Gestão da Produção: será que ela é mesmo tão importante?

Como está a gestão da produção na sua empresa? Essa é uma pergunta que todos os empreendedores precisam responder para entender se o seu empreendimento está realmente sendo eficiente na entrega.

Muitas questões, como gargalos, custos desnecessários e retrabalho podem contribuir para que o seu produto perca competitividade no mercado. Afinal, os fatores citados encarecem o seu preço em relação a um concorrente mais efetivo.

Identificar todas as etapas produtivas e compreender quais soluções contribuem para melhorar o processo é uma das finalidades da gestão da produção. 

Portanto, se você quer melhorar a produtividade para aumentar o market share da sua empresa, esse artigo é para você. Nas próximas linhas, você entenderá:

• O que é gestão de produção?
• Qual é a função da gestão da produção?
• Por que a gestão de produção é tão importante?
• Outros benefícios de uma boa gestão da produção
• Quais são os principais componentes da gestão da produção?
• Como fazer a gestão da produção?
• Quais erros não podem ser cometidos?
• O papel da consultoria em gestão de produção
• Por que investir em tecnologia na produção?
• Próximos passos

Boa leitura!

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O que é gestão de produção?

A gestão de produção diz respeito ao planejamento, à coordenação e ao controle de processos produtivos, visando otimizar recursos, maximizar a eficiência e garantir a qualidade do produto final. Envolve a tomada de decisões estratégicas e táticas para alinhar a produção às demandas do mercado e aos objetivos organizacionais.

Para que os resultados acima sejam concretizados, é preciso considerar diversas atividades como parte do escopo, incluindo:

• controle e manuseio da matéria-prima;
• produção do produto acabado;
• transporte entre as etapas produtivas;
• gestão da qualidade.

A intenção desse gerenciamento é garantir padrões que evitem gargalos, e, consequentemente, que tenham mais eficácia operacional, o que resulta em mais produtividade e diluição de custos de produção.

Diante de um mercado altamente competitivo, qualquer custo desnecessário durante alguma das etapas produtivas pode gerar perda de orçamento ou  mesmo redução da margem do produto durante a venda.

Além disso, problemas como retrabalho e gargalo podem impactar os prazos de entrega da empresa, que acaba perdendo clientes.

Qual é a função da gestão da produção?

A principal função da gestão da produção é saber o que fazer e como fazer da forma mais eficiente e barata possível. Na prática, quer dizer que cabe ao gestor eliminar gastos desnecessários e criar a melhor logística de processos no empreendimento.

Para alcançar esse objetivo, é preciso investir em maquinários e tecnologia para o gerenciamento de processos, bem como no desenvolvimento de uma análise crítica por conta do gestor e dos seus supervisores.

Para ajudar no processo e medir a performance, estabelecendo parâmetros comparativos confiáveis, existem alguns indicadores de desempenho estratégico. Veja quais são:

Por que a gestão de produção é tão importante?

Uma boa gestão de produção é importante porque proporciona mais agilidade, produtividade e redução de custos, fatores responsáveis pelo aumento do lucro da empresa. Além disso, podemos citar:

• melhor execução das atividades;
• entregas antes do prazo;
• máxima produtividade.

Uma das principais consequências da boa gestão é o fato de que o produto chega ao cliente com a máxima qualidade no menor prazo possível. Por isso, dizemos que o resultado da gestão da produção é um fluxo baseado na satisfação do consumidor.

Afinal, processos sinérgicos e entregas satisfatórias fazem os clientes não só voltarem a comprar da empresa, como também indicarem o negócio para outros lojistas. Sem contar que a eficiência também permite o crescimento da organização em longo prazo.

Outros benefícios de uma boa gestão da produção

Também são benefícios de uma boa gestão de produção: a otimização da alocação de recursos financeiros, o acompanhamento de metas em tempo real, a melhora do controle dos pedidos, a redução de desperdícios e uma visão mais apurada dos relatórios estratégicos.

