O que é eficiência operacional: um conceito para começar a aplicar já

Empresas de todos os tamanhos enfrentam o desafio constante de otimizar processos, reduzir custos e, ao mesmo tempo, manter a qualidade e a satisfação do cliente. Mas, qual é o segredo para alcançar a eficiência operacional e como ela se encaixa no conceito de melhoria contínua?

Ainda que a empresa esteja atingindo as metas definidas, sempre há espaço para melhorar mais. Muitas vezes, os processos ainda podem ser refinados e otimizados, de forma a reduzir os custos de produção.

No entanto, esse corte de custos não pode comprometer a qualidade da entrega, e é aí que mora o grande desafio. A eficiência operacional não está em reduzir custos a qualquer preço, mas encontrar onde os processos podem ser melhorados.

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O que é eficiência operacional? 

Eficiência operacional é um conceito fundamental no mundo dos negócios, referindo-se à capacidade de uma empresa de entregar produtos ou serviços de maneira eficaz, utilizando o mínimo de recursos necessários. Isso envolve a otimização de processos, a redução de desperdícios e a maximização da produtividade.

O objetivo é produzir o máximo possível com o menor custo e esforço, sem comprometer a qualidade. Além disso, a eficiência operacional não é apenas sobre cortar custos, mas também sobre fazer melhor uso dos recursos disponíveis, incluindo tempo, mão de obra e materiais.

Suponha que uma empresa de manufatura esteja enfrentando problemas com excesso de estoque, o que resulta em custos elevados de armazenamento e risco de obsolescência do produto. Uma análise detalhada dos processos de estoque pode revelar que a empresa está utilizando um sistema de pedido de estoque baseado em previsões que não são precisas ou atualizadas.

Para melhorar essa situação, a empresa pode implementar um sistema de gestão de estoque baseado na demanda, como o Just-In-Time (JIT). Este sistema permite que a empresa produza ou adquira bens apenas quando há demanda real, reduzindo significativamente o estoque mantido em armazém.

Ao adotar o JIT, a empresa não apenas reduz os custos de armazenamento, mas também melhora a eficiência da produção e a resposta ao cliente, pois os produtos são fabricados e entregues de acordo com a necessidade real do mercado.

Quais são os princípios da eficiência operacional?

A eficiência operacional é um conceito vital no mundo dos negócios, referindo-se à capacidade de uma empresa de maximizar a produtividade enquanto minimiza o desperdício e os custos. Este conceito é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade de longo prazo de qualquer organização.

A seguir, confira mais sobre os três pilares da eficiência operacional:

1- Otimização de processos

A otimização de processos é o coração da eficiência operacional. Envolve a análise crítica e a melhoria contínua dos processos de negócios para aumentar a eficiência e reduzir o desperdício. Isso pode incluir a simplificação de procedimentos, a eliminação de etapas desnecessárias e a automação de tarefas repetitivas.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode implementar sistemas automatizados para monitorar e ajustar as configurações das máquinas em tempo real, aumentando a produção e reduzindo o tempo de inatividade.

2- Redução de desperdícios

A redução de desperdícios é um princípio fundamental da eficiência operacional, enfatizando a importância de identificar e eliminar atividades que não agregam valor. Isso pode ser alcançado por meio de várias metodologias, como o Lean Manufacturing, que se concentra em identificar e eliminar o “desperdício” em todas as formas, incluindo excesso de produção, tempo de espera e defeitos.

Por exemplo, uma empresa pode analisar sua cadeia de suprimentos para identificar onde os materiais são desperdiçados e implementar práticas mais eficientes de gestão de inventário.

3- Melhoria contínua

A melhoria contínua é um princípio chave da eficiência operacional. Envolve a busca constante por maneiras de melhorar os processos e as práticas de negócios.

Isso pode ser alcançado por meio de iniciativas como programas de sugestões de colaboradores, onde os trabalhadores da linha de frente são incentivados a propor ideias para melhorar a eficiência. Por exemplo, um operador de linha de montagem pode sugerir uma reorganização do layout da estação de trabalho para reduzir o movimento desnecessário.

