Eficiência operacional: o que é e 7 dicas de como melhorar o desempenho do negócio

Fazer mais com menos, sem deixar de atender à qualidade desejada pelos clientes, este é o desafio!

Empresas que querem se desenvolver e ganhar competitividade no mercado precisam estar em constante busca pela eficiência operacional.

Mas o que, de fato, isso significa?

Nas próximas linhas, vamos explicar o que é eficiência operacional e por que é importante se preocupar com esse aspecto do negócio.

Continue a leitura deste conteúdo para conferir também 7 dicas valiosas de como tornar as operações e os processos da sua empresa mais eficientes e alcançar resultados mais satisfatórios:

1. Mapeie seus processos organizacionais;
2. Estude a possibilidade de trocar máquinas e equipamentos por versões mais modernas;
3. Negocie melhores condições com seus fornecedores;
4. Verifique se os colaboradores estão alocados em funções adequadas;
5. Ofereça treinamento periódicos;
6. Reduza ao máximo as ocorrências de ociosidade;
7. Mensure e monitore os resultados.

Leia também: O que é eficiência operacional: um conceito para começar a aplicar já

O que é eficiência operacional?

Em linhas gerais, podemos definir o que é eficiência operacional como a capacidade que uma empresa tem em obter, nas suas saídas, o máximo de retorno possível de suas entradas.

Parece um pouco confuso, né? Mas fique tranquilo que você vai entender tudo.

As entradas (inputs) são os custos, os investimentos, o tempo, as informações e a mão de obra necessários para a produção de um bem ou prestação de um serviço.

Já as saídas (outputs), por sua vez, são os produtos ou serviço em si, os quais serão colocados para a venda.

Tendo isso em vista, a eficiência operacional é quando o resultados obtidos nas saídas são maiores que as entradas, sem prejudicar a qualidade final.

Ser eficiente nas operações é conseguir utilizar pouco tempo, dinheiro e esforços de mão de obra para gerar saídas de alta qualidade e que satisfaça o público consumidor.

Quanto maior for a eficiência operacional, maiores serão os retornos dos investimentos.

Exemplo de eficiência operacional: o Sistema Toyota de Produção

O Sistema Toyota de Produção é um bom exemplo de eficiência operacional. A fabricante japonesa de automóveis enxugou ao máximo os seus processos internos eliminando etapas desnecessárias e mitigando desperdícios.

O resultado disso foi o aumento significativo na agilidade da produção e a redução expressiva dos custos de produção.

Veja um pouco mais sobre esse exemplo de eficiência operacional:

Ou seja, a eficiência operacional é quando se consegue potencializar os retornos das entradas e oferecer saídas de qualidade de maneira ágil e a custos reduzidos.

Outro exemplo de eficiência operacional é o Lean Manufacturing. Essa metodologia procura “enxugar” custos na empresa tonando os processos mais simples e evitando todos os desperdícios.

Veja mais neste vídeo:

Saiba mais: O que é pensamento sistêmico? Aplique em sua organização e aumente a eficiência da sua gestão

7 dicas de eficiência operacional para a sua empresa

Bom, agora que já esclarecemos o que é eficiência operacional, veja a seguir 7 dicas essenciais para colocar em prática no seu modelo de negócio e tornar suas operações mais eficientes.

1. Mapeie seus processos organizacionais

A primeira dica para alcançar a eficiência operacional é mapear todos os processos da sua empresa. Dessa forma, é possível identificar gargalos e etapas que podem ser cortadas ou otimizadas.

O mapeamento ajudará a reduzir os custos desnecessários e a tornar os processos mais eficientes.

Leia mais: Explore o diagrama tartaruga para melhorar a sua gestão de processos

2. Estude a possibilidade de trocar máquinas e equipamentos por versões mais modernas

Muitas vezes, a ineficiência operacional é causada pelo uso de maquinário ultrapassado. Nesse sentido, busque estudar a possibilidade de trocar suas máquinas e equipamentos por modelos mais atualizados.

Se, por exemplo, a sua equipe de suporte puder contar com computadores mais modernos, será possível processar mais atendimentos com maior agilidade.

3. Negocie melhores condições com seus fornecedores

É de extrema importância para a eficiência operacional contar com fornecedores de qualidade, que fazem entregas ágeis e a um bom preço.

Por isso, revise seus contratos atuais e procure negociar condições mais vantajosas para a eficiência de suas operações.

Veja também: Indicadores de desempenho de compras: 6 dicas para usar na empresa e promover a melhoria constante do setor de aquisições

4. Verifique se os colaboradores estão alocados em funções adequadas

Para potencializar a eficiência operacional, é necessário que os colaboradores ocupem funções de acordo com suas habilidades e conhecimentos.

Se o funcionário é melhor no atendimento, não faz sentido colocá-lo no setor de finanças.

5. Ofereça treinamento periódicos

Outra dica para evitar a ineficiência é oferecer treinamentos periódicos para os colaboradores. Essa é uma forma de atualizá-los sobre as novidades do mercado e melhores métodos de executar determinadas tarefas do dia a dia.

Veja mais: Indicadores de treinamento e desenvolvimento: confira os 10 principais

6. Reduza ao máximo as ocorrências de ociosidade

Um fator que precisa ser combatido é a ociosidade dos colaboradores. O tempo que eles perdem devido a bugs nos computadores, falhas no maquinário ou simplesmente esperando a assinatura de um documento podem representar grandes perdas de produtividade a médio e longo prazo.

7. Mensure e monitore os resultados

Por fim, é importante que você estabeleça metas e mensure os resultados das operações a fim de garantir a eficiência. Para isso, faça uso de indicadores-chave de desempenho (KPIs).

Ficou claro o que é eficiência operacional? Coloque as nossas dicas em prática e torne o seu modelo de negócio mais eficiente.

Confira em nosso blog: 3 exemplos de indicadores de eficiência e eficácia para otimizar o uso dos seus recursos

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