O que é eficiência operacional: um conceito para começar a aplicar já

Se você ainda não sabe o que é eficiência operacional, a sua empresa pode estar perdendo dinheiro — mesmo que vocês estejam crescendo no mercado e batendo as metas. Esse conceito está relacionado a uma melhoria contínua nos processos, de forma a conseguir realizar mais com menos recursos.

Ainda que a empresa esteja atingindo as metas definidas, sempre há espaço para melhorar mais. Muitas vezes, os processos ainda podem ser refinados e otimizados, de forma a reduzir os custos de produção.

No entanto, esse corte de custos não pode comprometer a qualidade da entrega, e é aí que mora o grande desafio. A eficiência operacional não está em reduzir custos a qualquer preço, mas encontrar onde os processos podem ser melhorados.

Leia nosso post sobre como reduzir custos de produção e inspire-se:

• 11 ideias para reduzir custos nas empresas sem perder qualidade

Na prática, o que é eficiência operacional? 

Para explicar de forma bem simples o que é eficiência operacional, podemos resumir tudo em uma única frase: é a busca por formas para produzir e vender mais gastando menos, sem prejudicar a qualidade do produto ou serviço. Parece o sonho de qualquer empresário? Mas saiba que isso é totalmente possível, quando você aborda as questões certas e os pontos chave do seu processo produtivo.

A melhoria da eficiência está diretamente relacionada a um conhecimento profundo sobre o custo das entradas e o retorno trazido pelas saídas. E, quando falamos em “entradas”, nos referimos, é claro, aos investimentos financeiros. Mas não só. Para atingir a eficiência operacional, é imprescindível olhar também para as pessoas, o tempo, os equipamentos e o trabalho. Do outro lado, nas saídas, estamos falando sobre os produtos ou serviços oferecidos.

Aumentar a eficiência operacional significa entender, em todas as etapas do processo produtivo, onde estão as falhas e como corrigi-las. Vamos supor, por exemplo, que você tenha um equipamento com capacidade para produzir 1.000 peças por hora. Mas, por falta de uma manutenção preventiva, o seu equipamento está produzindo somente 800 peças. Nesse caso específico, a eficiência operacional estaria em dar a devida manutenção na máquina, para que ela possa alcançar o seu máximo.

Olhar para as pessoas também é fundamental. Processos de recrutamento e seleção mal geridos podem colocar profissionais em cargos nos quais eles acabam não entregando todo o seu potencial. Para a empresa, isso é um desperdício de conhecimento. Já para o colaborador, pode ser uma fonte de insatisfação e frustração, que vai impactar negativamente a sua motivação para o trabalho.

Nesse segundo exemplo, aumentar a eficiência operacional passa por realocar esse colaborador em uma função mais compatível com os seus conhecimentos e com as suas soft skills. Além disso, é necessário também dar atenção para o departamento de RH, especialmente, para o recrutamento e seleção e garantir que outros fits inadequados não aconteçam.

Como calcular a eficiência operacional? 

Agora que você já entendeu o que é eficiência operacional, é hora de entender como calculá-la. Um dos critérios que devem servir para fazer esse monitoramento é o índice de eficiência da empresa. Esse KPI diz respeito à eficiência financeira da empresa e é também uma forma de mostrar aos investidores como o negócio está se desenvolvendo.

Além disso, há outros indicadores que são ótimas ferramentas para calcular a eficiência operacional da empresa. Veja os principais a seguir.

Indicadores OEE

Um dos mais usados na indústria são os indicadores OEE, ou Overall Equipment Efficiency. Este KPI mede o quociente de efetividade de um maquinário ou equipamento na indústria e tem como base três critérios:

• Disponibilidade
• Produtividade
• Qualidade

Analisando esses três aspectos, o indicador OEE consegue avaliar se os equipamentos estão produzindo no máximo da sua capacidade. Isso significa que, além de estarem produzindo a máxima quantidade possível, estão entregando itens com qualidade desejada.

Aqui no blog, nós já falamos sobre esse indicador e você pode se aprofundar no assunto neste post:

• Aprenda a usar os indicadores OEE na sua indústria

Indicador OLE

O índice OLE, ou Overall Labour Efficiency, avalia o efeito de três critérios sobre a força de trabalho, ou seja, o desempenho dos trabalhadores. Os critérios determinantes são:

• Disponibilidade;
• Desempenho;
• Qualidade.

Esse KPI permite avaliar de forma objetiva como está a atuação dos colaboradores. Assim, fica mais fácil tomar decisões estratégicas se for necessário realocar um profissional em outra função ou até mesmo outro setor, ou contratar outra pessoa para um cargo específico.

Você pode ler mais sobre esse indicador no post a seguir:

• A importância dos indicadores de produção industrial

Como melhorar a eficiência operacional da sua empresa? 

Além de implementar imediatamente os KPIs para monitorar a eficiência da empresa, há outras estratégias de gestão que ajudam você a alcançar um melhor desempenho e corrigir possíveis falhas que estão atrapalhando sem que você nem perceba. Acompanhe a seguir.

Análise dos custos

Se você entendeu bem o que é eficiência operacional, já percebeu que esse conceito está diretamente relacionado aos custos da empresa e como baixá-los. Portanto, a primeira providência que você deve tomar para alcançar uma maior eficiência é fazer uma análise aprofundada de todos os seus custos.

Você deve categorizar os diferentes tipos de custos — manutenção, compra de insumos, folha de pagamentos etc. Depois, vai poder decidir onde é possível reduzir. Por exemplo, investindo na compra de canecas para todos os colaboradores de escritório, você reduz consideravelmente os gastos com a compra de copos descartáveis.

Análise da produtividade da equipe

Depois de fazer a análise de custos, você vai saber bem o valor da sua folha de pagamentos. Via de regra, os pagamentos não devem corresponder a mais do que 50% do capital de giro. Se o seu percentual estiver muito mais alto do que isso, pode haver um problema de produtividade que você deverá rever.

Tenha uma ferramenta de gestão de processos

Uma ferramenta de gestão de processos ajuda muito a aumentar a eficiência da empresa, pois aumenta também a eficiência do monitoramento tanto dos processos como dos resultados. Plataformas de gestão automatizam processos e aumentam a produtividade da equipe consideravelmente.

É o caso da STRATWs One, ferramenta da Siteware que transforma em processos a sua metodologia de gestão. Com a nossa ferramenta, você consegue automatizar diversos passos da sua metodologia, seja ela SWOT, Lean, PDCA ou outra. Dessa forma, libera o tempo da sua equipe para tarefas mais estratégicas, que exigem maior capacidade de tomada de decisão e criatividade.

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