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As metas são estabelecidas, as equipes se engajam no cumprimento do planejado, as conquistas começam a chegar. A reunião mensal de resultados é o momento ideal para comemorar essas pequenas vitórias e também uma oportunidade para melhorar aspectos que não estejam saindo da maneira ideal.
Ainda é frequente nas empresas o sentimento de que as reuniões são “desperdício de tempo”. Isso só é verdade quando esses encontros são realizados sem planejamento, com objetivos pouco claros e sem foco. Do contrário, é uma oportunidade para a equipe se encontrar, trocar impressões, fornecer insights para solucionar possíveis problemas.
Para aproveitar ao máximo o tempo das suas reuniões, você pode se planejar baixando gratuitamente a nossa planilha de indicadores de desempenho, no link a seguir:
Neste artigo, nós vamos explicar o que é uma reunião mensal de resultados, as vantagens em fazê-la e como organizar uma. Confira a seguir!
O nome desse tipo de encontro não deixa margem para muitas dúvidas. Mesmo assim, é sempre bom deixar os conceitos claros: a reunião mensal de resultados é o encontro mensal que o gestor deve promover com a sua equipe para apresentar a evolução das metas naquele mês. Ela também pode ser feita entre os gestores, para dar uma noção mais ampla da empresa como um todo.
Trata-se de um momento de aprendizado, celebração e também uma ocasião em que os colaboradores podem trocar ideias, apresentar questões nas quais estão tendo dificuldades e ouvir insights dos colegas. Daí, podem surgir sugestões e relatos que os ajudem a superar essas dificuldades e melhorar ainda mais o seu desempenho individual e coletivo da empresa.
Além disso, a reunião mensal de resultados é uma ótima oportunidade para ajustar os pontos que não estiverem correndo como planejado. Com os dados apurados em mãos e os relatos dos colaboradores, é possível verificar o que pode ser melhorado e traçar novas ações para melhorar a eficiência.
Os motivos para dedicar um tempo do seu mês para fazer as reuniões de resultados não são poucos. Nos próximos tópicos, vamos explorar os principais.
Fechar os olhos para a realidade nunca foi solução para problema nenhum, e não vai começar a ser a partir de agora. A melhor forma de fazer uma empresa crescer é conhecendo-a muito bem por dentro e posicionando-a bem no seu contexto. E engana-se quem acredita que isso pode ser feito anualmente.
O mercado do mundo VUCA em que operamos muda em progressão geométrica. Portanto, um ano de desconhecimento da situação pode ser tempo demais e representar uma ameaça insuperável para a empresa.
A reunião mensal de resultados evita que você tenha uma lacuna de conhecimento sobre a sua empresa. Assim, é mais fácil e mais rápido responder às necessidades impostas pelo mercado e manter a empresa relevante no contexto.
Nós já falamos aqui no blog que as metas estabelecidas para a empresa, os departamentos e para cada colaborador devem ser SMART. Do contrário, você corre o risco de não conseguir alcançá-las e, de quebra, ainda minar a autoconfiança dos seus profissionais.
Mas existe ainda um outro risco no que diz respeito às metas: fazer a nivelação por baixo. Sem um real conhecimento do desempenho da empresa e sem um monitoramento dos resultados, você pode estabelecer metas que estão aquém do seu real desempenho.
A melhor forma de não cair em nenhum dos dois extremos é conhecendo a evolução dos seus resultados mês a mês e reavaliando-os. Para isso também serve uma reunião mensal de resultados.
O alcance das metas pode ser um ponto de muita pressão na empresa e uma fonte grande de estresse para os colaboradores. A reunião mensal de resultados pode ser uma oportunidade para aliviar essa pressão e comemorar as conquistas.
A exposição do resultado positivo e do reconhecimento do trabalho bem feito vai motivar os colaboradores e mantê-los engajados nos resultados de longo prazo.
Se tiver que dar um feedback negativo, saiba como fazer isso de forma construtiva com o nosso infográfico:
A reunião mensal de resultados pode ser também uma boa oportunidade para fazer um team building e estimular a colaboração entre os integrantes da sua equipe. Além de mostrar os resultados, esse pode ser o momento em que cada profissional apresenta as dificuldades que vem tendo, e os outros podem dar sugestões para contornar o problema.
Essa geração coletiva de insights e o espírito de ajuda que se cria é uma ótima forma de fortalecer os laços entre pessoas que trabalham juntas. Em vez de competirem pelos resultados, elas se ajudam para que todos possam crescer juntas.
Aproveite o momento para aplicar algumas dicas para aumentar o engajamento da sua equipe, como as que estão no nosso webinar:
O formato da sua reunião mensal de resultados vai mudar de acordo com as pessoas que participarem dela. Uma reunião com a sua equipe certamente não será igual a um encontro formal com o C-board da empresa. Veja o que preparar para otimizar esse tempo.
O primeiro passo é fazer a coleta e a organização dos dados que serão tratados na reunião. Se for um encontro com a sua equipe, você pode solicitar com antecedência para cada um preparar uma apresentação breve com os seus números.
Mas se o caso for uma reunião entre gestores, você precisará ter nas mãos as informações completas sobre todo o setor. Só assim poderá fazer uma boa apresentação para os outros gestores e/ou os diretores da empresa.
Um dos maiores erros que levam ao desperdício de tempo nas reuniões é a falta de uma pauta clara e objetiva. Esse documento deve conter as informações básicas do encontro, como o horário, o local onde será realizada, os participantes e os assuntos que serão tratados.
O ideal é que a pauta seja enviada com antecedência para os participantes. Assim eles terão tempo de se planejar não só liberando as agendas, mas preparando os dados e materiais que forem necessários.
A visualização de dados é uma disciplina que tem recebido muita atenção na última década. Trata-se da apresentação dos dados de uma forma clara e user friendly. Essa apresentação facilita a análise e também a geração de insights a partir dos dados.
Tem dúvidas sobre o que é a visualização de dados? Assista ao vídeo abaixo e entenda:
Caso não tenha um designer com quem contar, você pode usar algumas ferramentas gratuitas na internet. O Canva, por exemplo, é uma plataforma de design que tem centenas de templates para diferentes tipos de documentos. Explore os modelos disponíveis e encontre a melhor forma de apresentar os seus dados na reunião mensal de resultados. Vai fazer a diferença.
Uma das melhores maneiras de acompanhar seus resultados é estabelecendo quais são as métricas e os indicadores através do qual será medido o progresso da empresa. Ter um software de gestão dos KPI facilita esse monitoramento e o torna mais preciso, uma vez que você passa a ter acesso aos dados em tempo real.
A STRATWs One é uma plataforma de gestão que transforma em processos a sua metodologia de gestão. A ferramenta permite também estabelecer os KPI para monitorar as metas e é uma excelente aliada da sua gestão estratégica.
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