Como adaptar o seu modelo de gestão para um software de gestão de desempenho?

Quando o assunto é adotar um software de gestão de desempenho existem alguns fatores que precisam ser considerados. Afinal, trata-se de um investimento que será utilizado por boa parte da equipe, por isso que essa decisão precisa ser muito bem pensada.

Uma das principais objeções está centrada na questão da aderência do sistema em relação ao modelo de gestão. Além de refletir na escolha da ferramenta, esse detalhe faz toda a diferença quando ela é colocada em prática.

Quando escolhido de forma equivocada, as consequências podem ser graves e impactar negativamente no gerenciamento dos processos organizacionais. Contudo, é possível sim adaptar o seu modelo de gestão em um software de gestão de desempenho.

Para ajudar você, elaboramos um post completo sobre o que você não deve deixar de lado na hora de eleger um sistema de gestão. Vamos lá?

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Como saber se é o momento certo para contratar um software de gestão de desempenho?

Sempre pode parecer um bom momento para contratar uma ferramenta que seja capaz de tornar os processos mais ágeis e otimizados. Acontece que, quando implementada sem uma análise profunda do negócio, os resultados podem não ser tão positivos assim.

É preciso se perguntar, em primeiro lugar, qual o nível de maturidade da empresa: ela já sabe o que quer medir? Já estabelece metas claras relativas ao que quer medir? Os planos de ação para recuperar resultados indesejados se perdem na complexidade da organização, dificultando a implementação de uma melhoria contínua? Também é importante entender se essas informações são medidas a partir de planilhas ou relatórios feitos em outros sistemas.

Caso você busque por mais produtividade e o armazenamento de dados, otimização da comunicação dos grandes objetivos na organização e alinhamento dos colaboradores em torno de um mesmo propósito, uma ferramenta de gestão de desempenho pode ser a opção ideal. Avalie também a existência de alguma solução já utilizada na empresa com o potencial de auxiliar na implementação desse processo.

Caso ela ainda não exista, considere a adoção de um software de gestão de desempenho, efetuando uma análise criteriosa das opções disponíveis no mercado.

Verifique se a ferramenta atende às necessidades da empresa

De nada adianta escolher uma ferramenta de gestão se ela não atende exatamente ao que você e sua equipe precisam, concorda? Muitas vezes, pode-se pensar que a opção ideal é a que tem o menor preço, ou até mesmo a que oferece apenas parte das funcionalidades requeridas.

Mas a verdade é que pensar dessa forma pode acarretar em consequências lá na frente.  Imagine, por exemplo, optar por um sistema que não fornece todos os recursos que a equipe precisa para melhorar o trabalho?

É bem provável que uma hora ou outra você tenha que adotar uma ferramenta complementar para executar as demais funções. Uma boa alternativa é aproveitar o momento de demonstração do software para fazer os devidos questionamentos, já que é uma opção oferecida por diversas empresas.

Sendo assim, antes de adquirir de fato a ferramenta você terá a oportunidade de analisar as suas funcionalidades e tirar todas as dúvidas. Se possível, tente agregar outras pessoas do time para que elas possam avaliar, juntamente com você, se os recursos oferecidos são aderentes às suas necessidades.

Lembre-se, caso a solução de gestão de desempenho do fornecedor seja composta por módulos, é importante verificar se a integração entre eles ocorre da forma mais suave possível. Isso evitará que informações lançadas em um dos módulos tenha de ser relançada novamente em outro.

Há também outro fator importante na hora de avaliar qual a melhor solução para sua empresa: um sistema muito robusto pode ser a opção ideal para outras empresas, não necessariamente para a sua.

Isso porque, sistemas desenvolvidos para grandes empresas podem parecer muito burocráticos se implantados em empresas de pequeno porte. Já sistemas para empresas menores podem parecer incompletos para endereçar todas as questões de grandes empresas, incluindo aquelas relacionadas à governança da informação.

Certifique-se de que a empresa fornece uma implantação completa

Por mais que o sistema escolhido para otimizar a gestão da empresa seja completo e com todas as funcionalidades que você precisa, sem o auxílio de uma implantação será mais trabalhoso colocá-lo em prática.

São nesses encontros que a empresa responsável por desenvolver a ferramenta irá entender os seus processos para dar um direcionamento adequado e, assim, proporcionar a adaptação desejada. É importante destacar que cada implantação irá depender das necessidades da empresa, já que algumas vão apresentar maior ou menor nível de autonomia.

Por exemplo, em empresas com equipes já sobrecarregadas ou que desejam aproveitar o momento para terem um time de consultores especialistas em implantações semelhantes a criticar o modelo, podem exigir uma implantação mais completa e consultiva.

Por se tratar de um processo que envolve diversas áreas em uma empresa de grande porte, é importante também saber se o fornecedor é capaz de ajudar no processo de gestão de mudança e comunicação.