Sustentabilidade e eficiência operacional

A sustentabilidade e a eficiência operacional são dois conceitos cada vez mais interligados no mundo dos negócios modernos. À medida que as empresas buscam maneiras de operar de forma mais eficiente, elas também estão reconhecendo a importância de serem sustentáveis.

Dessa forma, integrar a sustentabilidade nas operações não é apenas uma questão de responsabilidade ambiental e social, mas também uma estratégia inteligente de negócios que pode levar a uma maior eficiência operacional e, por sua vez, a uma melhor performance financeira.

Como calcular a eficiência operacional? 

Agora que você já entendeu o que é eficiência operacional, é hora de entender como calculá-la. Um dos critérios que devem servir para fazer esse monitoramento é o índice de eficiência da empresa. Esse KPI diz respeito à eficiência financeira da empresa e é também uma forma de mostrar aos investidores como o negócio está se desenvolvendo.

Além disso, há outros indicadores que são ótimas ferramentas para calcular a eficiência operacional da empresa. Veja os principais a seguir.

Indicadores OEE

Um dos mais usados na indústria são os indicadores OEE, ou Overall Equipment Efficiency. Este KPI mede o quociente de efetividade de um maquinário ou equipamento na indústria e tem como base três critérios:

• Disponibilidade
• Produtividade
• Qualidade

Analisando esses três aspectos, o indicador OEE consegue avaliar se os equipamentos estão produzindo no máximo da sua capacidade. Isso significa que, além de estarem produzindo a máxima quantidade possível, estão entregando itens com qualidade desejada.

Leia também: Aprenda a usar os indicadores OEE na sua indústria

Indicador OLE

O índice OLE, ou Overall Labour Efficiency, avalia o efeito de três critérios sobre a força de trabalho, ou seja, o desempenho dos trabalhadores. Os critérios determinantes são:

• Disponibilidade;
• Desempenho;
• Qualidade.

Esse KPI permite avaliar de forma objetiva como está a atuação dos colaboradores. Assim, fica mais fácil tomar decisões estratégicas se for necessário realocar um profissional em outra função ou até mesmo outro setor, ou contratar outra pessoa para um cargo específico.

Leia também: A importância dos indicadores de produção industrial

Como melhorar a eficiência operacional da sua empresa? 

Além de implementar imediatamente os KPIs para monitorar a eficiência da empresa, há outras estratégias de gestão que ajudam você a alcançar um melhor desempenho e corrigir possíveis falhas que estão atrapalhando sem que você nem perceba. Acompanhe a seguir.

1- Análise dos custos

Se você entendeu bem o que é eficiência operacional, já percebeu que esse conceito está diretamente relacionado aos custos da empresa e como baixá-los. Portanto, a primeira providência que você deve tomar para alcançar uma maior eficiência é fazer uma análise aprofundada de todos os seus custos.

Você deve categorizar os diferentes tipos de custos — manutenção, compra de insumos, folha de pagamentos etc. Depois, vai poder decidir onde é possível reduzir. Por exemplo, investindo na compra de canecas para todos os colaboradores de escritório, você reduz consideravelmente os gastos com a compra de copos descartáveis.

2- Análise da produtividade da equipe

Depois de fazer a análise de custos, você vai saber bem o valor da sua folha de pagamentos. Via de regra, os pagamentos não devem corresponder a mais do que 50% do capital de giro. Se o seu percentual estiver muito mais alto do que isso, pode haver um problema de produtividade que você deverá rever.

3- Tenha uma ferramenta de gestão de processos

Uma ferramenta de gestão de processos ajuda muito a aumentar a eficiência da empresa, pois aumenta também a eficiência do monitoramento tanto dos processos como dos resultados. Plataformas de gestão automatizam processos e aumentam a produtividade da equipe consideravelmente.

É o caso da STRATWs One, ferramenta da Siteware que transforma em processos a sua metodologia de gestão. Com a nossa ferramenta, você consegue automatizar diversos passos da sua metodologia, seja ela SWOT, Lean, PDCA ou outra. Dessa forma, libera o tempo da sua equipe para tarefas mais estratégicas, que exigem maior capacidade de tomada de decisão e criatividade.

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