Controle de produtividade: ferramentas para melhorar sua performance

Com a transformação digital extremamente acelerada, o mundo empresarial conta com opções cada vez mais úteis para melhorar as mais variadas atividades e processos. Parece ser impossível encontrar uma empresa que não tenha como um de seus principais objetivos aumentar sua produtividade, por exemplo. Por isso, precisamos falar sobre as ferramentas de controle de produtividade.

Isso porque o mercado de soluções já entendeu que essa é uma dor comum dentro das organizações. Dessa forma, cada vez mais surgem ferramentas capazes de auxiliar o controle da produtividade, tanto por parte dos gestores quanto dos seus liderados.

Que tal conhecer algumas opções que, além de eficientes, são gratuitas? Neste artigo, separamos  algumas ferramentas para te apoiar no controle de produtividade capazes de te ajudar no dia a dia da sua empresa. Continue a leitura e confira!

O que são ferramentas de controle de produtividade?

Ferramentas de controle de produtividade são ferramentas que podem ajudar indivíduos e empresas a atingir seus objetivos ao otimizar o fluxo de trabalho. Para isso, essas soluções ajudam a economizar tempo, melhorar a colaboração entre equipes, a produtividade e garantir que suas tarefas cotidianas sejam realizadas da melhor maneira possível.

Na busca por um maior controle de produtividade, elas também podem ajudar a organizar todos os seus projetos de maneira fácil e eficiente. Dessa forma, com o controle de produtividade é possível tornar o trabalho mais fácil e permitir que os colaboradores alcancem os melhores resultados.

Existem muitas ferramentas de controle de produtividade diferentes disponíveis, desde softwares de gerenciamento de projetos até ferramentas de colaboração em tempo real, e todas elas podem ajudá-lo a melhorar seu nível de produtividade e garantir que suas tarefas sejam concluídas de acordo com seus objetivos.

Produtividade é só “produzir mais com menos”?

Antes de qualquer coisa, é preciso entender em que se baseia o conceito de produtividade no trabalho. A produtividade está relacionada diretamente à quantidade produzida (produtos ou serviços) em relação aos recursos utilizados em sua confecção. Uma empresa é considerada produtiva quando produz mais, gastando pouco.

Entretanto, há ainda outro fator que influencia na caracterização de controle de produtividade de uma organização, mas que muitas vezes é esquecido pelos gestores: a qualidade.

Por esse motivo, antes de chegar a conclusões sobre os resultados de sua empresa, é fundamental estabelecer qual o nível de qualidade que deseja empregar em seus produtos ou serviços.

Nesse caso, uma organização que possui como foco oferecer mercadorias de altíssima qualidade, mas com um número limitado de produção, não pode ser considerada como pouco produtiva. Assim como uma empresa que prefere se aproveitar de ganhos de escala, mas com qualidade mais baixa, não pode ser vista com maus olhos nesse quesito.

Afinal, para caracterizar a produtividade de uma empresa, é preciso, primeiro, estabelecer os parâmetros de qualidade sob os quais a organização deseja atuar.

A tecnologia e a produtividade nos negócios

Uma ideia bastante compartilhada é a de que a tecnologia oferece  ferramentas de produtividade que auxiliam  em diversas etapas do dia a dia, bem como a gestão de projetos.

Atualmente, existem variadas opções para automatizar tarefas repetitivas, otimizar o tempo, tornar dados mais seguros, compartilhar informações e “encurtar” distâncias na hora de se comunicar.

Até metodologias consagradas de gestão de projetos ganharam  opções mais eficientes na forma de softwares, como as  ferramentas de planejamento estratégico.

Dessa forma, se, no século XIX, a comunicação entre pessoas se tornou mais fácil com a invenção do telefone, hoje, a internet proporciona uma gama quase interminável de alternativas para entrar em contato com outras pessoas. Seja no atendimento ao cliente ou mesmo na comunicação entre colaboradores, a falta de comunicação deixou de ser um problema.

