Exemplo de relatório de reunião: o que é, por que fazer e 10 dicas de como elaborar as atas da sua empresa

Mas na sua empresa existe o costume de fazer a ata de todas as reuniões? Trata-se de um tipo de relatório em que ficam registrados todos os temas discutidos e as informações apresentadas pelos participantes. O objetivo é oficializar a reunião e garantir que todos os presentes tenham ciência de tudo o que foi tratado no encontro.

Além disso, a ata é também uma forma de resguardar a empresa sobre possíveis contestações dos acordos firmados durante negociações feitas na reunião.

Neste artigo, você vai entender o que é um relatório de reunião e por que esse documento é importante. E mais: continue a leitura pra conferir também 10 dicas de como fazer as atas de reunião da sua empresa:

1. Insira data, horário e local da reunião;
2. Faça uma lista com o nome de todos os participantes da reunião;
3. Descreva a pauta central da reunião;
4. Aponte as decisões que foram tomadas;
5. Descreva as tarefas que serão executadas e seus respectivos responsáveis;
6. Não rasure o documento;
7. Seja objetivo na escrita;
8. Não emita sua opinião pessoal no documento;
9. Evite erros gramaticais e de ortografia;
10. Não se esqueça de colher a assinatura de todos os participante.

Fazer bons relatórios de reuniões é essencial, e ter um software para registrar tudo isso é tão importante quanto. Confira como um software de Gestão de Reuniões pode contribuir para sua rotina →abre em nova aba

O que é um relatório de reunião?

O relatório de reunião, ou ata, é um documento redigido no intuito de registrar todos os assuntos que foram abordados durante o encontro, bem como as decisões que foram tomadas em relação a temas específicos.

A ata busca resumir de maneira bem objetiva o conteúdo das reuniões, relatando as colocações de cada um dos participantes e os acordos que foram firmados.

3 exemplos de relatório de reunião

Selecionamos 3 exemplos de relatórios de reunião, basta clicar nos links abaixo para visualizá-los. Dê uma olhada neles e se inspire para criar seus próprios relatórios de reunião:

• Relatório de Reunião Ministerial sobre VIHabre em nova aba;
• Relatório de Reunião da Organização Internacional do Caféabre em nova aba;
• Relatório de Reunião da ABRAGE

Por que fazer relatório de reunião?

O relatório de reunião é importante para assegurar que todos os envolvidos tenham ciência a respeito dos temas que foram discutidos e dos compromissos acordados durante o encontro.

Além de promover o alinhamento entre os participantes da reunião, esse tipo de relatório é muito útil para consultas posteriores a fim de esclarecer dúvidas e confrontar possíveis contestações.

Suas reuniões atingem os objetivos desejados? Veja 5 dicas de como fazer reuniões mais efetivas assistindo a este vídeo de nosso canal no Youtubeabre em nova aba:

Leia mais: Aprenda a fazer uma reunião de planejamento estratégico produtiva e eficienteabre em nova aba

Exemplo de relatório de reunião: 10 dicas de como fazer

Para que você possa elaborar um bom relatório de reunião, é preciso seguir algumas recomendações consideradas essenciais.

Confira 10 dicas para exemplo de relatório de reunião que você não pode deixar de colocar em prática nos próximos encontros.

1, Insira data, horário e local da reunião

Um bom relatório de reunião deve constar a data, o horário e o local em que o encontro foi realizado. Dessa forma, facilitam-se futuras consultas a esse documento.

2, Faça uma lista com o nome de todos os participantes da reunião

Também é importante que você liste o nome de todas as pessoas que participaram da reunião e os cargos que elas ocupam da empresa. Procure fazer isso em ordem alfabética para agilizar as consultas posteriores.

3, Descreva a pauta central da reunião

O relatório deve apresentar qual foi a pauta central discutida na reunião. Ou seja, o propósito pelo qual os participantes se reuniram.

4, Aponte as decisões que foram tomadas

A ata da reunião deve apontar todas as decisões que foram tomadas e os acordos firmados, bem como as ideias que foram abandonadas durante as discussões.

5, Descreva as tarefas que serão executadas e seus respectivos responsáveis

O relatório também precisa descrever quais tarefas deverão ser realizadas e por quem, além dos resultados que se espera alcançar e dos prazos definidos para o cumprimento.

6, Não rasure o documento

O relatório de reunião não pode ter rasuras. Caso você erre alguma informação, você pode substituir empregar o “digo” para retificar o que foi dito. Ou então, no final do documento, insira “Em tempo:” e corrija o que for necessário.

7, Seja objetivo na escrita

A ata deve ir direto ao ponto e se ater a aspectos objetivos da reunião. Não se prenda a detalhes irrelevantes.

8, Não emita sua opinião pessoal no documento

O relatório de reuniões não deve conter opiniões pessoais de quem o redige.

Interrompa quando necessário: quem está com a tarefa de lavrar a ata, pode, a qualquer momento, interromper ou perguntar novamente, caso haja alguma dúvida.

9, Evite erros gramaticais e de ortografia

Cuidado para não escrever palavras com grafia errada ou com desvios gramaticais.

10, Não se esqueça de colher a assinatura de todos os participantes

Ao terminar de redigir o relatório, todos os participantes precisam assinar o documento.

Existem outros tipos de reuniões além das tradicionais. O 1:1 (one-on-one) é um tipo de reunião do colaborador com seu líder direto. Saiba mais:

Leia também: Reunião de metas: 8 passos para discutir resultados e alinhar expectativasabre em nova aba

Bom, o que achou das nossas dicas de exemplo de relatório de reunião? Implemente essas recomendações aos redigir as atas das próximas reuniões e registre tudo o que foi definido.

O Stratwsabre em nova aba é um software de gestão de desempenho empresarial que, entre diversas outras funcionalidades, conta com um módulo de gestão de reuniões completo, onde você pode:

• Fazer o agendamento;
• Definir a pauta;
• Convidar os participantes;
• Registar a ata da reunião;
• Atribuir tarefas após a reunião;
• Acompanhar o andamento dessas tarefas.

Veja mais sobre ele neste vídeo: