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Muitas pessoas associam atas com reuniões de condomínio. Nessas assembleias, que costumam durar horas dentro de uma sala, os assuntos abordados nem sempre são tão relevantes. E no final, é marcada outra reunião para seguir nesse ciclo com pouca produtividade. Isso acontece pois elas não sabem como fazer uma ata de reunião simples!
Além da ata de reunião, é crucial que todas as empresas tenham uma ferramenta para gestão de reuniões. Veja como um software como esse pode contribuir para sua rotina de trabalho!
Você também acha exaustivo demais pensar em reuniões dessa forma?
Por isso, neste conteúdo vamos te explicar como uma ata de reunião simples pode transformar os seus encontros corporativos, trazendo mais agilidade e produtividade para a rotina de todos. Tenha uma boa leitura!
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Uma ata de reunião é um documento formal que registra o que foi discutido e acordado durante uma reunião. Ela serve como uma memória escrita das discussões, decisões tomadas, ações a serem realizadas e quem é responsável por cada uma delas.
Ou seja, a ata de reunião será a ferramenta que vai orientar um plano de ação para a realização de uma estratégia específica, ou direcionar os resposáveis para uma tarefa com a Matriz RACI, por exemplo.
Além disso, a ata é uma ferramenta essencial para garantir que todos os participantes tenham uma compreensão clara do que foi discutido e quais são os próximos passos a serem seguidos.
Ela também serve como um registro histórico que pode ser referenciado em reuniões futuras e para garantir que as ações acordadas sejam realizadas. Além disso, a ata pode ser um documento crucial para membros que não puderam participar da reunião, fornecendo uma visão abrangente do que foi discutido e decidido.
Aqui estão os elementos típicos que uma ata de reunião pode incluir:
Veja algumas regras para fazer reuniões produtivas:
Pensando nesse conceito de ata, se você for um empresário com um número menor de funcionários pode pensar que este não é um documento útil para sua empresa. Porém, isso não é verdade.
No quesito organização, a ata de reunião, seja formal, tradicional ou online, é extremamente importante para todos as empresas, mesmo as que estão começando.
Ela evita que as reuniões sejam maçantes e improdutivas, estabelece critérios e contribui para uma delegação de tarefas que fica documentada, de forma que cada um sabe qual é a sua função.
Entendendo isso, vamos agora entender como fazer uma ata de reunião simples.
Como citado no início deste artigo, a ata de reunião que você for fazer para sua empresa, precisa ser alinhada à sua realidade.
Se a sua organização tem uma cultura mais despojada e menos formal, não há nada de errado em encaixar a linguagem da ata nessa vivência.
E citar esse ponto é de extrema importância, pois este é um documento que você e sua equipe precisam entender. Afinal, se não for assim, ele torna-se só mais um registro que será arquivado.
Esse torna-se então o primeiro passo para iniciar a sua ata: a partir das dicas abaixo, crie algo personalizável, para haver conexão entre esse documento e a equipe. Dessa forma, os resultados serão mais assertivos.
Sendo uma ata impressa ou online, é importante que esse registro contenha dados que identifiquem essa reunião e quem participou dela.
Especialmente em empresas grandes, quando há divisão de setores e responsabilidades de forma mais clara, alguns detalhes podem fazer toda a diferença na hora da conferência deste relatório.
Então, o primeiro passo é incluir:
Ao sentar em uma sala de reunião com uma equipe, é necessário ter muito claro o que você espera que essa reunião traga. Em outras palavras, é preciso ter a pauta da reunião já pensada.
Precisa definir as metas para o próximo mês? Nesse caso, é importante ter os dados do mês anterior e falar um pouco sobre eles.
Trata-se do desenvolvimento e implantação de um novo projeto? Então, é fundamental saber quais serão os passos dessa ideia e ter em mãos os dados necessários para a criação de um briefing.
Precisa reestruturar algum ponto da empresa ou de um departamento? As questões já precisam estar separadas, mesmo que for uma discussão mais aberta em que mais pessoas terão a chance de falar.
Ou seja, quão melhor preparada estiver a ata, melhor será. Além disso, se você é do tipo que não gosta de perder tempo, essa pode ser a parte mais importante da sua ata de reunião, seja ela online ou impressa.
Leia também: Reunião mensal de resultados: por que você deveria adotar já na sua empresa
Outro ponto de atenção em como fazer uma ata de reunião simples é a especificação da delegação de tarefas.
Se for relevante para o seu negócio, a ata pode conter um resumo geral da reunião, com quais pontos foram levantados. Entretanto, é necessário existir um tópico bem claro com a responsabilidade de cada participante.
Por quê? Pois delegar tarefas e registrar em ata é essencial para evitar confusão na hora de lembrar quem ficou responsável pelo quê.
Seguindo a mesma linha de raciocínio do tópico acima, a ata de reunião precisa ter os prazos para o desenvolvimento de cada atividade ali estabelecida. Esses prazos devem ser acordados durante a reunião.
Afinal, do que adianta definir várias questões sem, de fato, colocar uma data para entregar cada uma delas? Sem isso, não é possível ver o resultado final, pois o registro fica muito aberto.
Por isso, mesmo que de maneira simples, é primordial que o responsável por fazer a ata de reunião coloque um prazo em cada atividade, como uma maneira de monitoramento.
Ao final da reunião, com a ata em mãos, é interessante repassar com todos os participantes aquilo que foi falado para confirmar os acordos feitos ali.
Algumas empresas optam pela versão impressa do documento para que todos assinem, mas a ata de reunião online também é efetiva, e cada participante pode fazer a confirmação do seu recebimento.
A seguir, confira cinco dicas para serem aplicadas durante a reunião.
Certifique-se de que há uma pessoa designada para redigir a ata durante a reunião. Esta pessoa deve ser capaz de capturar os pontos-chave, decisões e ações acordadas sem participar ativamente das discussões.
Utilize um template ou formato padrão para a ata, que pode incluir seções como: data/hora, participantes, itens da agenda, discussões principais, decisões tomadas, ações a serem realizadas (com responsáveis e prazos) e data da próxima reunião. Isso ajuda a garantir que todas as informações vitais sejam capturadas de forma organizada.
Faça anotações em tempo real para garantir que nenhuma informação ou contexto seja perdido. Isso inclui capturar não apenas o que foi decidido, mas também um breve contexto sobre por que uma decisão foi tomada.
Ao final de cada item de discussão, reserve um momento para confirmar as decisões e ações que foram acordadas, garantindo que todos estejam na mesma página e que a ata reflita com precisão o que foi discutido.
Antes de finalizar a reunião, reserve um tempo para revisar rapidamente a ata e permitir que os participantes adicionem ou corrijam pontos, garantindo que o documento seja o mais preciso e completo possível antes de ser distribuído.
Deu para perceber como fazer uma ata de reunião é mais simples do que parece – e muito importante para a organização e planejamento de metas de uma empresa.
E uma das melhores maneiras de acompanhar os resultados das reuniões através de software de gestão dos KPI, que facilita esse monitoramento e o torna mais preciso, uma vez que você passa a ter acesso aos dados em tempo real.
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