1. Otimização da alocação dos recursos financeiros

Quando se tem uma boa gestão de produção, fica mais fácil identificar quais processos estão dando lucro e prejuízo, bem como saber quais são os principais gargalos produtivos.

Desse modo, é possível determinar planos de ação para eliminar os desperdícios, melhorar os investimentos, e, como consequência, melhorar a alocação dos recursos financeiros.

2. Acompanhamento das metas em tempo real

Outro benefício proporcionado pela gestão da produção é o fato de que você terá a possibilidade de acompanhar as metas em tempo real. Como resultado, ficará mais fácil (e rápido) identificar pontos de melhoria.

Ademais, quando alguma máquina estiver aquém da sua capacidade, o problema fica mais nítido, proporcionando que sua manutenção seja feita de forma preventiva e com agilidade.

3. Melhora do controle dos pedidos

O controle e o planejamento dos pedidos que entram e saem da produção é crucial para evitar atrasos na entrega, e até para determinar o melhor volume de estoque de determinado produto.

Quando se tem mais eficiência na gestão da produção, fica mais fácil criar um planejamento do controle de pedidos, garantindo que não haja atrasos nas entregas ou estoques ociosos.

4. Redução de desperdícios

Um gerenciamento mais eficiente evita que haja desperdícios de matéria-prima na produção. Como consequência, o próprio custo de um produto também será menor.

Assim, evita-se a falta de matéria-prima, e até erros de compras que podem acontecer quando há mais desperdício do que o esperado.

5. Visão mais apurada dos relatórios estratégicos

Uma boa gestão proporciona aos líderes uma visão mais apurada dos relatórios estratégicos, afinal, será possível estabelecer comparativos entre performances de períodos equivalentes e observar mudanças bruscas com muito mais presteza (afinal, os parâmetros estarão bem definidos).

Como podemos ver, são muitas as vantagens proporcionadas por uma boa gestão de produção. Vamos entender, agora, quais são seus principais componentes.

Quais são os principais componentes da gestão da produção?

Os principais componentes para uma boa gestão da produção são:

1. planejamento;
2. organização;
3. monitoramento;
4. comando;
5. controle;
6. execução.

Tais etapas, embora pareçam lineares, funcionam como uma espécie de ciclo, pois se desenvolvem sincronicamente em uma relação de interdependência. Vamos entender cada uma delas?

1. Planejamento

O planejamento estratégico da produção é a primeira etapa de todo o processo. É nela que a equipe comercial fará uma projeção de vendas ou, dependendo da empresa, entregará os pedidos para os planejadores.

Com base nesses pedidos ou projeções, é o momento de analisar o melhor plano de produção para otimizar o tempo e evitar paradas desnecessárias. 

Essa etapa precisa estar em coordenação com a equipe financeira, pois, em muitos casos, os pedidos devem ser prioritários.

Por quê? Porque eles podem ter um prazo de recebimento menor, e isso representa uma entrada de dinheiro mais rápida no caixa, evitando que ocorra default e aumento do custo de capital.

2. Organização

A etapa organização consiste em avaliar os processos e reestruturá-los, se necessário, para receber a demanda do mês, sempre objetivando os ganhos de produtividade.

Em outros termos, é uma maneira de ajustar a produção para garantir mais aproveitamento dos recursos humanos, materiais e tecnológicos, esboçando uma espécie de roteiro.

3. Comando e monitoramento

Uma vez planejada e organizada a produção, é necessário começar a execução. A etapa requer um comando atento e um monitoramento acurado de todo o processo.

O gestor é o responsável por organizar a equipe na linha de produção, corrigir falhas, acompanhar o desenvolvimento e motivar a equipe.

Nesse cenário, a Matriz RACI pode ser a ferramenta fundamental para que todos os envolvidos estejam cientes dos seus papéis e responsabilidades em uma determinada tarefa.