Se a troca de informações estava limitada a uma numerosa quantidade de papéis, atualmente, é possível ser realizada por meio de softwares. Tudo isso de maneira ainda mais ágil, colaborativa e econômica (e até sustentável, nesse caso).

A tecnologia realmente facilitou atividades e processos, tendo  papel decisivo no controle de  produtividade de uma empresa. A questão é saber como eleger as ferramentas disponíveis no mercado.

Que tal conhecer algumas ferramentas de controle de produtividade que, além dessas vantagens, são gratuitas?

5 ferramentas gratuitas de controle de produtividade 

Mas, afinal, quais ferramentas de produtividade merecem a atenção de sua empresa?

Conheça opções gratuitas que podem suprir suas necessidades, pelo menos antes de escalar seu negócio:

1. Evernote

Muito conhecido, o Evernote é uma ferramenta gratuita de controle de produtividade que abrange funções como agendamento de tarefas, anotações em telas visualizadas na internet e armazenamento de  documentos e imagens.

Além disso, os dados são armazenados na nuvem, o que garante fácil acesso, compartilhamento de informações e melhor organização. O Evernote pode ser instalado em smartphones, deixando mais fácil a lembrança de  compromissos ou tarefas importantes.

Resultado: mais produtividade ao lidar com questões que parecem simples, mas são muito importantes para seu trabalho.

2. Google Drive

Em toda empresa é necessário compartilhar arquivos e informações entre os colaboradores, principalmente em organizações que atuam com o home office. Além disso, é muito importante que esse processo seja feito de maneira rápida e segura (garantindo dados sempre atualizados).

As informações precisam estar corretas e nada pode ser perdido ou não registrado. Por esses e outros motivos, utilizar drives compartilhados, como o Google Drive, traz benefícios consideráveis a sua empresa.

Com esse software é possível criar e compartilhar os mais variados arquivos (imagens, documentos de texto, planilhas etc.) e definir níveis de acesso seguros. Assim, outros colaboradores podem não somente consultar essas informações, como também realizar adições no conteúdo em tempo real (se autorizados para isso).

Como resultado, você economiza tempo, torna mais fácil a atualização de dados e garante uma maior integração da equipe. Tudo isso é grátis (até certo limite de dados) e acessível de qualquer lugar e dispositivo conectado à internet.

3. Rescue Time

Um dos principais fatores que influenciam o  controle de produtividade é o recurso tempo. Isso porque um de seus maiores inimigos é a procrastinação. Assim, em um mundo onde nossas atividades estão cada vez mais ligadas ao digital, é muito comum perder um precioso tempo navegando por sites, programas e redes sociais.

Você já parou para pensar sobre quantas horas gasta vendo fotos ou checando o feed de notícias de seu Instagram? Ou quanto tempo passou enquanto se distraía assistindo a vídeos no Youtube?

O Rescue Time ajuda a administrar melhor seu tempo, diminuir a procrastinação e deixar seus dias mais produtivos. O software é responsável por mensurar o tempo gasto em cada um dos diversos sites e mídias pelas quais você navega.

Por meio dos dados registrados, você pode ter uma melhor ideia do quanto e como você gasta  suas horas no ambiente digital. Dessa forma, conseguirá definir de maneira mais precisa se deve realizar mudanças nos seus hábitos e ter um maior controle de produtividade.

4. Discord e Skype

Melhorar a comunicação é outro ponto essencial para a produtividade de uma empresa. Há softwares que podem fazer com que a comunicação – tanto entre seus colaboradores quanto entre fornecedores, sócios e clientes – se torne uma tarefa muito mais fácil.

O Discord e o Skype são os dois mais conhecidos programas de videoconferências, ligações e até troca de mensagens textuais. É possível fazer reuniões de maneira prática – independentemente da distância entre as pessoas envolvidas no compromisso.

Não somente se mantém contato visual com pessoas de outras localidades, mas também se economiza tempo e custos com viagens de negócios.

Estima-se que uma empresa consegue economizar até 60% com gastos em salas de conferência e até 40% das despesas de viagem.

