Gestão por processos: como funciona na prática

Na gestão por processos, a empresa deixa de ser vista como um conjunto de departamentos isolados e passa a ser administrada como uma cadeia de processos que atravessam todas as áreas, com metas estratégicas compartilhadas.

Diferente da estrutura funcional tradicional, com departamentos isolados e hierarquias rígidas, essa abordagem adota uma visão holísticaabre em nova aba. Ela busca analisar, definir, otimizar, monitorar e controlar os processos de negócio, o que favorece a colaboração contínua e a melhoria constante.

Este texto explica como a gestão por processos funciona e como ela se diferencia de modelos mais tradicionais.

Definição de gestão por processos

A gestão por processos é uma abordagem que administra a empresa como um conjunto integrado de processos, em vez de divisões isoladas. Ao contrário da estrutura tradicional, em que cada departamento funciona de forma independente, ela integra todas as áreas para que trabalhem juntas em torno de objetivos estratégicosabre em nova aba comuns.

Imagine uma fábrica de automóveis. Na estrutura tradicional, cada departamento, como engenharia, compras, produção, controle de qualidade e vendas, opera de forma independente, com suas próprias metas e processos. Isso pode gerar problemas de comunicação, ineficiências e falta de alinhamento com os objetivos da empresa.

Na gestão por processos, todos os departamentos estão interconectados. Eles comunicam necessidades e problemas e trabalham juntos para otimizar o fluxo de trabalho e a eficiência global.

Por exemplo, se o controle de qualidade detecta um problema em uma peça, a produção e a engenharia são avisadas na hora. As duas podem ajustar a fabricação ou o design do produto, o que reduz desperdício e melhora a qualidade.

Qual é a diferença entre gestão de processos e gestão por processos?

A gestão de processosabre em nova aba foca na administração e otimização de processos individuais dentro de uma organização. Isso significa identificar, mapear, analisar, melhorar e monitorar cada processo para que ele funcione de maneira eficiente e eficaz.

Ela é essencial para que cada atividade ou fluxo de trabalho atenda aos seus objetivos e padrões de qualidadeabre em nova aba.

Em uma fábrica de roupas, a gestão de processos poderia otimizar o processo de costura. Isso incluiria mapear todas as etapas, identificar gargalos, implementar melhorias e monitorar o desempenho ao longo do tempo. O foco é fazer o processo de costura, isoladamente, funcionar da melhor maneira possível.

Já a gestão por processos promove a colaboração e a comunicação entre departamentos, para que todos os processos estejam alinhados e contribuam para o resultado global da organização.

No mesmo exemplo, a gestão por processos integraria a costura a outros processos, como design, compras, produção, controle de qualidade e vendas.

Visão por processos x visão funcional

As empresas funcionais seguem um modelo organizacional tradicional, em que a estrutura é dividida em departamentos ou funções específicas. Cada um responde por uma área particular da empresa, como marketing, finanças, produção ou recursos humanos.

Cada departamento tem sua própria hierarquia verticalabre em nova aba, com gerentes e subordinados, e trabalha de forma relativamente independente, focado nas próprias tarefas e objetivos. Se a equipe de vendas precisa de informações sobre novos produtos, por exemplo, pode ter que passar por vários níveis hierárquicos para obter respostas da produção.

Já as empresas orientadas por processos adotam uma abordagem integrada e colaborativa, com foco nos processos de negócio que atravessam várias funções e departamentos.

Um exemplo de processo é o desenvolvimento de um novo produto:

• Início do processo: a equipe de marketing identifica uma necessidade no mercado.
• Desenvolvimento: as equipes de engenharia e produção trabalham no design e na fabricação do produto.
• Lançamento: marketing e vendas criam campanhas de lançamento e estratégias de vendas.
• Feedback e melhoria: o atendimento ao cliente coleta feedbackabre em nova aba dos consumidores e leva as sugestões à produção e ao desenvolvimento.

Como implementar a gestão por processos

A gestão por processos integra as áreas e alinha os processos aos objetivos estratégicos. O passo a passo abaixo mostra como implementá-la.

Passo 1: mapear os processos existentes

O primeiro passo é entender como a empresa funciona hoje. Comece identificando os processos de negócio críticos.

Reúna líderes de diferentes departamentos e peça que listem e descrevam os principais processos de suas áreas. Depois, mapeie como cada um funciona.

Use ferramentas visuais, como fluxogramasabre em nova aba, para representar cada processo com suas etapas, responsáveis, entradas (recursos necessários) e saídas (resultados esperados). Isso ajuda a visualizar o fluxo de trabalho e a detectar os pontos em que departamentos se cruzam.

Passo 2: analisar e identificar melhorias

Com os processos mapeados, analise a eficiência e a eficácia de cada um. Reúna as equipes envolvidas para discutir os pontos críticos.

Em seguida, identifique gargalos, redundâncias e ineficiências que prejudicam o desempenho, e estabeleça metas claras e mensuráveis para as melhorias.

Por exemplo, se o atendimento ao cliente demora demais, defina uma meta para reduzir o tempo de resposta. Use indicadores de desempenho (KPIsabre em nova aba) para acompanhar o progresso e manter as melhorias alinhadas aos objetivos estratégicos.

Passo 3: redesenhar e otimizar os processos

Com as áreas de melhoria identificadas, redesenhe os processos.

Envolva as equipes em workshops para co-criar novos fluxos de trabalho. Isso pode significar eliminar etapas desnecessárias, simplificar tarefas ou introduzir tecnologia.

O objetivo é ter processos mais eficientes e integrados, que permitam colaboração fluida entre departamentos. Práticas como Lean ou Six Sigma ajudam a guiar a reestruturação, com foco em eliminar desperdícios e na melhoria contínuaabre em nova aba.

Passo 4: escolher ferramentas e tecnologia

Para sustentar a abordagem por processos, avalie softwares de gestão de processos de negócio (BPMabre em nova aba) que ajudem a monitorar e automatizar os fluxos.

Esses softwares dão uma visão integrada e facilitam o acompanhamento do desempenho em tempo real. Invista também em treinamento, com workshops e sessões de capacitação, para que todos entendam a nova abordagem e usem as ferramentas com segurança.

Passo 5: monitorar e melhorar continuamente

Depois de implementar os novos processos, monitore o desempenho para confirmar que as melhorias funcionam como esperado.

Use os KPIs definidos antes para acompanhar os resultados e encontrar novas oportunidades de melhoria.

Crie também uma cultura de melhoria contínua: incentive todos os colaboradores a apontar problemas e sugerir melhorias, e valorize a inovação e a colaboração.

Gestão por processos com o Stratws

Criado pela Siteware, o Stratws é uma plataforma de gestão que não desenha fluxos de processo, mas sustenta os passos 2, 3 e 5 do método, que são a análise, a melhoria e o acompanhamento.

Na funcionalidade chamada Oportunidades de Melhoria, a equipe registra o problema ou a oportunidade e analisa a causa com métodos como PDCA, FCAR e Cinco Porquês. Depois define o plano de ação, com responsável e prazo, e vincula os indicadores afetados.

Na funcionalidade chamada Farol, os indicadores do processo ficam em um painel visual, com comparação com anos anteriores. Assim, é possível confirmar se a melhoria produziu o resultado esperado e padronizá-la nas áreas em que se aplica.