Além disso, é na implantação que serão mostrados detalhes do software, bem como a utilização de cada componente existente, conhecer o trabalho da equipe que irá utilizar a ferramenta e apresentar pontos importantes do sistema.

O resultado será um time mais engajado e pronto para usufruir plenamente do novo recurso. Isso, é claro, irá impactar nos resultados do negócio e servirá como meio de comparação em relação ao modo como eram realizadas as atividades antes e depois da implantação. Sendo assim, é fundamental o acompanhamento contínuo em relação ao engajamento e o quanto o processo de gestão do desempenho foi facilitado ou se tornou mais transparente.

Aproveite ao máximo cada recurso do sistema

É comum que alguns recursos da ferramenta adquirida sejam deixados de lado por uma série de razões: seja pela dificuldade na utilização, falta de engajamento de alguns membros do time ou a resistência em continuar realizando a tarefa da forma como era feita antes. Seja qual for o motivo, é importante se atentar a esses fatores e entender como solucioná-los.

Adaptar o seu modelo de gestão em uma nova ferramenta depende de usufruir ao máximo de cada elemento que ela pode oferecer. Do contrário, a organização pode estar deixando de lado uma oportunidade e tanto para ter mais tempo para planejar, organizar melhor a sua rotina, gerenciar e engajar sua equipe na cultura de resultados.

Lembrando que esse princípio dependerá de alguns fatores. Um deles trata-se do que é considerado prioritário para sua empresa. Isso porque, tentar implantar features que impactam em diversos processos sem um engajamento de todos ou mesmo sem a maturidade das áreas envolvidas, pode acabar resultando em um efeito contrário do esperado.

Na Siteware, por exemplo, consideramos que os projetos de maior sucesso sempre começaram menores e depois foram, aos poucos, crescendo e ganhando forma dentro da organização.

Engaje os colaboradores

E novamente o engajamento aparece como fator fundamental para que o sistema adotado comece a se tornar parte da rotina da empresa. Como falamos no tópico anterior, mostrar os benefícios da ferramenta é o primeiro passo.

Imagine que a equipe gaste muito tempo e esforço em uma tarefa relativamente simples, que tal mostrar que com a nova ferramenta todos poderão desempenhar a mesma tarefa de forma mais produtiva?

Normalmente, a falta de engajamento ocorre porque os reais benefícios do sistema para o trabalho de cada um ainda não ficaram tão claros. Sendo assim, é normal que a equipe não compre a ideia logo de cara.

Uma maneira de contornar a situação é validar as opções disponíveis no mercado juntamente com os membros da equipe, sobretudo aqueles que de fato vão utilizar a ferramenta em sua rotina de trabalho.

Claro que a resistência é esperada, sendo fundamental evidenciar o quando o novo recurso será benéfico para trazer mais agilidade e eficiência ao trabalho de todo o time.

Integração com outros ERPs

É extremamente importante que a ferramenta escolhida permita a integração com outros softwares. Isso porque, sistemas que não oferecem essa funcionalidade podem acabar gerando mais tempo na execução das atividades ou a sensação de trabalho dobrado.

Uma das vantagens é garantir uma gestão unificada, melhorando a comunicação e mantendo todos os processos funcionando em conjunto. Além disso, um sistema integrado otimiza o tempo da equipe, pois todos terão acesso às informações sem a necessidade de buscar em outras ferramentas o relatório desejado.

Outro benefício é a facilidade em acompanhar dados e fazer a análise de desempenho de forma rápida e eficiente, tudo em um único lugar.

Segurança da informação

Um dos maiores receios em adquirir ou mudar de um sistema para outro é a segurança dos dados. Por isso, é essencial se informar sobre o assunto e verificar se o sistema adquirido assegura que as informações do consumidor sejam preservadas.

É quase impossível falar da segurança da informação sem mencionar o SasS (Software as a Service). Conhecida como uma plataforma de serviços que não requer a instalação e manutenção de softwares, o formato permite o armazenamento de todas as informações na nuvem.

Sendo assim, problemas relacionados à segurança são previstos e eliminados de forma mais ágil e eficiente, evitando a captura e roubo de informações privadas. Ainda assim, é essencial analisar o gerenciamento desse processo por parte do fornecedor. Perceba sua maturidade em relação à segurança das informações, bem como o framework e processos estabelecidos para tal.

Mais do que isso, é essencial se certificar de que o provedor em nuvem utilizado pelo fornecedor é de qualidade. Ele precisa conter os principais certificados de segurança da informação, replicação e redundância de dados, garantindo a disponibilidade e recuperação do sistema em caso de incidentes.

Que tal conhecer de perto um sistema que fornece todo o aparato necessário para colocar isso em prática?

Com o Stratws One é possível otimizar o tempo nas tomadas de decisão, engajar os colaboradores e melhorar a produtividade. Solicite uma demonstração e descubra como um software de gestão de desempenho pode auxiliar sua empresa.