Assim, cabe ao gestor responder rapidamente a possíveis pausas e falhas que possam acontecer no decorrer do processo produtivo.

4. Execução e controle

A execução da produção tem, como norte, as metas estipuladas pelo planejamento. As definições podem ser diárias, semanais, quinzenais ou mensais.

Já o controle consiste em avaliar o desempenho individual de cada colaborador e organizar as peças em períodos de maiores demandas.

Também é responsável por ajustar o desperdício, a taxa de ocupação e a movimentação de materiais, garantindo que as metas sejam cumpridas.

Quais são as ferramentas de controle da produção?

MRP (Material Requirements Planning ou Planejamento das Necessidades de Materiais) e PMP (Planejamento-Mestre de Produção) são ferramentas fundamentais no controle e na gestão da produção em empresas, especialmente naquelas que operam no setor de manufatura.

Confira a seguir a importância delas para a gestão da produção:

1- MRP (Material Requirements Planning)

O MRP, ou Planejamento das Necessidades de Materiais, é um sistema de planejamento e controle de produção que calcula as necessidades de materiais e componentes necessários para a fabricação de produtos. Ele usa dados de demanda de produtos acabados para planejar a aquisição e o agendamento de matérias-primas e componentes.

Dessa forma, um dos objetivos do MRP é garantir que todos os materiais necessários estejam disponíveis para a produção no momento certo. Com o MRP, a produção pode ser planejada de forma mais eficiente, evitando atrasos e interrupções devido à falta de materiais.

2- PMP (Planejamento-Mestre de Produção)

O PMP é um plano detalhado que descreve como a empresa planeja atender a demanda de seus produtos acabados. Ele estabelece a quantidade de cada item a ser produzido em períodos específicos.

Além disso, o PMP busca alinhar a produção com a demanda do mercado, planejando a quantidade e o momento da produção de cada produto, permitindo que a empresa responda rapidamente a mudanças na demanda ou no mercado, ajustando seu plano de produção conforme necessário.

Como fazer a gestão da produção?

A gestão da produção requer uma capacidade de alinhamento lógico, bem como organização e controle dos materiais para garantir a máxima produtividade no menor tempo possível.

Além disso, o gestor precisa se atentar ao desperdício de materiais e de capital humano para garantir que o produto seja entregue no prazo com a máxima qualidade.

Abaixo, separamos um breve passo a passo para a sua empresa aplicar a gestão de produção da melhor maneira.

1. Antecipe-se à demanda

Primeiramente, a equipe de planejamento e controle de produção precisa estar ao menos um mês à frente da produção propriamente dita.

Em vista disso, é crucial um alinhamento constante entre o time comercial e o planejamento de produção, a fim de garantir que os itens vendáveis sejam entregues com agilidade

Ao longo do planejamento, é fundamental alinhar os setores financeiro e logístico para organizar o fluxo de dinheiro, bem como a disponibilidade de entrega nas datas estipuladas.

Isso evita atrasos, desequilíbrio no estoque e outros imprevistos que comprometem o resultado.

2. Ajuste da demanda à produção

Feito o planejamento, é preciso avaliar se a organização terá capacidade produtiva para executá-lo. 

Nesse ponto, é importante levantar algumas questões como:

• matéria-prima necessária;
• mão-de-obra disponível;
• capital acessível;
• maquinário disponível;
• disposição de espaço físico.

Todos esses componentes são essenciais para que a produção não tenha falhas. Portanto, pergunte-se: a matéria-prima não vai faltar? Em caso positivo, o prazo de entrega do fornecedor evitará pausas na produção?

Deve-se pensar também se a mão de obra é suficiente, bem como o capital de giro da empresa, o maquinário disponível e o espaço para armazenar os itens produzidos até que sejam despachados para os clientes.