5. Trello

Outra ferramenta de  produtividade é o Trello, que auxilia empresas no gerenciamento de equipes e projetos e no controle de produtividade de equipes remotas e presenciais. Simples de usar, ajuda a organizar as tarefas por meio de quadros com listas e subdivisões de cartões.

Você pode fazer comentários, adicionar tarefas, estipular prazos – tudo isso especificando cada quadro a um determinado assunto.

Além disso, o Trello oferece também a possibilidade de integrações ágeis com outros aplicativos.

Bônus: 5w2h

Diferente dos softwares apresentados anteriormente o 5W2H é uma ferramenta voltada para elaborar planos de ação e colocá-los em prática. Para isso, são realizadas sete perguntas que vão guiar gestores e analistas para projetarem planejamento de projetos e de estratégias.

Ela é uma ótima ferramenta de controle de produtividade pois te ajuda a tirar do papel várias ideias que surgem ao longo do dia, dando um direcionamento para a execução dela. Além disso, por trabalhar com prazos e responsáveis, reduz as chances de permitir que a procrastinação aconteça.

Se quiser, você pode baixar agora mesmo um template para desenvolver planos de ação dentro da sua planilha de 5W2H apoiado ainda da matriz GUT. Dessa forma, te ajudamos ainda na priorização das suas tarefas. É só clicar e baixar!

Indicadores do controle de produtividade

Acompanhar indicadores de produtividade é essencial para que as empresas possam avaliar sua eficiência, identificar oportunidades de melhoria e tomar decisões informadas. Abaixo, listo alguns dos principais indicadores no controle de produtividade que uma empresa pode considerar:

1. Produção por hora trabalhada: mede a quantidade de produtos ou serviços produzidos em relação às horas trabalhadas. É útil para entender a eficiência do trabalho em períodos específicos.
2. Ciclo de produção: tempo necessário para completar um processo ou produzir um produto. Quanto menor o ciclo, mais eficiente é a produção.
3. Taxa de utilização de capacidade: é capaz de indicar o quanto da capacidade produtiva de uma empresa (como máquinas ou mão de obra) está sendo utilizada. Valores muito baixos podem indicar ociosidade, enquanto valores muito altos podem indicar sobrecarga.
4. Índice de rejeição ou retrabalho: mede a quantidade de produtos que não atendem aos padrões de qualidade e precisam ser refeitos ou descartados. É um dos principais indicadores de qualidade.
5. Produtividade por funcionário: mede a produção dividida pelo número total de funcionários. Ajuda a entender a eficiência da equipe.
6. Custo por unidade produzida: calcula o custo total para produzir uma unidade de produto ou serviço, ajudando a entender a eficiência financeira.
7. Tempo de resposta ao cliente: em empresas de serviço, o tempo que leva para responder e atender a um pedido do cliente pode ser um indicador vital de produtividade.
8. OEE (Eficiência Geral dos Equipamentos): combina disponibilidade, performance e qualidade para medir a eficiência global de um equipamento ou linha de produção.

Próximos passos

Agora que conheceu algumas das principais ferramentas gratuitas de controle de produtividade, é preciso fazer uma alerta: todas elas também dispõem de uma versão paga com mais capacidade e funcionalidades que, certamente, se sua empresa prosperar, será necessário utilizá-la.

Mas, além de ferramentas que ajudam a organizar a rotina diária de trabalho, há programas completos que oferecem recursos fundamentais para a gestão de talentos da organização. 

Afinal, os profissionais que são produtivos e realizam entregas de alta qualidade precisam ser reconhecidos e valorizados. E, aqueles que ainda não alcançaram o patamar esperado, devem ser identificados para receberem treinamentos e orientações necessárias.

E como fazer isso com eficiência e rapidez? Com o uso de um software de recursos humanos, que, por meio de ciclos automatizados de avaliações de competências, colabora com a identificação, o desenvolvimento e a retenção de talentos.

A automatização de processos é primordial para a produtividade e a autonomia da equipe de RH e a gestão inteligente de colaboradores. Esse sistema de gestão de pessoas, permite o planejamento e a organização do trabalho com 100% de foco em resultados.

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