmos motivados durante sua execução. 

Gestão de Projetos e tarefas individuais com o STRATWs One

O STRATWs One é um software de acompanhamento da gestão estratégica, que te ajuda a ter uma visão muito melhor e mais completa do desempenho da empresa e dos colaboradores. Dentro do sistema, cada funcionário tem seu próprio perfil e, assim, é possível analisar o desempenho de cada colaborador individualmente. 

Buscando fornecer um sistema que seja de grande valor tanto para gestores, quanto para funcionários, fizemos melhorias em nosso software exclusivamente pensadas na otimização da Gestão de Projetos.

A novidade é que agora os colaboradores podem, na aba “Meu Painel”, adicionar e gerenciar suas próprias tarefas. Além de já terem todas suas metas documentadas no Programa de Resultados, agora é possível que cada funcionário trace seu próprio workflow, sem necessariamente estar atrelado à nenhuma meta. Assim, aumentando a produtividade e tendo mais controle de suas entregas. Além disso, diminui a necessidade dos gestores fazerem micro gerenciamento, sendo assim, um grande ganho para ambas as partes. 

Se você quer melhorar os processos internos com um software avançado, que facilita a rotina de trabalho de gestores e colaboradores, venha conhecer o STRATWs One: faça agora mesmo o seu pedido de demonstração.