Leia também:

• Metodologia de análise de dados: 6 etapas para colocar em prática;
• Análise de Matriz SWOT: otimize seu planejamento estratégico.

3. Crie uma estratégia produtiva

Constatado que não haverá problemas de escassez, é o momento de pensar na melhor estratégia produtiva. 

Para tanto, é preciso estudar a logística de produção, a função de cada colaborador, o transporte de materiais no decorrer do processo produtivo e a capacidade diária da empresa.

É nesse momento que as metas serão traçadas. Geralmente, o gestor se reúne com a equipe para coordenar a equipe em relação às entregas e à função que cada um exercerá no próximo mês.

4. Ajuste as urgências antes da execução

Com todo alinhamento feito, é preciso assegurar que não haverá mudanças de planos durante o processo. É hora, portanto, de avaliar as urgências.

Certifique-se de que os produtos mais vendáveis terão estoque suficiente para um possível crescimento de demanda sem que seja necessário replanejar toda a produção ao longo do mês.

Avalie se as entregas da produção serão suficientes para fechar os pedidos dos clientes sem atrasos, e que não faltarão produtos para suprí-los.

5. Execute e controle a produção

Comumente, o setor produtivo não para em nenhum momento. Por isso, todas as etapas anteriores são feitas enquanto a produção está entregando os pedidos dos meses anteriores.

Portanto, o planejamento entra em ação no primeiro dia do mês, entendendo que a produção cumprirá seu papel sem atrasos de entrega e poderá passar por algumas mudanças para se ajustar às novas demandas que surgiram.

O gerente, nesse momento, passa a acompanhar o desempenho das máquinas, dos colaboradores, solicitar a matéria-prima para o almoxarifado e garantir que as metas sejam cumpridas.

Cabe a ele o controle rígido e a resposta rápida para eventuais problemas que possam aparecer, como uma máquina que quebra inesperadamente durante o dia.

6. Monitore os resultados e motive a equipe

Por fim, o monitoramento dos resultados é essencial. Aqui, cabe uma ressalva acerca da manutenção de maquinários para evitar imprevistos desagradáveis.

Um bom gestor aproveita as pausas produtivas do período noturno (ou quando a produção atua no modelo 24/7, cria pausas programadas) para a manutenção preventiva do maquinário.

A prática evita que ocorra uma pausa durante a produção — o que, consequentemente, atrasa toda a entrega de produtos da empresa. Com um monitoramento bem feito, é possível acompanhar os resultados.

É nesse momento que gargalos são identificados e corrigidos, bem como a equipe é motivada para que as metas sejam diariamente cumpridas.

Agora você já sabe como fazer uma boa gestão da produção. Entretanto, por se tratar de um processo complexo e potencialmente transformador, vale a pena dedicarmos um tempo a entender como NÃO fazê-lo também. 

Quais erros não podem ser cometidos?

Os principais erros que devem ser evitados em uma gestão de produção são:

• não investir em tecnologia;
• não acompanhar informações em tempo real;
• falta de treinamento para os colaboradores;
• errar na projeção de demandas.

1. Não investir em tecnologia

A tecnologia é um dos principais pilares para garantir mais eficiência na gestão de produção de qualquer empresa. Por isso, não investir em inovações é um dos erros que pode matar qualquer negócio.

Vale destacar que maquinários modernos servem como braço direito para que os gestores automatizem atividades repetitivas, extraiam dados-chave, monitorem performances e liberem tempo da equipe, maximizando as entregas.

Portanto, para quem quer garantir uma melhor gestão da produção, um dos erros que não podem ser cometidos em hipótese alguma é deixar de investir em tecnologia.

2. Não acompanhar informações em tempo real

Com a chegada do conceito de Internet das Coisas (IoT), ficou mais fácil acompanhar as informações de uma linha de produção em tempo real.

Qualquer empresa que preze pela qualidade dos seus produtos e pela rapidez de suas entregas precisa estar atenta ao tema.

