Produtividade

Técnicas de gestão do tempo: a solução para melhorar seu rendimento

Técnicas de gestão do tempo: a solução para melhorar seu rendimento

Publicação : 15/02/2018

Por Siteware

9 min

tecnicas de gestao do tempo
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Economizar tempo, atualmente, virou uma verdadeira necessidade. Afinal, é muito comum ouvirmos (e dizermos!) que o dia precisaria ter mais de 24 horas para conseguirmos cumprir todas as obrigações, certo?

No campo profissional, não é à toa que a máxima “tempo é dinheiro” continua sendo tão reafirmada. Além disso, ter mais períodos para descansar e conseguir se dedicar à vida pessoal impacta também diretamente em sua produtividade e qualidade de vida no dia a dia.

A real solução para essas questões não é apenas acelerar cada vez mais a realização de suas tarefas ou o impossível sonho de “parar o relógio”. É muito mais simples: gerenciar adequadamente seu tempo. Mas como? Técnicas de gestão do tempo!

Como economizar tempo?

Atualmente, existem várias técnicas de gestão do tempo, das mais simples até as mais sofisticadas. Para aplicá-las, você pode usar desde um lápis e um papel, até mesmo adotar softwares especializados que irão te ajudar no seu dia a dia.

As soluções podem ser bem práticas e simples de adotar.

Conheça algumas técnicas de gestão do tempo

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1- Método GTD

A metodologia GTD (do inglês, “Getting Things Done”) parte do princípio de que obter a tranquilidade a partir do controle sobre as coisas trará melhores resultados. Sua aplicação se dá em 5 passos:

  1. Capturar: nessa primeira etapa, o objetivo é coletar tudo o que merece sua atenção e organizar. Exemplo: pense nas atividades que realmente precisa realizar e faça uma lista de tarefas – no computador, smartphone ou no próprio papel.
  2. Esclarecer: agora, analise com bastante foco cada informação que coletou e decida se cada uma demanda uma ação, ou não.
  3. Organizar: organize os itens que permaneceram da etapa anterior da maneira de sua preferência. Faça listas e separe as tarefas de acordo com as semelhanças entre elas.
  4. Refletir: revise com frequência todas as listas feitas para garantir que não está esquecendo nenhuma tarefa. No mínimo, você deve fazer essa revisão uma vez por semana.
  5. Engajar: é o momento de executar, de fato, as tarefas selecionadas em suas listas.

2- Método Pomodoro

A chamada técnica Pomodoro (tomate, em italiano) é outra opção dentre as técnicas de gestão do tempo consideradas eficientes.

O método, inclusive, é bastante utilizado por alunos que buscam um melhor aproveitamento em seu tempo de estudos.

Criada na década de 1980, a técnica prega a divisão de fluxos de trabalho em intervalos de tempo (chamados de “pomodoro”, cada qual de 25 minutos), prometendo estimular o foco e agilidade do funcionamento do cérebro. As etapas do método seriam:

  1. Listar: Crie uma lista de tarefas que precisa realizar
  2. Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos
  3. Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem quaisquer interrupções (é essencial não pausar a tarefa nesse período!)
  4. Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveitando esse tempo para fazer algo que te relaxe.
  5. Retomada: depois do intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um.
  6. Pausa Longa: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa –  de 30 minutos –  e, depois, recomece a tarefa.
  7. Tarefa concluída: apenas ao terminar, risque a tarefa de sua lista inicial.

3- Método Kanban

O método kanban é mais do que uma metodologia de gestão do tempo, é uma técnica de gerenciamento de projetos amplamente empregada em grandes empresas, mas que você pode usar também, de forma simplificada, para se planejar melhor em seu dia a dia.

Essa metodologia consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente (ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo.

Por exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas.

Softwares para gerenciar melhor o seu tempo

Muito além do papel e da caneta, há softwares de técnicas de gestão do tempo que irão te ajudar a otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade no dia a dia. Muitos, inclusive, podem utilizar e combinar métodos como os citados acima de maneira mais simples e rápida.

Por exemplo:

  1. Trello: software que utiliza a metodologia kanban, ideal para gestão de projetos.
  2. Evernote: na nuvem, oferece opções como criar listas, lembretes e anexar documentos, além de poder compartilhar esses conteúdos com outras pessoas.
  3. Google Calendar: um calendário digital que indica quais são suas tarefas e quando deverão ser entregues.
  4. Softwares de comunicação interna: em uma organização, uma comunicação interna efetiva é essencial para se economizar tempo. Opções como Slack,  HipChat, Azendoo e até redes sociais (corporativas ou não) podem colaborar nesse processo.
  5. Drives na nuvem: compartilhar arquivos em drives na nuvem é uma ótima solução para aumentar a eficiência. Softwares como Google Drive, DropBox  e OneDrive são opções úteis.

Outras dicas importantes

  • Automatize tarefas repetitivas: utilize softwares para auxiliarem em atividades feitas com muita frequência, como emitir notas fiscais, por exemplo.
  • Comece pelas tarefas “menos animadoras”: os deveres mais desagradáveis são os que geralmente nos demandam mais tempo e energia. Assim, começar por eles pode ser mais eficiente que deixá-los para o final do dia, quando o cansaço estará normalmente maior.
  • Tarefas importantes ou urgentes? Saiba dividir quais tarefas são importantes e quais são urgentes, afinal, é preciso entender que elas não são sinônimas. A partir disso, delegue deveres não importantes e priorize as que são urgentes. A Matriz de Eisenhower é uma técnica de gestão do tempo que irá te ajudar nesse caso.
  • Saiba delegar atividades: saber delegar tarefas a pessoas de confiança e supervisioná-las te fará economizar o tempo que gastaria tentando fazer tudo sozinho.
  • Hábitos saudáveis: adotar hábitos saudáveis, como separar uma parte do dia para fazer exercícios e manter um sono regulado, é comprovadamente uma das chaves para melhorar sua produtividade e, sobretudo, ter uma vida equilibrada.

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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!

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