É preciso criar métodos para se extrair o máximo possível de informação em tempo real, e, com base nesses insights, promover as mudanças necessárias para melhorar a gestão do negócio.

Contar com dashboards inteligentes de monitoramento é uma das opções para quem quer se destacar no mercado.

3. Falta de treinamento

Ainda que o investimento em tecnologia seja crucial, ele não surtirá o efeito desejado se não houver um investimento maciço em treinamento para melhorar e fomentar o atingimento das metas.

É papel do líder identificar quais treinamentos devem ser disponibilizados, bem como quando eles precisam acontecer. Quando há um investimento constante em aprendizado, os resultados são surpreendentes.

4. Erros de projeção de demanda

Errar a projeção da demanda pode ser vital para uma organização, pois acarreta em falta de produtos para suprir às necessidades do mercado, ou então, em sobra de estoques, gerando escassez de caixa.

Para evitar o cenário acima, é preciso investir em sistemas tecnológicos que proporcionem dados suficientes para assegurar uma análise mais assertiva do mercado. 

Além disso, estar antenado à economia nacional e internacional também ajuda a ter um embasamento maior sobre a demanda do seu setor.

Agora que você já conhece a fundo o processo de gestão da produção, incluindo práticas a evitar, que tal uma sugestão para facilitar a incorporação dos processos na sua rotina? 

Estamos falando da consultoria em gestão da produção, tema do próximo tópico.

O papel da consultoria em gestão de produção

A consultoria em gestão de produção pode ajudar bastante as empresas a identificarem gargalos e corrigirem problemas que surgem com frequência. Afinal,  o consultor tem um olhar de fora da empresa, e não está acostumado aos vícios comuns que quem está imerso no negócio já se acostumou.

Grandes empresas costumam contratar consultores para apontar as principais falhas no processo produtivo e tentar encontrar problemas no negócio.

Dessa forma, fica mais fácil identificar os vícios e corrigir falhas que possam resultar em atrasos na entrega de pedidos e outros gargalos.

Em alguns casos, os consultores identificam as falhas e propõem melhorias práticas, operacionais ou estratégicas. 

Em outros, os consultores sugerem a adoção de novas ferramentas, como investimento em tecnologia, sobretudo quando identificam que esse é o grande problema que está gerando atrasos frequentes.

Por que investir em tecnologia na produção?

O investimento em tecnologia é essencial para garantir à produção mais efetividade e controle. E não estamos falando somente sobre maquinários ultramodernos, embora os equipamentos também sejam necessários em um cenário competitivo.

Neste caso, nos referimos a contar com um sistema de gestão que deixe todo o processo mais ágil e ajude na prevenção de erros. Por meio de um bom sistema, o gestor de produção consegue:

• identificar possíveis gargalos;
• se antecipar a um defeito de uma máquina;
• melhorar o planejamento da produção;
• criar uma comunicação mais clara e fluida.

Além disso, o desempenho de uma máquina é mensurado a todo momento. Portanto, se houver queda no decorrer das horas é bem provável que o sistema possibilite a visualização antecipada da mudança, tornando mais fácil corrigi-lo.

Próximos passos: tecnologia para gestão de projetos

Assim sendo, a melhor forma de se antecipar ao problema é por meio de um software de gestão de projetos que ajuda a visualizar o status de toda a sua carteira, permitindo o gerenciamento do seu portfólio e o monitoramento de toda a evolução do cronograma.

Com o sistema de gestão empresarial você conecta os indicadores de desempenho e os mantém centralizados, facilitando a tomada de decisões e melhorando a performance de forma contínua.

E um software de gestão que se destaca no mercado é o STRATWs One, que possibilita mais tempo para planejar, gerenciar e engajar a sua equipe para uma cultura de resultados.

Em suma, um bom sistema melhora o planejamento e cria uma comunicação mais clara, o que garante mais produtividade e lucratividade para o negócio. 

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